Danas ću vam pokazati kako možete automatski odgovarati na e-poštu u Outlooku bez korištenja Exchange Server naloga (POP3/IMAP nalozi). Ako niste sigurni koji račun e-pošte koristite, možete početi s ovim: Kako da saznam koji račun e-pošte koristim?

Kako odrediti tip vašeg email računa( s)

Kada odlučite da automatski odgovor treba biti na vašoj kontrolnoj listi za pripremu prije odmora, prvo što trebate učiniti je saznati koji nalog e-pošte imate - Exchange server ili Outlook POP/IMAP.

Najlakši način je da provjerite vrstu vašeg naloga e-pošte je da odete na karticu Datoteka > Informacije i pogledate ispod Informacije o računu .

Ako imate nekoliko naloga, kliknite na malu crnu grešku na desnoj strani da otvorite padajuću listu sa svim vašim računima. Sada možete vidjeti koji račun je baziran na Microsoft Exchangeu, a koji POP/IMAP.

Ako su vam potrebne detaljnije informacije o vašim računima (posebno, možda želite provjeriti koji je zadani račun), pogledajte pod Postavke računa.

U Outlook 2010 i Outlook 2013, prebacite se na karticu Datoteka > Info > Postavke računa > Postavke računa...

Dvostruko " Postavke računa " iznad nije greška :-) Prvo kliknete na kvadratno dugme, a zatim odaberete Postavke računa. .. naredba sa padajuće liste kao što je prikazano nasnimak ekrana ispod (ako nemate nalog e-pošte baziran na Exchange-u, ovo će vam zapravo biti jedini izbor).

Klikom na naredbu Postavke računa... otvorit će se sljedeći prozor:

U Outlook 2007, možete ga otvoriti tako što ćete otići na Alati > Postavke računa > E-pošta .

U Outlook 2003, možete ga pronaći pod Alati > Računi e-pošte... > Pregledajte ili promijenite postojeće račune e-pošte > Sljedeće .

Sada kada znate koju vrstu naloga e-pošte koristite, možete odmah početi s postavljanjem automatskog odgovora.

Podešavanje automatskog odgovora izvan ureda za Outlook POP3/IMAP naloge

Za razliku od Exchange Server naloga, POP3 i IMAP nalog nemaju funkciju automatskih odgovora (formalno Pomoćnik van kancelarije ). Ipak, još uvijek možete podesiti Outlook da automatski odgovara na neke ili sve vaše dolazne poruke e-pošte dok uživate u odmoru.

Napomena: U slučaju POP/IMAP naloga, Outlook bi uvijek trebao biti pokrenut i konfiguriran da povremeno provjeravajte ima li novih poruka. Naravno, vaš računar mora biti uključen sve ovo vrijeme.

Naravno, nije baš zgodno ili čak može biti nesigurno ostaviti radnu mašinu bez ikakvog nadzora na duže vrijeme, ali nema drugog načina. Međutim, neki provajderi e-pošte (npr. Gmail ili Outlook.com) dozvoljavaju kreiranje automatskih odgovora direktno na svom webu-web stranice. Dakle, prije svega savjetujem vam da provjerite sa svojim provajderom e-pošte da li je moguće konfigurirati svoj automatski odgovor za odmor na njihovoj strani.

U nastavku ćete pronaći upute korak po korak o tome kako da kreirate automatski odgovor van kancelarije bez korišćenja naloga Exchange servera. To možete učiniti korištenjem predloška e-pošte u kombinaciji s Outlookovim pravilima. Ali imajte na umu da je ova funkcija dostupna u programu Outlook 2010 počevši od Office 2010 servisnog paketa 1. U redu, krenimo!

Kreiranje predloška poruke za automatski odgovor

1. Prvo, moramo kreirajte predložak s porukom o odsutnosti koja će se automatski poslati osobama koje su vam poslale e-poštu. To radite na uobičajeni način klikom na dugme Nova e-pošta na kartici Početna .
2. Sastavite tekst za svoj automatski odgovor. Ako je namijenjen vašem ličnom računu, može biti sličan onome što vidite na slici ispod. Za poslovne poruke van kancelarije, verovatno će vam trebati nešto malo formalnije :)
3. Kada završite sa pisanjem poruke, sačuvajte je klikom na Datoteka > Sačuvaj kao u prozoru za poruke.
4. U dijaloškom okviru Sačuvaj kao dajte naziv svom predlošku automatskog odgovora i odaberite da ga sačuvate kao Outlook Predložak (*.oft) . Nakon toga kliknite na dugme Sačuvaj .

Upozorenje naprednim korisnicima: nemojte mijenjatiodredišnu fasciklu za ovu datoteku, sačuvajte je tačno na lokaciji koju Microsoft predlaže, odnosno na Microsoft > Šabloni folder. "Zašto naprednim korisnicima?" možete me pitati. Jer novi korisnik se ne bi usudio ni pomisliti da mijenja bilo šta osim ako mu to izričito nije rečeno :) .

Pa, odradili smo prvi dio posla i sada morate kreirati pravilo da automatski odgovarajte na nove poruke e-pošte.

Postavljanje pravila automatskog odgovora na odmoru

1. Počnite kreirati novo pravilo kao što to obično radite klikom na dugme Novo pravilo pod Početna kartica > Pravila > Upravljaj pravilima & Upozorenja .
2. Odaberite " Počni od praznog pravila " i " Primijeni pravila na poruke koje primam ", a zatim kliknite Dalje .
3. Odredite uslove koje želite da proverite. Ako postavljate automatski odgovor van kancelarije za sve dolazne poruke primljene sa svih vaših naloga, ne morate da proveravate nijednu stavku ovde.

   Ako želite da se automatski odgovori šalju samo za poruke primljene sa jednog od vaših naloga, ili koje sadrže određene riječi u temi ili tijelu, ili primljene od određenih ljudi, tada provjerite odgovarajuće opcije u gornjem dijelu dijaloga pod Korak 1: Odaberite uslove , a zatim kliknite podvučene vrijednosti pod Korak 2: Uredite opis pravila .

   Na primjer, kreiram pravilo za automatski odgovor na sve porukeprimljeno preko mog Licnog naloga i moje postavke izgledaju ovako:

4. U sljedećem koraku definirate sta zelite da radite sa porukama. Budući da želimo odgovoriti korištenjem određenog predloška , biramo upravo ovu opciju, a zatim kliknemo određeni predložak pod Korak 2: Uredite opis pravila da odaberete šablon koji želimo.
5. U dijaloškom okviru " Odaberi predložak odgovora ", u okviru Pogledaj , odaberite Korisnički predlošci u sistemu datoteka i izaberite šablon koji smo kreirali pre nekoliko minuta (odgovor van kancelarije).

   Kliknite na Otvori i to će vas vratiti na čarobnjak Pravila gdje kliknete na Sljedeće .

6. U ovom koraku trebate postaviti izuzetke od pravila automatskog odgovora. Ovo nije obavezan korak, a uobičajena praksa je da se preskoči i ne dodaju se izuzeci. Međutim, ako ne želite poslati obavijest o odsustvu iz ureda nekim pošiljaocima ili porukama primljenim s jednog od vaših računa, možete označiti " osim ako od ljudi ili javne grupe " ili " osim preko navedenog naloga ", respektivno. Ili, možete birati između nekoliko drugih dostupnih izuzetaka.

   Napomena: Neki ljudi također odlučuju da ne odgovaraju automatski na vraćene e-poruke (ako predmet sadrži "vraćena pošta" ili "nedostavljiva" itd.) kako ne bi stvorili beskonačnu petlju između dva servera e-pošte i ne bi nerednjihove inboxove sa neisporučenim porukama. Ali ovo je zapravo dodatna mera predostrožnosti, jer će pravilo " odgovori koristeći određeni šablon " poslati vaš automatski odgovor samo jednom tokom jedne sesije , tj. dok ponovo ne pokrenete Outlook. A ako tako postavite izuzetak, automatski odgovor neće biti poslat na apsolutno sve e-poruke koje sadrže navedenu riječ ili frazu u naslovu, npr. " Šta da radim kada dobijem vraćenu poštu? ".

7. Ovo je posljednji korak u kojem određujete naziv za pravilo automatskog odgovora i pregledavate opis pravila . Ako je sve U redu , provjerite je li pravilo uključeno i kliknite na dugme Završi da sačuvate pravilo. To je sve!

Na sličan način možete postaviti nekoliko pravila automatskog odgovora na odmorima, npr. sa različitim tekstualnim porukama za vaše lične i poslovne naloge e-pošte ili za poruke primljene od određenih ljudi. Na primjer, u ličnom automatskom odgovoru namijenjenom vašim prijateljima možete ostaviti broj telefona na koji možete biti dostupni; dok u vašem poslovnom automatskom odgovoru možete navesti adresu e-pošte vašeg asistenta ili kolege koji može riješiti najhitnije stvari tokom vašeg odsustva.

Savjet: Ako kreirate nekoliko pravila automatskog odgovora, možete provjeriti Opcija " Zaustavi obradu više pravila " tako da vaši automatski odgovori na odmoru ne bi bili u međusobnom sukobu. Ova opcija je dostupna na3. korak Čarobnjaka za pravila kada navedete šta želite da uradite sa porukom. Ipak, budite vrlo oprezni pri odabiru ove opcije. Ako imate neka druga pravila u svom Outlooku i želite da se ona primjenjuju na dolazne poruke tokom vašeg odmora, nemojte koristiti "Zaustavi obradu više pravila" .

Važno! Ne zaboravite da isključite pravilo automatskog odgovora kada se vratite :) To možete učiniti preko Početna kartica > Pravila > Upravljaj pravilima & Upozorenja . Također, može biti dobra ideja da kreirate Outlook zadatak ili podsjetnik za obaveze koji će vas podsjetiti da isključite pravilo automatskog odgovora kada ste van ureda.

Kako postaviti automatski odgovor na odmor za Gmail račune

Gmail je jedan od provajdera e-pošte koji vam omogućava da konfigurišete automatske odgovore na odmor na njihovim web-stranicama. Na ovaj način nećete morati da ostavljate računar da radi kada ste odsutni. Postavite Gmailov automatski odgovor na odmor na sljedeći način.

1. Prijavite se na Gmail.
2. Kliknite na ikonu zupčanika u gornjem desnom uglu i odaberite Postavke .
3. Na kartici Općenito , pomaknite se prema dolje do odjeljka Automatski odgovor i odaberite " Automatski odgovor na godišnji odmor uključen ".
4. Zakažite svoj automatski odgovor na odmoru postavljanjem prvog i posljednjeg dana (opcionalno), a zatim otkucajte predmet i tijelo poruke. Ako ne navedete datum završetka, ne zaboravite postaviti " Podsjetnik za odmoroff " po povratku. Prilično je lako, zar ne?

   Savjet: Možda bi bilo dobro odabrati " Samo odgovor osobama u mojim kontaktima ". Za razliku od Microsoft Exchange servera i Outlooka koji šalju automatski odgovor svakom pošiljaocu samo jednom, Gmail će slati vaš automatski odgovor na odmor svaka 4 dana svakoj osobi koja vam pošalje nekoliko e-poruka. A ako primite puno neželjenih poruka ili ako ste odlazeći na duži vremenski period, ovo vam može pomoći da izbjegnete puno čišćenja kada se vratite.

Kako postaviti automatske odgovore na odmor za Outlook.com i Hotmail račune

Outlook.com (ranije Hotmail) nalozi vam takođe omogućavaju da postavite automatske odgovore van kancelarije direktno na Hotmail i Outlook.com web-stranice. Ova funkcija se zove automatski odgovori na odmor i vi možete ga postaviti na ovaj način.

1. Idite na Outlook.com (ili Windows Live Hotmail) i prijavite se.
2. Ako imate Outlook.com računa, kliknite na ikonu Zupčanik u gornjem ri ugao pored vašeg imena i odaberite " Više postavki pošte ".

   Ako imate Hotmail nalog, kliknite na svoje ime u gornjem desnom uglu, a zatim odaberite Opcije > Mail .

3. Pod " Upravljanje vašim računom " odaberite " Slanje automatskih odgovora na odmor " da konfigurirate postavke vašeg automatskog odgovora.
4. Outlook.com ne pruža opciju zakazivanjavaše odgovore van kancelarije, tako da jednostavno odaberete " Pošalji odgovore na odmor ljudima koji mi šalju e-poštu " i ukucate tekst vašeg obaveštenja o odmoru.

Imajte na umu da je opcija " Samo odgovori svojim kontaktima " označena prema zadanim postavkama ispod poruke odgovora na odmoru. Ako želite automatski odgovarati na svačiju e-poštu, naravno možete to poništiti. Ipak, možda bi bilo razumno ostaviti ga označenim kako biste spriječili pošiljatelje neželjene pošte.

Napomena: Ako imate novi Outlook.com nalog, funkcija Odgovor na odmoru može biti isključena. Microsoft će ga automatski omogućiti nakon što nekoliko dana koristite svoj nalog. Ako ga želite odmah uključiti, morat ćete potvrditi svoj račun pomoću broja mobilnog telefona, to možete učiniti pomoću njihove stranice Dodaj telefon.

Pa, čini se da je ovo sve što trebate znati o automatskim odgovorima na različitim nalozima e-pošte. Sada kada je vaš automatski odgovor van kancelarije pravilno konfigurisan, ugasite računar (ne zaboravite da ga ostavite da radi ako koristite POP/IMAP nalog) i uživajte u odmoru! :)