В този урок ще намерите подробна информация за това как да споделите работна книга на Excel с други хора, като я запишете в локална мрежа или в OneDrive, как да контролирате достъпа на потребителите до споделения файл на Excel и как да разрешавате противоречиви промени.

В днешно време все повече хора използват Microsoft Excel за работа в екип. В миналото, когато трябваше да споделите работна книга на Excel с някого, можехте да я изпратите като прикачен файл към имейл или да запазите данните от Excel в PDF за печат. Макар че първият метод е бърз и удобен, той създава множество версии на един и същ документ, а вторият - сигурно, но нередактируемо копие.

Последните версии на Excel 2010, 2013 и 2016 улесняват споделянето и съвместната работа по работните книги. Чрез споделянето на файл на Excel предоставяте на други потребители достъп до същия документ и им позволявате да правят редакции едновременно, което ви спестява следенето на множество версии.

Как да споделите файл на Excel

В този раздел е показано как да споделите работна книга на Excel за няколко потребители, като я запишете на място в локалната мрежа, където други хора имат достъп до нея и могат да правят редакции. Можете да следите тези промени и да ги приемате или отхвърляте.

Когато работната книга е отворена, изпълнете следните стъпки, за да я споделите:

1. На Преглед на в раздела Промени щракнете върху групата Работна тетрадка за споделяне бутон.

   

2. Сайтът Работна тетрадка за споделяне ще се появи диалогов прозорец и ще изберете Позволява извършването на промени от повече от един потребител едновременно. Това позволява и обединяване на работни книги отметка в полето Редактиране на таб.

   

3. По желание преминете към Разширен изберете желаните настройки за проследяване на промените и щракнете върху ОК .

   Например може да искате промените да се актуализират автоматично на всеки n минути (всички останали настройки на екранната снимка по-долу са по подразбиране).



4. Запазете файла на Excel в мрежово местоположение, където други хора могат да имат достъп до него (най-бързият начин е да използвате бързата клавишна комбинация Ctrl + S).

Ако това е направено правилно, вдясно от името на работната книга ще се появи думата [Споделено], както е показано на снимката на екрана по-долу:

Сега вие и вашите колеги можете да работите по един и същ файл на Excel едновременно. Можете да приемате или отхвърляте техните промени и след като желаните промени бъдат включени, можете да спрете споделянето на работната книга. По-нататък в този урок ще намерите подробна информация за това как да направите всичко това.

Забележка. Ако Microsoft Excel откаже да сподели определена работна книга, това най-вероятно се дължи на една от следните причини:

1. Работни книги с таблици или XML карти не могат да бъдат споделяни. Затова не забравяйте да преобразувате таблиците си в диапазони и да премахнете XML картите, преди да споделите файла на Excel.
2. За да можете да споделяте работна книга, някои настройки за поверителност трябва да бъдат деактивирани. Отидете на Файл > Опции за Excel > Център за доверие , щракнете върху Настройки на Trust Center... и под бутона Опции за поверителност категория, премахнете отметката от Премахване на личната информация от свойствата на файла при запис кутия.

Как да споделяте работна книга на Excel и да защитите проследяването на промените

Ако искате не само да споделите файл на Excel, но и да гарантирате, че никой няма да изключи историята на промените или да премахне работната книга от споделено ползване, процедирайте по този начин:

1. На Преглед на в раздела Промени щракнете върху групата Работна тетрадка "Защита и споделяне бутон.
2. Сайтът Защита на споделената работна книга ще се появи диалогов прозорец и ще изберете Споделяне с проследяване на промените квадратчето за отметка.
3. Въведете парола в Парола (по избор) щракнете върху ОК , след което въведете отново паролата, за да я потвърдите.

   Въпреки че въвеждането на парола не е задължително, по-добре е да го направите. В противен случай няма смисъл да използвате тази опция, защото всеки ще може да премахне защитата и по този начин да спре споделянето на работната книга.

4. Запазете работната книга.

Кликване върху ОК в горния диалогов прозорец ще промени Работна тетрадка "Защита и споделяне на лентата, за да Отмяна на защитата на споделената работна книга , а щракването върху този бутон едновременно ще премахне защитата от споделената работна книга и ще спре споделянето ѝ.

Забележка: Ако работната книга вече е споделена и искате да защитите споделянето с парола, първо трябва да отмените споделянето на работната книга.

Защита на работен лист срещу защита на споделена работна книга

Сайтът Работна тетрадка "Защита и споделяне Опцията предотвратява само изключването на проследяването на промените в споделена работна книга, но не пречи на други потребители да редактират или изтриват съдържанието на работната книга.

Ако искате да попречите на хората да променят важна информация в документа на Excel, ще трябва да заключите някои области, преди да го споделите ("преди" е важна дума тук, тъй като защитата на работния лист не може да се приложи към споделена работна книга на Excel). За подробни инструкции стъпка по стъпка, моля, вижте:

• Как да заключите определени клетки в Excel
• Как да заключвате формули в Excel

Ограничения на споделената работна книга на Excel

Когато решите да споделите файла си в Excel, имайте предвид, че това може да причини някои проблеми на потребителите, тъй като не всички функции се поддържат напълно в споделените работни книги. Ето някои от ограниченията:

Всъщност ще можете да използвате съществуващите функции, но няма да можете да ги добавяте или променяте. Така че, ако искате да се възползвате от някоя от горните опции, не забравяйте да ги приложите. преди Пълният списък на функциите, които не се поддържат в споделени работни книги, може да бъде намерен на уебсайта на Microsoft.

Как да редактирате споделена работна книга на Excel

След като отворите споделена работна книга, можете да въвеждате нови или да променяте съществуващи данни по обичайния начин.

Можете също така да идентифицирайте работата си. в споделена работна книга:

1. Щракнете върху Файл tab> Опции .
2. В Обща информация категория, превъртете надолу до Персонализиране на вашето копие на Office раздел.
3. В Потребителско име въведете потребителското име, което искате да се покаже, и щракнете върху OK .

Сега можете да въвеждате и редактирате данни както обикновено, като имате предвид следните ограничения на споделените работни книги.

Как да разрешите противоречиви промени в споделен файл на Excel

Когато двама или повече потребители редактират една и съща работна книга едновременно, някои редакции могат да засегнат една и съща клетка(и). В такива ситуации Excel запазва промените на потребителя, който първи записва работната книга. Когато друг потребител се опита да запише работната книга, Excel показва Разрешаване на конфликти диалогов прозорец с подробна информация за всяка конфликтна промяна:

За да разрешите противоречащи си промени, направете едно от следните действия:

• За да запазите промяната, щракнете върху Приемете моята .
• За да запазите промяната на другия потребител, щракнете върху Приемане на други .
• За да запазите всички промени, щракнете върху Приемете всичко мое .
• За да запазите всички промени на другия потребител, щракнете върху Приемане на всички останали .

Съвет. За да запазите копие на споделената работна книга с всички промени, щракнете върху Отмяна на бутон в Разрешаване на конфликти диалогов прозорец и след това запишете работната книга под друго име ( Файл > Запазване като ). По-късно ще можете да обедините промените си.

Как да наложите последните промени да отменят автоматично предишните промени

За да може най-новите промени автоматично да отменят всички предишни промени (направени от вас или от други потребители), без да се показва Разрешаване на конфликти диалогов прозорец, направете следното:

1. На Преглед на в раздела Промени група, щракнете върху Работна тетрадка за споделяне .
2. Преминете към Разширен таб, изберете Запазените промени печелят под Конфликтни промени между потребителите и щракнете върху OK .

За да видите всички промени, които са направени в споделената работна книга, използвайте Проследяване на промените функция в Преглед на в раздела Промени група. Тя ще ви покаже кога е направена дадена промяна, кой я е направил и какви данни са променени. За повече информация, моля, вижте:

• Преглед на историята на промените в отделен лист
• Приемане или отхвърляне на промени, направени от други лица

Как да обединим различни копия на споделена работна книга

В някои ситуации може да е по-удобно да запазите няколко копия на споделена работна книга и след това да обедините промените, направени от различни потребители. Ето как:

1. Споделете файла на Excel в локална мрежа.
2. Другите потребители вече могат да отварят споделения файл и да работят с него, като всеки записва свое копие на споделената работна книга в същата папка, но с различно име на файла.
3. Добавете Сравняване и сливане на работни книги функцията в лентата с инструменти за бърз достъп. Подробни стъпки за това можете да намерите тук.
4. Отворете основната версия на споделената работна книга.
5. Щракнете върху Сравняване и сливане на работни книги в лентата с инструменти за бърз достъп.

   

   Вижте също: Как да вмъкнете символ за отметка (отметка) в Excel
6. В Изберете файлове за сливане изберете всички копия, които искате да слеете (за да изберете няколко файла, задръжте клавиша Shift, докато щраквате върху имената на файловете, и щракнете върху ДОБРЕ) .

Готово! Промените от различни потребители са обединени в една работна книга. Сега можете да маркирате промените, така че да видите всички редакции с един поглед.

Как да премахнете потребителите от споделена работна книга на Excel

Споделянето на файл на Excel за няколко потребители може да доведе до много противоречащи си промени. За да избегнете това, може да искате да изключите определени хора от споделената работна книга.

За да премахнете потребител от споделена работна книга, направете следното:

1. На Преглед на в раздела Промени щракнете върху групата Работна тетрадка за споделяне бутон.
2. На Редактиране на изберете името на потребителя, който искате да изключите, и щракнете върху Бутон Премахване на потребител .

Забележка: Това действие прекъсва връзката с потребителите само за текущата сесия, но не им пречи да отворят отново и да редактират споделения файл Excel.

Ако избраният потребител в момента редактира споделената работна книга, Microsoft Excel ще ви предупреди, че всички незаписани промени на този потребител ще бъдат загубени. Щракнете върху ОК за да продължите или Отмяна на за да прекъснете операцията и да позволите на потребителя да запази работата си.

Ако сте прекъснали връзката, можете да запазите работата си, като запазите споделената работна книга с друго име, след което отворите отново оригиналната споделена работна книга и обедините промените си от запазеното копие.

Ако искате да изтриване на лични мнения на премахнатия потребител, преминете към Вижте tab> Изгледи на работната книга и щракнете върху Потребителски изгледи . В Потребителски Прегледи диалогов прозорец, изберете изгледите, които искате да премахнете, и щракнете върху Изтриване на .

Как да премахнете споделянето на файл на Excel

Когато работата в екип приключи, можете да спрете да споделяте работната книга по този начин:

Отворете Работна тетрадка за споделяне диалогов прозорец ( Преглед на tab> Промени група). В Редактиране на изчистете Разрешаване на промени от повече от един потребител едновременно... и щракнете върху ОК .

Excel ще покаже предупреждение, че ще премахнете файла от споделена употреба и ще изтриете Историята на промените. Ако искате това, щракнете върху Да , в противен случай Не .

Забележки:

1. Преди да изчистите това поле, уверете се, че сте единственото лице, посочено в Кой е отворил тази работна книга сега . Ако има други потребители, първо ги изключете.
2. Ако полето не е маркирано (в сиво), най-вероятно защитата на споделената работна книга е включена. За да премахнете защитата на работната книга, щракнете върху OK, за да затворите Работна тетрадка за споделяне диалогов прозорец, след което щракнете върху Бутон Отмяна на защитата на споделената работна книга на Преглед на в раздела Промени група.

Как да споделяте работна книга на Excel с помощта на OneDrive

Друг начин за споделяне на работна книга на Excel е да я запазите в OneDrive, да поканите колегите си да работят по нея и да видите промените на другите веднага. Microsoft го нарича съавторство .

Записване и споделяне на работна книга

В Excel 2013 и Excel 2010 , за да запишете работна книга в OneDrive, изпълнете следните стъпки:

1. Кликнете върху Файл > Споделете > Запазване в облака .
2. Поканете хора да си сътрудничат по работната книга, като въведете имената или имейл адресите им в съответното поле.
3. Уверете се, че Може да редактирате е избрана в падащия списък вдясно (по подразбиране) и щракнете върху Споделете .

В Excel 2016 , можете просто да щракнете върху Споделете в горния десен ъгъл, запишете работната книга в облачно местоположение (OneDrive, OneDrive for Business или SharePoint Online библиотека), въведете имейл адреси в полето Поканете хора като разделите всяко от тях с точка и запетая, след което щракнете върху Споделете (моля, вижте снимката по-долу).

Кликване върху Споделете ще изпрати имейл съобщение до всяко лице, като копие ще бъде изпратено и до вас, за всеки случай. Ако предпочитате сами да изпратите връзката, щракнете върху Получаване на връзка за споделяне в долната част на прозореца.

Съавторство с други хора

Когато колегите ви получат покана, те просто щракват върху връзката, за да отворят работната книга в Excel Online, и след това щракват върху Редактиране на работна книга > Редактиране в браузъра за да редактирате файла.

Абонатите на Excel 2016 за Office 365 (както и потребителите на Excel Mobile, Excel за iOS и Excel за Android) могат да съавторстват в своето настолно приложение Excel, като кликнат върху Редактиране на работна книга > Редактиране в Excel.

Съвет. Ако използвате Excel 2016, можете също така да щракнете върху Файл > Отвори , след което изберете Споделено с мен .

Сега, щом други хора започнат да редактират работната книга, техните имена ще се появят в горния десен ъгъл (понякога снимки, инициали или дори "G", което означава гост). Можете да видите селекциите на другите потребители в различни цветове, като вашата собствена селекция е традиционно зелена:

Забележка: Възможно е да не виждате избора на други хора, ако използвате версия, различна от Excel 2016 за Office 365 или Excel Online. Всички техни редакции на споделена работна книга обаче ще се появяват в реално време.

Ако няколко потребители са съавтори и сте загубили представа кой редактира определена клетка, щракнете върху нея и името на лицето ще се покаже.

За да преминете към клетката, която се редактира от някого, щракнете върху името или снимката му и след това щракнете върху зеленото поле с адреса на клетката.

Ето как можете да споделите файл на Excel с други потребители. Благодаря ви, че прочетохте, и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица!