Осы оқулықта Excel жұмыс кітабын жергілікті желіге немесе OneDrive жүйесіне сақтау арқылы басқа адамдармен бөлісу жолы, ортақ Excel файлына пайдаланушы қатынасын басқару және қарама-қайшы өзгерістерді шешу туралы толық мәліметтерді табасыз.

Бұл күндері командалық жұмыс үшін Microsoft Excel бағдарламасын көбірек адамдар пайдаланады. Бұрын Excel жұмыс кітабын біреумен ортақ пайдалану қажет болғанда, оны электрондық пошта тіркемесі ретінде жіберуге немесе басып шығару үшін Excel деректерін PDF файлына сақтауға болады. Жылдам әрі ыңғайлы болғанымен, бұрынғы әдіс бір құжаттың бірнеше нұсқасын жасады, ал екіншісі қауіпсіз, бірақ өңделмейтін көшірме жасады.

Excel 2010, 2013 және 2016 нұсқаларының соңғы нұсқалары бөлісуді және онымен бөлісуді жеңілдетеді. жұмыс дәптері бойынша бірлесіп жұмыс жасау. Excel файлын ортақ пайдалану арқылы сіз басқа пайдаланушыларға бір құжатқа рұқсат бересіз және оларға бір уақытта өзгертулер енгізуге рұқсат бересіз, бұл сізге бірнеше нұсқаны қадағалау қиындықтан құтқарады.

Қалай істеу керек Excel файлын ортақ пайдалану

Бұл бөлім Excel жұмыс кітабын басқа адамдар оған қол жеткізе алатын және өңдеулер жасай алатын жергілікті желі орнына сақтау арқылы бірнеше пайдаланушыларға қалай ортақ пайдалану керектігін көрсетеді. Сіз бұл өзгерістерді қадағалап, оларды қабылдауға немесе қабылдамауға болады.

Жұмыс кітабы ашық кезде оны ортақ пайдалану үшін келесі қадамдарды орындаңыз:

1. Шолу қойындысының Өзгерістер тобында Жұмыс кітабын ортақ пайдалану түймесін басыңыз.

   

2. Жұмыс кітабын ортақ пайдалану сәйкес ұяшық.
3. Оң жақтағы ашылмалы тізімде Өңдеуге болады таңдалғанына көз жеткізіңіз (әдепкі) және Бөлісу түймесін басыңыз.

Excel 2016 бағдарламасында сіз жай ғана жоғарғы оң жақ бұрыштағы Бөлісу түймесін басып, жұмыс кітабын бұлт орнына сақтауға болады (OneDrive, OneDrive Бизнеске немесе SharePoint Online кітапханасына арналған) электрондық пошта мекенжайларын Адамдарды шақыру жолағына әрқайсысын нүктелі үтірмен бөліп теріңіз, содан кейін тақтадағы Бөлісу түймесін басыңыз (скриншотты қараңыз). төменде).

Бөлісу түймесін басу әрбір адамға электрондық пошта хабарын жібереді, оның көшірмесі сізге де жіберіледі. Сілтемені өзіңіз жібергіңіз келсе, оның орнына тақтаның төменгі жағындағы Бөлісу сілтемесін алу түймесін басыңыз.

Басқа адамдармен бірлескен автор

Әріптестеріңіз шақыру алған кезде, олар Excel Online бағдарламасында жұмыс кітабын ашу үшін сілтемені басып, өңдеу үшін Жұмыс кітабын өңдеу > Браузерде өңдеу түймесін басыңыз. файл.

Office 365 жазылушыларына арналған Excel 2016 жазылушылары (сонымен қатар Excel Mobile, iOS жүйесіне арналған Excel және Android жүйесіне арналған Excel пайдаланушылары) Жұмыс кітабын өңдеу<11 түймесін басу арқылы Excel жұмыс үстелі қолданбасында бірлесіп авторлай алады> > Excel бағдарламасында өңдеу.

Кеңес. Excel 2016 бағдарламасын пайдаланып жатсаңыз, Файл > Ашу түймесін басып, Менімен ортақ опциясын таңдай аласыз.

Қазір басқа адамдар сияқтыжұмыс кітабын өңдеуді бастасаңыз, олардың аттары жоғарғы оң жақ бұрышта пайда болады (кейде суреттер, инициалдар немесе тіпті қонақты білдіретін «G»). Сіз басқа пайдаланушылардың таңдауларын әртүрлі түстерде көре аласыз, сіздің жеке таңдауыңыз дәстүрлі түрде жасыл:

Ескертпе. Office 365 немесе Excel Online үшін Excel 2016 нұсқасынан басқа нұсқаны пайдалансаңыз, басқа адамдардың таңдауларын көрмеуіңіз мүмкін. Дегенмен, олардың ортақ жұмыс кітабына жасаған барлық өңдеулері нақты уақытта пайда болады.

Егер бірнеше пайдаланушы бірлескен автор болса және белгілі бір ұяшықты кім өңдеп жатқанын қадағаламай қалсаңыз, сол ұяшықты және адамның атын басыңыз. ашылады.

Біреу өңдеп жатқан ұяшыққа өту үшін оның атын немесе суретін басыңыз, содан кейін ұяшық мекенжайы бар жасыл жолақты басыңыз.

Осылай Excel файлын басқа пайдаланушылармен ортақ пайдалануға болады. Оқығаныңыз үшін алғыс айтамын және келесі аптада блогымызда көреміз деп үміттенемін!

Дұрыс орындалса, [Ортақталған] сөзі пайда болады. төмендегі скриншотта көрсетілгендей жұмыс кітабының атауының оң жағында:

Енді сіз және сіздің әріптестеріңіз бір уақытта бір Excel файлында жұмыс істей аласыз. Сіз олардың өзгертулерін қабылдай аласыз немесе қабылдамайсыз және қажетті өзгертулер енгізілгеннен кейін жұмыс кітабын ортақ пайдалануды тоқтатуға болады. Әрі қарай осы оқулықта мұның барлығын қалай жасау керектігі туралы мәліметтерді табасыз.

Ескертпе. Егер Microsoft Excel белгілі бір жұмыс кітабын ортақ пайдаланудан бас тартса, бұл келесі себептердің біріне байланысты болуы мүмкін:

1. Кестелері немесе XML карталары бар жұмыс кітаптарын ортақ пайдалану мүмкін емес. Сондықтан Excel файлын ортақ пайдаланбас бұрын кестелерді ауқымдарға түрлендіруді және XML карталарын жоюды ұмытпаңыз.
2. Жұмыс кітабын ортақ пайдалану үшін кейбір құпиялылық қажет.параметрлерді өшіру керек. Файл > Excel опциялары > Сенім орталығы тармағына өтіп, Сенім орталығының параметрлері... түймесін басып, астындағы Құпиялылық опциялары санатында Сақтау кезінде файл сипаттарынан жеке ақпаратты жою ұяшығынан құсбелгіні алып тастаңыз.

Excel жұмыс кітабын ортақ пайдалану және өзгерістерді бақылауды қорғау

Егер Excel файлын ортақ пайдаланып қана қоймай, өзгертулер журналын ешкім өшірмейтінін немесе жұмыс кітабын ортақ пайдаланудан жоймайтынын қамтамасыз ету үшін мына жолмен әрекет етіңіз:

1. Шолу қойындысының Өзгерістер тобында Жұмыс кітабын қорғау және бөлісу түймесін басыңыз.
2. Ортақ жұмыс кітабын қорғау диалогтық терезесі пайда болады және сіз Жол өзгертулерімен бөлісу құсбелгісін қоясыз.
3. Құпия сөз (қосымша) өрісіне құпия сөзді теріңіз, Жарайды<түймесін басыңыз. 2> түймесін басып, растау үшін құпия сөзді қайта теріңіз.

   Құпия сөзді енгізу міндетті емес болса да, оны жасағаныңыз жөн. Әйтпесе, бұл опцияны пайдаланудың мағынасы жоқ, себебі кез келген адам қорғанысты алып тастай алады және осылайша жұмыс кітабын ортақ пайдалануды тоқтата алады.

4. Жұмыс кітабын сақтаңыз.

Жоғарыдағы диалогтық терезеде OK түймесін басу таспадағы Жұмыс кітабын қорғау және ортақ пайдалану түймешігін Ортақ жұмыс кітабын қорғаудан шығару етіп өзгертеді және түймесін басыңыз бұл түйме ортақ жұмыс кітабынан қорғауды жояды және оны бөлісуді тоқтатады.

Ескерту. Жұмыс кітабы бұрыннан ортақ болса және ортақ пайдалануды құпия сөзбен қорғағыңыз келсе, алдымен жұмыс кітабын бөлісуден бас тартуыңыз керек.

Жұмыс парағын қорғау және ортақ жұмыс кітабын қорғау

Қорғау және ортақ пайдалану Жұмыс кітабы опциясы ортақ жұмыс кітабындағы өзгерістерді қадағалауды өшіруге ғана жол бермейді, бірақ басқа пайдаланушыларға жұмыс кітабының мазмұнын өңдеуге немесе жоюға кедергі жасамайды.

Егер адамдардың Excel құжатындағы маңызды ақпаратты өзгертуіне жол бермеу керек болса. , ортақ пайдаланбас бұрын кейбір аймақтарды құлыптауыңыз қажет («бұрын» бұл жерде маңызды сөз, себебі жұмыс парағын қорғауды Excel ортақ жұмыс кітабына қолдану мүмкін емес). Егжей-тегжейлі қадамдық нұсқауларды қараңыз:

• Excel бағдарламасындағы кейбір ұяшықтарды қалай құлыптау керек
• Excel бағдарламасындағы формулаларды құлыптау

Excel ортақ жұмыс кітабының шектеулері

Excel файлын ортақ пайдалану туралы шешім қабылдағанда, ол пайдаланушыларыңызға кейбір қиындықтар тудыруы мүмкін екенін ескеріңіз, себебі ортақ жұмыс кітаптарында барлық мүмкіндіктерге толық қолдау көрсетілмейді. Мұнда кейбір шектеулер берілген:

Шын мәнінде, сіз бар мүмкіндіктерді пайдалана аласыз, бірақ оларды қосу немесе өзгерту мүмкін болмайды. Сондықтан, жоғарыда аталған опциялардың кез келгенінің пайдасын көргіңіз келсе, Excel файлын ортақ пайдаланбас бұрын оларды қолданғаныңызды ұмытпаңыз. Ортақ жұмыс кітаптарында қолдау көрсетілмейтін мүмкіндіктердің толық тізімін Microsoft веб-сайтынан табуға болады.

Excel ортақ жұмыс кітабын өңдеу әдісі

Ортақ жұмыс кітабын ашқаннан кейін жаңасын енгізуге немесе өзгертуге болады. бар деректерді тұрақты түрде.

Сонымен қатар ортақ жұмыс кітабында жұмысыңызды анықтауға болады:

1. Файл қойындысын басыңыз > ; Параметрлер .
2. Жалпы санатында Office көшірмесін жекелендіру бөліміне төмен жылжыңыз.
3. Ішінде. Пайдаланушы аты жолағында көрсеткіңіз келетін пайдаланушы атын енгізіп, Жарайды түймесін басыңыз.

Енді , ортақ жұмыс кітаптарының келесі шектеулерін есте сақтай отырып, деректерді әдеттегідей енгізуге және өңдеуге болады.

Ортақ Excel файлындағы қайшылықты өзгертулерді шешу жолы

Екі немесе одан да көп пайдаланушылар файлды өңдегенде бір жұмыс кітабы бір уақытта, кейбір өңдеулер бірдей ұяшықтарға әсер етуі мүмкін. Мұндай жағдайларда Excel жұмыс кітабын бірінші сақтайтын пайдаланушының өзгертулерін сақтайды. Басқа пайдаланушы жұмыс кітабын сақтауға әрекет жасағанда, Excel бағдарламасы әр қайшылықты өзгерту туралы мәліметтермен Қақтығыстарды шешу тілқатысу терезесін көрсетеді:

Қарама-қайшылықты шешу үшінөзгертулер үшін келесі әрекеттердің бірін орындаңыз:

• Өзгерісіңізді сақтау үшін Мені қабылдау түймесін басыңыз.
• Басқа пайдаланушының өзгертуін сақтау үшін Қабылдау түймесін басыңыз. Басқа .
• Барлық өзгертулеріңізді сақтау үшін Барлығын қабылдау түймесін басыңыз.
• Басқа пайдаланушының барлық өзгертулерін сақтау үшін Барлығын қабылдау түймесін басыңыз. Басқалар .

Кеңес. Ортақ жұмыс кітабының көшірмесін барлық өзгертулермен бірге сақтау үшін Қақтығыстарды шешу тілқатысу терезесіндегі Болдырмау түймесін басып, жұмыс кітабын басқа атаумен сақтаңыз. атауы ( Файл > Басқаша сақтау ). Өзгерістерді кейінірек біріктіре аласыз.

Соңғы өзгертулерді алдыңғы өзгерістерді автоматты түрде қайта анықтауға мәжбүрлеу әдісі

Соңғы өзгертулердің кез келген алдыңғы өзгерістерді автоматты түрде қайта анықтауы үшін (сіз жасаған) немесе басқа пайдаланушылар арқылы) Қақтығыстарды шешу тілқатысу терезесін көрсетпей, келесі әрекеттерді орындаңыз:

1. Шолу қойындысындағы Өзгерістер тобында, Жұмыс кітабын ортақ пайдалану түймесін басыңыз.
2. Қосымша қойындысына ауысыңыз, Қақтығыс астында Сақталған өзгертулер жеңеді таңдаңыз. пайдаланушылар арасындағы өзгерістер және Жарайды түймесін басыңыз.

Ортақ жұмыс кітабына енгізілген барлық өзгерістерді көру үшін пайдаланыңыз Шолу қойындысындағы Өзгерістерді тобындағы Өзгерістерді бақылау мүмкіндігі. Ол сізге белгілі бір өзгеріс қашан жасалғанын, оны кім жасағанын және қандай деректер өзгертілгенін көрсетеді. Қосымша ақпарат алу үшін, өтінемізқараңыз:

• Өзгерістердің тарихын бөлек парақта көру
• Басқалар жасаған өзгертулерді қабылдау немесе қабылдамау

Ортақ жұмыс кітабының әртүрлі көшірмелерін біріктіру

Кейбір жағдайларда ортақ жұмыс кітабының бірнеше көшірмелерін сақтау, содан кейін әртүрлі пайдаланушылар жасаған өзгертулерді біріктіру ыңғайлырақ болуы мүмкін. Міне:

1. Excel файлын жергілікті желі орнында бөлісіңіз.
2. Енді басқа пайдаланушылар ортақ файлды ашып, онымен жұмыс істей алады, әр адам ортақ файлдың жеке көшірмесін сақтайды. жұмыс кітабын бір қалтаға, бірақ басқа файл атауын пайдаланып.
3. Жылдам қол жеткізу құралдар тақтасына Жұмыс кітаптарын салыстыру және біріктіру мүмкіндігін қосыңыз. Мұны істеу жолы туралы егжей-тегжейлі қадамдарды мына жерден табуға болады.
4. Ортақ жұмыс кітабының негізгі нұсқасын ашыңыз.
5. Жылдам қол жеткізудегі Жұмыс кітаптарын салыстыру және біріктіру пәрменін басыңыз. құралдар тақтасы.

   

   Сондай-ақ_қараңыз: Google Sheets қолданбасында жолдарды қосыңыз, жолдарды жойыңыз, бекітіңіз немесе құлпын ашыңыз
6. Біріктірілетін файлдарды таңдау тілқатысу терезесінде біріктірілетін барлық көшірмелерді таңдаңыз (бірнеше файлдарды таңдау үшін Shift пернесін басып тұрыңыз. файл атауларын басқан кезде, содан кейін OK) түймесін басыңыз.

Дайын! Әртүрлі пайдаланушылардың өзгертулері бір жұмыс кітабына біріктіріледі. Енді өзгертулерді бөлектеуге болады, осылайша сіз барлық өңдеулерді бірден көре аласыз.

Ортақ Excel жұмыс кітабынан пайдаланушыларды қалай жоюға болады

Бірнеше пайдаланушылар үшін Excel файлын ортақ пайдалану көптеген нәтижелерге әкелуі мүмкін қарама-қайшы өзгерістер. Бұған жол бермеу үшін белгілі бір адамдарды ажыратқыңыз келуі мүмкінортақ жұмыс кітабынан.

Ортақ жұмыс кітабынан пайдаланушыны жою үшін келесі әрекеттерді орындаңыз:

1. Шолу қойындысындағы Өзгерістер тобында Жұмыс кітабын ортақ пайдалану түймесін басыңыз.
2. Өңдеу қойындысында ажыратқыңыз келетін пайдаланушының атын таңдап, Пайдаланушыны жою түймесі .

Ескертпе. Бұл әрекет пайдаланушыларды тек ағымдағы сеанс үшін ажыратады, бірақ олардың ортақ Excel файлын қайта ашуға және өңдеуіне кедергі жасамайды.

Егер таңдалған пайдаланушы қазір ортақ жұмыс кітабын өңдеп жатса, Microsoft Excel бағдарламасы сол пайдаланушының кез келген сақталмаған өзгертулерінің жойылатынын ескертеді. Жалғастыру үшін Жарайды немесе операцияны тоқтату және пайдаланушыға жұмысын сақтауға рұқсат беру үшін Болдырмау түймесін басыңыз.

Егер сіз ажыратылған болсаңыз, сақтай аласыз. ортақ жұмыс кітабын басқа атпен сақтау арқылы жұмысыңызды орындаңыз, содан кейін түпнұсқа ортақ жұмыс кітабын қайта ашыңыз және сақталған көшірмедегі өзгертулеріңізді біріктіріңіз.

Егер жеке көріністерді жойғыңыз келсе жойылған пайдаланушы үшін Көру қойындысы > Жұмыс кітабының көріністері тобына ауысып, Теңшелетін көріністер түймесін басыңыз. Теңшелетін Көріністер тілқатысу терезесінде жойғыңыз келетін көріністерді таңдап, Жою түймесін басыңыз.

Excel файлын ортақ пайдаланудан бас тарту жолы

Топтық жұмыс аяқталғаннан кейін жұмыс кітабын ортақ пайдалануды мына жолмен тоқтатуға болады:

Жұмыс кітабын ортақ пайдалану диалогтық терезе ( Шолу қойындысы > Өзгерістер тобы). Өңдеу қойындысында Бір уақытта бірнеше пайдаланушының өзгертулеріне рұқсат беру... құсбелгісін алып тастап, Жарайды түймесін басыңыз.

Excel файлды ортақ пайдаланудан және өзгертулер журналын өшіргіңіз келетіні туралы ескертуді көрсетеді. Егер сіз мұны қаласаңыз, Иә , әйтпесе Жоқ түймесін басыңыз.

Ескертпелер:

1. Осы жолақты тазаламас бұрын, мынаны тексеріңіз. Осы жұмыс кітабы кімде қазір ашық астында тізімделген жалғыз адам. Басқа пайдаланушылар болса, алдымен оларды ажыратыңыз.
2. Егер құсбелгі қойылмаса (сұр түсті), жұмыс кітабын ортақ қорғау қосулы болуы мүмкін. Жұмыс кітабын қорғаудан шығару үшін Жұмыс кітабын ортақ пайдалану тілқатысу терезесін жабу үшін OK түймесін басыңыз, содан кейін Шолу қойындысындағы Ортақ жұмыс кітабын қорғаудан шығару түймесін басыңыз>Өзгерістер тобы.

OneDrive арқылы Excel жұмыс кітабын ортақ пайдалану жолы

Excel жұмыс кітабын ортақ пайдаланудың тағы бір жолы - оны OneDrive қызметіне сақтау, әріптестеріңізді онымен жұмыс істеуге шақыру. , және бір-бірінің өзгерістерін бірден көріңіз. Microsoft оны бірлескен авторлық деп атайды.

Жұмыс кітабын сақтау және ортақ пайдалану

Excel 2013 және Excel 2010 , жұмыс кітабын OneDrive қызметіне сақтаңыз, мына қадамдарды орындаңыз:

1. Файл > Бөлісу > Бұлтқа сақтау түймесін басыңыз.
2. Адамдарды атын немесе электрондық пошта мекенжайларын теру арқылы жұмыс кітабында бірлесіп жұмыс істеуге шақырыңыз.