In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie eine Excel-Arbeitsmappe für andere Personen freigeben, indem Sie sie in einem lokalen Netzwerk oder auf OneDrive speichern, wie Sie den Benutzerzugriff auf eine freigegebene Excel-Datei steuern und wie Sie widersprüchliche Änderungen auflösen.

Heutzutage verwenden immer mehr Menschen Microsoft Excel für die Arbeit im Team. Wenn Sie in der Vergangenheit eine Excel-Arbeitsmappe mit jemandem gemeinsam nutzen wollten, konnten Sie sie als E-Mail-Anhang versenden oder Ihre Excel-Daten zum Drucken als PDF-Datei speichern. Die erste Methode war zwar schnell und bequem, aber sie erzeugte mehrere Versionen desselben Dokuments, und die zweite erzeugte eine sichere, aber nicht editierbare Kopie.

Die neueren Versionen von Excel 2010, 2013 und 2016 erleichtern die gemeinsame Nutzung von Arbeitsmappen. Durch die gemeinsame Nutzung einer Excel-Datei geben Sie anderen Nutzern Zugriff auf dasselbe Dokument und ermöglichen ihnen die gleichzeitige Bearbeitung, wodurch Sie sich die Mühe ersparen, den Überblick über mehrere Versionen zu behalten.

Wie man eine Excel-Datei weitergibt

In diesem Abschnitt wird gezeigt, wie Sie eine Excel-Arbeitsmappe für mehrere Benutzer freigeben können, indem Sie sie in einem lokalen Netzwerk speichern, wo andere Personen darauf zugreifen und Änderungen vornehmen können. Sie können diese Änderungen verfolgen und sie annehmen oder ablehnen.

Führen Sie bei geöffneter Arbeitsmappe die folgenden Schritte aus, um sie freizugeben:

1. Auf der Überprüfung auf der Registerkarte Änderungen Gruppe, klicken Sie auf die Arbeitsbuch teilen Taste.

   

   Siehe auch: Excel-Platzhalter: Suchen und Ersetzen, Filtern, Verwendung in Formeln mit Text und Zahlen
2. Die Arbeitsmappe teilen erscheint, und Sie wählen die Option Änderungen durch mehrere Benutzer gleichzeitig zulassen. Dies ermöglicht auch das Zusammenführen von Arbeitsmappen. Kontrollkästchen auf der Seite Bearbeitung von tab.

   

3. Optional können Sie zum Fortgeschrittene wählen Sie die gewünschten Einstellungen für die Verfolgung von Änderungen aus und klicken Sie auf OK .

   Sie können zum Beispiel festlegen, dass Änderungen automatisch alle n Minuten aktualisiert werden (alle anderen Einstellungen auf dem Screenshot unten sind Standardeinstellungen).



4. Speichern Sie Ihre Excel-Datei an einem Ort im Netzwerk, an dem andere Personen darauf zugreifen können (am schnellsten geht das mit der Tastenkombination Strg + S).

Wenn Sie dies richtig gemacht haben, erscheint das Wort [Freigegeben] rechts neben dem Namen der Arbeitsmappe, wie in der folgenden Abbildung zu sehen ist:

Jetzt können Sie und Ihre Kollegen gleichzeitig an derselben Excel-Datei arbeiten. Sie können deren Änderungen annehmen oder ablehnen, und nachdem die gewünschten Änderungen eingearbeitet wurden, können Sie die gemeinsame Nutzung der Arbeitsmappe beenden. Im weiteren Verlauf dieses Tutorials finden Sie die Einzelheiten zu all diesen Schritten.

Hinweis: Wenn Microsoft Excel sich weigert, eine bestimmte Arbeitsmappe freizugeben, liegt dies höchstwahrscheinlich an einem der folgenden Gründe:

1. Arbeitsmappen, die Tabellen oder XML-Zuordnungen enthalten, können nicht freigegeben werden. Stellen Sie also sicher, dass Sie Ihre Tabellen in Bereiche konvertieren und die XML-Zuordnungen entfernen, bevor Sie Ihre Excel-Datei freigeben.
2. Um eine Arbeitsmappe freigeben zu können, müssen einige Datenschutzeinstellungen deaktiviert werden. Gehen Sie zu Datei > Excel-Optionen > Trust Center klicken Sie auf die Trust Center Einstellungen... und unter dem Menüpunkt Datenschutz-Optionen Kategorie, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Persönliche Informationen beim Speichern aus den Dateieigenschaften entfernen Box.

Gemeinsame Nutzung von Excel-Arbeitsmappen und Schutz der Änderungsverfolgung

Wenn Sie nicht nur eine Excel-Datei freigeben möchten, sondern auch sicherstellen wollen, dass niemand den Änderungsverlauf ausschaltet oder die Arbeitsmappe aus der gemeinsamen Nutzung entfernt, gehen Sie so vor:

1. Auf der Überprüfung auf der Registerkarte Änderungen Gruppe, klicken Sie auf die Arbeitsbuch "Schützen und Teilen Taste.
2. Die Gemeinsame Arbeitsmappe schützen erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie die Option Freigabe mit Änderungsverfolgung Kontrollkästchen.
3. Geben Sie ein Passwort in das Feld Passwort (optional) Feld, klicken Sie auf OK und geben Sie das Kennwort erneut ein, um es zu bestätigen.

   Die Eingabe eines Kennworts ist zwar optional, sollte aber dennoch erfolgen, da es sonst wenig Sinn macht, diese Option zu verwenden, da jeder den Schutz aufheben und somit die gemeinsame Nutzung der Arbeitsmappe unterbinden kann.

4. Speichern Sie die Arbeitsmappe.

Klicken Sie auf OK im obigen Dialogfeld wird die Arbeitsbuch "Schützen und Teilen auf der Multifunktionsleiste zu Gemeinsame Arbeitsmappe ungeschützt Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird sowohl der Schutz der freigegebenen Arbeitsmappe aufgehoben als auch die Freigabe beendet.

Hinweis: Wenn die Arbeitsmappe bereits freigegeben ist und Sie die Freigabe mit einem Kennwort schützen möchten, müssen Sie die Freigabe der Arbeitsmappe zunächst aufheben.

Arbeitsblatt schützen vs. gemeinsame Arbeitsmappe schützen

Die Arbeitsbuch "Schützen und Teilen verhindert nur, dass die Änderungsverfolgung in einer gemeinsam genutzten Arbeitsmappe ausgeschaltet wird, nicht aber, dass andere Benutzer den Inhalt der Arbeitsmappe bearbeiten oder löschen können.

Wenn Sie verhindern möchten, dass andere Personen wichtige Informationen in Ihrem Excel-Dokument ändern, müssen Sie einige Bereiche sperren, bevor Sie das Dokument freigeben ("bevor" ist hier ein wichtiges Wort, da der Arbeitsblattschutz nicht auf eine freigegebene Excel-Arbeitsmappe angewendet werden kann). Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter

• Wie man bestimmte Zellen in Excel sperrt
• Wie man Formeln in Excel sperrt

Einschränkungen der gemeinsamen Excel-Arbeitsmappe

Wenn Sie sich für die gemeinsame Nutzung Ihrer Excel-Datei entscheiden, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass dies bei Ihren Benutzern zu Problemen führen kann, da nicht alle Funktionen in gemeinsam genutzten Arbeitsmappen vollständig unterstützt werden, wie z. B. die folgenden Einschränkungen:

Sie können zwar die vorhandenen Funktionen nutzen, aber keine neuen hinzufügen oder ändern. Wenn Sie also eine der oben genannten Optionen nutzen möchten, müssen Sie sie anwenden vor Die vollständige Liste der Funktionen, die in freigegebenen Arbeitsmappen nicht unterstützt werden, finden Sie auf der Website von Microsoft.

So bearbeiten Sie eine gemeinsame Excel-Arbeitsmappe

Nachdem Sie eine gemeinsame Arbeitsmappe geöffnet haben, können Sie wie gewohnt neue Daten eingeben oder vorhandene Daten ändern.

Sie können auch Ihre Arbeit identifizieren in einer gemeinsamen Arbeitsmappe:

1. Klicken Sie auf die Datei tab> Optionen .
2. In der Allgemein Kategorie, blättern Sie nach unten zur Personalisieren Sie Ihr Exemplar von Office Abschnitt.
3. In der Name des Benutzers ein, geben Sie den Benutzernamen ein, den Sie anzeigen möchten, und klicken Sie auf OK .

Sie können nun wie gewohnt Daten eingeben und bearbeiten, wobei Sie die folgenden Einschränkungen der gemeinsamen Arbeitsmappe beachten sollten.

So lösen Sie widersprüchliche Änderungen in einer gemeinsamen Excel-Datei auf

Wenn zwei oder mehr Benutzer gleichzeitig dieselbe Arbeitsmappe bearbeiten, können sich einige Änderungen auf dieselbe(n) Zelle(n) auswirken. In solchen Situationen behält Excel die Änderungen des Benutzers bei, der die Arbeitsmappe zuerst speichert. Wenn ein anderer Benutzer versucht, die Arbeitsmappe zu speichern, zeigt Excel die Konflikte lösen Dialogfeld mit den Details zu jeder widersprüchlichen Änderung:

Um widersprüchliche Änderungen aufzulösen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

• Um Ihre Änderung zu behalten, klicken Sie auf Meinen akzeptieren .
• Um die Änderung des anderen Benutzers beizubehalten, klicken Sie auf Akzeptieren Andere .
• Um alle Ihre Änderungen beizubehalten, klicken Sie auf Akzeptieren Sie All Mine .
• Um alle Änderungen des anderen Benutzers beizubehalten, klicken Sie auf Alle anderen akzeptieren .

Tipp: Zum Speichern einer kopieren. der gemeinsamen Arbeitsmappe mit all Ihren Änderungen, klicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen Schaltfläche im Konflikte lösen und speichern Sie dann die Arbeitsmappe unter einem anderen Namen ( Datei > Speichern unter Sie können Ihre Änderungen zu einem späteren Zeitpunkt zusammenführen.

So erzwingen Sie, dass neue Änderungen automatisch frühere Änderungen überschreiben

Damit die neuesten Änderungen automatisch alle vorherigen Änderungen (von Ihnen oder anderen Benutzern) überschreiben, ohne die Konflikte lösen gehen Sie wie folgt vor:

1. Auf der Überprüfung auf der Registerkarte Änderungen Gruppe, klicken Sie auf Arbeitsmappe teilen .
2. Wechseln Sie zum Fortgeschrittene Registerkarte, wählen Sie Die gespeicherten Änderungen gewinnen unter Widersprüchliche Änderungen zwischen Benutzern und klicken Sie auf OK .

Um alle Änderungen, die an der gemeinsamen Arbeitsmappe vorgenommen wurden, anzuzeigen, verwenden Sie die Änderungen verfolgen Funktion auf der Überprüfung auf der Registerkarte Änderungen Es wird angezeigt, wann eine bestimmte Änderung vorgenommen wurde, wer sie vorgenommen hat und welche Daten geändert wurden. Weitere Informationen finden Sie unter:

• Änderungshistorie auf einem separaten Blatt anzeigen
• von anderen vorgenommene Änderungen akzeptieren oder ablehnen

Zusammenführen verschiedener Kopien einer gemeinsamen Arbeitsmappe

In manchen Situationen kann es sinnvoller sein, mehrere Kopien einer gemeinsamen Arbeitsmappe zu speichern und dann die von verschiedenen Benutzern vorgenommenen Änderungen zusammenzuführen. So geht's:

1. Geben Sie Ihre Excel-Datei an einem lokalen Netzwerkstandort frei.
2. Andere Benutzer können nun die gemeinsame Datei öffnen und mit ihr arbeiten, wobei jeder seine eigene Kopie der gemeinsamen Arbeitsmappe im selben Ordner, aber unter einem anderen Dateinamen speichert.
3. Fügen Sie die Arbeitsmappen vergleichen und zusammenführen Die detaillierten Schritte, wie Sie dies tun, finden Sie hier.
4. Öffnen Sie die Primärversion der gemeinsamen Arbeitsmappe.
5. Klicken Sie auf die Arbeitsmappen vergleichen und zusammenführen in der Symbolleiste für den Schnellzugriff.

   

6. In der Dateien zum Zusammenführen auswählen wählen Sie alle Kopien aus, die Sie zusammenführen möchten (um mehrere Dateien auszuwählen, halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie auf die Dateinamen klicken, und klicken Sie dann auf OK) .

Fertig! Die Änderungen der verschiedenen Benutzer werden in einer einzigen Arbeitsmappe zusammengeführt. Jetzt können Sie die Änderungen markieren, so dass Sie alle Bearbeitungen auf einen Blick sehen können.

So entfernen Sie Benutzer aus einer freigegebenen Excel-Arbeitsmappe

Die gemeinsame Nutzung einer Excel-Datei durch mehrere Benutzer kann zu vielen widersprüchlichen Änderungen führen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie bestimmte Personen von der gemeinsamen Arbeitsmappe abkoppeln.

Um einen Benutzer aus einer gemeinsamen Arbeitsmappe zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Auf der Überprüfung auf der Registerkarte Änderungen Gruppe, klicken Sie auf die Arbeitsmappe teilen Taste.
2. Auf der Bearbeitung von wählen Sie den Namen des Benutzers, dessen Verbindung Sie trennen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Schaltfläche Benutzer entfernen .

Hinweis: Diese Aktion trennt die Verbindung der Benutzer nur für die aktuelle Sitzung, verhindert aber nicht, dass sie die freigegebene Excel-Datei erneut öffnen und bearbeiten können.

Wenn der ausgewählte Benutzer gerade die gemeinsame Arbeitsmappe bearbeitet, warnt Microsoft Excel Sie, dass alle nicht gespeicherten Änderungen dieses Benutzers verloren gehen. Sie klicken auf OK um fortzufahren oder Abbrechen um den Vorgang abzubrechen und dem Benutzer die Möglichkeit zu geben, seine Arbeit zu speichern.

Wenn die Verbindung unterbrochen wurde, können Sie Ihre Arbeit beibehalten, indem Sie die gemeinsame Arbeitsmappe unter einem anderen Namen speichern, dann die ursprüngliche gemeinsame Arbeitsmappe erneut öffnen und Ihre Änderungen mit der gespeicherten Kopie zusammenführen.

Wenn Sie möchten, dass persönliche Ansichten löschen des entfernten Benutzers, wechseln Sie zum Siehe tab> Arbeitsmappen-Ansichten Gruppe, und klicken Sie auf Benutzerdefinierte Ansichten In der Benutzerdefiniert Ansichten wählen Sie die Ansichten aus, die Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf Löschen .

Freigabe einer Excel-Datei aufheben

Wenn die Teamarbeit abgeschlossen ist, können Sie die Arbeitsmappe nicht mehr auf diese Weise teilen:

Öffnen Sie die Arbeitsmappe teilen Dialogfeld ( Überprüfung tab> Änderungen Gruppe). Auf der Bearbeitung von Registerkarte, löschen Sie die Änderungen durch mehr als einen Benutzer gleichzeitig zulassen... Kontrollkästchen und klicken Sie auf OK .

Excel zeigt eine Warnung an, dass Sie die Datei aus der gemeinsamen Nutzung entfernen und den Änderungsverlauf löschen werden. Wenn Sie das möchten, klicken Sie auf Ja sonst Nein .

Anmerkungen:

1. Vergewissern Sie sich, bevor Sie dieses Feld deaktivieren, dass Sie die einzige Person sind, die unter Wer hat diese Arbeitsmappe jetzt geöffnet Wenn es noch andere Benutzer gibt, trennen Sie diese zuerst.
2. Wenn das Kästchen nicht markiert (ausgegraut) ist, ist der Schutz der gemeinsamen Arbeitsmappe höchstwahrscheinlich aktiviert. Um den Schutz der Arbeitsmappe aufzuheben, klicken Sie auf OK, um das Fenster Arbeitsmappe teilen und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Schaltfläche "Schutz der gemeinsamen Arbeitsmappe aufheben über die Überprüfung auf der Registerkarte Änderungen Gruppe.

Freigeben von Excel-Arbeitsmappen mit OneDrive

Eine weitere Möglichkeit, eine Excel-Arbeitsmappe freizugeben, besteht darin, sie auf OneDrive zu speichern, Ihre Kollegen einzuladen, daran zu arbeiten, und die Änderungen der anderen sofort zu sehen. Mitverfassen von .

Speichern und Freigeben einer Arbeitsmappe

Unter Excel 2013 und Excel 2010 um eine Arbeitsmappe in OneDrive zu speichern, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie auf Datei > Teilen Sie > In der Cloud speichern .
2. Laden Sie Personen ein, an der Arbeitsmappe mitzuarbeiten, indem Sie deren Namen oder E-Mail-Adressen in das entsprechende Feld eintragen.
3. Vergewissern Sie sich Kann bearbeiten in der Dropdown-Liste auf der rechten Seite ausgewählt ist (Standard) und klicken Sie auf Teilen Sie .

Unter Excel 2016 können Sie einfach auf die Schaltfläche Teilen Sie in der oberen rechten Ecke, speichern Sie die Arbeitsmappe an einem Cloud-Speicherort (OneDrive, OneDrive for Business oder SharePoint Online-Bibliothek), geben Sie E-Mail-Adressen in das Feld Menschen einladen durch ein Semikolon zu trennen, und klicken Sie dann auf das Feld Teilen Sie auf dem Fenster (siehe Abbildung unten).

Durch Anklicken des Teilen Sie Schaltfläche wird eine E-Mail-Nachricht an jede Person gesendet, eine Kopie wird auch an Sie gesendet, nur für den Fall. Wenn Sie den Link lieber selbst senden möchten, klicken Sie auf Einen Link zum Teilen erhalten am unteren Rand des Fensters.

Co-Autor mit anderen Personen

Wenn Ihre Kollegen eine Einladung erhalten, klicken sie einfach auf den Link, um die Arbeitsmappe in Excel Online zu öffnen, und dann auf Arbeitsmappe bearbeiten > Im Browser bearbeiten um die Datei zu bearbeiten.

Abonnenten von Excel 2016 für Office 365 (sowie Nutzer von Excel Mobile, Excel für iOS und Excel für Android) können in ihrer Excel-Desktop-Anwendung Co-Authoring betreiben, indem sie auf Arbeitsmappe bearbeiten > In Excel bearbeiten.

Tipp: Wenn Sie Excel 2016 verwenden, können Sie auch auf Datei > Öffnen Sie und wählen Sie dann Mit mir geteilt .

Sobald andere Personen mit der Bearbeitung der Arbeitsmappe beginnen, erscheinen ihre Namen in der oberen rechten Ecke (manchmal auch Bilder, Initialen oder sogar ein "G", das für Gast steht). Sie können die Auswahlen anderer Benutzer in verschiedenen Farben sehen, Ihre eigene Auswahl ist traditionell grün:

Hinweis: Möglicherweise sehen Sie die Auswahlen anderer Personen nicht, wenn Sie eine andere Version als Excel 2016 für Office 365 oder Excel Online verwenden. Allerdings werden alle deren Änderungen an einer freigegebenen Arbeitsmappe in Echtzeit angezeigt.

Wenn mehrere Benutzer gemeinsam an einem Dokument arbeiten und Sie den Überblick darüber verlieren, wer eine bestimmte Zelle bearbeitet, klicken Sie auf diese Zelle, und der Name der Person wird angezeigt.

Um zu der Zelle zu springen, die von einer Person bearbeitet wird, klicken Sie auf deren Namen oder Bild und dann auf das grüne Feld mit der Zelladresse.

So können Sie eine Excel-Datei für andere Benutzer freigeben. Ich danke Ihnen für die Lektüre und hoffe, Sie nächste Woche in unserem Blog begrüßen zu dürfen!