Ich hoffe, Sie hatten die Gelegenheit, meine früheren Artikel zu OneDrive und SharePoint zu lesen, aber dieses Mal möchte ich eine weitere Möglichkeit zum Einfügen von Anhängen mit dem Add-in Shared Email Templates vorstellen.

Gemeinsame E-Mail-Vorlagen als Ihr persönlicher Helfer

Die meisten Outlook-Benutzer haben täglich mit dem Anhängen von Dokumenten, Bildern und Videos an E-Mail-Nachrichten zu tun. Wenn Sie von den wiederholten manuellen Schritten gelangweilt sind, sollten Sie Shared Email Templates eine Chance geben. Lassen Sie mich einige Vorteile skizzieren und vielleicht finden Sie sie mobil und sehr zeitsparend:

• Das Add-in funktioniert mit Outlook für Windows, für Mac oder Outlook online;
• Es ermöglicht die Bildung von Teams und die gemeinsame Nutzung von Vorlagen mit Ihren Teamkollegen;
• Schließlich können Sie Ihre Vorlagen mit mehreren Makros, persönlichen Verknüpfungen und Datensätzen ausstatten.

Um der Linie treu zu bleiben, konzentriere ich mich heute auf das Einfügen von Dateien in URL-Links. Um mir die Arbeit zu erleichtern, erstelle ich eine Vorlage mit dem speziellen Makro für Anhänge, speichere sie und füge sie ein, wann immer ich will:

Versuchen Sie dasselbe, und Ihre E-Mail-Empfänger oder Teamkollegen können zusätzliche Daten senden und anzeigen, die nicht durch ihre Zugriffsrechte eingeschränkt sind.

Kurzer Weg mit dem Makro ~%ATTACH_FROM_URL[]

In diesem Abschnitt gehe ich näher auf die einzelnen Schritte und einige wichtige Hinweise ein, die jeder beachten sollte. Um es einfach zu machen, gebe ich Ihnen ein Beispiel, das auf meinen eigenen Erfahrungen beruht.

Von Zeit zu Zeit müssen wir alle dieselben Dokumente von verschiedenen Seiten oder Websites abrufen und versenden. Ich bin da keine Ausnahme, Shared Email Templates - EULA ist eine der beliebtesten Anforderungen. Das ist es, was ich mache:

1. Für den Anfang ziehe ich es vor, den Verweis auf meine Ressource vorzubereiten. Ich klicke also mit der rechten Maustaste auf meine Datei und kopiere ihre Adresse:

   

   Hinweis: Die Größe Ihres Anhangs darf 10 MB (10240 KB) nicht überschreiten.

2. Dann öffne ich den Bereich Gemeinsame E-Mail-Vorlagen und erstelle eine neue Vorlage.
3. Tippen Sie auf die Makro einfügen und wählen Sie das Makro ~%ATTACH_FROM_URL[] aus der Dropdown-Liste:

   

4. Ersetzen Sie nun den Standardtext in eckigen Klammern durch die bereits in Ihrer Zwischenablage gespeicherte URL, indem Sie die Strg+V Tastaturkürzel:

   

5. Ich passe meine Vorlage an, indem ich ihr einen Namen gebe, den Nachrichtentext hinzufüge und auf Speichern Sie :

   

Dieser knifflige Pfad erfordert zwar ein wenig Aufmerksamkeit, kann Ihnen aber Stunden an Zeit ersparen. Auch Ihr Team profitiert davon, da keine Zugriffsrechte oder Anmeldung erforderlich sind. Die URL-Datei wird jedes Mal, wenn Sie die Vorlage einfügen, einer aktuellen Outlook-Nachricht hinzugefügt.

Transparente Warnungen

Es kann vorkommen, dass Sie diese Art von Warnung sehen, wenn Sie eine vorgefertigte Vorlage einfügen:

Bitte erinnern Sie sich an meinen Hinweis aus Schritt 1: Die Größe Ihres Anhangs darf nicht größer als 10 MB (10240 KB) sein.

Und wenn Sie diese Nachricht erhalten:

Ich fürchte, Sie müssen Ihren Link überarbeiten: Stellen Sie sicher, dass Sie keinen von OneDrive oder SharePoint kopierten Link einfügen, er wird nicht funktionieren! Sie finden die Artikel zu diesen Plattformen unten.

Abschließend möchte ich anmerken, dass es nicht einfach ist, alle Fälle und Aspekte in einem Beitrag zu behandeln. Wenn Sie Fragen haben, helfe ich Ihnen gerne weiter, der Kommentarbereich steht Ihnen zur Verfügung!