Το σεμινάριο δείχνει πώς να φτιάχνετε προσαρμοσμένους κανόνες επικύρωσης δεδομένων στο Excel. Θα βρείτε μερικά παραδείγματα E τύποι επικύρωσης δεδομένων xcel για να επιτρέπετε μόνο αριθμούς ή τιμές κειμένου σε συγκεκριμένα κελιά ή μόνο κείμενο που αρχίζει με συγκεκριμένους χαρακτήρες, να επιτρέπετε μοναδικά δεδομένα που αποτρέπουν τα αντίγραφα και πολλά άλλα.

Στο χθεσινό σεμινάριο αρχίσαμε να εξετάζουμε την Επικύρωση δεδομένων του Excel - ποιος είναι ο σκοπός της, πώς λειτουργεί και πώς να χρησιμοποιείτε ενσωματωμένους κανόνες για την επικύρωση δεδομένων στα φύλλα εργασίας σας. Σήμερα, θα κάνουμε ένα βήμα παραπέρα και θα μιλήσουμε για τις λεπτομερείς πτυχές της προσαρμοσμένης επικύρωσης δεδομένων στο Excel, καθώς και θα πειραματιστούμε με μια χούφτα διαφορετικών τύπων επικύρωσης.

Πώς να δημιουργήσετε προσαρμοσμένη επικύρωση δεδομένων με τύπο

Το Microsoft Excel διαθέτει αρκετούς ενσωματωμένους κανόνες επικύρωσης δεδομένων για αριθμούς, ημερομηνίες και κείμενο, αλλά καλύπτουν μόνο τα πιο βασικά σενάρια. Αν θέλετε να επικυρώνετε τα κελιά με τα δικά σας κριτήρια, δημιουργήστε έναν προσαρμοσμένο κανόνα επικύρωσης που βασίζεται σε έναν τύπο. Ακολουθεί ο τρόπος:

1. Επιλέξτε ένα ή περισσότερα κελιά για επικύρωση.
2. Ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων. Για το σκοπό αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή Επικύρωση δεδομένων στο κουμπί Δεδομένα στην καρτέλα Εργαλεία δεδομένων ή πατήστε την ακολουθία πλήκτρων Alt> D> L (κάθε πλήκτρο πρέπει να πατηθεί ξεχωριστά).
3. Στο Ρυθμίσεις της καρτέλας Επικύρωση δεδομένων παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε Προσαρμοσμένο στο Επιτρέψτε το και εισαγάγετε τον τύπο επικύρωσης των δεδομένων σας στο πλαίσιο Φόρμουλα κουτί.
4. Κάντε κλικ στο OK .

Προαιρετικά, μπορείτε να προσθέσετε ένα προσαρμοσμένο μήνυμα εισόδου και μια ειδοποίηση σφάλματος που θα εμφανίζονται όταν ο χρήστης επιλέγει το επικυρωμένο κελί ή εισάγει άκυρα δεδομένα, αντίστοιχα.

Παρακάτω θα βρείτε μερικά παραδείγματα προσαρμοσμένων κανόνων επικύρωσης για διαφορετικούς τύπους δεδομένων.

Σημείωση. Όλοι οι κανόνες επικύρωσης δεδομένων του Excel, ενσωματωμένοι και προσαρμοσμένοι, επαληθεύουν μόνο τα νέα δεδομένα που πληκτρολογούνται σε ένα κελί μετά τη δημιουργία του κανόνα. Τα αντιγραμμένα δεδομένα δεν επικυρώνονται, ούτε τα δεδομένα που εισήχθησαν στο κελί πριν από τη δημιουργία του κανόνα. Για να εντοπίσετε τις υπάρχουσες καταχωρήσεις που δεν πληρούν τα κριτήρια επικύρωσης δεδομένων σας, χρησιμοποιήστε την επιλογή Κύκλος Άκυρα δεδομένα όπως φαίνεται στην ενότητα Πώς να βρείτε άκυρα δεδομένα στο Excel.

Επικύρωση δεδομένων του Excel για να επιτρέπονται μόνο αριθμοί

Παραδόξως, κανένας από τους ενσωματωμένους κανόνες επικύρωσης δεδομένων του Excel δεν καλύπτει μια πολύ τυπική κατάσταση, όταν πρέπει να περιορίσετε τους χρήστες να εισάγουν μόνο αριθμούς σε συγκεκριμένα κελιά. Αυτό όμως μπορεί να γίνει εύκολα με έναν προσαρμοσμένο τύπο επικύρωσης δεδομένων που βασίζεται στη συνάρτηση ISNUMBER, όπως αυτός εδώ:

=ISNUMBER(C2)

Όπου C2 είναι το ανώτερο κελί της περιοχής που θέλετε να επικυρώσετε.

Σημείωση. Η συνάρτηση ISNUMBER επιτρέπει οποιεσδήποτε αριθμητικές τιμές σε επικυρωμένα κελιά, συμπεριλαμβανομένων ακεραίων, δεκαδικών και κλασμάτων, καθώς και ημερομηνιών και χρόνων, που είναι επίσης αριθμοί από την άποψη του Excel.

Επικύρωση δεδομένων του Excel για να επιτρέπεται μόνο κείμενο

Αν θέλετε το αντίθετο - να επιτρέπετε μόνο καταχωρήσεις κειμένου σε συγκεκριμένο εύρος κελιών, τότε δημιουργήστε έναν προσαρμοσμένο κανόνα με τη συνάρτηση ISTEXT, για παράδειγμα:

=ISTEXT(D2)

Όπου D2 είναι το ανώτερο κελί της επιλεγμένης περιοχής.

Να επιτρέπεται η έναρξη κειμένου με συγκεκριμένο(-ους) χαρακτήρα(-ους)

Εάν όλες οι τιμές σε ένα συγκεκριμένο εύρος πρέπει να αρχίζουν με έναν συγκεκριμένο χαρακτήρα ή υποσύνολο, τότε κάντε επικύρωση δεδομένων του Excel με βάση τη συνάρτηση COUNTIF με έναν χαρακτήρα μπαλαντέρ:

Για παράδειγμα, για να διασφαλίσετε ότι όλα τα αναγνωριστικά της παραγγελίας στη στήλη A αρχίζουν με το πρόθεμα "AA-", "aa-", "Aa-" ή "aA-" (χωρίς να λαμβάνεται υπόψη η πεζότητα), ορίστε έναν προσαρμοσμένο κανόνα με αυτόν τον τύπο επικύρωσης δεδομένων:

=COUNTIF(A2, "aa-*")

Τύπος επικύρωσης με τη λογική OR (πολλαπλά κριτήρια)

Σε περίπτωση που υπάρχουν 2 ή περισσότερα έγκυρα προθέματα, προσθέστε αρκετές συναρτήσεις COUNTIF, έτσι ώστε ο κανόνας επικύρωσης δεδομένων του Excel να λειτουργεί με τη λογική OR:

=COUNTIF(A2,"aa-*")+COUNTIF(A2,"bb-*")

Τύπος επικύρωσης με ευαισθησία στην πεζότητα

Εάν η πεζότητα των χαρακτήρων έχει σημασία, τότε χρησιμοποιήστε την EXACT σε συνδυασμό με τη συνάρτηση LEFT για να δημιουργήσετε έναν τύπο επικύρωσης με ευαισθησία στη πεζότητα για καταχωρήσεις που αρχίζουν με συγκεκριμένο κείμενο:

Για παράδειγμα, για να επιτρέψετε μόνο τα αναγνωριστικά παραγγελίας που αρχίζουν με "AA-" (δεν επιτρέπεται ούτε το "aa-" ούτε το "Aa-"), χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο:

=EXACT(LEFT(A2,3), "AA-")

Στον παραπάνω τύπο, η συνάρτηση LEFT εξάγει τους 3 πρώτους χαρακτήρες από το κελί A2, και η EXACT εκτελεί μια σύγκριση με βάση την πεζότητα με τη σκληρά κωδικοποιημένη υποσειρά ("AA-" σε αυτό το παράδειγμα). Εάν οι δύο υποσειρές ταιριάζουν ακριβώς, ο τύπος επιστρέφει TRUE και η επικύρωση περνάει, διαφορετικά επιστρέφεται FALSE και η επικύρωση αποτυγχάνει.

Επιτρέψτε καταχωρήσεις που περιέχουν συγκεκριμένο κείμενο

Για να επιτρέψετε καταχωρήσεις που περιέχουν συγκεκριμένο κείμενο οπουδήποτε σε ένα κελί (στην αρχή, στη μέση ή στο τέλος), χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση ISNUMBER σε συνδυασμό είτε με FIND είτε με SEARCH, ανάλογα με το αν επιθυμείτε αντιστοίχιση χωρίς ή με ευαισθησία στη πεζότητα:

• Επικύρωση χωρίς πεζά γράμματα: ISNUMBER(SEARCH( κείμενο , κύτταρο ))
• Επικύρωση με ευαισθησία στην πεζότητα: ISNUMBER(FIND( κείμενο , κύτταρο ))

Στο σύνολο δεδομένων του δείγματός μας, για να επιτρέψετε μόνο καταχωρήσεις που περιέχουν το κείμενο "AA" στα κελιά A2:A6, χρησιμοποιήστε έναν από τους ακόλουθους τύπους:

Χωρίς ευαισθησία στην πεζότητα:

=ISNUMBER(SEARCH("AA", A2))

Με ευαισθησία στην πεζότητα:

=ISNUMBER(FIND("AA", A2))

Οι τύποι λειτουργούν με την ακόλουθη λογική:

Αναζητάτε την υποσειρά "AA" στο κελί A2 χρησιμοποιώντας FIND ή SEARCH, και οι δύο επιστρέφουν τη θέση του πρώτου χαρακτήρα της υποσειράς. Εάν το κείμενο δεν βρεθεί, επιστρέφεται σφάλμα. Για κάθε αριθμητική τιμή που επιστρέφεται ως αποτέλεσμα της αναζήτησης, η συνάρτηση ISNUMBER δίνει TRUE, και η επικύρωση δεδομένων είναι επιτυχής. Σε περίπτωση σφάλματος, η ISNUMBER επιστρέφει FALSE, και η καταχώρηση δεν θα επιτρέπεται σε κελί.

Επικύρωση δεδομένων για να επιτρέπονται μόνο μοναδικές καταχωρήσεις και να μην επιτρέπονται τα αντίγραφα

Σε περιπτώσεις που μια συγκεκριμένη στήλη ή μια περιοχή κελιών δεν πρέπει να περιέχει αντίγραφα, ρυθμίστε έναν προσαρμοσμένο κανόνα επικύρωσης δεδομένων ώστε να επιτρέπει μόνο μοναδικές καταχωρήσεις. Για το σκοπό αυτό, θα χρησιμοποιήσουμε τον κλασικό τύπο COUNTIF για τον εντοπισμό των αντιγράφων:

Για παράδειγμα, για να βεβαιωθείτε ότι μόνο μοναδικά αναγνωριστικά παραγγελίας εισάγονται στα κελιά A2 έως A6, δημιουργήστε έναν προσαρμοσμένο κανόνα με αυτόν τον τύπο επικύρωσης δεδομένων:

=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1

Όταν εισάγεται μια μοναδική τιμή, ο τύπος επιστρέφει TRUE και η επικύρωση είναι επιτυχής. Εάν η ίδια τιμή υπάρχει ήδη στο καθορισμένο εύρος (αριθμός μεγαλύτερος από 1), η COUNTIF επιστρέφει FALSE και η εισαγωγή αποτυγχάνει στην επικύρωση.

Προσέξτε ότι κλειδώνουμε την περιοχή με απόλυτες αναφορές κελιών (A$2:$A$6) και χρησιμοποιούμε μια σχετική αναφορά για το κορυφαίο κελί (A2), ώστε ο τύπος να προσαρμόζεται σωστά για κάθε κελί στην επικυρωμένη περιοχή.

Σημείωση. Αυτός ο τύπος επικύρωσης δεδομένων είναι case-insensitive , δεν κάνει διάκριση μεταξύ κεφαλαίων και πεζών γραμμάτων.

Τύποι επικύρωσης για ημερομηνίες και ώρες

Η ενσωματωμένη επικύρωση ημερομηνίας παρέχει αρκετά προκαθορισμένα κριτήρια για να περιορίσει τους χρήστες να εισάγουν μόνο ημερομηνίες μεταξύ των δύο ημερομηνιών που έχετε καθορίσει, μεγαλύτερες, μικρότερες ή ίσες με μια δεδομένη ημερομηνία.

Αν θέλετε περισσότερο έλεγχο της επικύρωσης δεδομένων στα φύλλα εργασίας σας, μπορείτε να αναπαράγετε την ενσωματωμένη λειτουργία με έναν προσαρμοσμένο κανόνα ή να γράψετε τον δικό σας τύπο που υπερβαίνει τις ενσωματωμένες δυνατότητες της επικύρωσης δεδομένων του Excel.

Επιτρέψτε ημερομηνίες μεταξύ δύο ημερομηνιών

Για να περιορίσετε την καταχώριση σε μια ημερομηνία εντός ενός καθορισμένου εύρους, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είτε τον προκαθορισμένο κανόνα ημερομηνίας με το κριτήριο "μεταξύ" είτε να δημιουργήσετε έναν προσαρμοσμένο κανόνα επικύρωσης με αυτόν τον γενικό τύπο:

Πού:

• κύτταρο είναι το ανώτερο κελί της επικυρωμένης περιοχής και
• έναρξη και τέλος οι ημερομηνίες είναι έγκυρες ημερομηνίες που παρέχονται μέσω της συνάρτησης DATE ή αναφορές σε κελιά που περιέχουν τις ημερομηνίες.

Για παράδειγμα, για να επιτρέψετε μόνο ημερομηνίες του μήνα Ιουλίου του έτους 2017, χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο:

=AND(C2>=DATE(2017,7,1),C2<=DATE(2017,7,31))

Ή, εισάγετε την ημερομηνία έναρξης και λήξης σε ορισμένα κελιά ( F1 και F2 σε αυτό το παράδειγμα) και αναφερθείτε σε αυτά τα κελιά στον τύπο σας:

=AND(C2>=$F$1, C2<=$F$2)

Παρατηρήστε ότι οι οριακές ημερομηνίες είναι κλειδωμένες με απόλυτες αναφορές κελιών.

Επιτρέπονται μόνο καθημερινές ή Σαββατοκύριακα

Για να περιορίσετε έναν χρήστη να εισάγει μόνο τις καθημερινές ή τα Σαββατοκύριακα, ρυθμίστε έναν προσαρμοσμένο κανόνα επικύρωσης με βάση τη λειτουργία WEEKDAY.

Με το return_type με όρισμα 2, το WEEKDAY επιστρέφει έναν ακέραιο αριθμό που κυμαίνεται από 1 (Δευτέρα) έως 7 (Κυριακή). Έτσι, για τις καθημερινές (Δευτέρα έως Παρασκευή) το αποτέλεσμα του τύπου θα πρέπει να είναι μικρότερο από 6 και για τα Σαββατοκύριακα (Σάββατο και Κυριακή) μεγαλύτερο από 5.

Επιτρέψτε μόνο εργάσιμες ημέρες :

Επιτρέψτε μόνο Σαββατοκύριακα :

Για παράδειγμα, για να επιτρέψετε την εισαγωγή μόνο των εργάσιμων ημερών στα κελιά C2:C6, χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο:

=WEEKDAY(C2,2)<6

Επικύρωση ημερομηνιών με βάση τη σημερινή ημερομηνία

Σε πολλές περιπτώσεις, μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη σημερινή ημερομηνία ως ημερομηνία έναρξης του επιτρεπόμενου εύρους ημερομηνιών. Για να λάβετε την τρέχουσα ημερομηνία, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση TODAY και, στη συνέχεια, προσθέστε τον επιθυμητό αριθμό ημερών για να υπολογίσετε την ημερομηνία λήξης.

Για παράδειγμα, για να περιορίσουμε την εισαγωγή δεδομένων σε 6 ημέρες από τώρα (7 ημέρες συμπεριλαμβανομένης της σημερινής ημέρας), θα χρησιμοποιήσουμε τον ενσωματωμένο κανόνα Ημερομηνία με τα κριτήρια βάσει τύπου:

1. Επιλέξτε Ημερομηνία στο Επιτρέψτε το
2. Επιλέξτε μεταξύ στο Δεδομένα
3. Στο Ημερομηνία έναρξης πλαίσιο, πληκτρολογήστε =TODAY()
4. Στο Ημερομηνία λήξης box, πληκτρολογήστε =TODAY() + 6

Με παρόμοιο τρόπο, μπορείτε να περιορίσετε τους χρήστες να εισάγουν ημερομηνίες πριν ή μετά τη σημερινή ημερομηνία. Για το σκοπό αυτό, επιλέξτε είτε λιγότερο από ή μεγαλύτερη από στο Δεδομένα και στη συνέχεια πληκτρολογήστε =TODAY() στο Τέλος ημερομηνία ή Έναρξη πλαίσιο ημερομηνίας, αντίστοιχα.

Επικύρωση χρόνων με βάση την τρέχουσα ώρα

Για να επικυρώσετε δεδομένα με βάση την τρέχουσα ώρα, χρησιμοποιήστε τον προκαθορισμένο κανόνα Χρόνος με τον δικό σας τύπο επικύρωσης δεδομένων:

1. Στο Επιτρέψτε το πλαίσιο, επιλέξτε Χρόνος .
2. Στο Δεδομένα πλαίσιο, επιλέξτε είτε λιγότερο από για να επιτρέπετε μόνο χρόνους πριν από την τρέχουσα ώρα, ή μεγαλύτερη από για να επιτρέψετε χρόνους μετά την τρέχουσα ώρα.
3. Στο Ώρα λήξης ή Ώρα έναρξης (ανάλογα με τα κριτήρια που επιλέξατε στο προηγούμενο βήμα), εισαγάγετε έναν από τους ακόλουθους τύπους:
   • Για να επικυρώσετε ημερομηνίες και ώρες με βάση την τρέχουσα ημερομηνία και ώρα:

     =NOW()

   • Για να επικυρώσετε φορές με βάση την τρέχουσα ώρα:

     =TIME( HOUR(NOW()), MINUTE(NOW()), SECOND(NOW()))

Το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης δείχνει έναν κανόνα που επιτρέπει μόνο χρόνους μεγαλύτερους από την τρέχουσα ώρα:

Προσαρμοσμένος κανόνας επικύρωσης δεδομένων του Excel δεν λειτουργεί

Εάν ο κανόνας επικύρωσης δεδομένων που βασίζεται σε τύπο δεν λειτουργεί όπως αναμένεται, υπάρχουν 3 βασικά σημεία που πρέπει να ελέγξετε:

• Ο τύπος επικύρωσης δεδομένων είναι σωστός
• Ο τύπος επικύρωσης δεν αναφέρεται σε κενό κελί
• Χρησιμοποιούνται κατάλληλες αναφορές κελιών

Ελέγξτε την ορθότητα του τύπου επικύρωσης δεδομένων του Excel

Για αρχή, αντιγράψτε τον τύπο επικύρωσής σας σε κάποιο κελί για να βεβαιωθείτε ότι δεν επιστρέφει σφάλμα όπως #N/A, #VALUE ή #DIV/0!.

Εάν δημιουργείτε ένα προσαρμοσμένος κανόνας , ο τύπος θα πρέπει να επιστρέφει τις λογικές τιμές TRUE και FALSE ή τις τιμές 1 και 0 που αντιστοιχούν σε αυτές, αντίστοιχα.

Εάν χρησιμοποιείτε ένα κριτήριο βασισμένο σε τύπο σε ένα ενσωματωμένος κανόνας (όπως κάναμε για την επικύρωση των χρόνων με βάση την τρέχουσα ώρα), μπορεί επίσης να επιστρέψει μια άλλη αριθμητική τιμή.

Ο τύπος επικύρωσης δεδομένων του Excel δεν πρέπει να αναφέρεται σε κενό κελί

Σε πολλές περιπτώσεις, αν επιλέξετε το Αγνοήστε το κενό κατά τον ορισμό του κανόνα (συνήθως επιλεγμένο από προεπιλογή) και ένα ή περισσότερα κελιά που αναφέρονται στον τύπο σας είναι κενά, θα επιτραπεί οποιαδήποτε τιμή στο επικυρωμένο κελί.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα στην απλούστερη μορφή:

Απόλυτες και σχετικές αναφορές κελιών σε τύπους επικύρωσης δεδομένων

Όταν δημιουργείτε έναν κανόνα επικύρωσης του Excel που βασίζεται σε τύπο, λάβετε υπόψη ότι όλες οι αναφορές κελιών στον τύπο σας είναι σε σχέση με το πάνω αριστερό κελί στο επιλεγμένο εύρος.

Εάν δημιουργείτε έναν κανόνα για περισσότερα από ένα κελιά και τα κριτήρια επικύρωσής σας εξαρτώνται από συγκεκριμένα κύτταρα , βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε απόλυτες αναφορές κελιών (με το σύμβολο $ όπως $A$1), διαφορετικά ο κανόνας σας θα λειτουργήσει σωστά μόνο για το πρώτο κελί. Για να γίνει καλύτερα κατανοητό το θέμα, αναλογιστείτε το ακόλουθο παράδειγμα.

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να περιορίσετε την εισαγωγή δεδομένων στα κελιά D2 έως D5 σε ακέραιους αριθμούς μεταξύ του 1 (ελάχιστη τιμή) και του αποτελέσματος της διαίρεσης του Α2 με το Β2. Έτσι, υπολογίζετε τη μέγιστη τιμή με τον εξής απλό τύπο =A2/B2 , όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης:

Το πρόβλημα είναι ότι αυτός ο φαινομενικά σωστός τύπος δεν θα λειτουργήσει για τα κελιά D3 έως D5 επειδή οι σχετικές αναφορές αλλάζουν με βάση τη σχετική θέση των γραμμών και των στηλών. Έτσι, για το κελί D3 ο τύπος θα αλλάξει σε =A3/B3 , και για το D4 θα γίνει =A4/B4 , κάνει λάθος στην επικύρωση δεδομένων!

Για να διορθώσετε τον τύπο, απλώς πληκτρολογήστε "$" πριν από τις αναφορές στήλης και γραμμής για να τις κλειδώσετε: =$A$2/$B$2 Ή πατήστε F4 για εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών τύπων αναφοράς.

Σε περιπτώσεις που θέλετε να επικυρώσετε κάθε κελί με βάση τα δικά του κριτήρια, χρησιμοποιήστε σχετικές αναφορές κελιών χωρίς το σύμβολο $ για να προσαρμόσετε τον τύπο για κάθε γραμμή ή/και στήλη:

Όπως βλέπετε, δεν υπάρχει "απόλυτη αλήθεια", ο ίδιος τύπος μπορεί να είναι σωστός ή λάθος ανάλογα με την κατάσταση και το συγκεκριμένο έργο σας.

Αυτός είναι ο τρόπος χρήσης της επικύρωσης δεδομένων στο Excel με τους δικούς σας τύπους. Για να αποκτήσετε περισσότερη κατανόηση, μπορείτε να κατεβάσετε το παρακάτω δείγμα βιβλίου εργασίας και να εξετάσετε τις ρυθμίσεις του κανόνα. Σας ευχαριστώ για την ανάγνωση και ελπίζω να σας δω στο blog μας την επόμενη εβδομάδα!

Βιβλίο ασκήσεων για κατέβασμα

Παραδείγματα επικύρωσης δεδομένων Excel (.xlsx αρχείο)