Selles õpetuses leiate kõik üksikasjad selle kohta, kuidas jagada Exceli töövihikut teiste inimestega, salvestades selle kohalikku võrku või OneDrive'i, kuidas kontrollida kasutajate juurdepääsu jagatud Exceli failile ja lahendada vastuolulisi muudatusi.

Tänapäeval kasutavad üha enam inimesi Microsoft Excelit meeskonnatööks. Kui varem oli vaja Exceli töövihikut kellegagi jagada, võis selle saata e-posti manusena või salvestada Exceli andmed PDF-formaadis printimiseks. Kuigi esimene meetod oli kiire ja mugav, tekitas see sama dokumendi mitu versiooni ja teine tekitas turvalise, kuid mitte redigeeritava koopia.

Exceli viimased versioonid 2010, 2013 ja 2016 muudavad töövihikute jagamise ja koostöö lihtsaks. Exceli faili jagamisega annate teistele kasutajatele juurdepääsu samale dokumendile ja võimaldate neil teha muudatusi samaaegselt, mis säästab teid mitme versiooni jälgimise vaevast.

Kuidas jagada Exceli faili

Selles jaotises näidatakse, kuidas jagada Exceli töövihikut mitmele kasutajale, salvestades selle kohalikku võrku, kus teised inimesed saavad sellele ligi ja teha muudatusi. Saate neid muudatusi jälgida ja neid heaks kiita või tagasi lükata.

Kui töövihik on avatud, tehke selle jagamiseks järgmised toimingud:

1. On Ülevaade vahekaardil Muudatused rühma, klõpsake nuppu Jaga töövihik nupp.

   

2. The Jaga töövihik ilmub dialoogiboks ja te valite Võimaldab muudatuste tegemist korraga rohkem kui ühele kasutajale. See võimaldab ka töövihikute ühendamist. märkeruut Redigeerimine vahekaart.

   

3. Valikuliselt lülitage Täiustatud vahekaart, valige soovitud seaded muudatuste jälgimiseks ja klõpsake nuppu OK .

   Näiteks võite soovida, et muudatusi uuendatakse automaatselt iga n minuti järel (kõik muud seaded allpool oleval ekraanipildil on vaikimisi).



4. Salvestage Exceli fail võrgukohta, kus teised inimesed saavad sellele ligi (kõige kiirem viis on kasutada Ctrl + S otseteed).

Kui see on tehtud õigesti, ilmub töövihiku nime paremale poole sõna [Jagatud], nagu on näidatud alloleval ekraanipildil:

Nüüd saate teie ja teie kolleegid töötada ühe ja sama Exceli failiga samaaegselt. Teil on vabadus aktsepteerida või tagasi lükata nende muudatused ja pärast soovitud muudatuste sisseviimist võite lõpetada töövihiku jagamise. Edasi selles õpetuses leiate üksikasjad selle kohta, kuidas seda kõike teha.

Märkus. Kui Microsoft Excel keeldub teatud töövihikut jagamast, on selle põhjuseks tõenäoliselt üks järgmistest põhjustest:

1. Tabelite või XML-kaartidega töövihikuid ei saa jagada. Seega teisendage oma tabelid kindlasti vahemikeks ja eemaldage XML-kaardid enne Exceli faili jagamist.
2. Töövihiku jagamiseks tuleb mõned privaatsussätted keelata. Mine aadressile Faili > Exceli valikud > Usalduskeskus , klõpsa Usalduskeskuse seaded... nuppu ja all Privaatsuse valikud kategooria, eemaldage märkeruut Isikuandmete eemaldamine faili omadustest salvestamisel kast.

Kuidas jagada Exceli töövihikut ja kaitsta muutuste jälgimist

Kui soovite mitte ainult Exceli faili jagada, vaid ka tagada, et keegi ei lülita muutuste ajalugu välja ega eemalda töövihikut ühisest kasutusest, toimige nii:

1. On Ülevaade vahekaardil Muudatused rühma, klõpsake nuppu Kaitse ja jaga töövihik nuppu.
2. The Kaitsta jagatud töövihikut ilmub dialoogiaken ja te valite selle kaudu välja Jagamine koos muudatustega märkeruut.
3. Sisestage parool lahtrisse Parool (vabatahtlik) kasti, klõpsake OK ja seejärel sisestage parool uuesti, et seda kinnitada.

   Kuigi parooli sisestamine on vabatahtlik, tuleks seda siiski teha. Vastasel juhul pole selle valiku kasutamisel erilist mõtet, sest igaüks saaks kaitse eemaldada ja seega peatada töövihiku jagamise.

4. Salvestage töövihik.

Klõpsates OK ülaltoodud dialoogiaknas muudab Kaitse ja jaga töövihik nuppu lindil, et Jagatud töövihiku kaitsmata jätmine , ja selle nupu vajutamisel eemaldatakse jagatud töövihiku kaitse ja lõpetatakse selle jagamine.

Märkus. Kui töövihik on juba jagatud ja soovite jagamist parooliga kaitsta, peate kõigepealt töövihiku jagamise tühistama.

Töölehe kaitsmine vs. jagatud töövihiku kaitsmine

The Kaitse ja jaga töövihik valik takistab ainult muudatuste jälgimise väljalülitamist jagatud töövihikus, kuid ei takista teisi kasutajaid töövihiku sisu redigeerimast või kustutamast.

Kui soovite takistada inimestel oma Exceli dokumendis olulist teavet muutmast, peate enne dokumendi jagamist lukustama mõned alad ("enne" on siinkohal oluline sõna, sest töölehe kaitset ei saa rakendada Exceli jagatud töövihiku suhtes). Üksikasjalikud samm-sammult juhised leiate siit:

• Kuidas lukustada teatud lahtrid Excelis
• Kuidas lukustada valemeid Excelis

Exceli jagatud töövihiku piirangud

Kui otsustate oma Exceli faili jagada, siis olge teadlik, et see võib tekitada kasutajatele mõningaid probleeme, sest kõik funktsioonid ei ole jagatud töövihikutes täielikult toetatud. Siin on mõned piirangud:

Tegelikult saate kasutada olemasolevaid funktsioone, kuid te ei saa neid lisada ega muuta. Seega, kui soovite kasutada mõnda ülaltoodud võimalustest, rakendage neid kindlasti enne Exceli faili jagamine. Jagatud töövihikutes toetamata funktsioonide täieliku loetelu leiate Microsofti veebisaidilt.

Kuidas redigeerida Exceli jagatud töövihikut

Pärast jagatud töövihiku avamist saate sisestada uusi andmeid või muuta olemasolevaid andmeid tavalisel viisil.

Võite ka määratleda oma töö ühises töövihikus:

1. Klõpsake nuppu Faili tab> Valikud .
2. In the Üldine kategooria, kerige allapoole Isikupärastage oma Office'i koopia jagu.
3. In the Kasutaja nimi sisestage kasutajanimi, mida soovite kuvada, ja klõpsake nuppu OK .

Nüüd saate sisestada ja redigeerida andmeid nagu tavaliselt, pidades silmas järgmisi jagatud töövihikute piiranguid.

Kuidas lahendada vastuolulisi muudatusi jagatud Exceli failis

Kui kaks või enam kasutajat redigeerivad samaaegselt sama töövihikut, võivad mõned muudatused mõjutada samu lahtrid. Sellistes olukordades säilitab Excel selle kasutaja muudatused, kes salvestab töövihiku esimesena. Kui teine kasutaja üritab töövihikut salvestada, kuvab Excel välja Konfliktide lahendamine dialoogiaken, mis sisaldab üksikasju iga vastuolulise muudatuse kohta:

Vastuoluliste muudatuste lahendamiseks tehke üks järgmistest toimingutest:

• Muudatuste säilitamiseks klõpsake Aktsepteeri minu .
• Teise kasutaja muudatuse säilitamiseks klõpsake nuppu Võtta vastu Muu .
• Kõikide muudatuste säilitamiseks klõpsake Aktsepteeri kõik minu .
• Kõigi teiste kasutajate muudatuste säilitamiseks klõpsake nuppu Aktsepteeri kõiki teisi .

Vihje. Et salvestada koopia jagatud töövihiku kõigi teie muudatustega, klõpsake nuppu Tühista nuppu Konfliktide lahendamine dialoogiaknas ja seejärel salvestage töövihik teise nime all ( Faili > Salvesta kui ). Saate oma muudatused hiljem ühendada.

Kuidas sundida hiljutisi muudatusi automaatselt eelnevaid muudatusi tühistama

Et kõige värskemad muudatused automaatselt tühistaksid kõik varasemad (teie või teiste kasutajate tehtud) muudatused, ilma et kuvataks välja Konfliktide lahendamine dialoogiboksi, tehke järgmist:

1. On Ülevaade vahekaardil Muudatused rühma, klõpsake Jaga töövihik .
2. Lülita ümber Täiustatud vahekaart, valige Salvestatavad muudatused võidavad aadressil Vastuolulised muudatused kasutajate vahel ja klõpsake OK .

Kõigi jagatud töövihikus tehtud muudatuste vaatamiseks kasutage funktsiooni Jälgida muudatusi funktsiooni kohta Ülevaade vahekaardil Muudatused grupp. See näitab teile, millal konkreetne muudatus tehti, kes selle tegi ja milliseid andmeid muudeti. Lisateavet vt:

• Vaadake muutuste ajalugu eraldi lehel
• Teiste tehtud muudatuste vastuvõtmine või tagasilükkamine

Kuidas ühendada jagatud töövihiku erinevaid koopiaid

Mõnes olukorras võib olla mugavam salvestada mitu koopiat jagatud töövihikust ja seejärel ühendada eri kasutajate tehtud muudatused. Siin on kirjeldatud, kuidas:

1. Jagage oma Exceli faili kohalikku võrku.
2. Teised kasutajad saavad nüüd avada jagatud faili ja töötada sellega, salvestades igaüks oma koopia jagatud töövihikust samasse kausta, kuid kasutades erinevat failinime.
3. Lisage Võrdle ja ühenda töövihikuid funktsioon oma kiirvaliku tööriistaribale. Üksikasjalikud sammud selle tegemiseks leiate siit.
4. Avage jagatud töövihiku esmane versioon.
5. Klõpsake nuppu Võrdle ja ühenda töövihikuid käsk kiirjuurdepääsu tööriistaribal.

   

6. In the Valige ühendatavad failid valige kõik koopiad, mida soovite ühendada (mitme faili valimiseks hoidke klahvi Shift all, kui klõpsate failinimedel, ja seejärel klõpsake nuppu OK) .

Valmis! Erinevate kasutajate tehtud muudatused on ühendatud ühte töövihikusse. Nüüd saate muudatused esile tõsta, nii et saate kõiki muudatusi ühe pilguga vaadata.

Kuidas eemaldada kasutajad jagatud Exceli töövihikust

Exceli faili jagamine mitme kasutaja jaoks võib põhjustada palju vastuolulisi muudatusi. Selle vältimiseks võite teatud inimesed jagatud töövihikust välja lülitada.

Kasutaja eemaldamiseks jagatud töövihikust tehke järgmist:

1. On Ülevaade vahekaardil Muudatused rühma, klõpsake nuppu Jaga töövihik nupp.
2. On Redigeerimine valige selle kasutaja nimi, kelle ühenduse soovite katkestada, ja klõpsake nuppu Eemalda kasutaja nupp .

Märkus. See toiming katkestab kasutajate ühenduse ainult praeguse seansi jaoks, kuid ei takista neid uuesti avamast ja redigeerimast jagatud Exceli faili uuesti.

Kui valitud kasutaja redigeerib parajasti jagatud töövihikut, hoiatab Microsoft Excel teid, et selle kasutaja kõik salvestamata muudatused lähevad kaduma. Te klõpsate nuppu OK jätkata või Tühista et katkestada toiming ja võimaldada kasutajal oma töö salvestada.

Kui ühendus on katkenud, saate oma töö säilitada, salvestades jagatud töövihiku teise nimega, seejärel avage uuesti algne jagatud töövihik ja ühendage oma muudatused salvestatud koopiast.

Kui soovite kustutada isiklikud seisukohad eemaldatud kasutaja, lülitage Vaata tab> Töövihiku vaated rühma ja klõpsake Kohandatud vaated . aastal Kohandatud Vaated dialoogiaknas, valige vaated, mida soovite eemaldada, ja klõpsake nuppu Kustuta .

Kuidas Exceli faili jagamata jätmine

Kui rühmatöö on lõppenud, võite lõpetada töövihiku jagamise sel viisil:

Avage Jaga töövihik dialoogiboks ( Ülevaade tab> Muudatused rühm). On Redigeerimine vahekaart, tühjendage Võimaldada muudatusi rohkem kui ühele kasutajale korraga... märkeruutu ja klõpsake OK .

Excel kuvab hoiatuse, et te kavatsete eemaldada faili ühiskasutusest ja kustutada muutuste ajaloo. Kui te seda soovite, klõpsake nuppu Jah , muidu Ei .

Märkused:

1. Enne selle kasti tühjendamist veenduge, et te olete ainus isik, kes on loetletud punktis Kellel on see töövihik praegu avatud Kui on teisi kasutajaid, ühendage need kõigepealt lahti.
2. Kui ruut on märkimata (hallis), on tõenäoliselt jagatud töövihiku kaitse sisse lülitatud. Töövihiku kaitse tühistamiseks klõpsake OK, et sulgeda aknast Jaga töövihik dialoogiaknas ja seejärel klõpsake nuppu Nupp Jagatud töövihiku kaitsmata jätmine kohta Ülevaade vahekaardil Muudatused rühm.

Kuidas jagada Exceli töövihikut OneDrive'i abil

Teine võimalus Exceli töövihiku jagamiseks on salvestada see OneDrive'i, kutsuda kolleegid sellega töötama ja näha üksteise muudatusi koheselt. Microsoft nimetab seda kaasautorlus .

Salvestage ja jagage töövihikut

Veebilehel Excel 2013 ja Excel 2010 , et salvestada töövihik OneDrive'i, tehke järgmised sammud:

1. Klõpsake Faili > Jaga > Salvesta pilve .
2. Kutsuge inimesi töövihikusse koostööd tegema, kirjutades nende nimed või e-posti aadressid vastavasse lahtrisse.
3. Veenduge, et Saab redigeerida on valitud parempoolses rippmenüüst (vaikimisi) ja klõpsake nuppu Jaga .

Veebilehel Excel 2016 , võite lihtsalt klõpsata Jaga nuppu paremas ülanurgas, salvestage töövihik pilvekohta (OneDrive, OneDrive for Business või SharePoint Online'i raamatukogu), sisestage e-posti aadressid lahtrisse Kutsuge inimesi lahtrisse, eraldades igaühe semikooloniga, ja seejärel klõpsake nuppu Jaga nuppu paneelil (vt allpool olevat ekraanipilti).

Klõpsates Jaga nupp saadab igale isikule e-kirja, igaks juhuks saadetakse koopia ka teile. Kui soovite lingi pigem ise saata, klõpsake nuppu Hangi jagamislink paani allosas.

Kaasautor koos teiste inimestega

Kui teie kolleegid saavad kutse, klõpsavad nad lihtsalt lingile, et avada Exceli veebipõhine töövihik, ja seejärel klõpsavad nuppu Töövihiku redigeerimine > Redigeeri brauseris faili redigeerimiseks.

Excel 2016 for Office 365 tellijad (samuti Excel Mobile, Excel for iOS ja Excel for Android kasutajad) saavad kaasautoriks oma Exceli töölauarakenduses, klõpsates järgmisel lingil Töövihiku redigeerimine > Redigeeri Excelis.

Vihje. Kui kasutate Excel 2016-i, võite ka klõpsata nuppu Faili > Avatud ja seejärel valige Jagatud minuga .

Nüüd, kui teised inimesed hakkavad töövihikut redigeerima, ilmuvad nende nimed paremasse ülanurka (mõnikord ka pildid, initsiaalid või isegi "G", mis tähistab külalist). Teiste kasutajate valikuid näete erinevate värvidega, teie enda valik on traditsiooniliselt roheline:

Märkus. Te ei pruugi näha teiste inimeste valikuid, kui kasutate muud versiooni kui Excel 2016 for Office 365 või Excel Online. Siiski ilmuvad kõik nende tehtud muudatused jagatud töövihikus reaalajas.

Kui mitu kasutajat on kaasautoriks ja te ei tea enam, kes konkreetset lahtrit redigeerib, klõpsake sellel lahtril ja isiku nimi ilmub.

Selleks, et hüpata lahtrile, mida keegi toimetab, klõpsake tema nime või pilti ja seejärel rohelist kasti lahtri aadressiga.

Nii saab Exceli faili jagada teiste kasutajatega. Tänan teid lugemise eest ja loodan, et näeme teid järgmisel nädalal meie blogis!