Este breve tutorial explica los conceptos básicos de una referencia externa en Excel, y muestra cómo hacer referencia a otra hoja y libro en sus fórmulas.

Al calcular datos en Excel, es posible que a menudo se encuentre en una situación en la que necesite extraer datos de otra hoja de cálculo o incluso de un archivo de Excel diferente. ¿Puede hacerlo? Por supuesto que puede. Sólo tiene que crear un vínculo entre las hojas de cálculo (dentro del mismo libro o en libros diferentes) utilizando lo que se denomina una referencia de celda externa o una referencia de celda externa. enlace .

Referencia externa en Excel es una referencia a una celda o a un rango de celdas fuera de la hoja de cálculo actual. La principal ventaja de utilizar una referencia externa de Excel es que cada vez que la celda o celdas referenciadas en otra hoja de cálculo cambian, el valor devuelto por la referencia de celda externa se actualiza automáticamente.

Aunque las referencias externas en Excel son muy similares a las referencias de celda, existen algunas diferencias importantes. En este tutorial, comenzaremos con lo básico y mostraremos cómo crear varios tipos de referencias externas con pasos detallados, capturas de pantalla y ejemplos de fórmulas.

Cómo hacer referencia a otra hoja en Excel

Para hacer referencia a una celda o rango de celdas de otra hoja de cálculo del mismo libro, anteponga el nombre de la hoja de cálculo seguido de un signo de exclamación (!) a la dirección de la celda.

En otras palabras, en una referencia de Excel a otra hoja de cálculo, se utiliza el siguiente formato:

Referencia a un célula individual:

Por ejemplo, para referirse a la celda A1 de la Hoja2, escriba Hoja2 A1 .

Referencia a un rango de celdas:

Por ejemplo, para referirse a las celdas A1:A10 de la Hoja2, escriba Hoja2 A1:A10 .

Nota: Si el nombre de la hoja de cálculo incluye espacios o caracteres no alfabéticos Por ejemplo, una referencia externa a la celda A1 de una hoja de cálculo denominada Hitos del proyecto debe decir lo siguiente: "Hitos del proyecto" A1.

En una fórmula de la vida real, que multiplica el valor de la celda A1 en ' Hitos del proyecto hoja por 10, una referencia de hoja Excel tiene este aspecto:

='Hitos del proyecto'!A1*10

Crear una referencia a otra hoja en Excel

Cuando escriba una fórmula que haga referencia a celdas de otra hoja de cálculo, puede, por supuesto, escribir manualmente el nombre de la otra hoja seguido de un signo de exclamación y una referencia a celda, pero esto sería una forma lenta y propensa a errores.

Una forma mejor es señalar la(s) celda(s) de otra hoja a la(s) que quieres que haga referencia la fórmula, y dejar que Excel se encargue de la sintaxis correcta de tu referencia a la hoja. Para que Excel inserte una referencia a otra hoja en tu fórmula, haz lo siguiente:

1. Comience a escribir una fórmula en una celda de destino o en la barra de fórmulas.
2. Cuando se trata de añadir una referencia a otra hoja de cálculo, cambia a esa hoja y selecciona una celda o un rango de celdas al que quieras hacer referencia.
3. Termina de escribir la fórmula y pulsa la tecla Intro para completarla.

Por ejemplo, si tiene una lista de cifras de ventas en la hoja Ventas y desea calcular el Impuesto sobre el Valor Añadido (19%) de cada producto en otra hoja denominada IVA proceda de la siguiente manera:

• Empieza a escribir la fórmula =19%* en la celda B2 de la hoja IVA .
• Cambiar a hoja Ventas Excel insertará inmediatamente una referencia externa a esa celda, como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Nota: Al añadir una referencia de Excel a otra hoja utilizando el método anterior, Microsoft Excel añade por defecto una referencia relativa (sin el signo $). Por lo tanto, en el ejemplo anterior, puede copiar la fórmula a otras celdas de la columna B de la hoja IVA Las referencias de las celdas se ajustarán para cada fila y el IVA de cada producto se calculará correctamente.

De forma similar, puede referencia a rango de celdas en otra hoja La única diferencia es que se seleccionan varias celdas de la hoja de origen. Por ejemplo, para averiguar el total de ventas en las celdas B2:B5 de la hoja Ventas introducirías la siguiente fórmula:

=SUMA(¡Ventas!B2:B5)

Así es como se hace referencia a otra hoja en Excel. Y ahora, veamos cómo se puede hacer referencia a celdas de un libro diferente.

Cómo hacer referencia a otro libro en Excel

En las fórmulas de Microsoft Excel, las referencias externas a otro libro se muestran de dos maneras, dependiendo de si el libro de origen está abierto o cerrado.

Referencia externa a un libro abierto

Cuando el libro de origen está abierto, una referencia externa de Excel incluye el nombre del libro entre corchetes (incluida la extensión del archivo), seguido del nombre de la hoja, el signo de exclamación (!) y la celda o rango de celdas de referencia. En otras palabras, se utiliza el siguiente formato de referencia para una referencia a un libro abierto:

Por ejemplo, aquí hay una referencia externa a las celdas B2:B5 de la hoja Jan en el libro de trabajo denominado Ventas.xlsx:

[Ventas.xlsx]¡Enero!B2:B5

Si quieres, por ejemplo, calcular la suma de esas celdas, la fórmula con la referencia al libro de trabajo tendría el siguiente aspecto:

=SUMA([Ventas.xlsx]Ene!B2:B5)

Referencia externa a un libro cerrado

Cuando haga referencia a otro libro en Excel, ese otro libro no tiene por qué estar necesariamente abierto. Si el libro de origen está cerrado, deberá añadir la ruta completa a su referencia externa.

Por ejemplo, para sumar las celdas B2:B5 de la tabla Jan hoja de Ventas.xlsx que se encuentra dentro de la carpeta Informes en la unidad D, escribe la siguiente fórmula:

=SUMA(D:\Informes[Ventas.xlsx]Ene!B2:B5)

He aquí un desglose de las piezas de referencia:

• Ruta del archivo Señala la unidad y el directorio en los que está almacenado el archivo Excel ( D:\Reports\ en este ejemplo).
• Nombre del cuaderno Incluye la extensión del archivo (.xlsx, .xls, o .xslm) y siempre va entre corchetes, como por ejemplo [Sales.xlsx] en la fórmula anterior.
• Nombre de la hoja Esta parte de la referencia externa de Excel incluye el nombre de la hoja seguido de un signo de exclamación donde se encuentra la(s) celda(s) referenciada(s) ( ¡Jan! en este ejemplo).
• Referencia celular Apunta a la celda real o a un rango de celdas al que se hace referencia en la fórmula.

Si has creado una referencia a otro libro de trabajo cuando ese libro estaba abierto, y después has cerrado el libro de origen, tu referencia al libro de trabajo externo se actualizará automáticamente para incluir la ruta completa.

Nota. Si el nombre del libro de trabajo o el nombre de la hoja, o ambos, incluyen espacios o cualquier caracteres no alfabéticos debe encerrar la ruta entre comillas simples. Por ejemplo:

=SUMA('[Presupuesto año.xlsx]Ene'!B2:B5)

=SUMA('[Ventas.xlsx]Ventas enero'!B2:B5)

=SUMA('D:\Informes[Ventas.xlsx]Ventas enero'!B2:B5)

Hacer una referencia a otro libro en Excel

Como en el caso de la creación de una fórmula de Excel que haga referencia a otra hoja, no tiene que escribir manualmente una referencia a un libro diferente. Basta con cambiar al otro libro al introducir la fórmula y seleccionar una celda o un rango de celdas al que desee hacer referencia. Microsoft Excel se encargará del resto:

Notas:

• Al crear una referencia a otro libro seleccionando la(s) celda(s) en él, Excel siempre inserta referencias de celda absolutas. Si pretendes copiar la fórmula recién creada a otras celdas, asegúrate de eliminar el signo del dólar ($) de las referencias de celda para convertirlas en referencias relativas o mixtas, dependiendo de tus propósitos.
• Si al seleccionar una celda o rango en el libro de referencia no se crea automáticamente una referencia en la fórmula, lo más probable es que los dos archivos estén abiertos en diferentes instancias de Excel Para comprobarlo, abra el Administrador de tareas y compruebe cuántas instancias de Microsoft Excel se están ejecutando. Si hay más de una, expanda cada instancia para ver qué archivos están anidados en ella. Para solucionar el problema, cierre un archivo (y la instancia) y, a continuación, vuelva a abrirlo desde el otro archivo.

Referencia a un nombre definido en el mismo libro o en otro.

Para que una referencia externa de Excel sea más compacta, puede crear un nombre definido en la hoja de origen y, a continuación, hacer referencia a ese nombre desde otra hoja que resida en el mismo libro o en un libro diferente.

Crear un nombre en Excel

Para crear un nombre en Excel, seleccione todas las celdas que desee incluir y, a continuación, vaya a la opción Fórmulas tab> Nombres definidos y haga clic en el botón Definir nombre o pulse Ctrl + F3 y haga clic en Nuevo .

En el Nuevo nombre escriba el nombre que desee (recuerde que los espacios no están permitidos en los nombres de Excel) y compruebe si aparece el rango correcto en el cuadro de diálogo Se refiere a campo.

Por ejemplo, así es como creamos un nombre ( Jan_sales ) para las celdas B2:B5 en Jan sábana:

Una vez creado el nombre, usted es libre de utilizarlo en sus referencias externas en Excel. El formato de tales referencias es mucho más simple que el formato de una referencia de hoja de Excel y referencia de libro de trabajo discutido anteriormente, lo que hace que las fórmulas con referencias de nombre sean más fáciles de comprender.

Nota: Por defecto, los nombres de Excel se crean para los archivos nivel del cuaderno Tenga en cuenta que Alcance de la captura de pantalla anterior. Pero también puede hacer un nivel de la hoja de cálculo seleccionando la hoja correspondiente en el menú Alcance Para las referencias Excel, el ámbito de un nombre es muy importante porque determina la ubicación dentro de la cual se reconoce el nombre.

Se recomienda que siempre cree nombres a nivel de libro de trabajo (a menos que tenga una razón específica para no hacerlo), porque simplifican significativamente la creación de referencias externas de Excel, como se ilustra en los siguientes ejemplos.

Hacer referencia a un nombre en otra hoja del mismo libro de trabajo

Para hacer referencia a un cuaderno de trabajo en el mismo libro de trabajo, basta con escribir ese nombre en el argumento de una función:

Por ejemplo, para hallar la suma de todas las celdas dentro de la celda Jan_sales que hemos creado hace un momento, utiliza la siguiente fórmula:

=SUMA(Ventas_enero)

Para hacer referencia a un local nivel de hoja de cálculo en otra hoja dentro del mismo libro de trabajo, debe preceder el nombre con el nombre de la hoja seguido de un signo de exclamación:

= Función ( Nombre_hoja ¡! nombre )

Por ejemplo:

=SUMA(Ene!Ene_ventas)

Si el nombre de la hoja incluye espacios o caracteres monoalfabéticos, recuerde encerrarlo entre comillas simples, por ejemplo

=SUMA('Informe_enero'!Ventas_enero)

Referencia a un nombre en otro libro

Una referencia a un cuaderno de trabajo en un libro de trabajo diferente consiste en el nombre del libro de trabajo (incluida la extensión) seguido de un signo de exclamación, y el nombre definido (rango nombrado):

Por ejemplo:

=SUMA(Ventas.xlsx!Ventas_enero)

Para hacer referencia a un nivel de hoja de cálculo en otro libro de trabajo, debe incluirse también el nombre de la hoja seguido del signo de exclamación, y el nombre del libro de trabajo debe ir entre corchetes. Por ejemplo:

=SUMA([Ventas.xlsx]Ene!Ventas_enero)

Cuando se hace referencia a un intervalo con nombre en un cuaderno cerrado recuerda incluir la ruta completa a tu archivo Excel, por ejemplo:

=SUMA('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Cómo crear una referencia de nombre en Excel

Si has creado un puñado de nombres diferentes en tus hojas de Excel, no necesitas recordar todos esos nombres de memoria. Para insertar una referencia a un nombre de Excel en una fórmula, realiza los siguientes pasos:

1. Seleccione la celda de destino, introduzca el signo igual (=) y empiece a escribir su fórmula o cálculo.
2. Cuando llegue a la parte en la que necesita insertar una referencia de nombre de Excel, haga una de las siguientes cosas:
   • Si se refiere a un cuaderno de trabajo Si el nombre se encuentra en otra hoja del mismo libro, omita este paso.
   • Si hace referencia a un nivel de hoja de cálculo nombre, navegue hasta esa hoja específica, ya sea en el libro de trabajo actual o en otro diferente.
3. Pulse F3 para abrir el Nombre anterior seleccione el nombre al que desea hacer referencia y haga clic en Aceptar.

Ahora que ya sabes cómo crear una referencia externa en Excel, puedes beneficiarte de esta gran habilidad y utilizar datos de otras hojas y libros de trabajo en tus cálculos. Te agradezco tu lectura y ¡espero verte en nuestro blog la semana que viene!