Dans ce tutoriel, vous trouverez tous les détails sur la façon de partager un classeur Excel avec d'autres personnes en l'enregistrant sur un réseau local ou sur OneDrive, sur la façon de contrôler l'accès des utilisateurs à un fichier Excel partagé et de résoudre les conflits de modifications.

De nos jours, de plus en plus de personnes utilisent Microsoft Excel pour travailler en équipe. Auparavant, lorsque vous deviez partager un classeur Excel avec quelqu'un, vous pouviez l'envoyer en pièce jointe d'un courrier électronique ou enregistrer vos données Excel au format PDF pour les imprimer. Bien que rapide et pratique, la première méthode créait plusieurs versions du même document, tandis que la seconde produisait une copie sécurisée mais non modifiable.

Les versions récentes d'Excel 2010, 2013 et 2016 facilitent le partage et la collaboration sur les classeurs. En partageant un fichier Excel, vous donnez à d'autres utilisateurs l'accès au même document et leur permettez d'effectuer des modifications simultanément, ce qui vous évite d'avoir à suivre plusieurs versions.

Comment partager un fichier Excel

Cette section montre comment partager un classeur Excel pour plusieurs utilisateurs en l'enregistrant à un emplacement du réseau local où d'autres personnes peuvent y accéder et y apporter des modifications. Vous pouvez suivre ces modifications et les accepter ou les refuser.

Lorsque le classeur est ouvert, effectuez les étapes suivantes pour le partager :

1. Sur le Consultez le site dans l'onglet Changements cliquez sur le bouton Manuel de partage bouton.

   

2. Le site Manuel de partage La boîte de dialogue apparaît, et vous sélectionnez le Autoriser les modifications par plusieurs utilisateurs en même temps, ce qui permet également de fusionner les classeurs. dans la case à cocher Modification de onglet.

   

3. En option, passez à l'option Avancé sélectionnez les paramètres souhaités pour le suivi des changements, puis cliquez sur OK .

   Par exemple, vous pouvez souhaiter que les modifications soient mises à jour automatiquement toutes les n minutes (tous les autres paramètres de la capture d'écran ci-dessous sont les paramètres par défaut).

   Voir également: Format de numéro personnalisé dans Excel



4. Enregistrez votre fichier Excel à un emplacement réseau où d'autres personnes peuvent y accéder (le moyen le plus rapide est d'utiliser le raccourci Ctrl + S).

Si cela est fait correctement, le mot [Shared] apparaîtra à droite du nom du classeur, comme le montre la capture d'écran ci-dessous :

Désormais, vous et vos collègues pouvez travailler en même temps sur le même fichier Excel. Vous êtes libre d'accepter ou de refuser leurs modifications, et une fois que les modifications souhaitées ont été incorporées, vous pouvez arrêter de partager le classeur. Plus loin dans ce tutoriel, vous trouverez les détails sur la façon de faire tout cela.

Remarque : si Microsoft Excel refuse de partager un certain classeur, il est fort probable que ce soit pour l'une des raisons suivantes :

1. Les classeurs contenant des tableaux ou des cartes XML ne peuvent pas être partagés. Veillez donc à convertir vos tableaux en plages et à supprimer les cartes XML avant de partager votre fichier Excel.
2. Pour pouvoir partager un classeur, certains paramètres de confidentialité doivent être désactivés. Allez sur Fichier > ; Options Excel > ; Centre de confiance cliquez sur le bouton Paramètres du centre de confiance... et sous le bouton Options de confidentialité décochez la catégorie Supprimer les informations personnelles des propriétés du fichier lors de l'enregistrement boîte.

Comment partager un classeur Excel et protéger le suivi des modifications ?

Si vous souhaitez non seulement partager un fichier Excel, mais aussi vous assurer que personne ne désactive l'historique des modifications ou ne supprime le classeur de l'utilisation partagée, procédez de cette manière :

1. Sur le Examen dans l'onglet Changements cliquez sur le bouton Cahier d'exercices "Protéger et partager bouton.
2. Le site Protéger le cahier d'exercices partagé s'affiche, et vous sélectionnez l'option Partage avec suivi des modifications la case à cocher.
3. Saisissez un mot de passe dans le champ Mot de passe (facultatif) cliquez sur OK puis saisissez à nouveau le mot de passe pour le confirmer.

   Bien que la saisie d'un mot de passe soit facultative, il est préférable de le faire, sinon cette option n'a guère de sens, car n'importe qui serait en mesure de supprimer la protection et donc d'arrêter le partage du classeur.

4. Enregistrez le classeur.

En cliquant sur OK dans la boîte de dialogue ci-dessus changera le Cahier d'exercices "Protéger et partager sur le ruban pour Déprotéger le classeur partagé En cliquant sur ce bouton, vous supprimez la protection du classeur partagé et vous cessez de le partager.

Remarque : si le classeur est déjà partagé et que vous souhaitez protéger le partage par un mot de passe, vous devez d'abord annuler le partage du classeur.

Protéger la feuille de travail vs. protéger le classeur partagé

Le site Cahier d'exercices "Protéger et partager permet uniquement de désactiver le suivi des modifications dans un classeur partagé, mais n'empêche pas les autres utilisateurs de modifier ou de supprimer le contenu du classeur.

Si vous voulez empêcher des personnes de modifier des informations importantes dans votre document Excel, vous devrez verrouiller certaines zones avant de le partager ("avant" est un mot important ici car la protection des feuilles de calcul ne peut pas être appliquée à un classeur Excel partagé). Pour des instructions détaillées étape par étape, veuillez consulter :

• Comment verrouiller certaines cellules dans Excel
• Comment verrouiller des formules dans Excel

Limites des classeurs partagés d'Excel

Lorsque vous décidez de partager votre fichier Excel, sachez que cela peut causer quelques problèmes à vos utilisateurs, car toutes les fonctionnalités ne sont pas entièrement prises en charge dans les classeurs partagés :

En fait, vous pourrez utiliser les fonctionnalités existantes, mais vous ne pourrez pas les ajouter ou les modifier. Donc, si vous souhaitez bénéficier de l'une des options ci-dessus, assurez-vous de les appliquer avant La liste complète des fonctions non prises en charge dans les classeurs partagés se trouve sur le site web de Microsoft.

Comment modifier un classeur partagé Excel

Après avoir ouvert un classeur partagé, vous pouvez saisir de nouvelles données ou modifier des données existantes de manière habituelle.

Vous pouvez également identifier votre travail dans un classeur partagé :

1. Cliquez sur le bouton Fichier tab> ; Options .
2. Dans le Général Faites défiler l'écran jusqu'à la catégorie Personnalisez votre copie d'Office section.
3. Dans le Nom de l'utilisateur saisissez le nom de l'utilisateur que vous souhaitez afficher, puis cliquez sur OK .

Vous pouvez maintenant saisir et modifier les données comme d'habitude, en gardant à l'esprit les limitations suivantes des classeurs partagés.

Comment résoudre les conflits de modifications dans un fichier Excel partagé ?

Lorsque deux utilisateurs ou plus modifient simultanément le même classeur, certaines modifications peuvent affecter la ou les mêmes cellules. Dans de telles situations, Excel conserve les modifications de l'utilisateur qui enregistre le classeur en premier. Lorsqu'un autre utilisateur tente d'enregistrer le classeur, Excel affiche le message suivant Résoudre les conflits avec les détails de chaque changement conflictuel :

Pour résoudre les changements conflictuels, effectuez l'une des opérations suivantes :

• Pour conserver votre modification, cliquez sur Accepter le mien .
• Pour conserver la modification de l'autre utilisateur, cliquez sur Accepter Autres .
• Pour conserver toutes vos modifications, cliquez sur Acceptez tout ce qui est à moi .
• Pour conserver toutes les modifications de l'autre utilisateur, cliquez sur Accepter tous les autres .

Conseil : pour sauvegarder un copie du classeur partagé avec toutes vos modifications, cliquez sur l'icône Annuler dans la section Résoudre les conflits puis enregistrez le classeur sous un autre nom ( Fichier > ; Enregistrer sous Vous pourrez fusionner vos modifications ultérieurement.

Comment faire en sorte que les modifications récentes remplacent automatiquement les modifications précédentes ?

Pour que les modifications les plus récentes remplacent automatiquement toutes les modifications précédentes (effectuées par vous ou par d'autres utilisateurs), sans afficher l'icône Résoudre les conflits , procédez comme suit :

1. Sur le Consultez le site dans l'onglet Changements cliquez sur Manuel de partage .
2. Passez à la Avancé sélectionnez Les changements sauvegardés gagnent sous Changements contradictoires entre utilisateurs et cliquez sur OK .

Pour visualiser toutes les modifications qui ont été apportées au classeur partagé, utilisez la fonction Suivi des changements sur le site de l Examen dans l'onglet Changements Il vous montrera quand une modification particulière a été apportée, qui l'a faite et quelles données ont été modifiées. Pour plus d'informations, veuillez consulter la page suivante :

• Visualiser l'historique des modifications sur une feuille séparée
• Accepter ou rejeter les modifications apportées par d'autres

Comment fusionner différentes copies d'un classeur partagé ?

Dans certaines situations, il peut être plus pratique d'enregistrer plusieurs copies d'un classeur partagé, puis de fusionner les modifications apportées par différents utilisateurs. Voici comment procéder :

1. Partagez votre fichier Excel sur un emplacement de réseau local.
2. Les autres utilisateurs peuvent maintenant ouvrir le fichier partagé et travailler avec lui, chaque personne enregistrant sa propre copie du classeur partagé dans le même dossier, mais en utilisant un nom de fichier différent.
3. Ajouter le Comparer et fusionner des classeurs Les étapes détaillées de cette opération se trouvent ici.
4. Ouvrez la version primaire du classeur partagé.
5. Cliquez sur le bouton Comparer et fusionner des classeurs dans la barre d'outils d'accès rapide.

   

6. Dans le Sélectionner les fichiers à fusionner sélectionnez toutes les copies que vous souhaitez fusionner (pour sélectionner plusieurs fichiers, maintenez la touche Shift enfoncée tout en cliquant sur les noms de fichiers, puis cliquez sur OK) .

Les modifications apportées par les différents utilisateurs sont fusionnées en un seul classeur. Vous pouvez maintenant mettre en surbrillance les modifications, ce qui vous permet de voir toutes les modifications d'un seul coup d'œil.

Comment supprimer les utilisateurs d'un classeur Excel partagé ?

Le partage d'un fichier Excel pour plusieurs utilisateurs peut entraîner de nombreuses modifications contradictoires. Pour éviter cela, vous pouvez vouloir déconnecter certaines personnes du classeur partagé.

Pour supprimer un utilisateur d'un classeur partagé, procédez comme suit :

1. Sur le Consultez le site dans l'onglet Changements cliquez sur le bouton Manuel de partage bouton.
2. Sur le Modification de sélectionnez le nom de l'utilisateur que vous voulez déconnecter, puis cliquez sur le bouton "Déconnecter". Bouton de suppression de l'utilisateur .

Remarque : cette action déconnecte les utilisateurs uniquement pour la session en cours, mais ne les empêche pas de rouvrir et de modifier à nouveau le fichier Excel partagé.

Si l'utilisateur sélectionné est en train de modifier le classeur partagé, Microsoft Excel vous avertit que toutes les modifications non sauvegardées de cet utilisateur seront perdues. Vous cliquez sur OK pour continuer ou Annuler pour interrompre l'opération et permettre à l'utilisateur de sauvegarder son travail.

Si c'est vous qui avez été déconnecté, vous pouvez préserver votre travail en enregistrant le classeur partagé sous un autre nom, puis rouvrir le classeur partagé original et fusionner vos modifications à partir de la copie que vous avez enregistrée.

Si vous voulez supprimer les opinions personnelles de l'utilisateur supprimé, passez à la Voir tab> ; Vues du cahier de travail et cliquez sur Vues personnalisées Dans le Personnalisé Vues sélectionnez les vues que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer .

Comment annuler le partage d'un fichier Excel

Lorsque le travail d'équipe est terminé, vous pouvez arrêter de partager le cahier de travail de cette manière :

Ouvrez le Manuel de partage boîte de dialogue ( Consultez le site tab> ; Changements Sur le Modification de effacez l'onglet Permettre les modifications par plus d'un utilisateur en même temps... et cliquez sur OK .

Excel affichera une alerte indiquant que vous êtes sur le point de supprimer le fichier de l'utilisation partagée et d'effacer l'historique des modifications. Si c'est ce que vous voulez, cliquez sur Oui sinon Non .

Notes :

1. Avant d'effacer cette case, assurez-vous que vous êtes la seule personne inscrite sous Qui a ce cahier ouvert maintenant S'il y a d'autres utilisateurs, déconnectez-les d'abord.
2. Si la case n'est pas cochée (grisée), il est fort probable que la protection du classeur partagé est activée. Pour déprotéger le classeur, cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Manuel de partage puis cliquez sur le bouton Bouton "Déprotéger le classeur partagé sur le Examen dans l'onglet Changements groupe.

Comment partager un classeur Excel à l'aide de OneDrive ?

Une autre façon de partager un classeur Excel est de l'enregistrer sur OneDrive, d'inviter vos collègues à travailler dessus et de voir instantanément les modifications apportées par les autres. co-auteur .

Enregistrer et partager un classeur

Sur Excel 2013 et Excel 2010 Pour enregistrer un classeur sur OneDrive, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Fichier > ; Partager > ; Sauvegarder dans le nuage .
2. Invitez des personnes à collaborer sur le classeur en saisissant leur nom ou leur adresse électronique dans la case correspondante.
3. Assurez-vous que Peut éditer est sélectionné dans la liste déroulante de droite (par défaut) et cliquez sur Partager .

Sur Excel 2016 vous pouvez simplement cliquer sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit, enregistrez le classeur dans un emplacement en nuage (OneDrive, OneDrive for Business ou bibliothèque SharePoint Online), saisissez des adresses électroniques dans le champ Inviter des personnes en séparant chacun d'eux par un point-virgule, puis cliquez sur le bouton Partager sur le volet (voir la capture d'écran ci-dessous).

En cliquant sur le Partager enverra un message électronique à chaque personne, une copie vous sera également envoyée, juste au cas où. Si vous préférez envoyer le lien vous-même, cliquez sur Obtenir un lien de partage en bas du volet à la place.

Co-auteur avec d'autres personnes

Lorsque vos collègues reçoivent une invitation, ils doivent simplement cliquer sur le lien pour ouvrir le classeur dans Excel Online, puis cliquer sur Modifier le classeur > ; Modifier dans le navigateur pour éditer le fichier.

Les abonnés d'Excel 2016 pour Office 365 (ainsi que les utilisateurs d'Excel Mobile, d'Excel pour iOS et d'Excel pour Android) peuvent coécrire dans leur application de bureau Excel en cliquant sur Modifier le classeur > ; Modifier dans Excel.

Conseil : si vous utilisez Excel 2016, vous pouvez également cliquer sur Fichier > ; Ouvrir puis sélectionnez Partagé avec moi .

Désormais, dès que d'autres personnes commencent à modifier le classeur, leur nom apparaît dans le coin supérieur droit (parfois des photos, des initiales, ou même "G" qui signifie invité). Vous pouvez voir les sélections des autres utilisateurs dans différentes couleurs, votre propre sélection est traditionnellement verte :

Remarque : il se peut que vous ne voyiez pas les sélections des autres si vous utilisez une version autre qu'Excel 2016 pour Office 365 ou Excel Online. Toutefois, toutes leurs modifications apportées à un classeur partagé apparaîtront en temps réel.

Si plusieurs utilisateurs sont co-auteurs et que vous ne savez plus qui modifie une cellule spécifique, cliquez sur cette cellule et le nom de la personne sera révélé.

Pour accéder à la cellule en cours de modification par une personne, cliquez sur son nom ou sa photo, puis cliquez sur la case verte contenant l'adresse de la cellule.

C'est ainsi que vous pouvez partager un fichier Excel avec d'autres utilisateurs. Je vous remercie de votre lecture et j'espère vous voir sur notre blog la semaine prochaine !