I denne vejledning forklares det, hvad et Excel-navn er, og det vises, hvordan du definerer et navn til en celle, et område, en konstant eller en formel. Du lærer også, hvordan du redigerer, filtrerer og sletter definerede navne i Excel.

Navne i Excel er en paradoksal ting: De er en af de mest nyttige funktioner, men bliver ofte betragtet som meningsløse eller nørdet. Årsagen er, at meget få brugere forstår essensen af Excel-navne. Denne vejledning vil ikke kun lære dig, hvordan du opretter et navngivet område i Excel, men vil også vise, hvordan du kan udnytte denne funktion til at gøre dine formler meget nemmere at skrive, læse og genbruge.

Hvad betyder navn i Excel?

I dagligdagen bruges navne i vid udstrækning til at henvise til personer, genstande og geografiske steder. I stedet for at sige "byen, der ligger på 40,7128° N og 74,0059° V" siger man f.eks. bare "New York City".

På samme måde kan du i Microsoft Excel give en enkelt celle eller et område af celler et menneskeligt læsbart navn og henvise til disse celler ved navn i stedet for ved reference.

Hvis du f.eks. vil finde det samlede salg (B2:B10) for en bestemt vare (E1), kan du bruge følgende formel:

=SUMIF($A$2:$A$10, $E$1, $B$2:$B$10)

Eller du kan give områderne og de enkelte celler meningsfulde navne og angive disse navne i formlen:

=SUMIF(items_list, item, sales)

Hvis du ser på skærmbilledet nedenfor, hvilken af de to formler er så nemmest for dig at forstå?

Excel-navnetyper

I Microsoft Excel kan du oprette og bruge to typer navne:

Defineret navn - et navn, der henviser til en enkelt celle, et område af celler, en konstant værdi eller en formel. Når du f.eks. definerer et navn for et område af celler, kaldes det et navngivet område , eller defineret område Disse navne er emnet for dagens vejledning.

Navnet på tabellen - et navn på en Excel-tabel, der automatisk oprettes, når du indsætter en tabel i et regneark ( Ctrl + T ). Du kan finde flere oplysninger om Excel-tabeller i Hvordan man laver og bruger en tabel i Excel.

Sådan oprettes et navngivet område i Excel

Overordnet set er der 3 måder at definere et navn på i Excel: Navn boks , Definer navn knappen, og Excel Navn Manager .

Indtast et navn i feltet Navn

Navneboks i Excel er den hurtigste måde at oprette et navngivet område på:

1. Vælg en celle eller et område af celler, som du vil navngive.
2. Indtast et navn i feltet Navneboks .
3. Tryk på Enter-tasten.

Voila, der er oprettet et nyt navngivet område i Excel!

Opret et navn ved at bruge indstillingen Definer navn

En anden måde at lave et navngivet område i Excel på er følgende:

1. Vælg celle(r).
2. På den Formler under fanen, i fanen Definer navne gruppe, skal du klikke på Definer navn knap.
3. I den Nyt navn dialogboksen, skal du angive tre ting:
   • I den Navn feltet, skal du skrive navnet på området.
   • I den Anvendelsesområde indstiller du navnet scope ( Arbejdsbog som standard).
   • I den Henviser til feltet, kontrolleres referencen og rettes om nødvendigt.
4. Klik på OK for at gemme ændringerne og lukke dialogboksen.

Bemærk. Som standard opretter Excel et navn med absolutte referencer Hvis du hellere vil have et område med et relativt navn, skal du fjerne $-tegnet fra referencen (før du gør dette, skal du sikre dig, at du fuldt ud forstår, hvordan relative navne opfører sig i regneark).

Sammenlignet med den tidligere metode kan man ved hjælp af Definer navn i Excel kræver et par ekstra klik, men det giver også et par flere muligheder, f.eks. at indstille navnets anvendelsesområde og tilføje en kommentar, der forklarer noget om navnet. Derudover kan Excels Definer navn funktionen giver dig mulighed for at oprette et navn til en konstant eller formel.

Lav et navngivet område ved at bruge Excel Name Manager

Normalt bruges Navnehåndteringsprogrammet i Excel til at arbejde med eksisterende navne. Det kan dog også hjælpe dig med at oprette et nyt navn. Her er hvordan:

1. Gå til Formler faneblad> Definerede navne gruppe, klik på Navn Manager Eller du kan også bare trykke på Ctrl + F3 (min foretrukne måde).
2. I øverste venstre hjørne af Navn Manager dialogvinduet, skal du klikke på Ny... knap:

   

3. Dette vil åbne Nyt navn dialogboksen, hvor du konfigurerer et navn som vist i det foregående afsnit.

Tip. Hvis du hurtigt vil teste det nyoprettede navn, kan du vælge det i Navneboks Så snart du slipper musen, er området på regnearket valgt.

Sådan oprettes et Excel-navn til en konstant

Ud over navngivne intervaller giver Microsoft Excel dig mulighed for at definere et navn uden cellehenvisning, der fungerer som en navngivne konstant For at oprette et sådant navn skal du bruge enten funktionen Excel Definer navn eller Navnehåndtering som forklaret ovenfor.

Du kan f.eks. lave et navn som USD_EUR (omregningskurs USD - EUR) og tildeler den en fast værdi. Indtast værdien med et lighedstegn (=) foran i feltet Henviser til feltet , f.eks. =0,93:

Og nu kan du bruge dette navn overalt i dine formler til at konvertere USD til EUR:

Så snart valutakursen ændres, opdaterer du værdien kun ét centralt sted, og alle dine formler bliver genberegnet i et enkelt trin!

Sådan defineres et navn til en formel

På samme måde kan du give et navn til en Excel-formel, f.eks. den formel, der returnerer antallet af ikke-tomme celler i kolonne A, eksklusive overskriftsrækken (-1):

=COUNTA(Ark5!$A:$A)-1

Bemærk: Hvis din formel henviser til celler på det aktuelle ark, behøver du ikke at medtage arknavnet i referencerne, Excel gør det automatisk for dig. Hvis du henviser til en celle eller et område på et andet regneark, skal du tilføje arkets navn efterfulgt af et udråbstegn før celle-/område-referencen (som i formelseksemplet ovenfor).

Når du nu vil vide, hvor mange elementer der er i kolonne A på ark 5, uden at medregne kolonneoverskriften, skal du blot skrive lighedstegnet efterfulgt af navnet på din formel i en celle, f.eks. sådan her: =Titems_count

Sådan navngiver du kolonner i Excel (navne fra valg)

Hvis dine data er opstillet i tabelform, kan du hurtigt oprette navne til hver kolonne og/eller række på grundlag af deres etiketter:

1. Vælg hele tabellen, herunder kolonne- og rækkeoverskrifterne.
2. Gå til Formler faneblad> Definer navne gruppe, og klik på Opret fra valg Du kan også trykke på tastaturgenvejen Ctrl + Shift + F3 .
3. Uanset hvad, så er det Opret navne fra valg dialogboksen åbnes. Du vælger kolonnen eller rækken med overskrifter eller begge dele og klikker på OK .

I dette eksempel har vi overskrifter i den øverste række og venstre kolonne, så vi vælger disse to muligheder:

Resultatet er, at Excel opretter 7 navngivne intervaller, som automatisk henter navne fra overskrifterne:

• Æbler , Bananer , Citroner og Appelsiner for rækker, og
• Jan , feb og Mar til kolonner.

Bemærk: Hvis der er mellemrum mellem ord i overskriftsetiketterne, erstattes mellemrummene med understregninger (_).

Excel dynamisk navngivet område

I alle de foregående eksempler har vi haft at gøre med statisk navngivne intervaller, der altid henviser til de samme celler, hvilket betyder, at du skal opdatere intervalreferencen manuelt, når du vil tilføje nye data til det navngivne interval.

Hvis du arbejder med datasæt, der kan udvides, er det oplagt at oprette et dynamisk navngivet område, der automatisk kan rumme nyligt tilføjede data.

Den detaljerede vejledning om, hvordan du opretter et dynamisk navngivet område i Excel, kan findes her:

• Excel OFFSET-formel til at skabe et dynamisk område
• INDEX-formel til at skabe et dynamisk område

Regler for navngivning i Excel

Når du opretter et navn i Excel, er der et par regler, du skal huske:

• Et Excel-navn skal være på under 255 tegn.
• Excel-navne kan ikke indeholde mellemrum og de fleste tegnsætningstegn.
• Et navn skal begynde med et bogstav, en understregning (_) eller en skråstreg (\). Hvis et navn begynder med noget andet, vil Excel sende en fejl.
• Excel-navne er ikke afgørende for store og små bogstaver. F.eks. vil "Apples", "apples" og "APPLES" blive behandlet som det samme navn.
• Du kan ikke navngive intervaller som cellehenvisninger, dvs. du kan ikke navngive et interval med "A1" eller "AA1".
• Du kan bruge et enkelt bogstav til at navngive et område som "a", "b", "D" osv. undtagen bogstaverne "r" "R", "c" og "C" (disse tegn bruges som genveje til at vælge en række eller kolonne for den aktuelt valgte celle, når du skriver dem i Navn Boks ).

Excel-navnens anvendelsesområde

Når det gælder Excel-navne, er scope det sted eller niveau, inden for hvilket navnet genkendes. Det kan være enten:

• Specifikt regneark - det lokale regnearkniveau
• Arbejdsbog - det globale arbejdsbogsniveau

Navne på regnearkets niveau

Et navn på regnearksniveau genkendes i det regneark, hvor det er placeret. Hvis du f.eks. opretter et navngivet område og indstiller dets anvendelsesområde til Ark1 , den vil kun blive anerkendt i Ark1 .

Hvis du vil kunne bruge et navn på regnearksniveau i et andet regneark skal du sætte regnearkets navn foran efterfulgt af et udråbstegn (!), på følgende måde:

Sheet1!items_list

For at henvise til en arbejdsark-niveau navn i en anden arbejdsbog , skal du også angive arbejdsbogens navn i firkantede parenteser:

[Sales.xlsx]Sheet1!items_list

Hvis enten arknavnet eller arbejdsmappenavnet indeholder rum , skal de omsluttes af anførselstegn:

'[Salg 2017.xlsx]Sheet1'!items_list

Navne på arbejdsbogsniveau

Et navn på arbejdsbogsniveau genkendes i hele arbejdsbogen, og du kan henvise til det blot ved navn fra et hvilket som helst ark i den samme arbejdsbog.

En anvendelse til et navn på arbejdsbogsniveau i en anden arbejdsbog , og sæt arbejdsbogens navn (inklusive udvidelsen) foran navnet efterfulgt af et udråbstegn:

Book1.xlsx!items_list

Forrang for anvendelsesområde

Et defineret navn skal være unik inden for sit anvendelsesområde. Du kan bruge det samme navn i forskellige anvendelsesområder, men det kan skabe en navnekonflikt. For at forhindre dette, vil regnearksniveau har forrang over arbejdsbogsniveauet.

Hvis der er et par identisk navngivne intervaller med forskellige anvendelsesområder, og du vil bruge navnet på arbejdsmappeniveau, skal du sætte arbejdsmappenavnet foran navnet, som om du henviser til et navn i en anden arbejdsmappe, f.eks: Book1.xlsx!data På denne måde kan navnekonflikten tilsidesættes for alle regneark undtagen for det første ark, som altid bruger det lokale regnearkniveaunavn.

Excel Name Manager - hurtig måde at redigere, slette og filtrere navne på

Som navnet antyder, er Excel Name Manager specielt designet til at administrere navne: ændre, filtrere eller slette eksisterende navne samt oprette nye navne.

Der er to måder at få adgang til Navnehåndtering i Excel på:

• På den Formler under fanen, i fanen Definer navne gruppe, skal du klikke på Navn Manager

  

• Tryk på genvejen Ctrl + F3.

Uanset hvad, så er det Navn Manager dialogvinduet åbnes, så du kan se alle navne i den aktuelle projektmappe på et øjeblik. Nu kan du vælge det navn, du vil arbejde med, og klikke på en af de tre knapper øverst i vinduet for at udføre den tilsvarende handling: redigere, slette eller filtrere.

Sådan redigerer du navngivne områder i Excel

Hvis du vil ændre et eksisterende Excel-navn, skal du åbne Navn Manager , vælg navnet, og klik på Rediger... knappen. Dette vil åbne Rediger navn dialogboksen, hvor du kan ændre navnet og referencen. Navnets anvendelsesområde kan ikke ændres.

Til redigere en navnehenvisning , behøver du ikke at åbne den Rediger navn dialogboksen. Vælg blot det ønskede navn i Excel Navn Manager , og skriv en ny reference direkte i Henviser til feltet, eller klik på knappen til højre og vælg det ønskede område på arket. Når du har klikket på knappen Luk knappen, spørger Excel, om du vil gemme ændringerne, og du klikker på Ja .

Tip. Et forsøg på at navigere gennem en lang reference eller formel i Henviser til feltet med piletasterne vil højst sandsynligt resultere i en meget frustrerende adfærd. For at bevæge sig i dette felt uden at forstyrre referencen skal du trykke på F2-tasten for at skifte fra Enter til Edit-tilstand.

Sådan filtrerer du navne i Excel

Hvis du har mange navne i en bestemt projektmappe, skal du klikke på Filter knappen øverst til højre i Excel Name Manager-vinduet for kun at få vist de navne, der er relevante på et givet tidspunkt. Følgende filtre er tilgængelige:

• Navne, der er begrænset til regneark eller arbejdsbog
• Navne med eller uden fejl
• Definerede navne eller tabelnavne

Sådan sletter du navngivne områder i Excel

Til slette et navngivet område , vælg den i Navn Manager og klik på Slet øverst på siden.

Til slette flere navne , klik på det første navn, tryk derefter på Ctrl-tasten og hold den nede, mens du klikker på de andre navne, du vil fjerne. Klik derefter på den Slet knappen, og alle de valgte navne slettes på én gang.

Til slette alle definerede navne i en projektmappe, skal du vælge det første navn på listen, holde Shift-tasten nede og derefter klikke på det sidste navn. Slip Shift-tasten og klik på Slet .

Sådan sletter du definerede navne med fejl

Hvis du har en række ugyldige navne med referencefejl, skal du klikke på Filter knap> Navne med fejl til at filtrere dem:

Derefter skal du vælge alle filtrerede navne som forklaret ovenfor (ved at bruge Shift-tasten) og klikke på Slet knap.

Bemærk: Hvis nogle af dine Excel-navne bruges i formler, skal du sørge for at opdatere formlerne, før du sletter navnene, ellers vil dine formler returnere #NAME? fejl.

De 5 største fordele ved at bruge navne i Excel

Indtil videre har vi i denne vejledning fokuseret mest på hvordan man gør, som dækker forskellige aspekter af at oprette og bruge navngivne områder i Excel. Men du er måske nysgerrig efter at vide, hvad der er så specielt ved Excel-navne, at de er værd at bruge dem? De fem største fordele ved at bruge definerede navne i Excel følger nedenfor.

1. Excel-navne gør formler nemmere at lave og læse

Du behøver ikke at skrive komplekse referencer eller gå frem og tilbage for at vælge intervaller på arket. Du skal bare begynde at skrive det navn, du vil bruge i formlen, og Excel viser en liste over matchende navne, som du kan vælge imellem. Dobbeltklik på det ønskede navn, og Excel indsætter det i formlen med det samme:

2. Excel-navne gør det muligt at oprette udvidelige formler

Ved at bruge dynamiske navngivne intervaller kan du oprette en "dynamisk" formel, der automatisk inkluderer nye data i beregningerne, uden at du behøver at opdatere hver reference manuelt.

3. Excel-navne gør det lettere at genbruge formler

Excel-navne gør det meget nemmere at kopiere en formel til et andet ark eller overføre en formel til et andet regneark. Du skal blot oprette de samme navne i destinationsregnearket, kopiere/indsætte formlen som den er, og du får den til at fungere med det samme.

Tip. Hvis du vil undgå, at Excel opretter nye navne i farten, skal du kopiere formlen som tekst i formellinjen i stedet for at kopiere formelcellen.

4. Navngivne intervaller forenkler navigationen

For hurtigt at komme til et bestemt navngivet område skal du blot klikke på navnet i feltet Navn. Hvis et navngivet område findes på et andet ark, fører Excel dig automatisk til det ark.

Bemærk. Dynamiske navngivne intervaller vises ikke i Felt med navn i Excel. For at se dynamiske intervaller , åbner Excel Name Manager ( Ctrl + F3 ), der viser alle detaljer om alle navne i arbejdsmappen, herunder deres omfang og referencer.

5. Navngivne intervaller gør det muligt at oprette dynamiske rullelister

Hvis du vil oprette en dropdown-liste, der kan udvides og opdateres, skal du først oprette et dynamisk navngivet område og derefter oprette en datavalideringsliste baseret på dette område. Du kan finde en detaljeret trin-for-trin-vejledning her: Sådan opretter du en dynamisk dropdown-liste i Excel.

Excel navngivet område - tips og tricks

Nu hvor du kender det grundlæggende i at oprette og bruge navne i Excel, vil jeg gerne dele et par andre tips, som kan være nyttige i dit arbejde.

Sådan får du en liste over alle navne i arbejdsmappen

Du kan få en mere konkret liste over alle navne i en aktuel projektmappe ved at gøre følgende:

1. Vælg den øverste celle i området, hvor du vil have navnene vist.
2. Gå til Formler faneblad> Definer navne gruppe, klik på Anvendelse i formler , og klik derefter på Indsæt navne... Du kan også blot trykke på tasten F3.
3. I den Indsæt navne dialogboksen, skal du klikke på Indsæt liste .

Dette vil indsætte alle Excel-navne sammen med deres referencer i det aktuelle regneark, begyndende i den valgte celle.

Absolutte Excel-navne vs. relative Excel-navne

Som standard opfører Excel-navne sig som absolutte referencer - de er låst til bestemte celler. Det er dog muligt at gøre et navngivet område relativ til den den aktive celles position Relative navne opfører sig som relative referencer - de bliver ændret, når formlen flyttes eller kopieres til en anden celle.

Faktisk kan jeg ikke komme i tanke om nogen grund til at lave et område med et relativt navn, undtagen måske når området består af en enkelt celle. Lad os som eksempel oprette et relativt navn, der henviser til en celle i samme række, en kolonne til venstre for den aktuelle celle:

1. Vælg celle B1.
2. Tryk på Ctrl + F3 for at åbne Excel Navnehåndtering, og klik på Ny...
3. I den Navn feltet, skriv det ønskede navn, f.eks, item_left .
4. I den Henviser til kassen , type =A1 .
5. Klik på OK .

Lad os nu se, hvad der sker, når vi bruger item_left navn i en formel, f.eks:

Hvor items_list henviser til $A$2:$A$10 og salg henviser til $B$2:$B$10 i nedenstående tabel.

Når du indtaster formlen i celle E2 og derefter kopierer den ned i kolonnen, beregner den det samlede salg for hvert produkt individuelt, fordi item_left er en Relativt navn og dens reference justeres på baggrund af den relative position for den kolonne og række, hvor formlen kopieres:

Sådan anvender du Excel-navne på eksisterende formler

Hvis du har defineret de intervaller, der allerede bruges i dine formler, ændrer Excel ikke automatisk referencerne til de relevante navne. Men i stedet for at udskifte referencerne med navne i hånden kan du få Excel til at gøre arbejdet for dig. Sådan gør du:

1. Vælg en eller flere formelceller, som du vil opdatere.
2. Gå til Formler faneblad> Definer navne gruppe, og klik på Definer navn > Ansøg navne...

   

3. I den Anvend navne dialogboksen, klik på de navne, du vil have anvendt, og klik derefter på OK Hvis Excel er i stand til at matche nogle af de eksisterende navne med de referencer, der bruges i dine formler, vælges navnene automatisk for dig:

   

Derudover er der to andre muligheder (som er valgt som standard):

• Ignorer Relativ/Absolut - Lad dette felt være markeret, hvis du vil have Excel til kun at anvende navne med samme referencetype: erstatte relative referencer med relative navne og absolutte referencer med absolutte navne.
• Brug navne på rækker og kolonner - hvis den er markeret, omdøber Excel alle cellereferencer, der kan identificeres som skæringspunktet mellem en navngiven række og en navngiven kolonne. Klik på knappen Indstillinger

Genveje til Excel-navne

Som det ofte er tilfældet i Excel, kan du få adgang til de mest populære funktioner på flere måder: via båndet, højrekliksmenuen og tastaturgenveje. Navneområder i Excel er ingen undtagelse. Her er tre nyttige genveje til at arbejde med navne i Excel:

• Ctrl + F3 for at åbne Excel Navnehåndtering.
• Ctrl + Shift + F3 for at oprette navngivne intervaller fra markeringen.
• F3 for at få en liste over alle Excel-navne i en arbejdsmappe.

Fejl i Excel-navne (#REF og #NAME)

Som standard gør Microsoft Excel sit bedste for at holde dine definerede navne konsistente og gyldige ved automatisk at justere områdehenvisningerne, når du indsætter eller sletter celler inden for et eksisterende navngivet område. Hvis du f.eks. har oprettet et navngivet område for cellerne A1:A10, og du derefter indsætter en ny række et sted mellem række 1 og 10, ændres områdehenvisningen til A1:A11. På samme måde ændres områdehenvisningen til A1:A11, hvis du sletter nogenceller mellem A1 og A10, vil dit navngivne område blive indsnævret i overensstemmelse hermed.

Men hvis du slette alle celler der udgør et navngivet område i Excel, bliver navnet ugyldigt og viser en #REF! fejl i den Navn Manager Den samme fejl vises i en formel, der henviser til dette navn:

Hvis en formel henviser til en ikke-eksisterende navn (fejltastet eller slettet), den #NAME? fejl I begge tilfælde skal du åbne Excel Name Manager og kontrollere gyldigheden af dine definerede navne (den hurtigste måde er at filtrere navne med fejl).

Sådan opretter og bruger du navne i Excel. Jeg takker for din læsning og håber at se dig på vores blog i næste uge!