In deze handleiding vindt u alle details over hoe u een Excel-werkmap kunt delen met andere mensen door deze op te slaan op een lokaal netwerk of OneDrive, hoe u de toegang van gebruikers tot een gedeeld Excel-bestand kunt controleren en conflicterende wijzigingen kunt oplossen.

Tegenwoordig gebruiken steeds meer mensen Microsoft Excel voor teamwerk. Wanneer u in het verleden een Excel-werkmap met iemand moest delen, kon u deze als e-mailbijlage verzenden of uw Excel-gegevens opslaan als PDF om ze af te drukken. De eerste methode was weliswaar snel en handig, maar leidde tot meerdere versies van hetzelfde document, terwijl de tweede een veilige, maar niet-wijzigbare kopie opleverde.

De recente versies van Excel 2010, 2013 en 2016 maken het gemakkelijk om werkmappen te delen en samen te werken. Door een Excel-bestand te delen, geeft u andere gebruikers toegang tot hetzelfde document en laat u hen tegelijkertijd bewerkingen uitvoeren, wat u de moeite bespaart om meerdere versies bij te houden.

Een Excel-bestand delen

Dit gedeelte laat zien hoe u een Excel-werkmap kunt delen voor meerdere gebruikers door deze op te slaan op een lokale netwerklocatie waar andere mensen toegang hebben en wijzigingen kunnen aanbrengen. U kunt deze wijzigingen bijhouden en ze accepteren of afwijzen.

Met de werkmap open voert u de volgende stappen uit om deze te delen:

1. Op de Beoordeling tabblad, in de Wijzigingen groep, klik op de Werkboek delen knop.

   

2. De Werkboek delen dialoogvenster verschijnt, en u selecteert de Laat wijzigingen door meer dan één gebruiker tegelijk toe. Dit maakt ook het samenvoegen van werkmappen mogelijk. selectievakje op de Bewerken van tab.

   

3. Schakel eventueel over naar de Geavanceerd tabblad, selecteer de gewenste instellingen voor het bijhouden van wijzigingen, en klik op OK .

   U wilt bijvoorbeeld dat wijzigingen automatisch elke n aantal minuten worden bijgewerkt (alle andere instellingen op de schermafbeelding hieronder zijn de standaardinstellingen).



4. Sla uw Excel-bestand op een netwerklocatie op waar anderen het kunnen openen (de snelste manier is met de sneltoets Ctrl + S).

Als het goed is, verschijnt het woord [Gedeeld] rechts van de naam van de werkmap, zoals in de onderstaande schermafbeelding:

Nu kunnen u en uw collega's tegelijkertijd aan hetzelfde Excel-bestand werken. U bent vrij om hun wijzigingen te accepteren of af te wijzen, en nadat de gewenste wijzigingen zijn verwerkt, kunt u stoppen met het delen van de werkmap. Verderop in deze handleiding vindt u de details over hoe u dit alles doet.

Opmerking: Als Microsoft Excel weigert een bepaalde werkmap te delen, dan is dat waarschijnlijk om een van de volgende redenen:

1. Werkmappen met tabellen of XML-maps kunnen niet worden gedeeld. Zorg er dus voor dat u uw tabellen omzet in bereiken en de XML-maps verwijdert voordat u uw Excel-bestand deelt.
2. Om een werkmap te kunnen delen, moeten sommige privacy-instellingen worden uitgeschakeld. Ga naar Bestand > Excel-opties > Vertrouwenscentrum klik op de Vertrouwenscentrum Instellingen... knop, en onder de Privacy-opties categorie, verwijder het vinkje bij Persoonlijke informatie verwijderen uit bestandseigenschappen bij het opslaan doos.

Hoe Excel-werkmap delen en het bijhouden van wijzigingen beschermen

Wilt u niet alleen een Excel-bestand delen, maar er ook voor zorgen dat niemand de wijzigingsgeschiedenis uitschakelt of de werkmap verwijdert van gedeeld gebruik, ga dan op deze manier te werk:

1. Op de Beoordeling tabblad, in de Wijzigingen groep, klik op de Werkboek beschermen en delen knop.
2. De Gedeelde werkmap beschermen dialoogvenster verschijnt, en u selecteert de Delen met track changes check box.
3. Typ een wachtwoord in de Wachtwoord (Facultatief) vak, klik op OK en typ vervolgens het wachtwoord opnieuw in om het te bevestigen.

   Hoewel het invoeren van een wachtwoord optioneel is, kunt u het beter wel doen. Anders heeft het weinig zin om deze optie te gebruiken, omdat iedereen de beveiliging kan verwijderen en zo het delen van de werkmap kan stoppen.

4. Sla de werkmap op.

Klikken op OK in het bovenstaande dialoogvenster zal de Werkboek beschermen en delen knop op het lint om Gedeelde werkmap onbeveiligd maken en door op deze knop te klikken wordt de bescherming van de gedeelde werkmap verwijderd en wordt het delen ervan gestopt.

Opmerking. Als de werkmap al gedeeld is, en u wilt het delen beschermen met een wachtwoord, dan moet u de werkmap eerst weer vrijgeven.

Werkblad beveiligen vs. gedeelde werkmap beveiligen

De Werkboek beschermen en delen optie voorkomt alleen het uitschakelen van het bijhouden van wijzigingen in een gedeelde werkmap, maar voorkomt niet dat andere gebruikers de inhoud van de werkmap bewerken of verwijderen.

Als u wilt voorkomen dat mensen belangrijke informatie in uw Excel-document wijzigen, moet u sommige gebieden vergrendelen voordat u het document deelt ("voordat" is hier een belangrijk woord omdat de werkbladbeveiliging niet kan worden toegepast op een gedeelde Excel-werkmap). Voor de gedetailleerde stapsgewijze instructies, zie:

• Hoe bepaalde cellen in Excel vergrendelen
• Hoe formules vergrendelen in Excel

Excel gedeelde werkmap beperkingen

Wanneer u besluit uw Excel-bestand te delen, wees u er dan van bewust dat dit uw gebruikers enige problemen kan opleveren omdat niet alle functies volledig worden ondersteund in gedeelde werkmappen. Hier volgen enkele van de beperkingen:

In feite zult u de bestaande functies kunnen gebruiken, maar u zult ze niet kunnen toevoegen of wijzigen. Dus, als u wilt profiteren van een van de bovenstaande opties, moet u ze toepassen voor De volledige lijst van functies die niet worden ondersteund in gedeelde werkmappen vindt u op de website van Microsoft.

Een gedeelde Excel-werkmap bewerken

Nadat u een gedeelde werkmap hebt geopend, kunt u op normale wijze nieuwe gegevens invoeren of bestaande gegevens wijzigen.

U kunt ook uw werk identificeren in een gedeelde werkmap:

1. Klik op de Bestand tab> Opties .
2. In de Algemeen categorie, scroll naar beneden naar de Personaliseer uw exemplaar van Office sectie.
3. In de Gebruikersnaam vak, voer de gebruikersnaam in die u wilt weergeven, en klik op OK .

Nu kunt u zoals gewoonlijk gegevens invoeren en bewerken, met inachtneming van de volgende beperkingen van gedeelde werkmappen.

Hoe tegenstrijdige wijzigingen in een gedeeld Excel-bestand op te lossen

Wanneer twee of meer gebruikers tegelijkertijd dezelfde werkmap bewerken, kunnen sommige bewerkingen betrekking hebben op dezelfde cel(len). In dergelijke situaties bewaart Excel de wijzigingen van de gebruiker die de werkmap als eerste opslaat. Wanneer een andere gebruiker de werkmap probeert op te slaan, geeft Excel het volgende weer Conflicten oplossen dialoogvenster met de details over elke conflicterende wijziging:

Doe een van de volgende dingen om conflicterende wijzigingen op te lossen:

• Om uw wijziging te behouden, klikt u op Accepteer de mijne. .
• Om de wijziging van de andere gebruiker te behouden, klikt u op Accepteer Andere .
• Om al uw wijzigingen te behouden, klikt u op Aanvaard al het mijne .
• Om alle wijzigingen van de andere gebruiker te behouden, klikt u op Accepteer alle anderen .

Tip. Om een kopie van de gedeelde werkmap met al uw wijzigingen, klik op de Annuleren knop in de Conflicten oplossen dialoogvenster, en sla de werkmap op onder een andere naam ( Bestand > Opslaan als U kunt uw wijzigingen later samenvoegen.

Hoe recente wijzigingen te forceren om eerdere wijzigingen automatisch op te heffen

Om de meest recente wijzigingen automatisch alle voorgaande wijzigingen (door u of door andere gebruikers gemaakt) te laten overschrijven, zonder dat de Conflicten oplossen dialoogvenster, doe dan het volgende:

1. Op de Beoordeling tabblad, in de Wijzigingen groep, klik Werkboek delen .
2. Schakel over naar de Geavanceerd tabblad, selecteer De wijzigingen die worden opgeslagen winnen onder Conflicterende wijzigingen tussen gebruikers en klik OK .

Om alle wijzigingen te bekijken die in de gedeelde werkmap zijn aangebracht, gebruikt u de optie Wijzigingen bijhouden functie op de Beoordeling tabblad, in de Wijzigingen Het laat zien wanneer een bepaalde wijziging is aangebracht, wie deze heeft aangebracht en welke gegevens zijn gewijzigd. Zie voor meer informatie:

• Bekijk de wijzigingsgeschiedenis op een apart blad
• Wijzigingen van anderen aanvaarden of verwerpen

Hoe verschillende kopieën van een gedeelde werkmap samenvoegen

In sommige situaties kan het handiger zijn om meerdere kopieën van een gedeelde werkmap op te slaan, en dan wijzigingen van verschillende gebruikers samen te voegen. Hier wordt uitgelegd hoe:

1. Deel uw Excel-bestand naar een lokale netwerklocatie.
2. Andere gebruikers kunnen nu het gedeelde bestand openen en ermee werken, waarbij iedereen zijn eigen kopie van de gedeelde werkmap opslaat in dezelfde map, maar met een andere bestandsnaam.
3. Voeg de Werkmappen vergelijken en samenvoegen De gedetailleerde stappen hiervoor vindt u hier.
4. Open de primaire versie de gedeelde werkmap.
5. Klik op de Werkmappen vergelijken en samenvoegen commando op de werkbalk Snelle toegang.

   

6. In de Bestanden selecteren om samen te voegen dialoogvenster, selecteer alle exemplaren die u wilt samenvoegen (om meerdere bestanden te selecteren, houdt u de Shift-toets ingedrukt terwijl u op de bestandsnamen klikt, en klikt u vervolgens op OK) .

De wijzigingen van verschillende gebruikers zijn samengevoegd in een enkele werkmap. Nu kunt u de wijzigingen markeren, zodat u alle bewerkingen in één oogopslag kunt zien.

Hoe gebruikers verwijderen uit een gedeelde Excel-werkmap

Het delen van een Excel-bestand voor meerdere gebruikers kan leiden tot veel tegenstrijdige wijzigingen. Om dit te voorkomen, kunt u bepaalde mensen loskoppelen van de gedeelde werkmap.

Om een gebruiker uit een gedeelde werkmap te verwijderen, doet u het volgende:

1. Op de Beoordeling tabblad, in de Wijzigingen groep, klik op de Werkboek delen knop.
2. Op de Bewerken van tabblad, selecteer de naam van de gebruiker die u wilt ontkoppelen en klik op de knop Gebruikersknop verwijderen .

Opmerking: deze actie verbreekt alleen de verbinding van gebruikers voor de huidige sessie, maar voorkomt niet dat zij het gedeelde Excel-bestand opnieuw openen en bewerken.

Indien de geselecteerde gebruiker momenteel de gedeelde werkmap bewerkt, waarschuwt Microsoft Excel u dat alle niet-opgeslagen wijzigingen van die gebruiker verloren gaan. U klikt op OK om door te gaan of Annuleren om de bewerking af te breken en de gebruiker toe te staan zijn werk op te slaan.

Als de verbinding met u is verbroken, kunt u uw werk behouden door de gedeelde werkmap met een andere naam op te slaan, vervolgens de oorspronkelijke gedeelde werkmap opnieuw te openen en uw wijzigingen samen te voegen vanuit de kopie die u hebt opgeslagen.

Als u persoonlijke meningen verwijderen van de verwijderde gebruiker, overschakelen naar de Bekijk tab> Werkboekweergaven groep, en klik op Aangepaste uitzichten In de Aangepaste Views dialoogvenster, selecteer de weergaven die u wilt verwijderen en klik op Verwijder .

Hoe een Excel-bestand ongedaan maken

Wanneer het teamwerk is voltooid, kunt u stoppen met het delen van de werkmap op deze manier:

Open de Werkboek delen dialoogvenster ( Beoordeling tab> Wijzigingen groep). Op de Bewerken van tabblad, wis de Wijzigingen door meer dan één gebruiker tegelijk toestaan... selectievakje, en klik op OK .

Excel zal een waarschuwing weergeven dat u op het punt staat het bestand van gedeeld gebruik te verwijderen en de wijzigingsgeschiedenis te wissen. Als dat is wat u wilt, klikt u op Ja anders Geen .

Opmerkingen:

1. Zorg ervoor dat u de enige persoon bent die vermeld staat onder Wie heeft deze werkmap nu open Als er andere gebruikers zijn, ontkoppel ze dan eerst.
2. Als het vakje niet kan worden aangevinkt (uitgegrijsd), is de bescherming van gedeelde werkmappen waarschijnlijk ingeschakeld. Om de bescherming van de werkmap op te heffen, klikt u op OK om het venster Werkboek delen dialoogvenster en klik vervolgens op de De knop Gedeelde werkmap onbeschermen op de Beoordeling tabblad, in de Wijzigingen groep.

Hoe Excel-werkmap delen met OneDrive

Een andere manier om een Excel-werkmap te delen is deze op te slaan in OneDrive, uw collega's uit te nodigen om eraan te werken en elkaars wijzigingen direct te zien. Microsoft noemt dit co-auteur .

Een werkmap opslaan en delen

In Excel 2013 en Excel 2010 om een werkmap op te slaan in OneDrive, voert u de volgende stappen uit:

1. Klik op Bestand > Deel > Opslaan in de cloud .
2. Nodig mensen uit om mee te werken aan de werkmap door hun naam of e-mailadres in het betreffende vakje te typen.
3. Zorg ervoor Kan bewerken is geselecteerd in de keuzelijst rechts (standaard) en klik op Deel .

In Excel 2016 kunt u gewoon op de Deel knop in de rechterbovenhoek, sla de werkmap op een cloudlocatie op (OneDrive, OneDrive for Business of SharePoint Online-bibliotheek), typ e-mailadressen in de Mensen uitnodigen vak, en scheid ze van elkaar met een puntkomma, en klik dan op de Deel knop op het deelvenster (zie de schermafbeelding hieronder).

Klikken op de Deel knop stuurt een e-mailbericht naar elke persoon, een kopie wordt ook naar jou gestuurd, voor het geval dat. Als je de link liever zelf verstuurt, klik dan op Krijg een link om te delen onderaan het paneel.

Co-auteur met andere mensen

Wanneer uw collega's een uitnodiging ontvangen, klikken ze eenvoudigweg op de link om de werkmap in Excel Online te openen, en vervolgens op Werkboek bewerken > Bewerken in browser om het bestand te bewerken.

Excel 2016 voor Office 365-abonnees (evenals gebruikers van Excel Mobile, Excel voor iOS en Excel voor Android) kunnen meeschrijven in hun Excel-desktopapplicatie door te klikken op Werkboek bewerken > Bewerken in Excel.

Tip. Als u Excel 2016 gebruikt, kunt u ook klikken op Bestand > Open en selecteer vervolgens Gedeeld met mij .

Zodra nu andere mensen de werkmap gaan bewerken, verschijnen hun namen in de rechterbovenhoek (soms foto's, initialen, of zelfs "G" dat staat voor gast). U ziet de selecties van andere gebruikers in verschillende kleuren, uw eigen selectie is traditioneel groen:

Opmerking. U ziet de selecties van anderen mogelijk niet als u een andere versie gebruikt dan Excel 2016 voor Office 365 of Excel Online. Al hun bewerkingen in een gedeelde werkmap verschijnen echter wel in realtime.

Als meerdere gebruikers co-auteur zijn, en u weet niet meer wie een bepaalde cel bewerkt, klik dan op die cel, en de naam van de persoon wordt onthuld.

Om naar de cel te springen die door iemand wordt bewerkt, klikt u op zijn naam of foto, en vervolgens op het groene vakje met het celadres.

Zo kunt u een Excel-bestand delen met andere gebruikers. Ik dank u voor het lezen en hoop u volgende week op onze blog te zien!