Во ова упатство, ќе најдете целосни детали за тоа како да ја споделите работната книга на Excel со други луѓе со зачувување на локална мрежа или OneDrive, како да го контролирате корисничкиот пристап до споделена Excel датотека и да ги решите конфликтните промени.

Деновиве се повеќе луѓе користат Microsoft Excel за тимска работа. Во минатото, кога требаше да споделите работна книга на Excel со некого, можевте да ја испратите како прилог на е-пошта или да ги зачувате вашите податоци од Excel во PDF за печатење. Иако е брз и удобен, првиот метод создаде повеќе верзии на истиот документ, а вториот произведе безбедна, но неуредлива копија.

Неодамнешните верзии на Excel 2010, 2013 и 2016 го олеснуваат споделувањето и соработуваат на работни тетратки. Со споделување на датотека Excel, на другите корисници им давате пристап до истиот документ и им дозволувате да прават уредувања истовремено, што ви заштедува од проблемите да следите повеќе верзии.

Како да споделете датотека Excel

Овој дел покажува како да споделите работна книга на Excel за повеќе корисници со зачувување на локација на локална мрежа каде што другите луѓе можат да пристапат до неа и да прават уредувања. Можете да ги следите тие промени и да ги прифатите или одбиете.

Со отворена работна книга, извршете ги следните чекори за да ја споделите:

1. На Преглед табот, во групата Промени , кликнете на копчето Сподели работна книга .

   

2. На Сподели работна книга соодветното поле.
3. Проверете дали е избрано Can edit во паѓачката листа десно (стандардно) и кликнете Сподели .

Во Excel 2016 , можете едноставно да кликнете на копчето Сподели во горниот десен агол, да ја зачувате работната книга на локација во облак (OneDrive, OneDrive за Business, или SharePoint Online библиотека), напишете адреси на е-пошта во полето Покани луѓе , одвојувајќи ги секоја со точка-запирка, а потоа кликнете на копчето Сподели на окното (видете ја сликата од екранот подолу).

Со кликнување на копчето Сподели ќе се испрати е-пошта до секое лице, копија ќе ви биде испратена и вам, за секој случај. Ако сакате сами да ја испратите врската, наместо тоа, кликнете Добијте врска за споделување на дното од окното.

Коавтор со други луѓе

Кога вашите колеги добиваат покана, тие едноставно кликнуваат на врската за да ја отворат работната книга во Excel онлајн, а потоа кликнуваат Уреди работна книга > Уреди во прелистувач за уредување датотеката.

Excel 2016 за претплатници на Office 365 (како и корисници на Excel Mobile, Excel за iOS и Excel за Android) можат да бидат коавтор во нивната десктоп апликација Excel со кликнување на Уреди работна книга > Уреди во Excel.

Совет. Ако користите Excel 2016, можете исто така да кликнете Датотека > Отвори , а потоа изберете Споделено со мене .

Сега, како штом другите луѓезапочнете со уредување на работната книга, нивните имиња ќе се појават во горниот десен агол (понекогаш слики, иницијали или дури и „G“ што значи гостин). Изборите на другите корисници можете да ги видите во различни бои, вашиот избор е традиционално зелен:

Забелешка. Можеби нема да ги гледате туѓите избори ако користите верзија различна од Excel 2016 за Office 365 или Excel Online. Сепак, сите нивни уредувања на споделена работна книга ќе се појават во реално време.

Ако повеќе корисници се коавторски и изгубите евиденција за тоа кој уредува одредена ќелија, кликнете на таа ќелија и името на лицето ќе се открие.

За да скокнете до ќелијата што ја уредува некој, кликнете на неговото име или слика, а потоа кликнете на зеленото поле со адресата на ќелијата.

Вака можете да споделите датотека Excel со други корисници. Ви благодарам што прочитавте и се надевам дека ќе се видиме на нашиот блог следната недела!

Ако се направи правилно, ќе се појави зборот [Shared] десно од името на работната книга како што е прикажано на сликата од екранот подолу:

Сега, вие и вашите колеги можете да работите на истата датотека Excel во исто време. Слободно можете да ги прифатите или одбиете нивните промени, а откако ќе се вградат саканите промени, можете да престанете да ја споделувате работната книга. Понатаму во ова упатство, ќе најдете детали за тоа како да го направите сето ова.

Забелешка. Ако Microsoft Excel одбие да сподели одредена работна книга, најверојатно тоа е поради една од следниве причини:

1. Работните книги што имаат табели или XML мапи не можат да се споделат. Затоа, погрижете се да ги конвертирате вашите табели во опсези и да ги отстраните XML мапите пред да ја споделите датотеката Excel.
2. За да можете да споделите работна книга, одредена приватностпоставките треба да се оневозможат. Одете во Датотека > Опции на Excel > Центар за доверба , кликнете на копчето Поставки на Центарот за доверба... и под Опции за приватност , одштиклирајте го полето Отстранете ги личните податоци од својствата на датотеката при зачувување .

Како да ја споделите работната книга на Excel и да го заштитите следењето на промените

Ако не само што сакате да споделите датотека Excel, туку и да се осигурате дека никој не ја исклучува историјата на промени или не ја отстранува работната книга од заедничка употреба, постапете на овој начин:

1. На Преглед табот, во групата Промени , кликнете на копчето Заштити и сподели работна книга .
2. Прозорецот за дијалог Заштити ја споделената работна книга ќе се појави и ќе го изберете полето за избор Споделување со промени во песната .
3. Внесете лозинка во полето Лозинка (изборно) , кликнете OK , а потоа повторно напишете ја лозинката за да ја потврдите.

   Иако внесувањето лозинка е опционално, подобро направете го тоа. Во спротивно, нема смисла да се користи оваа опција, бидејќи секој би можел да ја отстрани заштитата и на тој начин да го запре споделувањето на работната книга.

4. Зачувај ја работната книга.

Со кликнување на OK во горното поле за дијалог ќе се смени копчето Заштити и сподели работна книга на лентата во Отстрани заштита на споделена работна книга и кликнување ова копче и ќе ја отстрани заштитата од споделената работна книга и ќе престане да ја споделува.

Забелешка. Ако работната книга е веќе споделена и сакате да го заштитите споделувањето со лозинка, прво мора да ја откажете споделувањето.

Заштитете го работниот лист наспроти заштитата на споделената работна книга

Заштитете и споделувајте Опцијата Работна книга го спречува само исклучувањето на следењето промени во споделена работна книга, но не ги спречува другите корисници да ја уредуваат или бришат содржината на работната книга.

Ако сакате да ги спречите луѓето да менуваат важни информации во вашиот Excel документ , ќе треба да заклучите некои области пред да го споделите („пред“ е важен збор овде бидејќи заштитата на работниот лист не може да се примени на заедничка работна книга на Excel). За детални инструкции чекор-по-чекор, погледнете:

• Како да заклучите одредени ќелии во Excel
• Како да заклучите формули во Excel

Ограничувања на заедничката работна книга на Excel

Кога одлучувате да ја споделите вашата датотека Excel, имајте предвид дека тоа може да предизвика некои проблеми кај вашите корисници бидејќи не се целосно поддржани сите функции во споделените работни книги. Еве некои од ограничувањата:

Всушност, ќе можете да ги користите постоечките функции, но нема да можете да ги додавате или менувате. Значи, ако сакате да имате корист од некоја од горенаведените опции, не заборавајте да ги примените пред да ја споделите вашата датотека Excel. Целосната листа на функции неподдржани во споделените работни книги може да се најде на веб-локацијата на Microsoft.

Како да уредите заедничка работна книга на Excel

Откако ќе отворите споделена работна книга, можете да внесете нова или да промените постоечки податоци на редовен начин.

Можете и да ја идентификувате вашата работа во заедничка работна книга:

1. Кликнете на картичката Датотека > ; Опции .
2. Во категоријата Општо , скролувајте надолу до делот Персонализирајте ја вашата копија од Office .
3. Во полето Корисничко име , внесете го корисничкото име што сакате да го прикажете и кликнете OK .

Сега , можете да внесувате и уредувате податоци како и обично, имајќи ги предвид следните ограничувања на споделените работни книги.

Како да ги решите конфликтните промени во споделена датотека Excel

Кога двајца или повеќе корисници ја уредуваат иста работна книга истовремено, некои уредувања може да влијаат на истите ќелии. Во такви ситуации, Excel ги задржува промените на корисникот кој прв ја зачувува работната книга. Кога друг корисник се обидува да ја зачува работната книга, Excel го прикажува полето за дијалог Решавање конфликти со детали за секоја конфликтна промена:

За да се решат конфликтнитепромени, направете едно од следново:

• За да ја задржите вашата промена, кликнете Прифати ја мојата .
• За да ја задржите промената на другиот корисник, кликнете Прифати Друго .
• За да ги задржите сите ваши промени, кликнете Прифати ги сите мои .
• За да ги задржите сите промени на другиот корисник, кликнете Прифати ги сите Други .

Совет. За да зачувате копија од споделената работна книга со сите ваши промени, кликнете на копчето Откажи во полето за дијалог Решавање конфликти , а потоа зачувајте ја работната книга под друга име ( Датотека > Зачувај како ). Ќе можете да ги споите вашите промени подоцна.

Како да ги принудите неодамнешните промени автоматски да ги отфрлат претходните промени

За најновите промени автоматски да ги отфрлаат сите претходни промени (направени од вас или од други корисници), без прикажување на полето за дијалог Решавање конфликти , направете го следново:

1. На картичката Преглед , во Промени група, кликнете Сподели работна книга .
2. Префрлете се на картичката Напредно , изберете Промените што се зачувуваат победуваат под Конфликтни промени помеѓу корисниците и кликнете OK .

За да ги видите сите промени што се направени во споделената работна книга, користете функцијата Следете ги промените на картичката Преглед , во групата Промени . Ќе ви покаже кога е направена одредена промена, кој ја направил и кои податоци се променети. За повеќе информации, ве молимевиди:

• Прикажи ја историјата на промени на посебен лист
• Прифати или отфрли промени направени од други

Како да се спојат различни копии од заедничка работна книга

Во некои ситуации, може да биде попогодно да се зачуваат неколку копии од заедничка работна книга, а потоа да се спојат промените направени од различни корисници. Еве како:

1. Споделете ја вашата Excel-датотека на локација на локалната мрежа.
2. Другите корисници сега можат да ја отворат споделената датотека и да работат со неа, а секое лице зачувува своја копија од споделената работна книга во истата папка, но се користи различно име на датотека.
3. Додадете ја функцијата Спореди и спојувај работни книги во лентата со алатки за брз пристап. Деталните чекори за тоа како да го направите ова можете да ги најдете овде.
4. Отворете ја примарната верзија на споделената работна книга.
5. Кликнете на командата Спореди и спојувај работни книги на Брзиот пристап лента со алатки.

   

6. Во полето за дијалог Изберете датотеки за спојување , изберете ги сите копии што сакате да ги споите (за да изберете неколку датотеки, држете го копчето Shift додека кликнувате на имињата на датотеките, а потоа кликнете OK) .

Готово! Промените од различни корисници се споени во една работна книга. Сега можете да ги означите промените, за да можете да ги прегледате сите уредувања на прв поглед.

Како да ги отстраните корисниците од заедничка работна книга на Excel

Споделувањето на датотека Excel за повеќе корисници може да резултира со многу конфликтни промени. За да го избегнете ова, можеби ќе сакате да исклучите одредени луѓеод споделената работна книга.

За да отстраните корисник од споделена работна книга, направете го следново:

1. На картичката Преглед , во Промени Групата , кликнете на копчето Сподели работна книга .
2. На картичката Уредување , изберете го името на корисникот што сакате да го исклучите и кликнете на Копче за отстранување на корисникот .

Забелешка. Оваа акција ги исклучува корисниците само за тековната сесија, но не ги спречува повторно да ја отворат и уредуваат споделената датотека Excel повторно.

Ако избраниот корисник моментално ја уредува споделената работна книга, Microsoft Excel ќе ве предупреди дека сите незачувани промени на тој корисник ќе бидат изгубени. Кликнете OK за да продолжите или Откажи за да ја прекинете операцијата и да му дозволите на корисникот да ја зачува својата работа.

Ако вие сте биле исклучени, можете да го зачувате вашата работа со зачувување на споделената работна книга со друго име, потоа повторно отворете ја оригиналната споделена работна книга и спојте ги вашите промени од копијата што сте ја зачувале.

Ако сакате да бришете лични прегледи на отстранетиот корисник, префрлете се во групата Преглед табот > Прегледи на работна книга и кликнете Прилагодени прегледи . Во полето за дијалог Прилагодено Прегледи , изберете ги приказите што сакате да ги отстраните и кликнете Избриши .

Како да се откажете од споделување датотека Excel

Кога тимската работа е завршена, можете да престанете да ја споделувате работната книга на овој начин:

Отворете ја Сподели работна книга дијалог прозорец ( Преглед таб > Промени група). На картичката Уредување , избришете го полето за избор Дозволи промени од повеќе од еден корисник во исто време… и кликнете OK .

Excel ќе прикаже предупредување дека сакате да ја отстраните датотеката од заедничка употреба и да ја избришете Историјата на промени. Ако тоа е она што го сакате, кликнете Да , во спротивно Не .

Забелешки:

1. Пред да го исчистите ова поле, проверете дали сте единственото лице наведено под Кој ја има отворена оваа работна книга сега . Ако има други корисници, прво исклучете ги.
2. Ако полето не може да се штиклира (сиво), најверојатно заштитата на споделената работна книга е вклучена. За да ја отстраните заштитата на работната книга, кликнете OK за да го затворите полето за дијалог Сподели работна книга , а потоа кликнете на копчето Отштити ја споделената работна книга на картичката Преглед , во Промени групата.

Како да споделите работна книга на Excel со помош на OneDrive

Друг начин за споделување работна книга на Excel е да ја зачувате во OneDrive, поканете ги вашите колеги да работат на неа , и веднаш видете ги промените еден на друг. Microsoft го нарекува коавторство .

Зачувајте и споделувајте работна книга

Во Excel 2013 и Excel 2010 , за да зачувајте работна книга во OneDrive, направете ги овие чекори:

1. Кликнете Датотека > Сподели > Зачувај во Cloud .
2. Поканете ги луѓето да соработуваат на работната книга со впишување на нивните имиња или адреси на е-пошта во