Tartalomjegyzék
Itt van még egy bejegyzés, amely folytatja a fájlok csatolásának témáját az Outlook e-mail üzenetekhez. Remélem, volt alkalmad elolvasni a OneDrive és SharePoint témájú korábbi cikkeimet, de ezúttal a mellékletek beillesztésének még egy módját szeretném bemutatni a Megosztott e-mail sablonok bővítmény segítségével.
Megosztott e-mail sablonok, mint az Ön személyes segítőtársa
A legtöbb Outlook felhasználó napi szinten foglalkozik dokumentumok, képek és videók csatolásával az e-mail üzenetekhez. Ha megunta az ismétlődő kézi lépéseket, adjon egy esélyt a megosztott e-mail sablonoknak. Hadd vázoljak fel néhány előnyt, és talán mobilnak és nagyon időtakarékosnak fogja találni őket:
- a bővítmény az Outlook for Windows, for Mac vagy az Outlook online alkalmazásban működik;
- lehetővé teszi csapatok létrehozását és közös sablonok megosztását a csapattársakkal;
- végül, sablonjait több makróval, személyes parancsikonokkal és adatkészletekkel is felszerelheti.
A sort folytatva, ma az URL-linkekből származó fájlok csatolásával foglalkozom. A feladatom segítésére létrehozok egy sablont a speciális csatolás makróval, elmentem és beillesztem, amikor csak akarom:
Ez gyors volt! Próbálja ki ugyanezt, és az e-mail címzettjei vagy csapattársai képesek lesznek olyan extra adatokat küldeni és megtekinteni, amelyeket nem korlátoznak a hozzáférési jogosultságaik.
Rövid út a ~%ATTACH_FROM_URL[] makró használatával
Ebben a részben továbbviszem a pontot a lépésekig és néhány fontos megjegyzésig, amit mindenkinek szem előtt kell tartania. Az egyszerűség kedvéért egy saját tapasztalaton alapuló példát hozok.
Időről időre mindannyiunknak szüksége van arra, hogy különböző oldalakról vagy weboldalakról ugyanazokat a dokumentumokat húzza ki és küldje el közhasználatra. Én sem vagyok kivétel, a Shared Email Templates - EULA az egyik legnépszerűbb igény. Most ezt csinálom:
- Kezdetben inkább elkészítem a hivatkozást az erőforrásomra. Így jobb egérgombbal kattintok a fájlomra, és bemásolom a címét:
Megjegyzés: A csatolmány mérete nem lehet nagyobb 10 MB-nál (10240 KB).
- Ezután megnyitom a Megosztott e-mail sablonok ablaktáblát, és létrehozok egy új sablont.
- Érintse meg a Makró beillesztése ikonra, és válassza a legördülő listából a ~%ATTACH_FROM_URL[] makrót:
- Most cserélje ki az alapértelmezett, szögletes zárójelben lévő szöveget a vágólapra már elmentett URL-címre, megnyomva a Ctrl+V billentyűkombináció:
- A sablonom finomhangolását úgy végzem el, hogy nevet adok neki, hozzáadom az üzenet szövegét, és megnyomom az Mentés :
Ez a trükkös útvonal csak egy kis figyelmet igényel, de órákat takaríthat meg az Ön idejéből. A csapata is jól jár, mivel nem szükséges hozzáférési jogosultság vagy bejelentkezés. Az URL-fájl minden egyes alkalommal, amikor beilleszti a sablont, hozzá lesz adva az aktuális Outlook-üzenethez.
Átlátható figyelmeztetések
Előfordulhat, hogy egy kész sablon beillesztésekor ilyen típusú figyelmeztetés jelenik meg:
Kérjük, emlékezzen az 1. lépésnél tett megjegyzésemre: a csatolmány mérete nem lehet nagyobb 10 MB-nál (10240 KB).
És ha ezt az üzenetet kapod:
Attól tartok, át kell dolgoznia a linkjét: ügyeljen arra, hogy ne OneDrive-ból vagy SharePointból másolt linket tegyen, mert az egyáltalán nem fog működni! Az alábbiakban megtalálja az ezekkel a platformokkal kapcsolatos cikkeket.
Végezetül el kell mondanom, hogy nem könnyű egy bejegyzésben minden esetet és szempontot lefedni. Szívesen segítek, ha bármilyen kérdésed van, a hozzászólások rovatban minden kérdésedre válaszolok!
