Taula de continguts
El tutorial explica com fer la validació de dades a Excel: crear una regla de validació per a números, dates o valors de text, fer llistes de validació de dades, copiar la validació de dades a altres cel·les, trobar entrades no vàlides, corregir i eliminar la validació de dades .
Quan configureu un llibre de treball per als vostres usuaris, sovint vulgueu controlar l'entrada d'informació a cel·les específiques per assegurar-vos que totes les entrades de dades siguin precises i coherents. Entre altres coses, és possible que vulgueu permetre només un tipus de dades concret, com ara números o dates en una cel·la, o limitar els números a un interval determinat i el text a una longitud determinada. Fins i tot és possible que vulgueu proporcionar una llista predefinida d'entrades acceptables per eliminar possibles errors. La validació de dades d'Excel us permet fer totes aquestes coses en totes les versions de Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 i anteriors.
Què és la validació de dades a Excel?
Validació de dades d'Excel és una característica que restringeix (valida) l'entrada de l'usuari a un full de treball. Tècnicament, creeu una regla de validació que controla quin tipus de dades es poden introduir en una cel·la determinada.
A continuació es mostren només alguns exemples del que pot fer la validació de dades d'Excel:
- Permet només valors numèrics o text en una cel·la.
- Permet només números dins d'un interval especificat.
- Permet dades entrades d'una longitud específica.
- Restringeix dates i hores fora d'un determinati, a continuació, feu clic a D'acord .
- Per eliminar la validació de dades de totes les cel·les del full actual, utilitzeu el botó Cerca & Seleccioneu la funció per seleccionar totes les cel·les validades.
- Per eliminar una determinada regla de validació de dades , seleccioneu qualsevol cel·la amb aquesta regla, obriu la finestra de diàleg Validació de dades , marqueu la casella Aplica aquests canvis a totes les altres cel·les amb la mateixa configuració i, a continuació, feu clic al botó Esborra-ho tot .
- Seleccioneu una cel·la buida sense validació de dades i premeu Ctrl + C per copiar-la.
- Seleccioneu les cel·les de les quals voleu eliminar la validació de dades.
- Premeu Ctrl + Alt + V i després N , que és la drecera per a Enganxa especial > Validació de dades .
- Premeu Retorn . Fet!
- Una fórmula de validació no retorna errors.
- Una fórmula no fa referència a cel·les buides.
- S'utilitzen referències de cel·les adequades.
- Restringeix les entrades a una selecció d'una llista desplegable .
- Valida una entrada basada en una altra cel·la .
- Mostra un missatge d'entrada quan l'usuari selecciona una cel·la.
- Mostra un missatge d'advertència quan s'han introduït dades incorrectes.
- Cerqueu entrades incorrectes a les cel·les validades.
Consells:
Com veieu, l'estàndard El mètode és bastant ràpid, però requereix uns quants clics del ratolí, no és gran cosa pel que fa a mi. Però si preferiu treballar amb el teclat en lloc d'un ratolí, pot ser que us atracti l'enfocament següent.
Mètode 2: Enganxa especial per eliminar les regles de validació de dades
De jure, Excel Paste Special està dissenyat per enganxar elements específics de cel·les copiades. De fet, pot fer moltes més coses útils. Entre d'altres, pot eliminar ràpidament les regles de validació de dades d'un full de treball. A continuació us indiquem com:
Consells de validació de dades d'Excel
Ara que ja coneixeu els conceptes bàsics de la validació de dades a Excel, deixeu-m'hocompartiu alguns consells que poden fer que les vostres regles siguin molt més efectives.
Validació de dades d'Excel basada en una altra cel·la
En lloc d'escriure valors directament als quadres de criteris, podeu introduir-los en algunes cel·les, i després referir-se a aquestes cel·les. Si decidiu canviar les condicions de validació més endavant, només heu d'escriure nous números al full, sense haver d'editar la regla.
Per introduir una referència de cel·la , escriviu-la a la quadre precedit d'un signe igual o feu clic a la fletxa que hi ha al costat del quadre i, a continuació, seleccioneu la cel·la amb el ratolí. També podeu fer clic a qualsevol part del quadre i, a continuació, seleccionar la cel·la del full.
Per exemple, per permetre qualsevol nombre sencer que no sigui el número d'A1, trieu el no és igual a criteris al quadre Dades i escriviu =$A$1 al quadre Valor :
Per fer un pas més, podeu introduir un fórmula a la cel·la de referència i feu que Excel validi l'entrada en funció d'aquesta fórmula.
Per exemple, per restringir els usuaris a introduir dates posteriors a la data d'avui, introduïu la fórmula =TODAY() en alguna cel·la, digueu B1 i, a continuació, configureu una regla de validació de la data basada en aquesta cel·la:
O podeu introduir la fórmula =TODAY() directament a la Data d'inici quadre, que tindrà el mateix efecte.
Regles de validació basades en fórmules
En situacions en què no és possible definir un criteri de validació desitjat basat en un valor o cel·lade referència, podeu expressar-ho mitjançant una fórmula.
Per exemple, per limitar l'entrada als valors mínims i màxims de la llista de números existent, per exemple A1:A10, utilitzeu les fórmules següents:
=MIN($A$1:$A$10)
=MAX($A$1:$A$10)
Si us plau, atenció que bloquegem l'interval utilitzant el signe $ (referències de cel·les absolutes) perquè la nostra regla de validació d'Excel funcioni correctament per a totes les cel·les seleccionades.
Com trobar dades no vàlides al full
Tot i que Microsoft Excel permet aplicar la validació de dades a les cel·les que ja tenen dades, no us avisarà si hi ha alguna dels valors existents no compleixen els criteris de validació.
Per trobar dades no vàlides que s'havien introduït als vostres fulls de treball abans d'afegir la validació de dades, aneu a la pestanya Dades i feu clic a Validació de dades > Encercla les dades no vàlides .
Això ressaltarà totes les cel·les que no compleixin els criteris de validació:
Tan aviat com corregiu una entrada no vàlida, el cercle desapareixerà automàticament. Per eliminar tots els cercles, aneu a la pestanya Dades i feu clic a Validació de dades > Esborra els cercles de validació .
Com protegir un full de treball amb validació de dades
En cas que vulgueu protegir el full de treball o el llibre de treball amb contrasenya, configureu primer els paràmetres de validació de dades desitjats i després protegiu el full. És important que desbloquegeu les cel·les validades abans de protegirel full de treball, en cas contrari, els usuaris no podran introduir cap dada en aquestes cel·les. Per obtenir les directrius detallades, consulteu Com desbloquejar determinades cel·les en un full protegit.
Com compartir un llibre de treball amb validació de dades
Per permetre que diversos usuaris col·laborin al llibre de treball, assegureu-vos de compartiu el llibre de treball després d'haver fet la validació de dades. Després de compartir el llibre de treball, les regles de validació de dades continuaran funcionant, però no les podreu canviar ni afegir regles noves.
La validació de dades d'Excel no funciona
Si la validació de dades no funciona. No funciona correctament als vostres fulls de treball, és probable que sigui per un dels motius següents.
La validació de dades no funciona per a dades copiades
La validació de dades a Excel està dissenyada per prohibir escriure dades no vàlides directament a una cel·la, però no pot impedir que els usuaris copien dades no vàlides. Tot i que no hi ha cap manera de desactivar les dreceres de copiar/enganxar (que no sigui amb VBA), almenys podeu evitar la còpia de dades arrossegant i deixant anar les cel·les. Per fer-ho, aneu a Fitxer > Opcions > Avançat > Opcions d'edició i desactiveu Activa l'emplenament. casella de selecció de manejar i arrossegar i deixar anar la cel·la .
La validació de dades d'Excel no està disponible en el mode d'edició de cel·les
L'ordre de validació de dades és no disponible (atenuada en gris) si esteu introduint o canviant dades en una cel·la. Quan hàgiu acabat d'editar la cel·la,premeu Retorn o Esc per sortir del mode d'edició i, a continuació, feu la validació de dades.
La validació de dades no es pot aplicar a un llibre de treball protegit o compartit
Tot i que les regles de validació existents continuen funcionant protegits i compartits. llibres de treball, no és possible canviar la configuració de validació de dades ni establir regles noves. Per fer-ho, descompartiu i/o desprotegeu primer el vostre llibre de treball.
Fórmules de validació de dades incorrectes
Quan feu la validació de dades basada en fórmules a Excel, cal comprovar tres coses importants:
Per a més informació, vegeu La regla de validació de dades personalitzada no funciona.
El recàlcul manual està activat
Si el mode de càlcul manual està activat a l'Excel, les fórmules no calculades poden impedir que les dades es validin correctament . Per tornar a canviar l'opció de càlcul d'Excel a automàtic, aneu a la pestanya Fórmules > Càlcul , feu clic al botó Opcions de càlcul i, a continuació, feu clic a Automàtic .
Per obtenir més informació, vegeu Càlcul automàtic versus càlcul manual.
Així s'afegeix i s'utilitza la validació de dades a Excel. Us agraeixo la lectura i esperem veure-us al nostre blog la setmana vinent!
interval .Per exemple, podeu configurar una regla que limiti l'entrada de dades a nombres de 4 dígits entre 1000 i 9999. Si l'usuari escriu alguna cosa diferent, Excel mostrarà una alerta d'error explicant què ha fet malament:
Com fer la validació de dades a Excel
Per afegir dades validació a Excel, realitzeu els passos següents.
1. Obriu el quadre de diàleg Validació de dades
Seleccioneu una o més cel·les per validar, aneu a la pestanya Dades > Eines de dades i feu clic al grup Dades. Botó Validació .
També podeu obrir el quadre de diàleg Validació de dades prement Alt > D > L , amb cada tecla premuda per separat.
2. Creeu una regla de validació d'Excel
A la pestanya Configuració , definiu els criteris de validació segons les vostres necessitats. Als criteris, podeu proporcionar qualsevol dels següents:
- Valors : introduïu números als quadres de criteris com es mostra a la captura de pantalla següent.
- Referències de cel·les : feu una regla basada en un valor o fórmula d'una altra cel·la.
- Fórmules : permeten expressar méscondicions complexes com en aquest exemple.
Com a exemple, fem una regla que restringeixi els usuaris a introduir un nombre sencer entre 1000 i 9999:
Amb la regla de validació configurada, feu clic a D'acord per tancar la finestra Validació de dades o canvieu a una altra pestanya per afegir un missatge d'entrada o una alerta d'error.
3. Afegiu un missatge d'entrada (opcional)
Si voleu mostrar un missatge que expliqui a l'usuari quines dades es permeten en una cel·la determinada, obriu la pestanya Missatge d'entrada i feu el següent:
- Assegureu-vos que la casella Mostra el missatge d'entrada quan la cel·la estigui seleccionada estigui marcada.
- Introduïu el títol i el text del missatge als camps corresponents.
- Feu clic a D'acord per tancar la finestra de diàleg.
Tan aviat com l'usuari seleccioneu la cel·la validada, apareixerà el missatge següent apareix:
4. Mostra una alerta d'error (opcional)
A més del missatge d'entrada, podeu mostrar una de les alertes d'error següents quan s'introdueixen dades no vàlides en una cel·la.
| Tipus d'alerta | Descripció |
| Atura (per defecte) |  El tipus d'alerta més estricte que impedeix que els usuaris introdueixin dades no vàlides. Feu clic a Torna-ho a provar per escriure un valor diferent o a Cancel·la per eliminar l'entrada. |
| Avís |  Adverteix als usuaris que les dades no són vàlides, però noimpedeix introduir-lo. Fes clic a Sí per introduir l'entrada no vàlida, No per editar-la o Cancel·la per eliminar l'entrada. |
| Informació |  El tipus d'alerta més permissiu que només informa els usuaris sobre una entrada de dades no vàlida. Feu clic a D'acord per introduir el valor no vàlid o a Cancel·la per eliminar-lo de la cel·la. |
Per configurar un missatge d'error personalitzat, aneu a la pestanya Alerta d'error i definiu els paràmetres següents:
- Comproveu Mostra l'alerta d'error després d'introduir dades no vàlides quadre (normalment seleccionat per defecte).
- Al quadre Estil , seleccioneu el tipus d'alerta que desitgeu.
- Introduïu el títol i el text del missatge d'error al quadre corresponent. quadres.
- Feu clic a D'acord .
I ara, si l'usuari introdueix dades no vàlides, Excel mostrarà un missatge especial. alerta que explica l'error (com es mostra al principi d'aquest tutorial).
Nota. Si no escriviu el vostre propi missatge, apareixerà l' alerta d'aturada predeterminada amb el text següent: Aquest valor no coincideix amb les restriccions de validació de dades definides per a aquesta cel·la .
Exemples de validació de dades d'Excel
Quan afegiu una regla de validació de dades a Excel, podeu triar una de les configuracions predefinides o especificar criteris personalitzats segons la vostra pròpia fórmula de validació. A continuació parlarem de cadascuna de les opcions integrades, i la setmana que veexaminarà més de prop la validació de dades d'Excel amb fórmules personalitzades en un tutorial independent.
Com ja sabeu, els criteris de validació es defineixen a la pestanya Configuració de la Validació de dades. Quadre de diàleg (pestanya Dades > Validació de dades ).
Nombres sencers i decimals
Per restringir l'entrada de dades a número sencer o decimal , seleccioneu l'element corresponent al quadre Permet . A continuació, trieu un dels criteris següents al quadre Dades :
- Igual a o no igual a el nombre especificat
- Més gran que o menys que el nombre especificat
- Entre els dos números o no entre per excloure aquest rang de números
Per exemple, així és com es crea una regla de validació d'Excel que permet qualsevol nombre sencer superior a 0:
Validació de data i hora a l'Excel
Per validar les dates, seleccioneu Data al quadre Permet i, a continuació, trieu un criteri adequat a Dades caixa. Hi ha un munt d'opcions predefinides per triar: permetre només dates entre dues dates, iguals, superiors o inferiors a una data específica i més.
De la mateixa manera, per validar les hores, seleccioneu Hora al quadre Permet i, a continuació, definiu els criteris necessaris.
Per exemple, per permetre només dates entre Data d'inici a B1 i Data de finalització a B2, apliqueu aquest Excelregla de validació de la data:
Per validar les entrades basades en les dades d'avui i l'hora actual, feu les vostres pròpies fórmules de validació de dades tal com es mostra en aquests exemples:
- Valida les dates en funció de la data d'avui
- Valida les hores en funció de l'hora actual
Longitud del text
Per permetre l'entrada de dades d'una longitud específica, selecciona Text length al quadre Permet i trieu els criteris de validació d'acord amb la vostra lògica empresarial.
Per exemple, per limitar l'entrada a 10 caràcters, creeu aquesta regla:
Nota. L'opció Longitud del text limita el nombre de caràcters però no el tipus de dades, és a dir, la regla anterior permetrà tant text com números de menys de 10 caràcters o 10 dígits, respectivament.
Llista de validació de dades d'Excel (menjador desplegable)
Per afegir una llista desplegable d'elements a una cel·la o a un grup de cel·les, seleccioneu les cel·les objectiu i feu el següent:
- Obre el
Validació de dades (pestanya Dades > Validació de dades ). - A la pestanya Configuració , seleccioneu Llista al quadre Permet .
- Al quadre Font , escriviu els elements de la vostra llista de validació d'Excel, separats per comes. Per exemple, per limitar l'entrada de l'usuari a tres opcions, escriviu Sí, No, N/A .
- Assegureu-vos que el quadre Menú desplegable a la cel·la estigui seleccionat a ordre perquè la fletxa desplegable aparegui al costat de la cel·la.
- Feu clic D'acord .
La llista de validació de dades d'Excel resultant serà semblant a aquesta:
Nota. Aneu amb compte amb l'opció Ignora en blanc , que està seleccionada per defecte. Si esteu creant una llista desplegable basada en un interval amb nom que té almenys una cel·la en blanc, seleccionar aquesta casella de selecció permet introduir qualsevol valor a la cel·la validada. En moltes situacions, també és cert per a les fórmules de validació: si una cel·la a la qual es fa referència a la fórmula està en blanc, es permetrà qualsevol valor a la cel·la validada.
Altres maneres de crear una llista de validació de dades a Excel
Oferir llistes separades per comes directament al quadre Font és la manera més ràpida que funciona bé per a menus desplegables que és poc probable que canviïn mai. En altres escenaris, podeu procedir d'una de les maneres següents:
- Llista desplegable de validació de dades d'un rang de cel·les
- Llista de validació de dades dinàmiques d'un rang anomenat
- Llista de validació de dades dinàmiques de la taula d'Excel
- Llista desplegable en cascada (dependent)
Regles de validació de dades personalitzades
A més de la validació de dades d'Excel integrada regles que es parlen en aquest tutorial, podeu crear regles personalitzades amb les vostres pròpies fórmules de validació de dades. Aquests són només alguns exemples:
- Permet només números
- Permet només text
- Permet text que comenci amb caràcters específics
- Permet només entrades úniques ino permetre duplicats
Per obtenir més exemples, consulteu Regles i fórmules de validació de dades personalitzades.
Com editar la validació de dades a Excel
Per canviar una regla de validació d'Excel, seguiu aquests passos:
- Seleccioneu qualsevol de les cel·les validades.
- Obre el quadre de diàleg Validació de dades (pestanya Dades > Validació de dades ).
- Feu els canvis necessaris.
- Marqueu la casella de selecció Aplica aquests canvis a totes les altres cel·les amb la mateixa configuració per copiar el canvis que heu fet a totes les altres cel·les amb els criteris de validació originals.
- Feu clic a D'acord per desar els canvis.
Per exemple, podeu editar el vostre Llista de validació de dades d'Excel afegint o eliminant elements del quadre Font i apliqueu aquests canvis a totes les altres cel·les que continguin la mateixa llista desplegable:
Com copiar la regla de validació de dades d'Excel a altres cel·les
Si heu configurat la validació de dades per a una cel·la i voleu validar altres cel·les amb els mateixos criteris, No cal que torneu a crear la regla des de zero.
Per copiar la regla de validació a Excel, seguiu aquests 4 passos ràpids:
- Seleccioneu la cel·la a la qual s'ha de validar s'aplica la regla i premeu Ctrl + C per copiar-la.
- Seleccioneu altres cel·les que vulgueu validar. Per seleccionar cel·les no adjacents, manteniu premuda la tecla Ctrl mentre seleccioneu les cel·les.
- Feu clic amb el botó dret a la selecció, feu clic a Enganxa.Especial i, a continuació, seleccioneu l'opció Validació .
Com a alternativa, premeu la drecera Enganxa especial > Validació : Ctrl + Alt + V i després N .
- Feu clic a D'acord .
Consell. En lloc de copiar la validació de dades a altres cel·les, podeu convertir el vostre conjunt de dades en una taula d'Excel. A mesura que afegiu més files a la taula, Excel aplicarà la vostra regla de validació a les files noves automàticament.
Com trobar cel·les amb validació de dades a Excel
Per localitzar ràpidament totes les cel·les validades a l'actual full de treball, aneu a la pestanya Inici > Edició del grup i feu clic a Cerca & Seleccioneu > Validació de dades :
Això seleccionarà totes les cel·les a les quals s'apliquin regles de validació de dades:
Com eliminar la validació de dades a Excel
En general, hi ha dues maneres d'eliminar la validació a Excel: l'enfocament estàndard dissenyat per Microsoft i la tècnica sense ratolí ideada per Excel Geeks que mai no treien les mans del teclat tret que fos absolutament necessari (per exemple, per prendre una tassa de cafè :)
Mètode 1: forma habitual d'eliminar la validació de dades
Normalment, per eliminar la validació de dades als fulls de treball d'Excel, seguiu aquests passos:
- Seleccioneu les cel·les amb validació de dades.
- A la pestanya Dades , feu clic a <1 Botó>Validació de dades .
- A la pestanya Configuració , feu clic a Esborra-ho tot
