I denne vejledning får du alle oplysninger om, hvordan du deler Excel-arbejdsmappen med andre personer ved at gemme den på et lokalt netværk eller OneDrive, hvordan du styrer brugeradgang til en delt Excel-fil og løser modstridende ændringer.

I dag bruger flere og flere mennesker Microsoft Excel til gruppearbejde. Når du tidligere skulle dele en Excel-arbejdsmappe med andre, kunne du sende den som en vedhæftet fil til en e-mail eller gemme dine Excel-data til PDF-filer til udskrivning. Den første metode var hurtig og praktisk, men den skabte flere versioner af det samme dokument, og den anden gav en sikker, men ikke redigerbar kopi.

De seneste versioner af Excel 2010, 2013 og 2016 gør det nemt at dele og samarbejde om arbejdsmapper. Ved at dele en Excel-fil giver du andre brugere adgang til det samme dokument og giver dem mulighed for at redigere det samtidig, så du slipper for at holde styr på flere versioner.

Sådan deler du en Excel-fil

Dette afsnit viser, hvordan du deler en Excel-arbejdsbog for flere brugere ved at gemme den på et lokalt netværk, hvor andre personer kan få adgang til den og foretage ændringer. Du kan holde styr på disse ændringer og acceptere eller afvise dem.

Når arbejdsmappen er åben, skal du udføre følgende trin for at dele den:

1. På den Anmeldelse under fanen, i fanen Ændringer gruppe, skal du klikke på Del arbejdsbog knap.

   

2. Del arbejdsbog dialogboksen vises, og du vælger den Tillader ændringer af mere end én bruger på samme tid. Dette tillader også sammenlægning af arbejdsbøger. i afkrydsningsfeltet på den Redigering af fanebladet.

   

3. Du kan eventuelt skifte til Avanceret fanen, vælg de ønskede indstillinger for sporing af ændringer, og klik på OK .

   Du kan f.eks. ønske at få ændringer opdateret automatisk hvert n antal minutter (alle de andre indstillinger på skærmbilledet nedenfor er standardindstillingerne).



4. Gem din Excel-fil på en netværksplacering, hvor andre personer kan få adgang til den (den hurtigste måde er ved at bruge genvejen Ctrl + S).

Hvis det er gjort korrekt, vises ordet [Shared] til højre for arbejdsbogens navn, som vist på skærmbilledet nedenfor:

Nu kan du og dine kolleger arbejde på den samme Excel-fil på samme tid. Du kan frit acceptere eller afvise deres ændringer, og når de ønskede ændringer er blevet indarbejdet, kan du stoppe med at dele arbejdsmappen. Længere nede i denne vejledning finder du detaljer om, hvordan du gør alt dette.

Bemærk. Hvis Microsoft Excel nægter at dele en bestemt arbejdsmappe, skyldes det sandsynligvis en af følgende årsager:

1. Arbejdsmapper, der indeholder tabeller eller XML-mapper, kan ikke deles. Sørg derfor for at konvertere dine tabeller til intervaller og fjerne XML-mapperne, før du deler din Excel-fil.
2. For at kunne dele en arbejdsbog skal nogle indstillinger for beskyttelse af personlige oplysninger være deaktiveret. Gå til Fil > Excel-muligheder > Trust Center , klik på Tillidscenterindstillinger... knappen, og under Indstillinger for beskyttelse af personlige oplysninger skal du fjerne markeringen i kategorien Fjern personlige oplysninger fra filegenskaber ved lagring boks.

Sådan deler du Excel-arbejdsmappe og beskytter ændringssporing

Hvis du ikke blot vil dele en Excel-fil, men også sikre, at ingen slår ændringshistorikken fra eller fjerner arbejdsmappen fra delt brug, skal du gå frem på denne måde:

1. På den Anmeldelse under fanen, i fanen Ændringer gruppe, skal du klikke på Arbejdsbog om beskyttelse og deling knap.
2. Beskyt delt arbejdsbog dialogvindue vises, og du vælger den Deling med sporændringer afkrydsningsfeltet.
3. Indtast en adgangskode i feltet Adgangskode (valgfrit) boksen, klik på OK , og skriv derefter adgangskoden igen for at bekræfte den.

   Selv om det er valgfrit at indtaste en adgangskode, er det bedst at gøre det. Ellers giver det ikke meget mening at bruge denne indstilling, fordi alle kan fjerne beskyttelsen og dermed stoppe delingen af arbejdsmappen.

4. Gem arbejdsbogen.

Klik på OK i ovenstående dialogboks vil ændre Arbejdsbog om beskyttelse og deling knappen på båndet for at Fjern beskyttelse af delt arbejdsbog , og hvis du klikker på denne knap, fjernes beskyttelsen fra den delte projektmappe, og du stopper med at dele den.

Bemærk. Hvis arbejdsmappen allerede er delt, og du vil beskytte delingen med en adgangskode, skal du først fjerne delingen af arbejdsmappen.

Beskytte regneark vs. beskytte delt arbejdsbog

Arbejdsbog om beskyttelse og deling forhindrer kun, at man slår ændringssporing fra i en delt projektmappe, men forhindrer ikke andre brugere i at redigere eller slette indholdet af projektmappen.

Hvis du vil forhindre andre i at ændre vigtige oplysninger i dit Excel-dokument, skal du låse nogle områder, før du deler det ("før" er et vigtigt ord her, da beskyttelsen af regneark ikke kan anvendes på en delt Excel-arbejdsmappe). Du kan finde en detaljeret trin-for-trin-vejledning i:

• Sådan låser du visse celler i Excel
• Sådan låser du formler i Excel

Begrænsninger for delte arbejdsmapper i Excel

Når du beslutter dig for at dele din Excel-fil, skal du være opmærksom på, at det kan volde problemer for dine brugere, fordi ikke alle funktioner understøttes fuldt ud i delte arbejdsmapper. Her er nogle af begrænsningerne:

Faktisk vil du kunne bruge de eksisterende funktioner, men du vil ikke kunne tilføje eller ændre dem. Så hvis du gerne vil drage fordel af nogen af de ovennævnte muligheder, skal du sørge for at anvende dem før deling af din Excel-fil. Du kan finde den komplette liste over funktioner, der ikke understøttes i delte arbejdsmapper, på Microsofts websted.

Sådan redigerer du en delt Excel-arbejdsmappe

Når du har åbnet en delt projektmappe, kan du indtaste nye data eller ændre eksisterende data på normal vis.

Du kan også identificere dit arbejde i en delt projektmappe:

1. Klik på den Fil faneblad> Indstillinger .
2. I den Generelt kategori, rul ned til Gør din kopi af Office personlig sektion.
3. I den Brugernavn feltet, indtast det brugernavn, som du vil vise, og klik på OK .

Nu kan du indtaste og redigere data som sædvanlig, idet du skal huske følgende begrænsninger for delte arbejdsmapper.

Sådan løser du modstridende ændringer i en delt Excel-fil

Når to eller flere brugere redigerer det samme regneark samtidigt, kan nogle redigeringer påvirke de(n) samme celle(r). I sådanne situationer beholder Excel ændringerne for den bruger, der gemmer regnearket først. Når en anden bruger forsøger at gemme regnearket, viser Excel Løsning af konflikter dialogboksen med oplysninger om hver enkelt modstridende ændring:

For at løse modstridende ændringer skal du gøre en af følgende ting:

• Hvis du vil beholde din ændring, skal du klikke på Accepter min .
• Hvis du vil beholde den anden brugers ændring, skal du klikke på Accepter andet .
• Hvis du vil beholde alle dine ændringer, skal du klikke på Accepter alle mine .
• Hvis du vil beholde alle den anden brugers ændringer, skal du klikke på Accepter alle andre .

Tip. Hvis du vil gemme en kopi i den delte projektmappe med alle dine ændringer, skal du klikke på Annuller knappen i Løsning af konflikter dialogboksen, og gem derefter arbejdsmappen under et andet navn ( Fil > Gem som ). Du vil kunne sammenføje dine ændringer på et senere tidspunkt.

Sådan tvinges de seneste ændringer til at tilsidesætte tidligere ændringer automatisk

Hvis du vil have de seneste ændringer til automatisk at tilsidesætte alle tidligere ændringer (foretaget af dig eller andre brugere) uden at vise Løsning af konflikter dialogboksen, skal du gøre følgende:

1. På den Anmeldelse under fanen, i fanen Ændringer gruppe, klik på Del arbejdsbog .
2. Skift til den Avanceret skal du vælge De ændringer, der gemmes, vinder under Modstridende ændringer mellem brugere , og klik på OK .

Hvis du vil se alle de ændringer, der er foretaget i den delte projektmappe, skal du bruge Spor ændringer funktion på Anmeldelse under fanen, i fanen Ændringer Den viser dig, hvornår en bestemt ændring blev foretaget, hvem der foretog den, og hvilke data der blev ændret. Du kan finde flere oplysninger under:

• Vis ændringshistorik på et separat ark
• Acceptere eller afvise ændringer foretaget af andre

Sådan fletter du forskellige kopier af en delt arbejdsbog

I nogle situationer kan det være mere praktisk at gemme flere kopier af en delt projektmappe og derefter flette ændringer foretaget af forskellige brugere. Sådan gør du:

1. Del din Excel-fil på et lokalt netværk.
2. Andre brugere kan nu åbne den delte fil og arbejde med den, idet hver person gemmer sin egen kopi af den delte projektmappe i den samme mappe, men med et andet filnavn.
3. Tilføj den Sammenligne og flette arbejdsbøger Du kan finde detaljerede oplysninger om, hvordan du gør det, her.
4. Åbn den primære version af den delte projektmappe.
5. Klik på den Sammenligne og flette arbejdsbøger på værktøjslinjen Hurtig adgang.

   

6. I den Vælg de filer, der skal slås sammen dialogboksen, vælg alle de kopier, du vil flette (hvis du vil vælge flere filer, skal du holde Shift-tasten nede, mens du klikker på filnavnene, og derefter klikke på OK) .

Færdig! De forskellige brugeres ændringer er slået sammen i en enkelt projektmappe. Nu kan du fremhæve ændringerne, så du kan se alle ændringerne med et enkelt blik.

Sådan fjerner du brugere fra en delt Excel-arbejdsmappe

Deling af en Excel-fil for flere brugere kan resultere i mange modstridende ændringer. For at undgå dette kan du afbryde visse personer fra den delte projektmappe.

Gør følgende for at fjerne en bruger fra en delt projektmappe:

1. På den Anmeldelse under fanen, i fanen Ændringer gruppe, skal du klikke på Del arbejdsbog knap.
2. På den Redigering af fanen, vælg navnet på den bruger, du vil afbryde forbindelsen, og klik på Knappen Fjern bruger .

Bemærk: Denne handling afbryder kun forbindelsen med brugerne for den aktuelle session, men forhindrer dem ikke i at genåbne og redigere den delte Excel-fil igen.

Hvis den valgte bruger er i gang med at redigere den delte projektmappe, advarer Microsoft Excel dig om, at alle usparede ændringer fra den pågældende bruger vil gå tabt. Du klikker på OK for at fortsætte eller Annuller for at afbryde operationen og give brugeren mulighed for at gemme sit arbejde.

Hvis det er dig, der har mistet forbindelsen, kan du bevare dit arbejde ved at gemme den delte projektmappe med et andet navn og derefter genåbne den oprindelige delte projektmappe og sammenføje dine ændringer fra den kopi, du har gemt.

Hvis du ønsker at slette personlige synspunkter af den fjernede bruger, skifter du til den Se faneblad> Visninger i arbejdsbogen gruppe, og klik på Brugerdefinerede visninger . I den Tilpasset Visninger dialogboksen, vælg de visninger, du vil fjerne, og klik på Slet .

Sådan ophæver du delingen af en Excel-fil

Når gruppearbejdet er afsluttet, kan du stoppe med at dele arbejdsbogen på denne måde:

Åbn den Del arbejdsbog dialogboks ( Anmeldelse faneblad> Ændringer gruppe). På den Redigering af skal du rydde fanen Tillad ændringer af flere brugere på samme tid... afkrydsningsfeltet, og klik på OK .

Excel viser en advarsel om, at du er ved at fjerne filen fra delt brug og slette ændringshistorikken. Hvis det er det, du ønsker, skal du klikke på Ja , ellers Nej .

Bemærkninger:

1. Før du markerer dette felt, skal du sikre dig, at du er den eneste person, der er opført under Hvem har denne arbejdsbog åben nu Hvis der er andre brugere, skal du afbryde forbindelsen til dem først.
2. Hvis feltet ikke kan afkrydses (er gråtonet), er beskyttelsen af den delte arbejdsmappe sandsynligvis aktiveret. Hvis du vil fjerne beskyttelsen af arbejdsmappen, skal du klikke på OK for at lukke Del arbejdsbog dialogboksen, og klik derefter på Knappen Fjern beskyttelse af delt arbejdsbog på den Anmeldelse under fanen, i fanen Ændringer gruppe.

Sådan deler du Excel-arbejdsmappe ved hjælp af OneDrive

En anden måde at dele en Excel-arbejdsmappe på er at gemme den på OneDrive, invitere dine kolleger til at arbejde på den og se hinandens ændringer med det samme. Microsoft kalder det medforfatterskab .

Gem og del en arbejdsbog

På Excel 2013 og Excel 2010 , for at gemme en arbejdsbog på OneDrive, skal du udføre disse trin:

1. Klik på Fil > Del > Gem i skyen .
2. Inviter folk til at samarbejde om arbejdsbogen ved at skrive deres navne eller e-mailadresser i det tilsvarende felt.
3. Sørg for, at Kan redigere er valgt i rullelisten til højre (standard), og klik på Del .

På Excel 2016 , kan du blot klikke på Del knappen i øverste højre hjørne, gem arbejdsbogen på en cloud-placering (OneDrive, OneDrive for Business eller SharePoint Online-bibliotek), skriv e-mail-adresser i feltet Inviter folk feltet, idet du adskiller dem med et semikolon, og klik derefter på Del knappen på ruden (se skærmbilledet nedenfor).

Hvis du klikker på Del knappen vil sende en e-mail til hver person, og der vil også blive sendt en kopi til dig, bare for en sikkerheds skyld. Hvis du hellere selv vil sende linket, kan du klikke på Få et delingslink nederst i ruden i stedet.

Medforfatter sammen med andre personer

Når dine kolleger modtager en invitation, skal de blot klikke på linket for at åbne arbejdsmappen i Excel Online og derefter klikke på Rediger arbejdsbog > Rediger i browseren for at redigere filen.

Abonnenter på Excel 2016 til Office 365 (samt brugere af Excel Mobile, Excel til iOS og Excel til Android) kan være medforfattere i deres Excel-desktopprogram ved at klikke på Rediger arbejdsbog > Rediger i Excel.

Tip. Hvis du bruger Excel 2016, kan du også klikke på Fil > Åbn , og vælg derefter Deles med mig .

Så snart andre personer begynder at redigere arbejdsbogen, vises deres navne i øverste højre hjørne (nogle gange billeder, initialer eller endda "G", der står for gæst). Du kan se andre brugeres valg i forskellige farver, dit eget valg er traditionelt grønt:

Bemærk: Du kan muligvis ikke se andre personers markeringer, hvis du bruger en anden version end Excel 2016 til Office 365 eller Excel Online. Alle deres redigeringer i en delt arbejdsmappe vises dog i realtid.

Hvis flere brugere er medforfattere, og du mister overblikket over, hvem der redigerer en bestemt celle, kan du klikke på den pågældende celle, og personens navn vil blive vist.

Hvis du vil springe til den celle, som en person er ved at redigere, skal du klikke på navnet eller billedet og derefter klikke på den grønne boks med celleadressen.

Sådan kan du dele en Excel-fil med andre brugere. Jeg takker for din læsning og håber at se dig på vores blog i næste uge!