Tässä opetusohjelmassa kerrotaan yksityiskohtaisesti, miten voit jakaa Excel-työkirjan muiden ihmisten kanssa tallentamalla sen lähiverkkoon tai OneDriveen, miten voit hallita käyttäjien pääsyä jaettuun Excel-tiedostoon ja ratkaista ristiriitaiset muutokset.

Nykyään yhä useammat ihmiset käyttävät Microsoft Exceliä ryhmätyöskentelyyn. Kun aiemmin halusit jakaa Excel-työkirjan jonkun kanssa, voit lähettää sen sähköpostin liitetiedostona tai tallentaa Excel-tiedot PDF-tiedostoksi tulostamista varten. Vaikka ensimmäinen menetelmä oli nopea ja kätevä, se loi useita versioita samasta asiakirjasta, ja jälkimmäinen tuotti turvallisen, mutta ei-editoitavan kopion.

Excelin viimeisimmissä versioissa 2010, 2013 ja 2016 työkirjojen jakaminen ja yhteistyö on helppoa. Jakaessasi Excel-tiedoston annat muille käyttäjille pääsyn samaan asiakirjaan ja annat heidän tehdä muokkauksia samanaikaisesti, jolloin sinun ei tarvitse pitää kirjaa useista versioista.

Excel-tiedoston jakaminen

Tässä osassa kerrotaan, miten voit jakaa Excel-työkirjan useille käyttäjille tallentamalla sen lähiverkon sijaintiin, jossa muut voivat käyttää sitä ja tehdä muutoksia. Voit seurata näitä muutoksia ja hyväksyä tai hylätä ne.

Kun työkirja on avoinna, jaa se seuraavien vaiheiden avulla:

1. On Arvostelu välilehdellä, kohdassa Muutokset ryhmää, napsauta Jaa työkirja nappi.

   

2. The Jaa työkirja valintaikkuna tulee näkyviin, ja valitset Salli useamman kuin yhden käyttäjän tekemät muutokset samanaikaisesti. Tämä mahdollistaa myös työkirjojen yhdistämisen. valintaruutu Muokkaaminen välilehti.

   

3. Vaihtoehtoisesti voit vaihtaa Edistynyt välilehti, valitse halutut asetukset muutosten seurantaa varten ja napsauta sitten OK .

   Voit esimerkiksi haluta, että muutokset päivitetään automaattisesti n minuutin välein (kaikki muut asetukset alla olevassa kuvassa ovat oletusasetuksia).



4. Tallenna Excel-tiedosto verkkopaikkaan, josta muut voivat käyttää sitä (nopein tapa on käyttää pikanäppäimiä Ctrl + S).

Jos se on tehty oikein, työkirjan nimen oikealla puolella näkyy sana [Jaettu], kuten alla olevassa kuvassa näkyy:

Nyt sinä ja kollegasi voitte työskennellä samaan aikaan saman Excel-tiedoston parissa. Voit vapaasti hyväksyä tai hylätä heidän tekemänsä muutokset, ja kun halutut muutokset on sisällytetty, voitte lopettaa työkirjan jakamisen. Jatkossa tässä oppaassa kerrotaan tarkemmin, miten tämä kaikki tehdään.

Huomautus: Jos Microsoft Excel kieltäytyy jakamasta tiettyä työkirjaa, syynä on todennäköisesti jokin seuraavista syistä:

1. Taulukoita tai XML-karttoja sisältäviä työkirjoja ei voi jakaa. Muista siis muuntaa taulukot alueiksi ja poistaa XML-kartat ennen Excel-tiedoston jakamista.
2. Jotta voit jakaa työkirjan, tietyt yksityisyysasetukset on poistettava käytöstä. Siirry osoitteeseen Tiedosto > Excel-vaihtoehdot > Trust Center , napsauta Luottokeskuksen asetukset... painiketta, ja kohdassa Tietosuoja-asetukset luokkaan, poista valintaruutu Poista henkilökohtaiset tiedot tiedoston ominaisuuksista tallennuksen yhteydessä laatikko.

Excel-työkirjan jakaminen ja muutoksen seurannan suojaaminen

Jos haluat paitsi jakaa Excel-tiedoston myös varmistaa, ettei kukaan sammuta muutoshistoriaa tai poista työkirjaa yhteisestä käytöstä, toimi näin:

1. On Arvostelu välilehdellä, kohdassa Muutokset ryhmää, napsauta Suojaa ja jaa -työkirja nappi.
2. The Suojaa jaettu työkirja valintaikkuna tulee näkyviin, ja valitset vaihtoehdon Jakaminen muutosten jäljittämisen kanssa valintaruutu.
3. Kirjoita salasana kenttään Salasana (valinnainen) laatikko, napsauta OK ja vahvista sitten salasana kirjoittamalla se uudelleen.

   Vaikka salasanan antaminen on valinnaista, se kannattaa tehdä. Muuten tämän vaihtoehdon käyttämisessä ei ole juurikaan järkeä, koska kuka tahansa voi poistaa suojauksen ja siten lopettaa työkirjan jakamisen.

4. Tallenna työkirja.

Klikkaamalla OK yllä olevassa valintaikkunassa muuttaa Suojaa ja jaa -työkirja painiketta nauhassa Poista jaetun työkirjan suojaus , ja tätä painiketta napsauttamalla poistetaan suojaus jaetusta työkirjasta ja lopetetaan sen jakaminen.

Huomautus: Jos työkirja on jo jaettu ja haluat suojata jakamisen salasanalla, sinun on ensin poistettava työkirjan jakaminen.

Suojaa työarkki vs. suojaa jaettu työkirja

The Suojaa ja jaa -työkirja vaihtoehto estää vain muutosten seurannan kytkemisen pois päältä jaetussa työkirjassa, mutta ei estä muita käyttäjiä muokkaamasta tai poistamasta työkirjan sisältöä.

Jos haluat estää ihmisiä muuttamasta tärkeitä tietoja Excel-dokumentissasi, sinun on lukittava joitakin alueita ennen asiakirjan jakamista ("ennen" on tärkeä sana tässä yhteydessä, koska työarkkien suojausta ei voi soveltaa jaettuun Excel-työkirjaan). Yksityiskohtaiset vaiheittaiset ohjeet löydät osoitteesta:

• Miten lukita tietyt solut Excelissä
• Kaavojen lukitseminen Excelissä

Excelin jaetun työkirjan rajoitukset

Kun päätät jakaa Excel-tiedoston, ota huomioon, että se voi aiheuttaa käyttäjille ongelmia, koska kaikki ominaisuudet eivät ole täysin tuettuja jaetuissa työkirjoissa. Seuraavassa on joitakin rajoituksia:

Itse asiassa voit käyttää olemassa olevia ominaisuuksia, mutta et voi lisätä tai muuttaa niitä. Jos siis haluat hyötyä jostakin edellä mainituista vaihtoehdoista, muista soveltaa niitä. ennen Excel-tiedoston jakaminen. Täydellinen luettelo ominaisuuksista, joita ei tueta jaetuissa työkirjoissa, löytyy Microsoftin verkkosivuilta.

Excelin jaetun työkirjan muokkaaminen

Kun olet avannut jaetun työkirjan, voit syöttää uusia tietoja tai muuttaa olemassa olevia tietoja tavalliseen tapaan.

Voit myös yksilöi työsi jaetussa työkirjassa:

1. Napsauta Tiedosto tab> Vaihtoehdot .
2. Vuonna Yleistä luokkaan, selaa alaspäin kohtaan Muokkaa Office-kopiosi yksilölliseksi jakso.
3. Vuonna Käyttäjän nimi ruutuun, kirjoita käyttäjänimi, jonka haluat näyttää, ja napsauta sitten OK .

Nyt voit syöttää ja muokata tietoja tavalliseen tapaan pitäen mielessä seuraavat jaettujen työkirjojen rajoitukset.

Ristiriitaisten muutosten ratkaiseminen jaetussa Excel-tiedostossa

Kun kaksi tai useampi käyttäjä muokkaa samaa työkirjaa samanaikaisesti, jotkin muokkaukset voivat vaikuttaa samaan soluun (samoihin soluihin). Tällaisissa tilanteissa Excel säilyttää sen käyttäjän muutokset, joka tallentaa työkirjan ensimmäisenä. Kun toinen käyttäjä yrittää tallentaa työkirjan, Excel näyttää näytössä Ristiriitojen ratkaiseminen valintaikkuna, jossa on tietoja kustakin ristiriitaisesta muutoksesta:

Voit ratkaista ristiriitaiset muutokset tekemällä jonkin seuraavista toimista:

• Jos haluat säilyttää muutoksesi, napsauta Hyväksy minun .
• Jos haluat säilyttää toisen käyttäjän muutoksen, valitse Hyväksy Muu .
• Jos haluat säilyttää kaikki muutokset, valitse Hyväksy kaikki minun .
• Jos haluat säilyttää kaikki toisen käyttäjän tekemät muutokset, valitse Hyväksy kaikki muut .

Vinkki. Tallentaaksesi kopioi jaetussa työkirjassa, jossa on kaikki muutokset, napsauta painiketta Peruuta painiketta Ristiriitojen ratkaiseminen valintaikkunassa ja tallenna sitten työkirja eri nimellä ( Tiedosto > Tallenna nimellä ). Voit yhdistää muutokset myöhemmin.

Kuinka pakottaa viimeisimmät muutokset kumoamaan aiemmat muutokset automaattisesti?

Jos haluat, että viimeisimmät muutokset ohittavat automaattisesti kaikki aiemmat (sinun tai muiden käyttäjien tekemät) muutokset ilman, että näytetään Ristiriitojen ratkaiseminen valintaikkunassa, toimi seuraavasti:

1. On Arvostelu välilehdellä, kohdassa Muutokset ryhmää, napsauta Jaa työkirja .
2. Vaihda Edistynyt välilehti, valitse Tallennettavat muutokset voittavat osoitteessa Ristiriitaiset muutokset käyttäjien välillä ja napsauta OK .

Jos haluat tarkastella kaikkia jaettuun työkirjaan tehtyjä muutoksia, käytä komentoa Seuraa muutoksia ominaisuus Arvostelu välilehdellä, kohdassa Muutokset Se näyttää, milloin tietty muutos on tehty, kuka sen on tehnyt ja mitä tietoja on muutettu. Lisätietoja on kohdassa:

• Tarkastele muutoshistoriaa erillisellä lehdellä
• Hyväksyä tai hylätä muiden tekemät muutokset

Miten yhdistää jaetun työkirjan eri kopioita?

Joissakin tilanteissa voi olla kätevämpää tallentaa useita kopioita jaetusta työkirjasta ja yhdistää sitten eri käyttäjien tekemät muutokset. Näin toimitaan:

1. Jaa Excel-tiedostosi lähiverkon sijaintiin.
2. Muut käyttäjät voivat nyt avata jaetun tiedoston ja työskennellä sen kanssa, ja jokainen voi tallentaa oman kopionsa jaetusta työkirjasta samaan kansioon, mutta eri tiedostonimellä.
3. Lisää Vertaile ja yhdistä työkirjoja toiminto Pikakäyttötyökaluriviin. Yksityiskohtaiset ohjeet tämän tekemiseen löydät täältä.
4. Avaa jaetun työkirjan ensisijainen versio.
5. Napsauta Vertaile ja yhdistä työkirjoja komento Pikakäyttötyökalurivillä.

   

6. Vuonna Valitse yhdistettävät tiedostot Valitse kaikki kopiot, jotka haluat yhdistää (jos haluat valita useita tiedostoja, pidä Shift-näppäintä painettuna, kun napsautat tiedostojen nimiä, ja napsauta sitten OK) .

Valmis! Eri käyttäjien tekemät muutokset on yhdistetty yhteen työkirjaan. Nyt voit korostaa muutokset, jotta näet kaikki muokkaukset yhdellä silmäyksellä.

Käyttäjien poistaminen jaetusta Excel-työkirjasta

Excel-tiedoston jakaminen useille käyttäjille voi johtaa moniin ristiriitaisiin muutoksiin. Tämän välttämiseksi voit ehkä poistaa tiettyjen henkilöiden yhteyden jaettuun työkirjaan.

Voit poistaa käyttäjän jaetusta työkirjasta seuraavasti:

1. On Arvostelu välilehdellä, kohdassa Muutokset ryhmää, napsauta Jaa työkirja nappi.
2. On Muokkaaminen välilehdellä, valitse sen käyttäjän nimi, jonka yhteyden haluat katkaista, ja valitse sitten Poista käyttäjä -painike .

Huomautus: Tämä toiminto katkaisee käyttäjien yhteyden vain nykyisen istunnon ajaksi, mutta ei estä heitä avaamasta ja muokkaamasta jaettua Excel-tiedostoa uudelleen.

Jos valittu käyttäjä muokkaa parhaillaan jaettua työkirjaa, Microsoft Excel varoittaa sinua siitä, että käyttäjän tallentamattomat muutokset menetetään. Napsautat kohtaa OK jatkaa tai Peruuta keskeyttää toiminnon ja antaa käyttäjän tallentaa työnsä.

Jos yhteys on katkennut, voit säilyttää työsi tallentamalla jaetun työkirjan eri nimellä, avaamalla alkuperäisen jaetun työkirjan uudelleen ja yhdistämällä muutokset tallentamastasi kopiosta.

Jos haluat poistaa henkilökohtaiset näkemykset poistetun käyttäjän, vaihda Näytä tab> Työkirjan näkymät ja napsauta Mukautetut näkymät . Custom Näkymät Valitse näkymät, jotka haluat poistaa, ja napsauta sitten Poista .

Kuinka poistaa Excel-tiedoston jakaminen

Kun ryhmätyö on saatu päätökseen, voit lopettaa työkirjan jakamisen tällä tavalla:

Avaa Jaa työkirja valintaikkuna ( Arvostelu tab> Muutokset ryhmä). Muokkaaminen välilehti, tyhjennä Sallia muutokset useammalle kuin yhdelle käyttäjälle samanaikaisesti... valintaruutu ja napsauta OK .

Excel näyttää varoituksen, että olet poistamassa tiedostoa yhteisestä käytöstä ja poistamassa muutoshistoriaa. Jos haluat tätä, valitse Kyllä , muuten Ei .

Huomautuksia:

1. Ennen kuin poistat tämän kentän, varmista, että olet ainoa henkilö, joka on merkitty kohtaan Kenellä on tämä työkirja nyt auki Jos käytössä on muita käyttäjiä, katkaise ensin heidän yhteytensä.
2. Jos valintaruutu ei ole valittuna (harmaana), jaetun työkirjan suojaus on todennäköisesti käytössä. Voit poistaa työkirjan suojauksen napsauttamalla OK sulkeaksesi ikkunan. Jaa työkirja valintaikkunassa ja napsauta sitten Poista jaetun työkirjan suojaus -painike on Arvostelu välilehdellä, kohdassa Muutokset ryhmä.

Excel-työkirjan jakaminen OneDriven avulla

Toinen tapa jakaa Excel-työkirja on tallentaa se OneDriveen, kutsua kollegasi työskentelemään sen parissa ja nähdä toistensa muutokset välittömästi. Microsoft kutsuu sitä nimellä Yhteiskirjoittaminen .

Tallenna ja jaa työkirja

Osoitteessa Excel 2013 ja Excel 2010 , voit tallentaa työkirjan OneDriveen seuraavasti:

1. Klikkaa Tiedosto > Jaa > Tallenna pilveen .
2. Kutsu ihmisiä tekemään yhteistyötä työkirjassa kirjoittamalla heidän nimensä tai sähköpostiosoitteensa vastaavaan ruutuun.
3. Varmista, että Voi muokata on valittuna oikealla olevassa pudotusvalikossa (oletusarvo) ja napsauta sitten Jaa .

Osoitteessa Excel 2016 , voit yksinkertaisesti napsauttaa Jaa painiketta oikeassa yläkulmassa, tallenna työkirja pilvipalveluun (OneDrive, OneDrive for Business tai SharePoint Online -kirjasto), kirjoita sähköpostiosoitteet kenttiin Kutsu ihmisiä laatikko, erottaen jokaisen puolipisteellä, ja napsauta sen jälkeen Jaa painiketta (katso alla oleva kuvakaappaus).

Napsauttamalla Jaa painike lähettää sähköpostiviestin jokaiselle henkilölle, ja varmuuden vuoksi kopio lähetetään myös sinulle. Jos haluat mieluummin lähettää linkin itse, valitse Hanki jakolinkki ruudun alareunassa sen sijaan.

Yhteiskirjoittaja muiden ihmisten kanssa

Kun kollegasi saavat kutsun, he yksinkertaisesti napsauttavat linkkiä avatakseen työkirjan Excel Online -palvelussa ja napsauttavat sitten kohtaa Muokkaa työkirjaa > Muokkaa selaimessa muokata tiedostoa.

Excel 2016 for Office 365 -tilaajat (sekä Excel Mobile-, Excel for iOS- ja Excel for Android -ohjelmien käyttäjät) voivat osallistua Excel-työpöytäsovelluksen yhteiskirjoittamiseen valitsemalla Muokkaa työkirjaa > Muokkaa Excelissä.

Vihje. Jos käytät Excel 2016 -ohjelmaa, voit myös napsauttaa painiketta Tiedosto > Avaa ja valitse sitten Jaettu kanssani .

Kun muut käyttäjät alkavat muokata työkirjaa, heidän nimensä ilmestyy oikeaan yläkulmaan (joskus kuvia, nimikirjaimia tai jopa "G", joka tarkoittaa vierasta). Voit nähdä muiden käyttäjien valinnat eri väreillä, oma valintasi on perinteisesti vihreä:

Huomautus: Et ehkä näe muiden valintoja, jos käytät muuta kuin Excel 2016 for Office 365:n tai Excel Online -versiota. Kaikki jaetun työkirjan muokkaukset näkyvät kuitenkin reaaliajassa.

Jos useita käyttäjiä on mukana kirjoittamassa ja et enää tiedä, kuka muokkaa tiettyä solua, napsauta kyseistä solua, jolloin henkilön nimi tulee näkyviin.

Jos haluat siirtyä jonkun muokkaamaan soluun, napsauta hänen nimeään tai kuvaansa ja napsauta sitten solun osoitteen vihreää ruutua.

Näin voit jakaa Excel-tiedoston muiden käyttäjien kanssa. Kiitän sinua lukemisesta ja toivon, että tapaamme blogissamme ensi viikolla!