Oto kolejny post kontynuujący temat dołączania plików do wiadomości e-mail w Outlooku. Mam nadzieję, że mieliście okazję przeczytać moje poprzednie artykuły związane z OneDrive i SharePointem, ale tym razem chciałbym omówić jeszcze jeden sposób wstawiania załączników za pomocą dodatku Shared Email Templates.

Współdzielone szablony wiadomości e-mail jako twój osobisty pomocnik

Większość użytkowników Outlooka ma na co dzień do czynienia z dołączaniem dokumentów, obrazów i filmów do wiadomości e-mail. Jeśli znudziły Ci się powtarzające się czynności manualne, daj szansę Współdzielonym Szablonom Email. Pozwól, że przedstawię Ci kilka korzyści, a być może uznasz je za mobilne i oszczędzające czas:

• dodatek działa w programie Outlook dla Windows, dla Mac lub Outlook online;
• umożliwia tworzenie zespołów i udostępnianie wspólnych szablonów kolegom z zespołu;
• wreszcie, możesz wyposażyć swoje szablony w wiele makr, osobistych skrótów i zestawów danych.

Trzymając się linii, dziś skupiam się na załączaniu plików z linków URL. Aby ułatwić sobie zadanie tworzę szablon za pomocą specjalnego makra attachment, zapisuję go i wklejam kiedy tylko chcę:

To było szybkie! Spróbuj tego samego, a Twoi odbiorcy e-maili lub koledzy z zespołu będą mogli wysyłać i przeglądać dodatkowe dane nieograniczone ich uprawnieniami.

Krótki sposób z użyciem makra ~%ATTACH_FROM_URL[]

W tym fragmencie przenoszę ten punkt dalej na etapy i kilka ważnych uwag, o których każdy powinien pamiętać. Aby to uprościć, podam przykład oparty na własnym doświadczeniu.

Od czasu do czasu wszyscy musimy wyciągnąć i wysłać te same dokumenty w publicznym użyciu z różnych stron lub stron internetowych. Nie jestem wyjątkiem, Shared Email Templates - EULA jest jednym z najbardziej popularnych żądań.Teraz to jest to, co robię:

1. Na początek wolę przygotować odwołanie do mojego zasobu. Klikam więc prawym przyciskiem myszy na mój plik i kopiuję jego adres:

   

   Uwaga: rozmiar załącznika nie może być większy niż 10 MB (10240 KB).

2. Następnie otwieram panel Shared Email Templates i tworzę nowy szablon.
3. Stuknij w przycisk Wstaw makro ikonę i wybierz z listy rozwijanej makro ~%ATTACH_FROM_URL[]:

   

   Zobacz też: Excel Paski danych Formatowanie warunkowe z przykładami
4. Teraz zastąp domyślny tekst w nawiasach kwadratowych adresem URL zapisanym już w schowku, naciskając przycisk Ctrl+V skrót klawiaturowy:

   

5. Dopracowuję mój szablon nadając mu nazwę, dodając treść wiadomości i uderzając w Zapisz :

   

Ta podstępna ścieżka zajmie tylko trochę twojej uwagi, ale może zaoszczędzić godziny twojego czasu. Twój zespół będzie również w korzyści, ponieważ nie są wymagane żadne uprawnienia dostępu ani logowanie. Plik URL zostanie dodany do bieżącej wiadomości Outlooka za każdym razem, gdy wkleisz szablon.

Przejrzyste ostrzeżenia

Może się zdarzyć, że zobaczysz tego typu ostrzeżenie przy wklejaniu gotowego szablonu:

Proszę przypomnieć sobie moją uwagę z kroku 1: rozmiar załącznika nie może być większy niż 10 MB (10240 KB).

A jeśli dostaniesz taki komunikat:

Obawiam się, że musisz zrewidować swój link: upewnij się, że nie umieszczasz linku skopiowanego z OneDrive lub SharePoint, to w ogóle nie zadziała! Możesz znaleźć artykuły związane z tymi platformami poniżej.

Podsumowując, powinienem powiedzieć, że nie jest łatwo objąć wszystkie przypadki i aspekty w jednym poście. Z przyjemnością pomogę ci, jeśli masz jakieś pytania, sekcja komentarzy jest cała twoja!