Sa tutorial na ito, makikita mo ang buong detalye kung paano ibahagi ang workbook ng Excel sa ibang mga tao sa pamamagitan ng pag-save nito sa isang lokal na network o OneDrive, kung paano kontrolin ang access ng user sa isang nakabahaging Excel file at lutasin ang mga magkasalungat na pagbabago.

Sa mga araw na ito, parami nang paraming tao ang gumagamit ng Microsoft Excel para sa pangkatang gawain. Noong nakaraan, kapag kailangan mong magbahagi ng Excel workbook sa isang tao, maaari mo itong ipadala bilang isang email attachment o i-save ang iyong data sa Excel sa PDF para sa pag-print. Bagama't mabilis at maginhawa, ang dating pamamaraan ay lumikha ng maraming bersyon ng parehong dokumento, at ang huli ay gumawa ng isang secure ngunit hindi nae-edit na kopya.

Ang mga kamakailang bersyon ng Excel 2010, 2013 at 2016 ay nagpapadali sa pagbabahagi at makipagtulungan sa mga workbook. Sa pamamagitan ng pagbabahagi ng Excel file, binibigyan mo ang ibang mga user ng access sa parehong dokumento at pinapayagan silang gumawa ng mga pag-edit nang sabay-sabay, na nakakatipid sa iyo ng problema sa pagsubaybay sa maraming bersyon.

Paano magbahagi ng Excel file

Ipinapakita ng seksyong ito kung paano magbahagi ng Excel workbook para sa maraming user sa pamamagitan ng pag-save nito sa isang lokasyon ng lokal na network kung saan maa-access ito ng ibang mga tao at makapag-edit. Maaari mong subaybayan ang mga pagbabagong iyon at tanggapin o tanggihan ang mga ito.

Kapag nakabukas ang workbook, gawin ang mga sumusunod na hakbang upang ibahagi ito:

1. Sa Review tab, sa grupong Mga Pagbabago , i-click ang button na Ibahagi ang Workbook .

   

2. Ang Ibahagi ang Workbook katumbas na kahon.
3. Tiyaking ang Maaaring mag-edit ay pinili sa dropdown na listahan sa kanan (default) at i-click ang Ibahagi .

Sa Excel 2016 , maaari mong i-click lang ang button na Ibahagi sa kanang sulok sa itaas, i-save ang workbook sa isang lokasyon sa cloud (OneDrive, OneDrive for Business, o SharePoint Online library), i-type ang mga email address sa kahon na Mag-imbita ng mga tao , na pinaghihiwalay ang bawat isa gamit ang semicolon, at pagkatapos ay i-click ang button na Ibahagi sa pane (pakitingnan ang screenshot sa ibaba).

Ang pag-click sa button na Ibahagi ay magpapadala ng mensaheng email sa bawat tao, isang kopya rin ang ipapadala sa iyo, kung sakali. Kung mas gusto mong ipadala ang link sa iyong sarili, i-click ang Kumuha ng link sa pagbabahagi sa ibaba ng pane sa halip.

Kasamang may-akda sa ibang tao

Kapag nakatanggap ang iyong mga kasamahan ng imbitasyon, i-click lang nila ang link upang buksan ang workbook sa Excel Online, at pagkatapos ay i-click ang I-edit ang Workbook > I-edit sa Browser upang i-edit ang file.

Excel 2016 para sa mga subscriber ng Office 365 (pati na rin ang mga user ng Excel Mobile, Excel para sa iOS at Excel para sa Android) ay maaaring mag-co-author sa kanilang Excel desktop application sa pamamagitan ng pag-click sa I-edit ang Workbook > I-edit sa Excel.

Tip. Kung gumagamit ka ng Excel 2016, maaari mo ring i-click ang File > Buksan , at pagkatapos ay piliin ang Ibinahagi sa Akin .

Ngayon, bilang sa lalong madaling panahon ng ibang taosimulan ang pag-edit ng workbook, lalabas ang kanilang mga pangalan sa kanang sulok sa itaas (kung minsan ay mga larawan, inisyal, o kahit na "G" na nangangahulugang panauhin). Maaari mong makita ang mga pagpipilian ng iba pang mga user sa iba't ibang kulay, ang iyong sariling pagpili ay tradisyonal na berde:

Tandaan. Maaaring hindi mo makita ang mga pagpipilian ng ibang tao kung gumagamit ka ng bersyon maliban sa Excel 2016 para sa Office 365 o Excel Online. Gayunpaman, ang lahat ng kanilang mga pag-edit sa isang nakabahaging workbook ay lalabas sa real time.

Kung maraming user ang magkakasamang nag-akda, at nawalan ka ng pagsubaybay kung sino ang nag-e-edit ng isang partikular na cell, mag-click sa cell na iyon, at ang pangalan ng tao ibubunyag.

Upang tumalon sa cell na ini-edit ng isang tao, i-click ang kanilang pangalan o larawan, at pagkatapos ay i-click ang berdeng kahon na may cell address.

Ganito ka makakapagbahagi ng Excel file sa ibang mga user. Salamat sa pagbabasa at umaasa akong makita ka sa aming blog sa susunod na linggo!

Kung nagawa nang tama, lalabas ang salitang [Nakabahagi] sa kanan ng pangalan ng workbook tulad ng ipinapakita sa screenshot sa ibaba:

Ngayon, ikaw at ang iyong mga kasamahan ay makakapagtrabaho sa parehong Excel file nang sabay. Malaya kang tanggapin o tanggihan ang kanilang mga pagbabago, at pagkatapos na maisama ang mga nais na pagbabago, maaari mong ihinto ang pagbabahagi ng workbook. Sa karagdagang sa tutorial na ito, makikita mo ang mga detalye kung paano gawin ang lahat ng ito.

Tandaan. Kung tumanggi ang Microsoft Excel na magbahagi ng isang partikular na workbook, malamang na ito ay dahil sa isa sa mga sumusunod na dahilan:

1. Hindi maibabahagi ang mga workbook na may mga talahanayan o XML na mapa. Kaya, siguraduhing i-convert ang iyong mga talahanayan sa mga hanay at alisin ang mga XML na mapa bago ibahagi ang iyong Excel file.
2. Upang makapagbahagi ng workbook, ilang privacykailangang i-disable ang mga setting. Pumunta sa File > Excel Options > Trust Center , i-click ang button na Trust Center Settings… , at sa ilalim ng Mga Opsyon sa Privacy na kategorya, alisan ng check ang kahon na Alisin ang personal na impormasyon mula sa mga katangian ng file sa save .

Paano ibahagi ang workbook ng Excel at protektahan ang pagsubaybay sa pagbabago

Kung gusto mong hindi lamang magbahagi ng Excel file, ngunit upang matiyak din na walang isasara ang kasaysayan ng pagbabago o aalisin ang workbook mula sa nakabahaging paggamit, magpatuloy sa ganitong paraan:

1. Sa Suriin tab, sa Mga Pagbabago na grupo, i-click ang Protektahan at Ibahagi ang Workbook na button.
2. Ang Protektahan ang Nakabahaging Workbook na dialog window lalabas, at pipiliin mo ang check box na Pagbabahagi sa mga pagbabago sa track .
3. Mag-type ng password sa kahon na Password (Opsyonal) , i-click ang OK , at pagkatapos ay i-type muli ang password upang kumpirmahin ito.

   Kahit na ang paglalagay ng password ay opsyonal, mas mabuting gawin mo ito. Kung hindi, walang kabuluhan sa paggamit ng opsyong ito, dahil maaalis ng sinuman ang proteksyon at sa gayon ay ihinto ang pagbabahagi ng workbook.

4. I-save ang workbook.

Ang pag-click sa OK sa dialog box sa itaas ay babaguhin ang Protektahan at Ibahagi ang Workbook na button sa ribbon sa I-unprotect ang Nakabahaging Workbook , at pag-click sa parehong aalisin ng button na ito ang proteksyon mula sa nakabahaging workbook at ihihinto ang pagbabahagi nito.

Tandaan. Kung nakabahagi na ang workbook, at gusto mong protektahan ang pagbabahagi gamit ang isang password, dapat mo munang i-unshare ang workbook.

Protektahan ang worksheet vs. protektahan ang nakabahaging workbook

Ang Protektahan at Ibahagi Pinipigilan lamang ng opsyong Workbook ang pag-off ng pagsubaybay sa pagbabago sa isang nakabahaging workbook, ngunit hindi pinipigilan ang ibang mga user na i-edit o tanggalin ang mga nilalaman ng workbook.

Kung gusto mong pigilan ang mga tao na baguhin ang mahalagang impormasyon sa iyong Excel na dokumento , kakailanganin mong i-lock ang ilang lugar bago ito ibahagi (ang "bago" ay isang mahalagang salita dito dahil hindi mailalapat ang proteksyon ng worksheet sa isang Excel shared workbook). Para sa mga detalyadong sunud-sunod na tagubilin, pakitingnan ang:

• Paano i-lock ang ilang partikular na cell sa Excel
• Paano i-lock ang mga formula sa Excel

Mga limitasyon sa nakabahaging workbook ng Excel

Kapag nagpasya na ibahagi ang iyong Excel file, mangyaring magkaroon ng kamalayan na maaaring magdulot ito ng ilang problema sa iyong mga user dahil hindi lahat ng feature ay ganap na sinusuportahan sa mga shared workbook. Narito ang ilan sa mga limitasyon:

Sa katunayan, magagamit mo ang mga kasalukuyang feature, ngunit hindi mo magagawang idagdag o baguhin ang mga ito. Kaya, kung gusto mong makinabang mula sa alinman sa mga opsyon sa itaas, tiyaking ilapat ang mga ito bago ibahagi ang iyong Excel file. Ang kumpletong listahan ng mga feature na hindi sinusuportahan sa mga nakabahaging workbook ay makikita sa web-site ng Microsoft.

Paano mag-edit ng Excel shared workbook

Pagkatapos mong magbukas ng shared workbook, maaari kang maglagay ng bago o magbago umiiral na data sa regular na paraan.

Maaari mo ring tukuyin ang iyong trabaho sa isang nakabahaging workbook:

1. I-click ang tab na File > ; Mga Opsyon .
2. Sa kategoryang General , mag-scroll pababa sa seksyong I-personalize ang iyong kopya ng Office .
3. Sa ang kahon na User Name , ilagay ang user name na gusto mong ipakita, at i-click ang OK .

Ngayon , maaari kang mag-input at mag-edit ng data gaya ng dati, na isinasaisip ang mga sumusunod na limitasyon ng mga nakabahaging workbook.

Paano lutasin ang mga magkasalungat na pagbabago sa isang nakabahaging Excel file

Kapag ang dalawa o higit pang user ay nag-e-edit ng parehong workbook nang sabay-sabay, ang ilang mga pag-edit ay maaaring makaapekto sa parehong (mga) cell. Sa ganitong mga sitwasyon, pinapanatili ng Excel ang mga pagbabago ng user na unang nagse-save ng workbook. Kapag sinubukan ng ibang user na i-save ang workbook, ipinapakita ng Excel ang dialog box na Resolve Conflicts na may mga detalye tungkol sa bawat sumasalungat na pagbabago:

Upang lutasin ang magkasalungatmga pagbabago, gawin ang isa sa mga sumusunod:

• Upang panatilihin ang iyong pagbabago, i-click ang Tanggapin ang Akin .
• Upang panatilihin ang pagbabago ng ibang user, i-click ang Tanggapin Iba pa .
• Upang panatilihin ang lahat ng iyong pagbabago, i-click ang Tanggapin ang Lahat ng Akin .
• Upang panatilihin ang lahat ng pagbabago ng ibang user, i-click ang Tanggapin Lahat Iba .

Tip. Upang mag-save ng kopya ng nakabahaging workbook kasama ang lahat ng iyong mga pagbabago, i-click ang button na Kanselahin sa dialog box na Resolve Conflicts , at pagkatapos ay i-save ang workbook sa ilalim ng ibang pangalan ( File > I-save Bilang ). Magagawa mong pagsamahin ang iyong mga pagbabago sa ibang pagkakataon.

Paano pilitin ang mga kamakailang pagbabago na awtomatikong i-override ang mga nakaraang pagbabago

Upang awtomatikong i-override ng mga pinakabagong pagbabago ang anumang mga nakaraang pagbabago (ginawa mo o ng ibang mga user), nang hindi ipinapakita ang dialog box na Resolve Conflicts , gawin ang sumusunod:

1. Sa tab na Review , sa Changes pangkat, i-click ang Ibahagi ang Workbook .
2. Lumipat sa tab na Advanced , piliin ang Ang mga pagbabagong isine-save ay panalo sa ilalim ng Nagsalungat mga pagbabago sa pagitan ng mga user , at i-click ang OK .

Upang tingnan ang lahat ng mga pagbabagong ginawa sa nakabahaging workbook, gamitin ang tampok na Subaybayan ang Mga Pagbabago sa tab na Suriin , sa pangkat na Mga Pagbabago . Ipapakita nito sa iyo kung kailan ginawa ang isang partikular na pagbabago, sino ang gumawa nito, at kung anong data ang binago. Para sa karagdagang impormasyon, mangyaringtingnan ang:

• Tingnan ang kasaysayan ng mga pagbabago sa isang hiwalay na sheet
• Tanggapin o tanggihan ang mga pagbabagong ginawa ng iba

Paano pagsamahin ang iba't ibang kopya ng isang nakabahaging workbook

Sa ilang sitwasyon, maaaring maging mas maginhawang mag-save ng ilang kopya ng isang shared workbook, at pagkatapos ay pagsamahin ang mga pagbabagong ginawa ng iba't ibang user. Narito kung paano:

1. Ibahagi ang iyong Excel file sa isang lokasyon ng lokal na network.
2. Maaari na ngayong buksan ng ibang mga user ang nakabahaging file at magtrabaho kasama nito, ang bawat tao ay nagse-save ng kanilang sariling kopya ng ibinahaging workbook sa parehong folder, ngunit gumagamit ng ibang pangalan ng file.
3. Idagdag ang tampok na Ihambing at Pagsamahin ang Mga Workbook sa iyong Quick Access toolbar. Ang mga detalyadong hakbang sa kung paano ito gawin ay makikita dito.
4. Buksan ang pangunahing bersyon ng nakabahaging workbook.
5. I-click ang Compare and Merge Workbooks command sa Quick Access toolbar.

   

6. Sa dialog box na Select Files to Merge , piliin ang lahat ng kopyang gusto mong pagsamahin (upang pumili ng ilang file, pindutin nang matagal ang Shift key habang nagki-click sa mga pangalan ng file, at pagkatapos ay i-click ang OK) .

Tapos na! Ang mga pagbabago ng iba't ibang user ay pinagsama sa isang workbook. Ngayon ay maaari mo nang i-highlight ang mga pagbabago, upang matingnan mo ang lahat ng mga pag-edit sa isang sulyap.

Paano mag-alis ng mga user mula sa isang shared Excel workbook

Ang pagbabahagi ng Excel file para sa maraming user ay maaaring magresulta sa marami magkasalungat na pagbabago. Upang maiwasan ito, maaaring gusto mong idiskonekta ang ilang partikular na taomula sa nakabahaging workbook.

Upang alisin ang isang user mula sa isang nakabahaging workbook, gawin ang sumusunod:

1. Sa tab na Review , sa Mga Pagbabago group, i-click ang button na Ibahagi ang Workbook .
2. Sa tab na Pag-edit , piliin ang pangalan ng user na gusto mong idiskonekta, at i-click ang Alisin ang User button .

Tandaan. Ang pagkilos na ito ay nagdidiskonekta sa mga user para lamang sa kasalukuyang session, ngunit hindi pinipigilan silang muling buksan at i-edit ang nakabahaging Excel file.

Kung kasalukuyang ine-edit ng napiling user ang nakabahaging workbook, babalaan ka ng Microsoft Excel na mawawala ang anumang hindi na-save na pagbabago ng user na iyon. I-click mo ang OK upang magpatuloy o Kanselahin upang i-abort ang operasyon at payagan ang user na i-save ang kanilang trabaho.

Kung ikaw ang nadiskonekta, maaari mong panatilihin iyong trabaho sa pamamagitan ng pag-save ng nakabahaging workbook na may ibang pangalan, pagkatapos ay muling buksan ang orihinal na nakabahaging workbook at pagsamahin ang iyong mga pagbabago mula sa kopyang na-save mo.

Kung gusto mong tanggalin ang mga personal na view ng ang inalis na user, lumipat sa tab na View > Workbook Views group, at i-click ang Custom Views . Sa dialog box na Custom Views , piliin ang mga view na gusto mong alisin, at i-click ang Tanggalin .

Paano mag-unshare ng Excel file

Kapag nakumpleto na ang teamwork, maaari mong ihinto ang pagbabahagi ng workbook sa ganitong paraan:

Buksan ang Share Workbook dialog box ( Suriin tab > Mga Pagbabago pangkat). Sa tab na Pag-edit , i-clear ang Payagan ang mga pagbabago ng higit sa isang user nang sabay-sabay... check box, at i-click ang OK .

Magpapakita ang Excel ng alerto na aalisin mo na ang file mula sa nakabahaging paggamit at burahin ang History ng pagbabago. Kung iyon ang gusto mo, i-click ang Oo , kung hindi Hindi .

Mga Tala:

1. Bago i-clear ang kahon na ito, siguraduhing ikaw ay ang tanging tao na nakalista sa ilalim ng Sino ang may bukas na workbook na ito ngayon . Kung may iba pang user, idiskonekta muna sila.
2. Kung hindi ma-check ang kahon (na-gray out), malamang na naka-on ang nakabahaging proteksyon sa workbook. Upang i-unprotect ang workbook, i-click ang OK upang isara ang Share Workbook dialog box, at pagkatapos ay i-click ang Unprotect Shared Workbook button sa tab na Review , sa Mga Pagbabago na grupo.

Paano ibahagi ang Excel workbook gamit ang OneDrive

Ang isa pang paraan para magbahagi ng Excel workbook ay i-save ito sa OneDrive, imbitahan ang iyong mga kasamahan na magtrabaho dito , at makita agad ang mga pagbabago ng isa't isa. Tinatawag ito ng Microsoft na co-authoring .

Mag-save at magbahagi ng workbook

Sa Excel 2013 at Excel 2010 , sa mag-save ng workbook sa OneDrive, gawin ang mga hakbang na ito:

1. I-click ang File > Ibahagi > I-save sa Cloud .
2. Anyayahan ang mga tao na makipagtulungan sa workbook sa pamamagitan ng pag-type ng kanilang mga pangalan o email address sa