Το σεμινάριο θα σας διδάξει πώς να αφαιρείτε κενά διαστήματα στο Excel για να δώσετε στα φύλλα εργασίας σας μια σαφή και επαγγελματική εμφάνιση.

Τα κενά κελιά δεν είναι κακό, αν τα αφήνετε σκόπιμα στις σωστές θέσεις για αισθητικούς λόγους. Αλλά τα κενά κελιά σε λάθος θέσεις είναι σίγουρα ανεπιθύμητα. Ευτυχώς, υπάρχει ένας σχετικά εύκολος τρόπος για να αφαιρέσετε τα κενά στο Excel και σε λίγο θα μάθετε όλες τις λεπτομέρειες αυτής της τεχνικής.

Πώς να αφαιρέσετε κενά κελιά στο Excel

Η διαγραφή κενών κελιών στο Excel είναι εύκολη. Ωστόσο, αυτή η μέθοδος δεν εφαρμόζεται σε όλες τις περιπτώσεις. Για να είστε ασφαλείς, φροντίστε να κάνετε μια αντίγραφο ασφαλείας του φύλλου εργασίας σας και διαβάστε αυτές τις προειδοποιήσεις πριν κάνετε οτιδήποτε άλλο.

Με ένα αντίγραφο ασφαλείας αποθηκευμένο σε μια αποθηκευμένη θέση, εκτελέστε τα ακόλουθα βήματα για να διαγράψετε κενά κελιά στο Excel:

1. Για να επιλέξετε γρήγορα όλα τα κελιά με δεδομένα, κάντε κλικ στο πάνω αριστερό κελί και πατήστε Ctrl + Shift + End . Αυτό θα επεκτείνει την επιλογή στο τελευταίο κελί που χρησιμοποιήθηκε.
2. Πατήστε F5 και κάντε κλικ στο Ειδική... . ή πηγαίνετε στο Αρχική σελίδα tab>, Μορφές και κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση & επιλογή >, Πηγαίνετε στο Special :

   

3. Στο Πηγαίνετε στο Special παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε Κενά και κάντε κλικ στο OK Αυτό θα επιλέξει όλα τα κενά κελιά στην περιοχή.

   

4. Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε από τα επιλεγμένα κενά και επιλέξτε Διαγραφή... από το μενού περιβάλλοντος:

   

5. Ανάλογα με τη διάταξη των δεδομένων σας, επιλέξτε να μετατόπιση κελιών αριστερά ή μετατόπιση των κυττάρων προς τα πάνω , και κάντε κλικ στο OK Σε αυτό το παράδειγμα, επιλέγουμε την πρώτη επιλογή:

   

Αυτό είναι όλο. Έχετε αφαιρέσει επιτυχώς τα κενά διαστήματα στον πίνακα σας:

Συμβουλές:

• Αν κάτι έχει πάει στραβά, μην πανικοβάλλεστε και πατήστε αμέσως Ctrl + Z για να πάρετε πίσω τα δεδομένα σας.
• Αν θέλετε μόνο να επισημάνετε κενά κελιά και όχι να τα αφαιρέσετε, θα βρείτε μερικές διαφορετικές μεθόδους σε αυτό το άρθρο: Πώς να επιλέξετε και να επισημάνετε κενά κελιά στο Excel.

Πότε να μην αφαιρείτε κενά κελιά επιλέγοντας κενά

Το Πηγαίνετε στο Special >, Κενά τεχνική λειτουργεί μια χαρά για μία μόνο στήλη ή γραμμή. Μπορεί επίσης να εξαλείψει με επιτυχία τα κενά κελιά σε ένα εύρος ανεξάρτητων γραμμών ή στηλών, όπως στο παραπάνω παράδειγμα. Ωστόσο, θα μπορούσε να είναι επιζήμια για τα δομημένα δεδομένα. Για να αποτρέψετε αυτό το ενδεχόμενο, να είστε πολύ προσεκτικοί όταν αφαιρείτε τα κενά στα φύλλα εργασίας σας και να έχετε κατά νου τις ακόλουθες επιφυλάξεις:

1. Διαγραφή κενών γραμμών και στηλών αντί για κελιά

Εάν τα δεδομένα σας είναι οργανωμένα σε έναν πίνακα όπου οι στήλες και οι γραμμές περιέχουν σχετικές πληροφορίες, η διαγραφή κενών κελιών θα προκαλέσει σύγχυση στα δεδομένα. Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να αφαιρείτε μόνο κενές γραμμές και κενές στήλες. Τα συνδεδεμένα σεμινάρια εξηγούν πώς να το κάνετε αυτό γρήγορα και με ασφάλεια.

2. Δεν λειτουργεί για πίνακες του Excel

Δεν είναι δυνατή η διαγραφή μεμονωμένων κελιών σε έναν πίνακα του Excel (έναντι μιας περιοχής), επιτρέπεται μόνο η αφαίρεση ολόκληρων γραμμών του πίνακα. Ή μπορείτε να μετατρέψετε πρώτα τον πίνακα σε περιοχή και στη συνέχεια να αφαιρέσετε τα κενά κελιά.

3. Μπορεί να προκαλέσει ζημιά σε τύπους και ονομαστικές περιοχές

Οι τύποι του Excel μπορούν να προσαρμοστούν σε πολλές αλλαγές που γίνονται στα δεδομένα στα οποία αναφέρονται. Πολλές, αλλά όχι όλες. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι τύποι που αναφέρονται στα διαγραμμένα κελιά μπορεί να σπάσουν. Έτσι, αφού αφαιρέσετε τα κενά, ρίξτε μια γρήγορη ματιά στους σχετικούς τύπους και/ή στις ονομαστικές περιοχές για να βεβαιωθείτε ότι λειτουργούν κανονικά.

Πώς να εξαγάγετε μια λίστα δεδομένων αγνοώντας τα κενά

Αν φοβάστε ότι η αφαίρεση κενών κελιών σε μια στήλη μπορεί να αλλοιώσει τα δεδομένα σας, αφήστε την αρχική στήλη ως έχει και αφαιρέστε τα μη κενά κελιά σε κάποιο άλλο σημείο. Αυτή η μέθοδος είναι χρήσιμη, όταν δημιουργείτε μια προσαρμοσμένη λίστα ή μια αναπτυσσόμενη λίστα επικύρωσης δεδομένων και θέλετε να διασφαλίσετε ότι δεν υπάρχουν κενά σε αυτήν.

Με την πηγαία λίστα στο A2:A11, εισαγάγετε τον παρακάτω τύπο πίνακα στο C2, πατήστε Ctrl + Shift + Enter για να τον ολοκληρώσετε σωστά και, στη συνέχεια, αντιγράψτε τον τύπο σε μερικά ακόμα κελιά. Ο αριθμός των κελιών όπου αντιγράφετε τον τύπο θα πρέπει να είναι ίσος ή μεγαλύτερος από τον αριθμό των στοιχείων της λίστας σας.

Τύπος για την εξαγωγή μη κενών κελιών:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

Το ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης δείχνει το αποτέλεσμα:

Πώς λειτουργεί ο τύπος

Δύσκολο με την πρώτη ματιά, με μια πιο προσεκτική ματιά η λογική του τύπου είναι εύκολο να ακολουθηθεί. Σε απλά αγγλικά, ο τύπος στο C2 έχει ως εξής: επιστρέφει την πρώτη τιμή στην περιοχή A2:A11 αν το συγκεκριμένο κελί δεν είναι κενό. Σε περίπτωση σφάλματος, επιστρέφει ένα κενό αλφαριθμητικό ("").

Για τους προσεκτικούς χρήστες του Excel, οι οποίοι είναι περίεργοι να μάθουν τα καρύδια και τα μπουλόνια κάθε νέου τύπου, εδώ είναι η λεπτομερής ανάλυση:

Βάζετε τη συνάρτηση INDEX να επιστρέψει μια τιμή από $A$2:$A$11 με βάση τον καθορισμένο αριθμό γραμμής (όχι έναν πραγματικό αριθμό γραμμής, έναν σχετικό αριθμό γραμμής στο εύρος). Σε ένα απλούστερο σενάριο, θα μπορούσαμε να βάλουμε την INDEX($A$2:$A$11, 1) στο C2, και θα μας έφερνε μια τιμή στο A2. Το πρόβλημα είναι ότι πρέπει να λάβουμε υπόψη μας 2 ακόμη πράγματα:

• Βεβαιωθείτε ότι το A2 δεν είναι κενό
• Επιστρέψτε τη 2η μη κενή τιμή στο C3, την 3η μη κενή τιμή στο C4 κ.ο.κ.

Και οι δύο αυτές εργασίες διεκπεραιώνονται από τη συνάρτηση SMALL(array,k):

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

Στην περίπτωσή μας, η array παράγεται δυναμικά με τον ακόλουθο τρόπο:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) προσδιορίζει ποια κελιά στην περιοχή στόχου δεν είναι κενά και επιστρέφει TRUE για αυτά, διαφορετικά FALSE. Ο προκύπτων πίνακας TRUE και FALSE πηγαίνει στον λογικό έλεγχο της συνάρτησης IF.
• Η IF αξιολογεί κάθε στοιχείο του πίνακα TRUE/FALSE και επιστρέφει έναν αντίστοιχο αριθμό για TRUE, ένα κενό αλφαριθμητικό για FALSE:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

ΣΕΙΡΆ($A$1:$A$10) χρειάζεται μόνο για να επιστρέψει έναν πίνακα αριθμών από το 1 έως το 10 (επειδή υπάρχουν 10 κελιά στην περιοχή μας) από τον οποίο η IF μπορεί να επιλέξει έναν αριθμό για τις τιμές TRUE.

Ως αποτέλεσμα, λαμβάνουμε τον πίνακα {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} και η σύνθετη συνάρτηση SMALL μετατρέπεται σε αυτή την απλή:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Όπως βλέπετε, η array όρισμα περιέχει μόνο τους αριθμούς των μη κενών κελιών (σημειώστε ότι αυτά είναι σχετικό θέσεις των στοιχείων στον πίνακα, δηλαδή το Α2 είναι το στοιχείο 1, το Α3 είναι το στοιχείο 2 κ.ο.κ.).

Στο k όρισμα, βάζουμε το ROW(A1) το οποίο δίνει εντολή στη συνάρτηση SMALL να επιστρέψει τον μικρότερο αριθμό του 1. Λόγω της χρήσης σχετικής αναφοράς κελιού, ο αριθμός της γραμμής αυξάνεται σε βήματα του 1 καθώς αντιγράφετε τον τύπο προς τα κάτω. Έτσι, στο C3, k θα αλλάξει σε ROW(A2) και ο τύπος θα επιστρέψει τον αριθμό του 2ου μη κενού κελιού, και ούτω καθεξής.

Ωστόσο, στην πραγματικότητα δεν χρειαζόμαστε τους μη κενούς αριθμούς των κελιών, αλλά τις τιμές τους. Έτσι, προχωράμε μπροστά και ενσωματώνουμε τη συνάρτηση SMALL στη συνάρτηση row_num όρισμα της INDEX, αναγκάζοντάς την να επιστρέψει μια τιμή από την αντίστοιχη γραμμή του εύρους.

Ως τελική πινελιά, περικλείουμε ολόκληρη την κατασκευή στη συνάρτηση IFERROR για να αντικαταστήσουμε τα σφάλματα με κενές συμβολοσειρές. Τα σφάλματα είναι αναπόφευκτα επειδή δεν μπορείτε να γνωρίζετε πόσα μη κενά κελιά υπάρχουν στην περιοχή στόχου, επομένως αντιγράφετε τον τύπο σε μεγαλύτερο αριθμό κελιών.

Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω, μπορούμε να κατασκευάσουμε αυτόν τον γενικό τύπο για την εξαγωγή τιμών που αγνοούν τα κενά:

Όπου "range" είναι η περιοχή με τα αρχικά σας δεδομένα. Προσέξτε ότι τα ROW($A$1:$A$10) και ROW(A1) είναι σταθερά μέρη και δεν αλλάζουν ποτέ, ανεξάρτητα από το από πού ξεκινούν τα δεδομένα σας και πόσα κελιά περιλαμβάνουν.

Πώς να διαγράψετε κενά κελιά μετά το τελευταίο κελί με δεδομένα

Τα κενά κελιά που περιέχουν μορφοποίηση ή μη εκτυπώσιμους χαρακτήρες μπορεί να προκαλέσουν πολλά προβλήματα στο Excel. Για παράδειγμα, μπορεί να καταλήξετε να έχετε πολύ μεγαλύτερο μέγεθος αρχείου μεγαλύτερο από το απαραίτητο ή να εκτυπώσετε μερικές κενές σελίδες. Για να αποφύγετε αυτά τα προβλήματα, θα διαγράψουμε (ή θα καθαρίσουμε) τις κενές γραμμές και στήλες που περιέχουν μορφοποίηση, κενά ή άγνωστους αόρατους χαρακτήρες.

Πώς να εντοπίσετε το τελευταίο κελί που χρησιμοποιήθηκε στο φύλλο

Για να μετακινηθείτε στο τελευταίο κελί του φύλλου που περιέχει δεδομένα ή μορφοποίηση, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί και πατήστε Ctrl + End .

Αν η παραπάνω συντόμευση έχει επιλέξει το τελευταίο κελί με τα δεδομένα σας, αυτό σημαίνει ότι οι υπόλοιπες γραμμές και στήλες είναι πραγματικά κενές και δεν χρειάζονται περαιτέρω χειρισμοί. Αν όμως σας έχει οδηγήσει σε ένα οπτικά κενό κελί, να ξέρετε ότι το Excel δεν θεωρεί αυτό το κελί κενό. Θα μπορούσε να είναι ένας απλός χαρακτήρας κενού που παράγεται από ένα τυχαίο πάτημα πλήκτρου, μια προσαρμοσμένη μορφή αριθμού που έχει οριστεί για αυτό το κελί ή ένα μη εκτυπώσιμοΌποιος και αν είναι ο λόγος, το κελί αυτό δεν είναι κενό.

Διαγραφή κελιών μετά το τελευταίο κελί με δεδομένα

Για να διαγράψετε όλο το περιεχόμενο και τη μορφοποίηση μετά το τελευταίο κελί με δεδομένα, κάντε τα εξής:

1. Κάντε κλικ στην επικεφαλίδα της πρώτης κενής στήλης στα δεξιά των δεδομένων σας και πατήστε Ctrl + Shift + End . Αυτό θα επιλέξει μια περιοχή κελιών μεταξύ των δεδομένων σας και του τελευταίου χρησιμοποιούμενου κελιού στο φύλλο.
2. Στο Αρχική σελίδα στην καρτέλα Επεξεργασία ομάδα, κάντε κλικ στο Σαφής >, Εκκαθάριση όλων . ή κάντε δεξί κλικ στην επιλογή και επιλέξτε Διαγραφή... >, Ολόκληρη η στήλη :

   

3. Κάντε κλικ στην επικεφαλίδα της πρώτης κενής γραμμής κάτω από τα δεδομένα σας και πατήστε Ctrl + Shift + End .
4. Κάντε κλικ στο Σαφής >, Εκκαθάριση όλων στο Αρχική σελίδα ή κάντε δεξί κλικ στην επιλογή και επιλέξτε Διαγραφή... >, Ολόκληρη σειρά.
5. Πατήστε Ctrl + S για να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας.

Ελέγξτε τη χρησιμοποιούμενη περιοχή για να βεβαιωθείτε ότι τώρα περιέχει μόνο κελιά με δεδομένα και όχι κενά. Εάν η συντόμευση Ctrl + Τέλος επιλέξει ξανά ένα κενό κελί, αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας και κλείστε το. Όταν ανοίξετε ξανά το φύλλο εργασίας, το τελευταίο χρησιμοποιούμενο κελί θα πρέπει να είναι το τελευταίο κελί με δεδομένα.

Συμβουλή. Δεδομένου ότι το Microsoft Excel 2007 και νεότερες εκδόσεις περιέχουν πάνω από 1.000.000 γραμμές και περισσότερες από 16.000 στήλες, ίσως θελήσετε να μειώσετε το μέγεθος του χώρου εργασίας για να αποτρέψετε τους χρήστες σας από το να εισάγουν κατά λάθος δεδομένα σε λάθος κελιά. Για το σκοπό αυτό, μπορείτε απλώς να αφαιρέσετε τα κενά κελιά από την προβολή τους, όπως εξηγείται στην ενότητα Πώς να αποκρύψετε αχρησιμοποίητες (κενές) γραμμές και στήλες.

Έτσι διαγράφετε το κενό στο Excel. Σας ευχαριστώ που διαβάσατε και ελπίζω να σας δω στο blog μας την επόμενη εβδομάδα!