در این آموزش، جزئیات کاملی در مورد نحوه اشتراک‌گذاری کتاب کار اکسل با سایر افراد با ذخیره آن در یک شبکه محلی یا OneDrive، نحوه کنترل دسترسی کاربر به فایل اکسل اشتراک‌گذاری شده و حل تغییرات متناقض را خواهید یافت.

این روزها افراد بیشتری از Microsoft Excel برای کار گروهی استفاده می کنند. در گذشته، زمانی که نیاز داشتید یک کتاب کار اکسل را با شخصی به اشتراک بگذارید، می‌توانید آن را به عنوان پیوست ایمیل ارسال کنید یا داده‌های اکسل خود را برای چاپ در PDF ذخیره کنید. روش اول در حالی که سریع و راحت بود، چندین نسخه از یک سند را ایجاد کرد، و دومی یک کپی امن اما غیرقابل ویرایش تولید کرد.

نسخه‌های اخیر اکسل 2010، 2013 و 2016 اشتراک‌گذاری و آسان کردن آن را آسان کرده است. در کتاب های کار همکاری کنید با به اشتراک گذاری یک فایل اکسل، به سایر کاربران اجازه می دهید به همان سند دسترسی داشته باشند و به آنها اجازه می دهید به طور همزمان ویرایش کنند، که از مشکل پیگیری چندین نسخه جلوگیری می کند.

چگونه اشتراک‌گذاری یک فایل اکسل

این بخش نحوه اشتراک‌گذاری یک کتاب کار اکسل را برای چندین کاربر با ذخیره آن در یک مکان شبکه محلی نشان می‌دهد که افراد دیگر می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند و ویرایش کنند. می‌توانید آن تغییرات را پیگیری کرده و آنها را بپذیرید یا رد کنید.

با باز بودن کتاب کار، مراحل زیر را برای اشتراک‌گذاری آن انجام دهید:

1. در بازبینی برگه، در گروه تغییرات ، روی دکمه اشتراک گذاری کتاب کار کلیک کنید.

   

2. Share Workbook کادر مربوطه.
3. مطمئن شوید که Can edit در لیست کشویی سمت راست (پیش‌فرض) انتخاب شده است و روی اشتراک‌گذاری کلیک کنید.

در Excel 2016 ، می توانید به سادگی روی دکمه Share در گوشه سمت راست بالا کلیک کنید، کتاب کار را در یک مکان ابری ذخیره کنید (OneDrive، OneDrive برای کسب و کار یا کتابخانه آنلاین شیرپوینت)، آدرس های ایمیل را در کادر دعوت از افراد تایپ کنید، هر کدام را با یک نقطه ویرگول از هم جدا کنید، و سپس روی دکمه اشتراک گذاری در پنجره کلیک کنید (لطفاً به تصویر صفحه مراجعه کنید. در زیر).

با کلیک بر روی دکمه اشتراک‌گذاری یک پیام ایمیل برای هر فرد ارسال می‌شود، در صورت لزوم، یک نسخه برای شما نیز ارسال می‌شود. اگر ترجیح می‌دهید خودتان پیوند را ارسال کنید، به جای آن روی دریافت پیوند اشتراک‌گذاری در پایین پنجره کلیک کنید.

نویسنده مشترک با افراد دیگر

وقتی همکاران شما دعوت نامه ای دریافت می کنند، آنها به سادگی روی پیوند کلیک می کنند تا کتاب کار در اکسل آنلاین باز شود و سپس روی Edit Workbook > Edit in Browser برای ویرایش کلیک می کنند. این فایل.

Excel 2016 برای مشترکین Office 365 (و همچنین کاربران Excel Mobile، Excel برای iOS و Excel برای Android) می توانند با کلیک روی Edit Workbook<11 در برنامه دسکتاپ اکسل خود نویسنده مشترک شوند> > ویرایش در اکسل.

نکته. اگر از Excel 2016 استفاده می کنید، می توانید روی File > Open کلیک کنید و سپس Shared with Me را انتخاب کنید.

اکنون، به زودی افراد دیگرشروع به ویرایش کتاب کار کنید، نام آنها در گوشه سمت راست بالا ظاهر می شود (گاهی اوقات تصاویر، حروف اول یا حتی "G" که مخفف مهمان است). شما می توانید انتخاب های کاربران دیگر را در رنگ های مختلف ببینید، انتخاب شما به طور سنتی سبز است:

توجه داشته باشید. اگر از نسخه‌ای غیر از Excel 2016 برای Office 365 یا Excel Online استفاده می‌کنید، ممکن است انتخاب‌های افراد دیگر را نبینید. با این حال، تمام ویرایش‌های آن‌ها در یک کتاب کار مشترک در زمان واقعی نشان داده می‌شود.

اگر چندین کاربر با هم نویسندگی می‌کنند، و ردیابی افرادی که در حال ویرایش یک سلول خاص هستند را از دست دادید، روی آن سلول و نام آن شخص کلیک کنید. نشان داده خواهد شد.

برای پرش به سلولی که توسط شخصی در حال ویرایش است، روی نام یا تصویر او کلیک کنید و سپس روی کادر سبز رنگ با آدرس سلول کلیک کنید.

به این ترتیب می توانید یک فایل اکسل را با سایر کاربران به اشتراک بگذارید. از خواندن شما سپاسگزارم و امیدوارم هفته آینده شما را در وبلاگ خود ببینم!

اگر این کار به درستی انجام شود، کلمه [Shared] ظاهر می شود. در سمت راست نام کتاب کار همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است:

اکنون، شما و همکارانتان می توانید همزمان روی یک فایل اکسل کار کنید. شما مختار هستید که تغییرات آنها را بپذیرید یا رد کنید و پس از اعمال تغییرات مورد نظر، می توانید اشتراک گذاری کتاب کار را متوقف کنید. در ادامه این آموزش، جزئیات نحوه انجام همه این کارها را خواهید یافت.

توجه داشته باشید. اگر مایکروسافت اکسل از اشتراک‌گذاری کتاب کار خاصی امتناع می‌کند، به احتمال زیاد به یکی از دلایل زیر است:

1. کتاب‌های دارای جداول یا نقشه‌های XML قابل اشتراک‌گذاری نیستند. بنابراین، حتماً جداول خود را به محدوده تبدیل کنید و نقشه های XML را قبل از اشتراک گذاری فایل اکسل خود حذف کنید.
2. برای اینکه بتوانید یک کتاب کار را به اشتراک بگذارید، مقداری حریم خصوصیتنظیمات باید غیرفعال شوند به File > Excel Options > Trust Center بروید، روی دکمه Trust Center Settings… کلیک کنید و در زیر دسته گزینه‌های حریم خصوصی ، علامت کادر حذف اطلاعات شخصی از ویژگی‌های فایل در ذخیره را بردارید.

نحوه اشتراک‌گذاری کتاب کار اکسل و محافظت از ردیابی تغییرات

اگر می‌خواهید نه تنها یک فایل اکسل را به اشتراک بگذارید، بلکه مطمئن شوید که هیچ‌کس سابقه تغییرات را خاموش نمی‌کند یا کتاب کار را از استفاده مشترک حذف نمی‌کند، به این ترتیب ادامه دهید:

1. در <1 برگه>بازبینی ، در گروه تغییرات ، روی دکمه محافظت و اشتراک گذاری کتاب کار کلیک کنید.
2. پنجره گفتگوی محافظت از کتاب کار مشترک نشان داده خواهد شد، و شما کادر چک اشتراک گذاری با تغییرات آهنگ را انتخاب کنید.
3. یک رمز عبور را در کادر گذرواژه (اختیاری) تایپ کنید، روی OK<کلیک کنید. 2>، و سپس رمز عبور را برای تایید آن دوباره تایپ کنید.

   اگرچه وارد کردن رمز عبور اختیاری است، بهتر است این کار را انجام دهید. در غیر این صورت، استفاده از این گزینه منطقی نیست، زیرا هر کسی می‌تواند حفاظت را حذف کند و در نتیجه اشتراک‌گذاری کتاب کار را متوقف کند.

4. کتاب کار را ذخیره کنید.

با کلیک بر روی OK در کادر گفتگوی بالا، دکمه Protect and Share Workbook روی روبان به Unprotect Shared Workbook تغییر می کند و کلیک کنید این دکمه هم حفاظت را از کتاب کار مشترک حذف می کند و هم اشتراک گذاری آن را متوقف می کند.

توجه داشته باشید. اگر کتاب کار قبلاً به اشتراک گذاشته شده است، و می‌خواهید از اشتراک‌گذاری با رمز عبور محافظت کنید، باید ابتدا اشتراک‌گذاری کتاب کار را لغو کنید.

محافظت از کاربرگ در مقابل محافظت از کتاب کار مشترک

محافظت و اشتراک‌گذاری گزینه Workbook فقط از خاموش کردن ردیابی تغییرات در یک کتاب کار مشترک جلوگیری می کند، اما دیگر کاربران را از ویرایش یا حذف محتوای کتاب کار منع نمی کند.

اگر می خواهید از تغییر اطلاعات مهم در سند اکسل خود جلوگیری کنید. ، باید برخی از مناطق را قبل از اشتراک گذاری قفل کنید («قبل از» کلمه مهمی در اینجا است زیرا محافظت از کاربرگ را نمی توان در یک کتاب کار مشترک اکسل اعمال کرد). برای دستورالعمل های گام به گام دقیق، لطفاً ببینید:

• چگونه سلول های خاصی را در اکسل قفل کنیم
• چگونه فرمول ها را در اکسل قفل کنیم

محدودیت های کتاب کار مشترک اکسل

هنگامی که تصمیم به اشتراک گذاری فایل اکسل خود دارید، لطفاً توجه داشته باشید که ممکن است برای کاربران شما مشکلاتی ایجاد کند زیرا همه ویژگی ها به طور کامل در کتاب های کاری مشترک پشتیبانی نمی شوند. در اینجا برخی از محدودیت ها وجود دارد:

در واقع، شما می توانید از ویژگی های موجود استفاده کنید، اما نمی توانید آنها را اضافه یا تغییر دهید. بنابراین، اگر می‌خواهید از هر یک از گزینه‌های بالا بهره ببرید، حتماً آنها را قبل از به اشتراک گذاری فایل اکسل خود اعمال کنید. فهرست کاملی از ویژگی‌هایی که در کتاب‌های کاری مشترک پشتیبانی نمی‌شوند را می‌توانید در وب‌سایت مایکروسافت پیدا کنید.

نحوه ویرایش یک کتاب کار مشترک اکسل

پس از باز کردن یک کتاب کار مشترک، می‌توانید موارد جدید را وارد کرده یا تغییر دهید. داده‌های موجود به‌طور منظم.

همچنین می‌توانید کار خود را شناسایی کنید در یک کتاب کار مشترک:

1. بر روی برگه File > کلیک کنید ; گزینه‌ها .
2. در دسته عمومی ، به قسمت شخصی‌سازی کپی خود از Office به پایین بروید.
3. در کادر User Name ، نام کاربری را که می خواهید نمایش دهید وارد کنید و OK را کلیک کنید.

اکنون ، می توانید طبق معمول داده ها را وارد و ویرایش کنید، با در نظر گرفتن محدودیت های زیر در کتاب های کار مشترک.

نحوه حل تغییرات متناقض در یک فایل اکسل اشتراکی

هنگامی که دو یا چند کاربر در حال ویرایش فایل هستند. همان کتاب کار به طور همزمان، برخی از ویرایش ها می توانند سلول(های) یکسانی را تحت تاثیر قرار دهند. در چنین شرایطی، اکسل تغییرات کاربری را که ابتدا کتاب کار را ذخیره می کند، نگه می دارد. هنگامی که کاربر دیگری سعی می کند کتاب کار را ذخیره کند، اکسل کادر محاوره ای رفع تضادها را با جزئیات مربوط به هر تغییر متناقض نمایش می دهد:

برای رفع تداخلتغییرات، یکی از موارد زیر را انجام دهید:

• برای حفظ تغییر خود، روی Accept Mye کلیک کنید.
• برای حفظ تغییر کاربر دیگر، روی Accept کلیک کنید. دیگر .
• برای حفظ همه تغییرات خود، روی Accept All Mine کلیک کنید.
• برای حفظ همه تغییرات کاربر دیگر، روی Accept All کلیک کنید. دیگران .

نکته. برای ذخیره یک کپی از کتاب کار مشترک با تمام تغییرات خود، روی دکمه لغو در کادر گفتگوی حل تضادها کلیک کنید، و سپس کتاب کار را در قالب دیگری ذخیره کنید. نام ( فایل > ذخیره به عنوان ). شما می توانید تغییرات خود را در مرحله بعد ادغام کنید.

چگونه تغییرات اخیر را مجبور کنیم تا تغییرات قبلی را به طور خودکار لغو کنند

برای اینکه جدیدترین تغییرات به طور خودکار هر تغییر قبلی (ساخته شده توسط شما) را لغو کنند یا توسط سایر کاربران)، بدون نمایش کادر گفتگوی حل تضادها ، موارد زیر را انجام دهید:

1. در برگه بازبینی ، در تغییرات گروه ، روی اشتراک گذاری کتاب کار کلیک کنید.
2. به برگه پیشرفته بروید، تغییرات در حال ذخیره برنده را در در تضاد انتخاب کنید بین کاربران تغییر می کند ، و روی OK کلیک کنید.

برای مشاهده تمام تغییراتی که در کتاب کار مشترک ایجاد شده است، از ویژگی ردیابی تغییرات در برگه بازبینی ، در گروه تغییرات . این به شما نشان می دهد که چه زمانی یک تغییر خاص ایجاد شده است، چه کسی آن را ایجاد کرده است و چه داده هایی تغییر کرده است. برای اطلاعات بیشتر لطفاببینید:

• مشاهده تاریخچه تغییرات در یک برگه جداگانه
• پذیرش یا رد تغییرات ایجاد شده توسط دیگران

نحوه ادغام نسخه های مختلف یک کتاب کار مشترک

در برخی شرایط، ذخیره چندین نسخه از یک کتاب کار مشترک و سپس ادغام تغییرات ایجاد شده توسط کاربران مختلف راحت‌تر است. به این صورت است:

1. فایل اکسل خود را در یک مکان شبکه محلی به اشتراک بگذارید.
2. سایر کاربران اکنون می توانند فایل به اشتراک گذاشته شده را باز کرده و با آن کار کنند و هر فرد کپی خود را از فایل مشترک ذخیره می کند. کتاب کار در همان پوشه، اما با استفاده از نام فایل متفاوت.
3. ویژگی مقایسه و ادغام کتابهای کار را به نوار ابزار دسترسی سریع خود اضافه کنید. مراحل دقیق نحوه انجام این کار را می توانید در اینجا بیابید.
4. نسخه اصلی کتاب کار مشترک را باز کنید.
5. روی فرمان Compare and Merge Workbooks در دسترسی سریع کلیک کنید. نوار ابزار.

   

6. در کادر محاوره‌ای انتخاب فایل‌ها برای ادغام ، همه کپی‌هایی را که می‌خواهید ادغام شوند انتخاب کنید (برای انتخاب چندین فایل، کلید Shift را نگه دارید. در حالی که روی نام فایل ها کلیک می کنید، و سپس روی OK) کلیک کنید.

انجام شد! تغییرات کاربران مختلف در یک کتاب کار واحد ادغام می شوند. اکنون می‌توانید تغییرات را برجسته کنید، بنابراین می‌توانید همه ویرایش‌ها را در یک نگاه مشاهده کنید.

نحوه حذف کاربران از یک کتاب کار مشترک اکسل

اشتراک‌گذاری یک فایل اکسل برای چندین کاربر می‌تواند منجر به بسیاری از موارد شود. تغییرات متناقض برای جلوگیری از این امر، ممکن است بخواهید ارتباط افراد خاصی را قطع کنیداز کتاب کار مشترک.

برای حذف یک کاربر از یک کتاب کار مشترک، موارد زیر را انجام دهید:

1. در برگه بازبینی ، در تغییرات گروه ، روی دکمه اشتراک گذاری کتاب کار کلیک کنید.
2. در برگه ویرایش ، نام کاربری را که می خواهید قطع کنید انتخاب کنید و روی <10 کلیک کنید>دکمه حذف کاربر .

توجه داشته باشید. این اقدام کاربران را فقط برای جلسه جاری قطع می کند، اما مانع از بازگشایی و ویرایش مجدد فایل اکسل مشترک نمی شود.

اگر کاربر انتخابی در حال حاضر در حال ویرایش کتاب کار مشترک است، مایکروسافت اکسل به شما هشدار می دهد که تغییرات ذخیره نشده آن کاربر از بین خواهد رفت. شما روی OK برای ادامه یا لغو کلیک کنید تا عملیات لغو شود و به کاربر اجازه دهید کار خود را ذخیره کند.

اگر این شما هستید که قطع شده اید، می توانید حفظ کنید. کار خود را با ذخیره کتاب کار مشترک با نامی دیگر، سپس کتاب کار مشترک اصلی را دوباره باز کنید و تغییرات خود را از نسخه ای که ذخیره کرده اید ادغام کنید.

اگر می خواهید نماهای شخصی را حذف کنید از کاربر حذف شده، به گروه نمایش > نماهای کتاب کار بروید و روی نماهای سفارشی کلیک کنید. در کادر گفتگوی Custom Views ، نماهایی را که می خواهید حذف کنید انتخاب کنید و روی Delete کلیک کنید.

نحوه لغو اشتراک‌گذاری فایل اکسل

هنگامی که کار گروهی کامل شد، می‌توانید اشتراک‌گذاری کتاب کار را به این روش متوقف کنید:

Share Workbook را باز کنید کادر گفتگو ( بازبینی برگه > تغییرات گروه). در برگه ویرایش ، کادر انتخاب اجازه تغییرات برای بیش از یک کاربر همزمان… را پاک کنید و روی OK کلیک کنید.

Excel هشداری را نشان می دهد که می خواهید فایل را از استفاده مشترک حذف کنید و تاریخچه تغییرات را پاک کنید. اگر این همان چیزی است که می خواهید، روی بله کلیک کنید، در غیر این صورت خیر .

نکات:

1. قبل از پاک کردن این کادر، مطمئن شوید که تنها فرد فهرست شده در چه کسی این کتاب کار را اکنون باز کرده است . اگر کاربران دیگری وجود دارند، ابتدا آنها را قطع کنید.
2. اگر کادر غیرقابل بررسی است (خاکستری است)، به احتمال زیاد محافظت از کتاب کار مشترک روشن است. برای لغو محافظت از کتاب کار، روی OK کلیک کنید تا کادر گفتگوی Share Workbook بسته شود، و سپس روی Unprotect Shared Workbook در برگه Review ، در <1 کلیک کنید>تغییر گروه.

نحوه اشتراک گذاری کتاب کار اکسل با استفاده از OneDrive

یکی دیگر از راه های اشتراک گذاری کتاب کار اکسل ذخیره آن در OneDrive است، از همکاران خود دعوت کنید تا روی آن کار کنند. ، و تغییرات یکدیگر را فوراً مشاهده کنید. مایکروسافت آن را co-authoring می نامد.

ذخیره و اشتراک گذاری یک کتاب کار

در Excel 2013 و Excel 2010 ، به یک کتاب کار را در OneDrive ذخیره کنید، این مراحل را انجام دهید:

1. روی File > Share > Save to Cloud کلیک کنید.
2. از افراد دعوت کنید تا با تایپ نام یا آدرس ایمیل آنها در کتاب کار همکاری کنند.