Dalam tutorial ini, Anda akan menemukan detail lengkap tentang cara berbagi buku kerja Excel dengan orang lain dengan menyimpannya ke jaringan lokal atau OneDrive, cara mengontrol akses pengguna ke file Excel yang dibagikan dan menyelesaikan perubahan yang bertentangan.

Saat ini semakin banyak orang yang menggunakan Microsoft Excel untuk kerja tim. Di masa lalu, ketika Anda perlu berbagi buku kerja Excel dengan seseorang, Anda dapat mengirimkannya sebagai lampiran email atau menyimpan data Excel Anda ke PDF untuk dicetak. Meskipun cepat dan nyaman, metode pertama membuat beberapa versi dokumen yang sama, dan metode kedua menghasilkan salinan yang aman meskipun tidak dapat diedit.

Versi terbaru Excel 2010, 2013 dan 2016 memudahkan untuk berbagi dan berkolaborasi pada buku kerja. Dengan berbagi file Excel, Anda memberikan akses kepada pengguna lain ke dokumen yang sama dan mengizinkan mereka untuk melakukan pengeditan secara bersamaan, sehingga Anda tidak perlu repot-repot melacak beberapa versi.

Cara berbagi file Excel

Bagian ini menunjukkan cara berbagi buku kerja Excel untuk beberapa pengguna dengan menyimpannya ke lokasi jaringan lokal di mana orang lain dapat mengaksesnya dan melakukan pengeditan. Anda dapat melacak perubahan tersebut dan menerima atau menolaknya.

Dengan buku kerja terbuka, lakukan langkah-langkah berikut untuk membagikannya:

1. Pada Ulasan tab, di tab Perubahan kelompok, klik tombol Bagikan Buku Kerja tombol.

   

2. The Bagikan Buku Kerja kotak dialog akan muncul, dan Anda memilih Mengizinkan perubahan oleh lebih dari satu pengguna pada saat yang sama. Ini juga memungkinkan penggabungan buku kerja kotak centang pada Penyuntingan tab.

   

3. Secara opsional, beralih ke Lanjutan tab, pilih pengaturan yang diinginkan untuk melacak perubahan, dan klik OK .

   Misalnya, Anda mungkin ingin agar perubahan diperbarui secara otomatis setiap n menit (semua pengaturan lain pada tangkapan layar di bawah ini adalah pengaturan default).

   Lihat juga: Cara mengekspor kontak Outlook



4. Simpan file Excel Anda ke lokasi jaringan di mana orang lain dapat mengaksesnya (cara tercepat adalah dengan menggunakan pintasan Ctrl + S).

Jika dilakukan dengan benar, kata [Shared] akan muncul di sebelah kanan nama buku kerja seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah:

Sekarang, Anda dan kolega Anda dapat bekerja pada file Excel yang sama pada saat yang sama. Anda bebas untuk menerima atau menolak perubahan mereka, dan setelah perubahan yang diinginkan telah dimasukkan, Anda dapat berhenti berbagi buku kerja. Lebih lanjut dalam tutorial ini, Anda akan menemukan detail tentang cara melakukan semua ini.

Catatan. Jika Microsoft Excel menolak untuk membagikan buku kerja tertentu, kemungkinan besar itu karena salah satu alasan berikut:

1. Buku kerja yang memiliki tabel atau peta XML tidak dapat dibagikan. Jadi, pastikan untuk mengonversi tabel Anda ke rentang dan menghapus peta XML sebelum membagikan file Excel Anda.
2. Untuk dapat berbagi buku kerja, beberapa pengaturan privasi perlu dinonaktifkan. Berkas > Opsi Excel > Pusat Kepercayaan , klik tombol Pengaturan Pusat Kepercayaan... dan di bawah tombol Opsi Privasi kategori, hapus centang pada Menghapus informasi pribadi dari properti file saat disimpan kotak.

Cara berbagi buku kerja Excel dan melindungi pelacakan perubahan

Jika Anda tidak hanya ingin berbagi file Excel, tetapi juga memastikan bahwa tidak ada yang mematikan riwayat perubahan atau menghapus buku kerja dari penggunaan bersama, lanjutkan dengan cara ini:

1. Pada Ulasan tab, di tab Perubahan kelompok, klik tombol Lindungi dan Bagikan Buku Kerja tombol.
2. The Lindungi Buku Kerja Bersama jendela dialog akan muncul, dan Anda memilih Berbagi dengan melacak perubahan kotak centang.
3. Ketikkan kata sandi di Kata Sandi (Opsional) kotak, klik OK , kemudian ketik ulang kata sandi untuk mengonfirmasinya.

   Meskipun memasukkan kata sandi adalah opsional, Anda sebaiknya melakukannya. Jika tidak, tidak ada gunanya menggunakan opsi ini, karena siapa pun akan dapat menghapus proteksi dan dengan demikian menghentikan berbagi buku kerja.

4. Simpan buku kerja.

Mengklik OK dalam kotak dialog di atas akan mengubah Lindungi dan Bagikan Buku Kerja pada pita untuk Buka Proteksi Buku Kerja Bersama dan mengklik tombol ini akan menghapus proteksi dari buku kerja bersama dan berhenti membagikannya.

Catatan. Jika buku kerja sudah dibagikan, dan Anda ingin melindungi berbagi dengan kata sandi, Anda harus membatalkan berbagi buku kerja terlebih dulu.

Lindungi lembar kerja vs. melindungi buku kerja bersama

The Lindungi dan Bagikan Buku Kerja hanya mencegah mematikan pelacakan perubahan di buku kerja bersama, tetapi tidak mencegah pengguna lain mengedit atau menghapus konten buku kerja.

Jika Anda ingin mencegah orang lain mengubah informasi penting dalam dokumen Excel Anda, Anda perlu mengunci beberapa area sebelum membagikannya ("sebelum" adalah kata penting di sini karena perlindungan lembar kerja tidak dapat diterapkan ke buku kerja bersama Excel). Untuk petunjuk langkah-demi-langkah terperinci, silakan lihat:

• Cara mengunci sel tertentu di Excel
• Cara mengunci rumus di Excel

Batasan buku kerja bersama Excel

Ketika memutuskan untuk berbagi file Excel Anda, perlu diketahui bahwa hal itu dapat menyebabkan beberapa masalah bagi pengguna Anda karena tidak semua fitur didukung sepenuhnya dalam buku kerja bersama. Berikut adalah beberapa batasannya:

Bahkan, Anda akan dapat menggunakan fitur yang ada, tetapi Anda tidak akan dapat menambahkan atau mengubahnya. Jadi, jika Anda ingin mendapatkan manfaat dari salah satu opsi di atas, pastikan untuk menerapkannya sebelum Daftar lengkap fitur yang tidak didukung dalam buku kerja bersama dapat ditemukan di situs web Microsoft.

Cara mengedit buku kerja bersama Excel

Setelah Anda membuka buku kerja bersama, Anda bisa memasukkan data baru atau mengubah data yang sudah ada dengan cara biasa.

Anda juga bisa mengidentifikasi pekerjaan Anda dalam buku kerja bersama:

1. Klik Berkas tab> Opsi .
2. Dalam Umum kategori, gulir ke bawah ke Personalisasikan salinan Office Anda bagian.
3. Dalam Nama Pengguna kotak, masukkan nama pengguna yang ingin Anda tampilkan, dan klik OK .

Sekarang, Anda bisa memasukkan dan mengedit data seperti biasa, dengan mengingat batasan buku kerja bersama berikut ini.

Cara mengatasi perubahan yang bertentangan dalam file Excel bersama

Ketika dua atau lebih pengguna mengedit buku kerja yang sama secara bersamaan, beberapa pengeditan dapat mempengaruhi sel yang sama. Dalam situasi seperti itu, Excel menyimpan perubahan dari pengguna yang menyimpan buku kerja terlebih dahulu. Ketika pengguna lain mencoba menyimpan buku kerja, Excel akan menampilkan Menyelesaikan Konflik kotak dialog dengan detail tentang setiap perubahan yang bertentangan:

Untuk menyelesaikan perubahan yang bertentangan, lakukan salah satu hal berikut ini:

• Untuk menyimpan perubahan Anda, klik Terima Tambang .
• Untuk mempertahankan perubahan pengguna lain, klik Terima Lainnya .
• Untuk menyimpan semua perubahan Anda, klik Terima Semua Milikku .
• Untuk menyimpan semua perubahan pengguna lain, klik Terima Semua Orang Lain .

Tip. salinan dari buku kerja bersama dengan semua perubahan Anda, klik tombol Batal tombol di Menyelesaikan Konflik kotak dialog, lalu simpan buku kerja dengan nama yang berbeda ( Berkas > Simpan sebagai ). Anda akan dapat menggabungkan perubahan Anda di kemudian hari.

Cara memaksa perubahan terbaru untuk menimpa perubahan sebelumnya secara otomatis

Agar perubahan terbaru secara otomatis mengesampingkan perubahan apa pun sebelumnya (yang dibuat oleh Anda atau oleh pengguna lain), tanpa menampilkan Menyelesaikan Konflik kotak dialog, lakukan hal berikut ini:

1. Pada Ulasan tab, di tab Perubahan kelompok, klik Bagikan Buku Kerja .
2. Beralih ke Lanjutan tab, pilih Perubahan yang disimpan menang di bawah Perubahan yang bertentangan di antara pengguna , dan klik OK .

Untuk melihat semua perubahan yang telah dibuat ke buku kerja bersama, gunakan perintah Lacak Perubahan fitur pada Ulasan tab, di tab Perubahan Ini akan menunjukkan kepada Anda kapan perubahan tertentu dibuat, siapa yang membuatnya, dan data apa yang diubah. Untuk informasi lebih lanjut, silakan lihat:

• Melihat riwayat perubahan pada lembar terpisah
• Menerima atau menolak perubahan yang dibuat oleh orang lain

Cara menggabungkan salinan berbeda dari buku kerja bersama

Dalam beberapa situasi, akan lebih mudah untuk menyimpan beberapa salinan dari buku kerja bersama, dan kemudian menggabungkan perubahan yang dibuat oleh pengguna yang berbeda:

1. Membagikan file Excel Anda ke lokasi jaringan lokal.
2. Pengguna lain sekarang bisa membuka file bersama dan bekerja dengannya, masing-masing orang menyimpan salinan buku kerja bersama mereka sendiri ke folder yang sama, tetapi menggunakan nama file yang berbeda.
3. Tambahkan Bandingkan dan Gabungkan Buku Kerja Langkah-langkah terperinci mengenai cara melakukan ini bisa ditemukan di sini.
4. Buka versi utama buku kerja bersama.
5. Klik Bandingkan dan Gabungkan Buku Kerja pada bilah alat Akses Cepat.

   

6. Dalam Pilih File yang akan digabungkan kotak dialog, pilih semua salinan yang ingin Anda gabungkan (untuk memilih beberapa file, tahan tombol Shift sambil mengklik nama file, lalu klik OK) .

Selesai! Perubahan oleh pengguna yang berbeda digabungkan ke dalam satu buku kerja. Sekarang Anda bisa menyorot perubahannya, sehingga Anda bisa melihat semua suntingan secara sekilas.

Cara menghapus pengguna dari buku kerja Excel bersama

Berbagi file Excel untuk beberapa pengguna dapat mengakibatkan banyak perubahan yang saling bertentangan. Untuk menghindari hal ini, Anda mungkin ingin memutuskan hubungan orang-orang tertentu dari buku kerja bersama.

Untuk menghapus pengguna dari buku kerja bersama, lakukan hal berikut:

1. Pada Ulasan tab, di tab Perubahan kelompok, klik tombol Bagikan Buku Kerja tombol.
2. Pada Penyuntingan pilih nama pengguna yang ingin Anda putuskan sambungannya, dan klik tombol Tombol Hapus Pengguna .

Catatan. Tindakan ini memutuskan pengguna hanya untuk sesi saat ini, tetapi tidak mencegah mereka membuka kembali dan mengedit file Excel bersama lagi.

Jika pengguna yang dipilih saat ini sedang mengedit buku kerja bersama, Microsoft Excel akan memperingatkan Anda bahwa setiap perubahan yang belum disimpan dari pengguna tersebut akan hilang. Anda klik OK untuk melanjutkan atau Batal untuk membatalkan operasi dan mengizinkan pengguna untuk menyimpan pekerjaan mereka.

Jika Anda yang terputus, Anda bisa mempertahankan pekerjaan Anda dengan menyimpan buku kerja bersama dengan nama yang berbeda, lalu buka kembali buku kerja bersama yang asli dan gabungkan perubahan Anda dari salinan yang telah Anda simpan.

Jika Anda ingin hapus pandangan pribadi dari pengguna yang dihapus, beralih ke Lihat tab> Tampilan Buku Kerja kelompok, dan klik Tampilan Khusus Dalam Adat Tampilan kotak dialog, pilih tampilan yang ingin Anda hapus, dan klik Hapus .

Cara membatalkan berbagi file Excel

Apabila kerja tim sudah selesai, Anda bisa berhenti berbagi buku kerja dengan cara ini:

Buka Bagikan Buku Kerja kotak dialog ( Ulasan tab> Perubahan kelompok). pada Penyuntingan tab, kosongkan tab Izinkan perubahan oleh lebih dari satu pengguna pada saat yang sama... kotak centang, dan klik OK .

Excel akan menampilkan peringatan bahwa Anda akan menghapus file dari penggunaan bersama dan menghapus Riwayat perubahan. Jika itu yang Anda inginkan, klik Ya , jika tidak Tidak .

Catatan:

1. Sebelum mengosongkan kotak ini, pastikan Anda adalah satu-satunya orang yang terdaftar di bawah Siapa yang membuka buku kerja ini sekarang Jika ada pengguna lain, putuskan sambungan mereka terlebih dulu.
2. Jika kotak tidak dapat dicentang (berwarna abu-abu), kemungkinan besar proteksi buku kerja bersama sedang aktif. Untuk membuka proteksi buku kerja, klik OK untuk menutup kotak Bagikan Buku Kerja kotak dialog, lalu klik tombol Tombol Buka Proteksi Buku Kerja Bersama pada Ulasan tab, di tab Perubahan kelompok.

Cara berbagi buku kerja Excel menggunakan OneDrive

Cara lain untuk berbagi buku kerja Excel adalah dengan menyimpannya ke OneDrive, mengundang kolega Anda untuk mengerjakannya, dan melihat perubahan satu sama lain secara instan. Microsoft menyebutnya Penulisan bersama .

Menyimpan dan berbagi buku kerja

Dalam Excel 2013 dan Excel 2010 untuk menyimpan buku kerja ke OneDrive, lakukan langkah-langkah ini:

1. Klik Berkas > Berbagi > Simpan ke Cloud .
2. Undang orang-orang untuk berkolaborasi pada buku kerja dengan mengetikkan nama atau alamat email mereka dalam kotak yang sesuai.
3. Pastikan Bisa mengedit dipilih dalam daftar dropdown di sebelah kanan (default) dan klik Berbagi .

Dalam Excel 2016 , Anda cukup mengklik tombol Berbagi di sudut kanan atas, simpan buku kerja ke lokasi cloud (OneDrive, OneDrive for Business, atau perpustakaan SharePoint Online), ketik alamat email di bagian Mengundang orang kotak, pisahkan masing-masing dengan tanda titik koma, lalu klik tombol Berbagi pada panel (lihat gambar di bawah).

Mengklik Berbagi akan mengirim pesan email ke setiap orang, salinannya akan dikirim kepada Anda juga, untuk berjaga-jaga. Jika Anda lebih suka mengirim tautan sendiri, klik Dapatkan tautan berbagi di bagian bawah panel sebagai gantinya.

Penulis bersama dengan orang lain

Ketika kolega Anda menerima undangan, mereka cukup mengklik tautan untuk membuka buku kerja di Excel Online, lalu klik Edit Buku Kerja > Edit di Browser untuk menyunting berkas.

Pelanggan Excel 2016 untuk Office 365 (serta pengguna Excel Mobile, Excel untuk iOS dan Excel untuk Android) dapat melakukan penulisan bersama di aplikasi desktop Excel mereka dengan mengklik Edit Buku Kerja > Edit di Excel.

Tip. Jika Anda menggunakan Excel 2016, Anda juga bisa mengklik Berkas > Terbuka , lalu pilih Berbagi dengan Saya .

Sekarang, segera setelah orang lain mulai mengedit buku kerja, nama mereka akan muncul di pojok kanan atas (kadang-kadang gambar, inisial, atau bahkan "G" yang berarti tamu). Anda bisa melihat pilihan pengguna lain dalam warna yang berbeda, pilihan Anda sendiri biasanya berwarna hijau:

Catatan. Anda mungkin tidak melihat pilihan orang lain jika Anda menggunakan versi selain Excel 2016 untuk Office 365 atau Excel Online. Namun, semua pengeditan mereka ke buku kerja bersama akan muncul secara real time.

Jika beberapa pengguna menulis bersama, dan Anda kehilangan jejak siapa yang mengedit sel tertentu, klik pada sel itu, dan nama orang tersebut akan terungkap.

Untuk melompat ke sel yang sedang diedit oleh seseorang, klik nama atau gambar mereka, lalu klik kotak hijau dengan alamat sel.

Demikianlah cara berbagi file Excel dengan pengguna lain. Saya berterima kasih telah membaca dan berharap bisa bertemu Anda di blog kami minggu depan!