Kazalo
Tukaj je še ena objava, ki nadaljuje temo pripenjanja datotek v e-poštna sporočila v programu Outlook. Upam, da ste imeli priložnost prebrati moje prejšnje članke, povezane z OneDrive in SharePoint, tokrat pa bi rad opisal še en način vstavljanja priponk z dodatkom Shared Email Templates.
Skupne e-poštne predloge kot vaš osebni pomočnik
Večina uporabnikov programa Outlook se vsakodnevno ukvarja s pripenjanjem dokumentov, slik in videoposnetkov v e-poštna sporočila. Če ste se naveličali ponavljajočih se ročnih korakov, dajte priložnost skupnim e-poštnim predlogam. Naj vam predstavim nekaj prednosti in morda jih boste našli kot mobilne in zelo varčne:
- dodatek deluje v programu Outlook za Windows, Mac ali Outlook online;
- omogoča ustvarjanje skupin in deljenje skupnih predlog s sodelavci;
- predloge lahko opremite s številnimi makri, osebnimi bližnjicami in nabori podatkov.
V skladu s to vrstico se danes osredotočam na pripenjanje datotek iz povezav URL. Da bi si olajšal nalogo, ustvarim predlogo s posebnim makrom za pripenjanje, jo shranim in prilepim, kadar koli želim:
To je bilo hitro! Poskusite enako in vaši prejemniki e-pošte ali sodelavci bodo lahko pošiljali in pregledovali dodatne podatke, ki niso omejeni z njihovimi pravicami dostopa.
Kratek način z uporabo makra ~%ATTACH_FROM_URL[]
V tem odlomku bom točko še bolj razširil na korake in nekaj pomembnih opomb, ki jih mora imeti vsakdo v mislih. Da bo stvar preprosta, vam bom navedel primer, ki temelji na mojih lastnih izkušnjah.
Občasno moramo vsi potegniti in poslati iste dokumente v javni rabi z različnih strani ali spletnih mest. Nisem izjema, Skupna e-poštna predloga - EULA je ena izmed najbolj priljubljenih zahtev. Zdaj to počnem:
- Za začetek raje pripravim sklic na svoj vir. Zato desno kliknem na svojo datoteko in kopiram njen naslov:
Opomba: Velikost priponke ne sme presegati 10 MB (10240 KB).
- Nato odprem podokno Skupne e-poštne predloge in ustvarim novo predlogo.
- Tapnite Vstavi makro in s spustnega seznama izberite makro ~%ATTACH_FROM_URL[]:
- Privzeto besedilo v oglatih oklepajih nadomestite z URL-jem, ki je že shranjen v odložišču, tako da pritisnete tipko Ctrl+V bližnjica na tipkovnici:
- Svojo predlogo prilagodim tako, da ji določim ime, dodam telo sporočila in pritisnem Shrani :
Ta zapletena pot bo zahtevala le nekaj vaše pozornosti, vendar lahko prihrani ure vašega časa. Tudi vaša ekipa bo imela koristi, saj niso potrebna dovoljenja za dostop ali prijava. Datoteka URL bo dodana trenutnemu sporočilu programa Outlook vsakič, ko boste prilepili predlogo.
Pregledna opozorila
Lahko se zgodi, da se to opozorilo prikaže pri lepljenju pripravljene predloge:
Spomnite se moje opombe iz koraka 1: velikost priponke ne sme biti večja od 10 MB (10240 KB).
Če prejmete to sporočilo:
Bojim se, da morate spremeniti svojo povezavo: poskrbite, da ne vstavite povezave, ki je kopirana iz OneDrive ali SharePoint, saj ne bo delovala! Članke, povezane s temi platformami, lahko najdete spodaj.
Za konec naj povem, da v enem prispevku ni lahko zajeti vseh primerov in vidikov. Z veseljem vam bom pomagal, če boste imeli kakršna koli vprašanja, razdelek za komentarje je na voljo vsem vam!
