Ebben a bemutatóban teljes körűen ismertetjük, hogyan oszthatja meg az Excel munkafüzetet másokkal helyi hálózatra vagy OneDrive-ra mentve, hogyan szabályozhatja a felhasználók hozzáférését a megosztott Excel-fájlhoz, és hogyan oldhatja meg az ellentmondásos módosításokat.

Manapság egyre többen használják a Microsoft Excel programot csoportmunkára. Ha korábban egy Excel-munkafüzetet meg akart osztani valakivel, akkor azt e-mail mellékletként küldhette el, vagy az Excel-adatokat PDF-be menthette nyomtatásra. Az előbbi módszer gyors és kényelmes volt, de ugyanannak a dokumentumnak több változatát hozta létre, az utóbbi pedig egy biztonságos, bár nem szerkeszthető másolatot készített.

Az Excel 2010, 2013 és 2016 legújabb változatai megkönnyítik a munkafüzetek megosztását és az azokon való együttműködést. Az Excel-fájl megosztásával más felhasználóknak is hozzáférést biztosít ugyanahhoz a dokumentumhoz, és lehetővé teszi számukra, hogy egyszerre végezhessék el a szerkesztéseket, ami megkíméli Önt a több verzió nyomon követésétől.

Hogyan osszon meg egy Excel fájlt

Ez a szakasz bemutatja, hogyan oszthat meg egy Excel-munkafüzetet több felhasználó számára úgy, hogy azt egy helyi hálózati helyre menti, ahol mások is hozzáférhetnek hozzá, és szerkeszthetik. Ön nyomon követheti ezeket a módosításokat, és elfogadhatja vagy elutasíthatja őket.

A munkafüzet megnyitása után a következő lépéseket kell végrehajtani a megosztáshoz:

1. A Felülvizsgálat lapon, a Változások csoport, kattintson a Megosztás munkafüzet gomb.

   

2. A Megosztás munkafüzet párbeszédpanel jelenik meg, és válassza ki a Egynél több felhasználó egyidejű módosításának engedélyezése. Ez lehetővé teszi a munkafüzetek összevonását is. jelölőnégyzet a Szerkesztés tab.

   

3. Opcionálisan váltson a Haladó lapon válassza ki a kívánt beállításokat a változások követéséhez, majd kattintson a OK .

   Például, ha szeretné, hogy a változások n percenként automatikusan frissüljenek (az alábbi képernyőképen látható összes többi beállítás az alapértelmezett).



4. Mentse az Excel-fájlt egy olyan hálózati helyre, ahol mások is elérhetik (a leggyorsabb módja a Ctrl + S billentyűkombináció használata).

Ha helyesen tette, akkor a [Megosztva] szó jelenik meg a munkafüzet neve mellett jobbra, ahogy az alábbi képernyőképen látható:

Mostantól Ön és kollégái egyszerre dolgozhatnak ugyanazon az Excel-fájlon. Ön szabadon elfogadhatja vagy elutasíthatja a módosításokat, és miután a kívánt változtatásokat beépítették, leállíthatja a munkafüzet megosztását. A bemutató további részében megtalálja a részleteket arról, hogy mindezt hogyan teheti meg.

Megjegyzés: Ha a Microsoft Excel nem hajlandó megosztani egy bizonyos munkafüzetet, annak valószínűleg az alábbi okok valamelyike az oka:

1. A táblázatokat vagy XML-térképeket tartalmazó munkafüzeteket nem lehet megosztani. Ezért az Excel-fájl megosztása előtt mindenképpen alakítsa át a táblázatait tartományokká, és távolítsa el az XML-térképeket.
2. Ahhoz, hogy megoszthassuk a munkafüzetet, néhány adatvédelmi beállítást le kell tiltani. Menjen a Fájl > Excel lehetőségek > Trust Center , kattintson a Bizalomközpont beállításai... gombra, és a Adatvédelmi lehetőségek kategória, törölje a jelölőnégyzetet a Személyes adatok eltávolítása a fájl tulajdonságaiból mentéskor doboz.

Hogyan ossza meg az Excel munkafüzetet és védje meg a változáskövetést

Ha nem csak egy Excel-fájlt szeretne megosztani, hanem azt is szeretné biztosítani, hogy senki ne kapcsolja ki a módosítási előzményeket, vagy ne távolítsa el a munkafüzetet a megosztott használatból, akkor így járjon el:

1. A Felülvizsgálat lapon, a Változások csoport, kattintson a Védelem és megosztás munkafüzet gomb.
2. A Megosztott munkafüzet védelme párbeszédablak jelenik meg, és válassza ki a Megosztás a pályamódosításokkal jelölőnégyzet.
3. Írja be a jelszót a Jelszó (nem kötelező) mezőbe, kattintson a OK , majd a jelszó megerősítéséhez írja be újra a jelszót.

   Bár a jelszó megadása opcionális, jobb, ha megteszi. Ellenkező esetben nincs sok értelme használni ezt az opciót, mert bárki képes lenne eltávolítani a védelmet, és így leállítani a munkafüzet megosztását.

4. Mentse el a munkafüzetet.

Kattintás OK a fenti párbeszédpanelben megváltoztatja a Védelem és megosztás munkafüzet gombot a szalagon, hogy Megosztott munkafüzet védelmének feloldása , és erre a gombra kattintva a megosztott munkafüzetről eltávolítja a védelmet és leállítja a megosztást.

Megjegyzés: Ha a munkafüzet már meg van osztva, és a megosztást jelszóval kívánja védeni, akkor először meg kell szüntetnie a munkafüzet megosztását.

Munkalap védelme vs. megosztott munkafüzet védelme

A Védelem és megosztás munkafüzet beállítás csak a megosztott munkafüzetben a változáskövetés kikapcsolását akadályozza meg, de nem akadályozza meg, hogy más felhasználók szerkesszék vagy töröljék a munkafüzet tartalmát.

Ha meg akarja akadályozni, hogy az Excel-dokumentumban lévő fontos információkat megváltoztassák, akkor a megosztás előtt le kell zárnia néhány területet ("mielőtt" itt fontos szó, mivel a munkalapok védelme nem alkalmazható egy Excel megosztott munkafüzetre). A részletes lépésről-lépésre történő utasításokat lásd:

• Bizonyos cellák zárolása az Excelben
• Hogyan zárolja a képleteket az Excelben

Excel megosztott munkafüzet korlátozások

Ha úgy dönt, hogy megosztja Excel fájlját, vegye figyelembe, hogy ez gondot okozhat a felhasználóknak, mivel nem minden funkció támogatott a megosztott munkafüzetekben. Íme néhány korlátozás:

Valójában a meglévő funkciókat használhatja, de nem tudja majd hozzáadni vagy megváltoztatni őket. Tehát, ha a fenti lehetőségek bármelyikét szeretné kihasználni, mindenképpen alkalmazza őket a előtt az Excel-fájl megosztása. A megosztott munkafüzetekben nem támogatott funkciók teljes listája megtalálható a Microsoft webhelyén.

Hogyan szerkeszthet egy Excel megosztott munkafüzetet

Miután megnyitott egy megosztott munkafüzetet, új adatokat adhat meg, vagy a meglévő adatokat módosíthatja a szokásos módon.

Ön is azonosítani a munkát egy megosztott munkafüzetben:

1. Kattintson a Fájl tab> Opciók .
2. A Általános kategória, görgessen le a Személyre szabhatja az Office másolatát szakasz.
3. A Felhasználó neve mezőbe írja be a megjeleníteni kívánt felhasználónevet, majd kattintson a OK .

Most már a szokásos módon adhat be és szerkeszthet adatokat, szem előtt tartva a megosztott munkafüzetek alábbi korlátait.

Hogyan oldja fel az ellentmondásos módosításokat egy megosztott Excel-fájlban?

Ha két vagy több felhasználó egyidejűleg szerkeszti ugyanazt a munkafüzetet, egyes szerkesztések ugyanazokat a cellákat érinthetik. Ilyen helyzetekben az Excel megtartja annak a felhasználónak a módosításait, aki először menti el a munkafüzetet. Amikor egy másik felhasználó megpróbálja elmenteni a munkafüzetet, az Excel megjeleníti a Konfliktusok feloldása párbeszédpanel az egyes ütköző módosítások részleteivel:

Az ellentmondásos módosítások feloldásához tegye a következők egyikét:

• A módosítás megtartásához kattintson a Fogadd el az enyémet .
• A másik felhasználó módosításának megtartásához kattintson a Elfogadom Egyéb .
• Az összes módosítás megtartásához kattintson a Fogadd el az összes enyémet .
• Ha meg szeretné tartani a másik felhasználó összes módosítását, kattintson a Fogadj el minden mást .

Tipp. másolat a megosztott munkafüzetet az összes módosítással, kattintson a Törölje gomb a Konfliktusok feloldása párbeszédpanelen, majd mentse a munkafüzetet más néven ( Fájl > Mentés másként ). A módosításokat később összeolvaszthatja.

Hogyan kényszerítheti ki, hogy a legutóbbi módosítások automatikusan felülírják a korábbi módosításokat?

Ha azt szeretné, hogy a legfrissebb módosítások automatikusan felülírják a korábbi (az Ön vagy más felhasználók által végzett) módosításokat, anélkül, hogy megjelenítené a Konfliktusok feloldása párbeszédpanelen a következőket tegye:

1. A Felülvizsgálat lapon, a Változások csoport, kattintson a Megosztás munkafüzet .
2. Váltson a Haladó lapon válassza a A mentett változások nyernek a címen Felhasználók közötti ellentmondásos módosítások , és kattintson a OK .

A megosztott munkafüzetben végrehajtott összes változtatás megtekintéséhez használja a Változások követése funkció a Felülvizsgálat lapon, a Változások csoport. Megmutatja, hogy mikor történt egy adott módosítás, ki végezte, és milyen adatokat változtatott meg. További információért lásd:

• A változások előzményeinek megtekintése egy külön lapon
• Elfogadja vagy elutasítja a mások által végrehajtott módosításokat

Hogyan egyesítheti egy megosztott munkafüzet különböző példányait?

Bizonyos helyzetekben kényelmesebb lehet egy megosztott munkafüzet több példányát elmenteni, majd egyesíteni a különböző felhasználók által végzett módosításokat. Íme, hogyan:

1. Ossza meg Excel fájlját egy helyi hálózati helyre.
2. A többi felhasználó mostantól megnyithatja a megosztott fájlt, és dolgozhat vele, mindenki elmentheti a megosztott munkafüzet saját példányát ugyanabba a mappába, de más fájlnevet használva.
3. Adja hozzá a Munkafüzetek összehasonlítása és egyesítése funkciót a gyorselérési eszköztárba. Ennek részletes lépései itt találhatók.
4. Nyissa meg a megosztott munkafüzet elsődleges verzióját.
5. Kattintson a Munkafüzetek összehasonlítása és egyesítése parancsot a gyorselérési eszköztáron.

   

6. A Az egyesítendő fájlok kiválasztása párbeszédpanelen jelölje ki az összes egyesíteni kívánt másolatot (több fájl kijelöléséhez tartsa lenyomva a Shift billentyűt a fájlnevekre kattintás közben, majd kattintson a OK) .

Kész! A különböző felhasználók által végzett módosítások egyetlen munkafüzetben egyesülnek. Most már kiemelheti a módosításokat, így egy pillantással áttekintheti az összes szerkesztést.

Hogyan lehet eltávolítani a felhasználókat egy megosztott Excel-munkafüzetből?

Egy Excel-fájl több felhasználó számára történő megosztása sok egymásnak ellentmondó módosítást eredményezhet. Ennek elkerülése érdekében egyes személyeket el lehet választani a megosztott munkafüzetből.

Ha el szeretne távolítani egy felhasználót egy megosztott munkafüzetből, tegye a következőket:

1. A Felülvizsgálat lapon, a Változások csoport, kattintson a Megosztás munkafüzet gomb.
2. A Szerkesztés lapon válassza ki a leválasztani kívánt felhasználó nevét, majd kattintson a Felhasználó eltávolítása gomb .

Megjegyzés: Ez a művelet csak az aktuális munkamenetre szakítja meg a felhasználók kapcsolatát, de nem akadályozza meg őket abban, hogy újra megnyissák és szerkesszék a megosztott Excel-fájlt.

Ha a kiválasztott felhasználó éppen a megosztott munkafüzetet szerkeszti, a Microsoft Excel figyelmeztetni fogja, hogy az adott felhasználó minden el nem mentett módosítása elveszik. Kattintson a OK folytatni vagy Törölje a művelet megszakításához és a felhasználó számára a munka mentéséhez.

Ha éppen Ön az, akinek megszakadt a kapcsolat, megőrizheti munkáját, ha a megosztott munkafüzetet más néven menti el, majd újra megnyitja az eredeti megosztott munkafüzetet, és a módosításait a mentett példányból egyesíti.

Ha azt szeretné, hogy személyes nézetek törlése az eltávolított felhasználó, váltson a A megtekintése tab> Munkafüzet nézetek csoport, és kattintson a Egyéni nézetek . A Custom Nézettség párbeszédpanelen válassza ki az eltávolítani kívánt nézeteket, majd kattintson a Törölje a címet. .

Hogyan lehet törölni egy Excel fájl megosztását

Ha a csoportmunka befejeződött, a munkafüzet ilyen módon történő megosztását leállíthatja:

Nyissa meg a Megosztás munkafüzet párbeszédpanel ( Felülvizsgálat tab> Változások csoport). A Szerkesztés lapon törölje a Egynél több felhasználó egyidejű módosításának engedélyezése... jelölőnégyzetet, és kattintson a OK .

Az Excel megjelenít egy figyelmeztetést, hogy a fájlt el akarja távolítani a megosztott használatból, és törölni fogja a módosítási előzményeket. Ha ezt szeretné, kattintson a Igen , egyébként Nem .

Megjegyzések:

1. Mielőtt törölné ezt a mezőt, győződjön meg róla, hogy Ön az egyetlen személy, aki a következő listában szerepel Akinek ez a munkafüzet most nyitva van Ha vannak más felhasználók is, először válassza le őket.
2. Ha a jelölőnégyzet nem jelölhető (szürke), akkor valószínűleg a megosztott munkafüzet védelme be van kapcsolva. A munkafüzet védelmének feloldásához kattintson az OK gombra, hogy bezárja a Megosztás munkafüzet párbeszédpanelen, majd kattintson a Megosztott munkafüzet feloldása gomb a Felülvizsgálat lapon, a Változások csoport.

Az Excel munkafüzet megosztása a OneDrive használatával

Egy másik módja az Excel munkafüzet megosztásának, ha elmenti azt a OneDrive-ra, meghívja kollégáit, hogy dolgozzanak rajta, és azonnal láthatják egymás módosításait. A Microsoft ezt úgy hívja, hogy társszerzőként .

Mentés és megosztás egy munkafüzetben

A oldalon. Excel 2013 és Excel 2010 , a munkafüzet OneDrive-ra történő mentéséhez hajtsa végre a következő lépéseket:

1. Kattintson a címre. Fájl > Megosztás > Mentés a felhőbe .
2. Hívja meg az embereket, hogy dolgozzanak együtt a munkafüzetben a nevük vagy e-mail címük beírásával a megfelelő mezőbe.
3. Győződjön meg róla, hogy Szerkeszthető van kiválasztva a jobb oldali legördülő listában (alapértelmezett), és kattintson a Megosztás .

A oldalon. Excel 2016 , akkor egyszerűen kattintson a Megosztás gombot a jobb felső sarokban, mentse a munkafüzetet egy felhőalapú helyre (OneDrive, OneDrive for Business vagy SharePoint Online könyvtár), írja be az e-mail címeket a Hívja meg az embereket mezőt, elválasztva őket pontosvesszővel, majd kattintson a Megosztás gombot a panelen (lásd az alábbi képernyőképet).

A Megosztás gombra kattintva minden egyes személynek elküld egy e-mail üzenetet, amelynek egy példányát a biztonság kedvéért önnek is elküldi. Ha inkább maga küldi el a linket, kattintson a Megosztási link beszerzése az ablaktábla alján.

Társszerző másokkal

Amikor a kollégák meghívást kapnak, egyszerűen rákattintanak a linkre, hogy megnyissák a munkafüzetet az Excel Online-ban, majd a Munkafüzet szerkesztése > Szerkesztés a böngészőben a fájl szerkesztéséhez.

Az Excel 2016 for Office 365 előfizetők (valamint az Excel Mobile, az Excel for iOS és az Excel for Android felhasználói) az Excel asztali alkalmazásban társszerzőként dolgozhatnak az Excel asztali alkalmazásban, ha a következő gombra kattintanak Munkafüzet szerkesztése > Szerkesztés Excelben.

Tipp: Ha az Excel 2016 programot használja, akkor kattintson a Fájl > Nyissa meg a címet. , majd válassza ki Megosztva velem .

Mostantól, amint mások elkezdik szerkeszteni a munkafüzetet, a jobb felső sarokban megjelenik a nevük (néha képek, kezdőbetűk, vagy akár a "G", ami a vendéget jelenti). A többi felhasználó kijelöléseit különböző színekben láthatja, a saját kijelölése hagyományosan zöld színű:

Megjegyzés: Előfordulhat, hogy nem látja mások kijelöléseit, ha nem az Excel 2016 for Office 365 vagy az Excel Online verzióját használja. A megosztott munkafüzet összes szerkesztése azonban valós időben jelenik meg.

Ha több felhasználó dolgozik együtt, és nem tudja, ki szerkeszt egy adott cellát, kattintson a cellára, és megjelenik a személy neve.

Ha a valaki által szerkesztett cellára szeretne ugrani, kattintson a névre vagy a képre, majd kattintson a cella címét tartalmazó zöld mezőre.

Így oszthat meg egy Excel fájlt más felhasználókkal. Köszönöm, hogy elolvastad, és remélem, jövő héten találkozunk a blogon!