El tutorial mostra com crear regles de validació de dades personalitzades a Excel. Trobareu alguns exemples de fórmules de validació de dades E xcel per permetre només números o valors de text en cel·les específiques, o només text que comenci per caràcters específics, permetre que dades úniques eviten duplicats i molt més.

En el tutorial d'ahir vam començar a analitzar la validació de dades d'Excel: quin és el seu propòsit, com funciona i com utilitzar les regles integrades per validar les dades dels vostres fulls de treball. Avui farem un pas més i parlarem dels aspectes més importants de la validació de dades personalitzades a Excel, així com experimentarem amb un grapat de fórmules de validació diferents.

Com fer-ho. crear una validació de dades personalitzada amb fórmula

Microsoft Excel té diverses regles de validació de dades integrades per a números, dates i text, però només cobreixen els escenaris més bàsics. Si voleu validar cel·les amb els vostres propis criteris, creeu una regla de validació personalitzada basada en una fórmula. A continuació us indiquem com:

1. Seleccioneu una o més cel·les per validar.
2. Obre el quadre de diàleg Validació de dades. Per a això, feu clic al botó Validació de dades de la pestanya Dades , al grup Eines de dades o premeu la seqüència de tecles Alt > D > L (cada tecla s'ha de prémer per separat).
3. A la pestanya Configuració de la finestra de diàleg Validació de dades , seleccioneu Personalitzat a la quadre Permet i introduïuposició de les files i columnes. Així, per a la cel·la D3, la fórmula canviarà a =A3/B3 , i per a D4 es convertirà en =A4/B4 , fent la validació de dades malament!

   Per corregir la fórmula, només cal que escriviu "$" abans de les referències de columnes i files per bloquejar-les. ells: =$A$2/$B$2 . O bé, premeu F4 per canviar entre diferents tipus de referència.

   En situacions en què vulgueu validar cada cel·la segons els seus propis criteris, utilitzeu referències de cel·les relatives sense el signe $ per obtenir la fórmula per ajustar-la. cada fila o/i columna:

   

   Com veieu, no hi ha una "veritat absoluta", la mateixa fórmula pot ser correcta o incorrecta depenent de la situació i de la vostra tasca particular.

   Així és com utilitzar la validació de dades a Excel amb les vostres pròpies fórmules. Per obtenir més comprensió, no dubteu a descarregar el nostre quadern de treball de mostra a continuació i examinar la configuració de la regla. Us agraeixo la lectura i esperem veure-us al nostre bloc la setmana vinent!

   Vegeu també: Com combinar cel·les a Fulls de càlcul de Google - CONCATENAR exemples de fórmules

   Quader de pràctiques per descarregar

   Excels de validació de dades d'Excel (fitxer .xlsx)

   la vostra fórmula de validació de dades al quadre Fórmula .
4. Feu clic a D'acord .

Opcionalment, podeu afegir un missatge d'entrada personalitzat i una alerta d'error que apareixeran quan l'usuari selecciona la cel·la validada o introdueixi dades no vàlides, respectivament.

A continuació trobareu alguns exemples de regles de validació personalitzades per a diferents tipus de dades.

Nota. Totes les regles de validació de dades d'Excel, integrades i personalitzades, verifiquen només les dades noves que s'escriuen en una cel·la després de crear la regla. Les dades copiades no es validen, ni les dades introduïdes a la cel·la abans de fer la regla. Per identificar les entrades existents que no compleixen els vostres criteris de validació de dades, utilitzeu la funció Encercla dades no vàlides tal com es mostra a Com trobar dades no vàlides a Excel.

Validació de dades d'Excel per permetre només números.

Sorprenentment, cap de les regles de validació de dades d'Excel incorporades respon a una situació molt típica en què necessiteu restringir els usuaris a introduir només números en cel·les específiques. Però això es pot fer fàcilment amb una fórmula de validació de dades personalitzada basada en la funció ISNUMBER, com aquesta:

=ISNUMBER(C2)

On C2 és la cel·la més alta de l'interval que voleu validar.

Nota. La funció ISNUMBER permet qualsevol valor numèric en cel·les validades, inclosos nombres enters, decimals, fraccions, així com dates i hores, que també són números en termes d'Excel.

La validació de dades d'Excel per permetrenomés text

Si busqueu el contrari: permetre només entrades de text en un rang determinat de cel·les, creeu una regla personalitzada amb la funció ISTEXT, per exemple:

=ISTEXT(D2)

On D2 és la cel·la més alta de l'interval seleccionat.

Permet que el text comenci amb caràcters específics

Si tots els valors d'un determinat L'interval hauria de començar amb un caràcter o subcadena en particular i, a continuació, feu la validació de dades d'Excel basada en la funció COUNTIF amb un caràcter comodí:

Per exemple, per assegurar-vos que tots els identificadors d'ordre de la columna A comencen amb el prefix "AA-", "aa-", "Aa-" o "aA-" (no distingeix entre majúscules i minúscules), definiu una regla personalitzada amb aquest fórmula de validació de dades:

=COUNTIF(A2,"aa-*")

Fórmula de validació amb la lògica OR (criteris múltiples)

En cas que n'hi hagi 2 o més vàlides prefixos, sumeu diverses funcions COUNTIF, de manera que la vostra regla de validació de dades d'Excel funcioni amb la lògica OR:

=COUNTIF(A2,"aa-*")+COUNTIF(A2,"bb-*")

Fórmula de validació que distingeix entre majúscules i minúscules

Si les majúscules i minúscules són importants, feu servir EXACT en combinació amb la funció ESQUERRA per crear una fórmula de validació que distingeix entre majúscules i minúscules per a les entrades que comencen amb un text específic:

Per exemple, per permetre només aquells identificadors d'ordre que comencen per "AA-" (ni "aa-" ni "Aa-"), utilitzeu aquest fórmula:

=EXACT(LEFT(A2,3),"AA-")

A la fórmula anterior,la funció ESQUERRA extreu els 3 primers caràcters de la cel·la A2, i EXACTE realitza una comparació que distingeix entre majúscules i minúscules amb la subcadena codificada en dur ("AA-" en aquest exemple). Si les dues subcadenes coincideixen exactament, la fórmula retorna TRUE i la validació passa; en cas contrari es retorna FALSE i la validació falla.

Permetre entrades que continguin text determinat

Per permetre entrades que continguin text específic en qualsevol lloc d'una cel·la (al principi , al mig o al final), utilitzeu la funció ISNUMBER en combinació amb FIND o SEARCH en funció de si voleu una coincidència que distingeix entre majúscules i minúscules:

• Validació que no distingeix entre majúscules i minúscules: ISNUMBER(SEARCH( text , cel·la ))
• Validació que distingeix entre majúscules i minúscules: ISNUMBER(FIND( text , cel·la ))

Al nostre conjunt de dades de mostra, per permetre només entrades que continguin el text "AA" a les cel·les A2:A6, utilitzeu una d'aquestes fórmules:

No distingeix entre majúscules i minúscules:

=ISNUMBER(SEARCH("AA", A2))

Distingeix entre majúscules i minúscules:

=ISNUMBER(FIND("AA", A2))

Les fórmules funcionen amb la lògica següent:

Cerqueu la subcadena "AA" a la cel·la A2 fent servir FIND o SEARCH, i tots dos retornen una posició del primer caràcter de la subcadena. Si no es troba el text, es retorna un error. Per a qualsevol valor numèric retornat com a resultat de la cerca, la funció ISNUMBER dóna TRUE i la validació de les dades és correcta. En cas d'error, ISNUMBER retorna FALSE i l'entrada no es permetrà en acel·la.

Validació de dades per permetre només entrades úniques i no permetre duplicats

En situacions en què una determinada columna o un rang de cel·les no hauria de contenir cap duplicat, configureu una regla de validació de dades personalitzada per permetre només entrades úniques. Per a això, utilitzarem la fórmula clàssica COUNTIF per identificar duplicats:

Per exemple, per fer Assegureu-vos que només s'introdueixen identificadors d'ordre únics a les cel·les A2 a A6, creeu una regla personalitzada amb aquesta fórmula de validació de dades:

=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1

Quan s'introdueix un valor únic, la fórmula retorna TRUE i el la validació té èxit. Si el mateix valor ja existeix a l'interval especificat (compte més gran que 1), COUNTIF retorna FALSE i l'entrada falla la validació.

Si us plau, pareu que bloquegem l'interval amb referències de cel·les absolutes (A$2:$A $6) i utilitzeu una referència relativa per a la cel·la superior (A2) per aconseguir que la fórmula s'ajusti correctament per a cada cel·la de l'interval validat.

Nota. Aquestes fórmules de validació de dades no distingeixen entre majúscules i minúscules , no distingeixen el text en majúscules i en minúscules.

Les fórmules de validació per a dates i hores

La validació de dates integrada proporciona una gran quantitat de criteris predefinits per restringir els usuaris a introduir només dates entre les dues dates que especifiqueu, majors, menors o iguals a una data determinada.

Si voleu més control sobre les dades.validació als vostres fulls de treball, podeu replicar la funcionalitat integrada amb una regla personalitzada o escriure la vostra pròpia fórmula que vagi més enllà de les capacitats integrades de la validació de dades d'Excel.

Permetre dates entre dues dates

Per limitar l'entrada a una data dins d'un interval especificat, podeu utilitzar la regla de data predefinida amb els criteris "entre" o bé crear una regla de validació personalitzada amb aquesta fórmula genèrica:

On:

• cel·la és la cel·la més alta de l'interval validat i les dates
• inici i final són dates vàlides subministrades mitjançant la funció DATE o referències a cel·les que contenen les dates.

Per exemple, per permetre només dates del mes de juliol de l'any 2017, utilitzeu la fórmula següent:

=AND(C2>=DATE(2017,7,1),C2<=DATE(2017,7,31))

O bé, introduïu la data d'inici i la data de finalització data en algunes cel·les (F1 i F2 en aquest exemple) i feu referència a aquestes cel·les a la vostra fórmula:

=AND(C2>=$F$1, C2<=$F$2)

Tingueu en compte que les dates límit són e bloquejat amb referències de cel·les absolutes.

Permet només els dies laborables o els caps de setmana

Per restringir un usuari a introduir només els dies laborables o els caps de setmana, configureu una regla de validació personalitzada basada a la funció WEEKDAY.

Amb l'argument return_type establert en 2, WEEKDAY retorna un nombre enter que va de l'1 (dilluns) al 7 (diumenge). Per tant, per als dies laborables (de dilluns a divendres) el resultat de la fórmula hauria de sermenys de 6 i per als caps de setmana (diss. i dg) superiors a 5.

Permet només dies laborables :

Permet només caps de setmana :

Per exemple, per permetre introduir només dies laborables a les cel·les C2:C6, utilitzeu aquesta fórmula:

=WEEKDAY(C2,2)<6

Validar les dates en funció de la data d'avui

En moltes situacions, és possible que vulgueu utilitzar la data d'avui com a començament data de l'interval de dates permès. Per obtenir la data actual, utilitzeu la funció AVUI i, a continuació, afegiu-hi el nombre de dies desitjat per calcular la data de finalització.

Per exemple, per limitar l'entrada de dades a 6 dies a partir d'ara (7 dies inclosos). avui), utilitzarem la regla de data integrada amb els criteris basats en fórmules:

1. Seleccioneu Data a Permetre
2. Seleccioneu entre al quadre Dades
3. Al quadre Data d'inici , introduïu =TODAY()
4. A <1 Al quadre>Data de finalització , introduïu =TODAY() + 6

De manera similar, podeu restringir els usuaris a introduir dates anteriors o posteriors a la data d'avui. Per a això, seleccioneu menys de o més gran que al quadre Dades i, a continuació, introduïu =TODAY() a la data de finalització o Caixa de data d'inici , respectivament.

Valida les hores en funció de l'hora actual

Per validar les dades en funció de l'hora actual, utilitzeu la regla de temps predefinida amb la vostra pròpia fórmula de validació de dades:

1. Al quadre Permetre , seleccioneu Hora .
2. Al quadre Dades , seleccioneu menys de per permetre només temps abans de l'hora actual, o bé superiors a per permetre temps posteriors a l'hora actual.
3. Al quadre Hora de finalització o Hora d'inici (segons els criteris que hàgiu seleccionat al pas anterior), introduïu una de les fórmules següents:
   • Per validar dates i hores segons la data i l'hora actuals:

     =NOW()

   • Per validar vegades segons l'hora actual:

     =TIME( HOUR(NOW()), MINUTE(NOW()), SECOND(NOW()))

La captura de pantalla següent mostra una regla que només permet vegades més grans que l'hora actual:

La regla de validació de dades personalitzada d'Excel no funciona

Si la regla de validació de dades basada en fórmules no funciona com s'esperava, hi ha 3 punts principals per comprovar:

• La fórmula de validació de dades és correcta
• La fórmula de validació no fa referència a una cel·la buida
• S'utilitzen referències de cel·les adequades

Comproveu la correcció de la vostra fórmula de validació de dades d'Excel

Per començar, copieu la vostra fórmula de validació a alguna cel·la per assegurar-vos que no retorni cap error com ara #N/A, #VALUE o #DIV/0!.

Si esteu creant una regla personalitzada , la fórmula hauria de retornar els valors lògics de TRUE i FALSE o els valors d'1 i 0 equivalents a ells, respectivament.

Si utilitzeu un criteri basat en fórmula en una regla integrada (com vam fer per validar els temps basats en elhora actual), també pot retornar un altre valor numèric.

La fórmula de validació de dades d'Excel no hauria de fer referència a una cel·la buida

En moltes situacions, si seleccioneu Ignora en blanc quan es defineix la regla (normalment seleccionada per defecte) i una o més cel·les a les quals es fa referència a la fórmula estiguin en blanc, es permetrà qualsevol valor a la cel·la validada.

A continuació es mostra un exemple en la forma més senzilla:

Referències de cel·les absolutes i relatives a les fórmules de validació de dades

Quan configureu una regla de validació d'Excel basada en fórmules, tingueu en compte que totes les referències de cel·les del vostre La fórmula són relatives a la cel·la superior esquerra de l'interval seleccionat.

Si esteu creant una regla per a més d'una cel·la i els vostres criteris de validació depenen de cel·les específiques , assegureu-vos d'utilitzar referències de cel·les absolutes (amb el signe $ com $A$1), en cas contrari, la vostra regla funcionarà correctament només per a la primera cel·la. Per il·lustrar millor el punt, si us plau, considereu l'exemple següent.

Suposant que voleu restringir l'entrada de dades a les cel·les D2 a D5 a nombres enters entre 1 (valor mínim) i el resultat de dividir A2 per B2. Per tant, calculeu el valor màxim amb aquesta senzilla fórmula =A2/B2 , com es mostra a la captura de pantalla següent:

El problema és que aquesta fórmula aparentment correcta no funcionarà per a les cel·les D3. D5 perquè les referències relatives canvien en funció d'un relatiu