Danas ću vam pokazati kako da napravite Outlook predloške e-pošte s padajućim izbornikom polja. Izvući ćemo informacije iz skupa podataka i u hodu popunjavati e-poruku. Zvuči zabavno? Onda krenimo!

Kreirajte i koristite skupove podataka u dijeljenim predlošcima e-pošte

Prije nego što počnemo s osnovama, ispustit ću nekoliko redova uvoda za one koji su novi na našem blogu i još ne znaju šta je to Shared Email Templates i šta je makro ŠTA DA UNESE. Shared Templates je alat koji može pretvoriti vašu dnevnu rutinu u Outlooku u samo nekoliko klikova. Vidite, kreirate skup šablona sa potrebnim formatiranjem, linkovima, slikama itd. i zalijepite pravi šablon u trenutku. Više nema potrebe da kucate i formatirate svoje odgovore, e-poruka spremna za slanje se kreira u pokretu.

Što se tiče ŠTA DA UNESE, ovaj makro sam obradio u svom prethodnom tutorijalu, slobodno ubrzajte svoju memoriju ;)

Kako kreirati novi skup podataka i koristiti ga u predlošcima

Sada se vratimo na našu glavnu temu – Outlook šablone koji se mogu ispuniti. Već znate da vam makronaredba WhatToEnter može pomoći da zalijepite potrebne podatke na jedno ili više mjesta vaše e-pošte. Pokazat ću vam kako još više automatizirati svoju rutinu i naučiti vas da radite sa skupovima podataka. Jednostavno rečeno, ovo je tabela s podacima iz kojih ćete izvlačiti potrebne vrijednosti. Kada primeniteŠTA UNESI makro, birate zapis koji želite preuzeti iz ove tabele i on popunjava vašu e-poštu. Koliko god čudno zvučalo, u praksi je prilično lako :)

Počevši od samog početka, prvo trebamo kreirati tabelu. Otvorite programski dodatak, desnom tipkom miša kliknite bilo koju mapu i odaberite “ Novi skup podataka ” sa padajuće liste:

Dodatak će otvoriti novu web stranicu u vašem zadanom pretraživaču na kojoj treba da kreirate svoj skup podataka. Dajte mu ime i počnite popunjavati njegove redove i stupce.

Napomena. Obratite pažnju na prvu kolonu vašeg skupa podataka jer bi ona bila ključna. Ispunite ga vrijednostima koje će vam pomoći da identifikujete svoje redove i lako odaberete onaj iz kojeg ćete morati uzeti podatke.

Imajte na umu da je skup podataka ograničen na 32 reda, 32 stupca i 255 simbola po ćeliji.

Savjet. Alternativno, možete uvesti skupove podataka u dijeljene predloške e-pošte. Vaša tabela treba da bude sačuvana u .txt ili .csv formatu i da ne sadrži više od 32 reda/kolone (ostatak će biti odsečen).

Kada dodate i popunite nove redove i kolone informacijama koje vam mogu zatrebati u vašim predlošcima, samo dodajte makro ŠTA DA UNESE u svoj tekst. Evo mog uzorka predloška s makroom koji sam postavio za lijepljenje diskontne stope iz skupa podataka:

Bok,

Ovo je potvrda vaše današnje narudžbe. BTW, imaš svoj specijalni ~%WhatToEnter[{dataset:"Dataset", kolona:"Popust",title:"%"}] popust ;)

Hvala što ste nas odabrali! Ugodan dan!

Vidite, upravo sam odabrao vrijednost iz ključne kolone i odgovarajući popust je popunio moju e-poštu. Rekao sam vam, ključna kolona je važna :)

Uređivanje i uklanjanje skupova podataka

U slučaju da ste primijetili grešku ili želite dodati/ukloniti neke od ulaza, uvijek možete urediti svoj skup podataka . Samo ga odaberite u oknu programskog dodatka i pritisnite Uredi :

Ponovo ćete biti prebačeni na preglednik gdje trebate izmijeniti svoju tabelu . Možete dodavati redove i kolone, mijenjati njihov sadržaj i premještati ih na način na koji želite. Kada završite, kliknite Sačuvaj i sve primijenjene promjene bit će dostupne odmah.

Ako vam ovaj skup podataka više nije potreban, jednostavno odaberite i pritisnite Delete :

To je bio jednostavan primjer skupa podataka sa jednim poljem tako da ste mogli dobiti ideju o ovoj funkciji. Dalje, nastavićemo da ga istražujemo i učimo da iskoristimo maksimalnu prednost skupova podataka :)

Kako koristiti skup podataka sa više polja prilikom pisanja Outlook e-pošte

Pošto sada imamo jasno razumevanje o kako se skupovi podataka kreiraju i koriste, krajnje je vrijeme da kreirate složeniju i informativniju tabelu i popunite više mjesta svoje e-pošte odjednom.

Uvest ću svoju unaprijed sačuvanu tabelu kako vam ne bih dosadio sa popunjavanjem podataka i malo modificiram moj predložak tako da bude sve potrebnopolja se popunjavaju. Želim da moj skup podataka:

• Zalijepi iznos popusta;
• Doda ličnu vezu klijenta;
• Popuni nekoliko redova posebnih uslova plaćanja kupca;
• Ubacite lijepu sliku "Hvala";
• Priložite ugovor uz e-poštu.

Tražim li previše? Ne, pošto imam pripremljen skup podataka :) Vidite me kako u hodu popunjavam sve te informacije:

Možda ste primijetili da su neki od makroa unaprijed sačuvani u šablon. Pokazao sam vam kako da podesite makro da dobijete podatke iz skupa podataka i spojite ga sa drugim makroom. Ako trebate još primjera ili dodatna pojašnjenja, ostavite svoje povratne informacije u odjeljku Komentari ;)

U svakom slučaju, evo konačnog teksta mog predloška:

Bok,

Ovo je potvrda vaše današnje narudžbe. BTW, dobili ste svoj specijalni ~%WhatToEnter[{dataset:"New Dataset", column:"Discount", title:"Discount"}] popust ;)

Evo vašeg ličnog linka: ~%WhatToEnter[ {dataset:"New Dataset", column:"Link", title:"Link"}]

Također treba istaći nekoliko detalja:~%WhatToEnter[{dataset:"New Dataset", kolona:"Uvjeti", naslov:"Uvjeti"}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset:"Novi skup podataka", kolona:"Slika", title:"Slika"} ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset:"New Dataset", column:"Attachment", title:"Attachment"} ]]

Hvala vam što ste nas odabrali!Ugodan dan!

Savjet. U slučaju da trebate naučiti ili se sjetiti kako spojiti makroe zajedno, pogledajte ovaj dio vodiča za makroe WhatToEnter ili potpunu listu makroa za dijeljene predloške e-pošte.

Ako ne vjerujete u video iznad, samo instalirajte Shared Email Templates iz Microsoft Store-a, sami provjerite skupove podataka i podijelite svoje iskustvo sa mnom i drugima u komentarima ;)

Popunite tabelu koristeći skup podataka u Outlook emailovima

Lista mogućnosti skupa podataka još nije završena. Zamislite ovo – vaš kupac još uvijek sumnja koliko artikala kupiti i želi znati više o popustima i uslovima plaćanja. Umjesto da sve to pišete u jednoj dugačkoj rečenici, bolje je da napravite tabelu sa svakom dostupnom opcijom i njenim karakteristikama.

Ne bih nazvao uštedom vremena da napravite novu tabelu i popunite je podacima koje već imate u svom skupu podataka. Međutim, postoji brzo rješenje za ovaj slučaj. Možete povezati svoj skup podataka za tabelu i vaša e-pošta će biti ispunjena informacijama o skupu podataka u trenu. Morat ćete:

1. Otvoriti predložak i kreirati tabelu s najmanje dva reda (broj kolona je potpuno na vama).
2. Prvo popunite tablicu red jer će ovo biti naše zaglavlje.
3. Kliknite desnim tasterom miša bilo gde u drugom redu i odaberite "Vezi se na skup podataka".
4. Odaberite skup podataka iz kojeg ćete povući podatke i pritisniteU redu.
5. Kada zalijepite ovaj predložak, od vas će se tražiti da odaberete stupce za dodavanje. Označite sve ili samo neke od njih i nastavite.
6. Uživajte ;)

Ako želite dodati nešto vizualno u gornji tekst, pogledajte našu Dokumente za korak-po-korak snimke ekrana povezivanja skupa podataka ili pogledajte mali video ispod.

Ukratko, kreirate tabelu, popunite njeno zaglavlje i povežite ga sa svojim skupom podataka. Kada lijepite predložak, samo ćete postaviti redove na lijepljenje i alat će popuniti vašu tablicu u sekundi.

Evo kako je moj predložak počeo da se brine o vezivanju skupa podataka:

Zdravo!

Evo detalja koje ste tražili:

U slučaju da trebate odvezati skup podataka, samo uklonite red “povezani”.

Vidite? Ne može biti lakše :)

Pored toga, možda ćete biti zainteresirani da napravite dinamički Outlook predložak koji automatski mijenja slike, priloge i tekst pojedinačno za svakog korisnika.

Zaključak

U ovom članku imam pokrivenu još jednu opciju našeg super-korisnog makroa pod nazivom ŠTA DA Unesete. Sada znate kako kreirati, uređivati ​​i koristiti skupove podataka u dijeljenim predlošcima e-pošte i, stvarno se nadam, da ćete ih početi koristiti :)

Hvala na čitanju! Vidimo se unutrasljedeći tutorijali ;)