इस ट्यूटोरियल में, आपको एक्सेल वर्कबुक को स्थानीय नेटवर्क या वनड्राइव में सहेज कर अन्य लोगों के साथ साझा करने के बारे में पूरी जानकारी मिलेगी, एक साझा एक्सेल फ़ाइल में उपयोगकर्ता की पहुंच को कैसे नियंत्रित किया जाए और परस्पर विरोधी परिवर्तनों को हल किया जाए।

आजकल ज्यादा से ज्यादा लोग टीम वर्क के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का इस्तेमाल कर रहे हैं। अतीत में, जब आपको किसी एक्सेल वर्कबुक को किसी के साथ साझा करने की आवश्यकता होती थी, तो आप इसे ईमेल अटैचमेंट के रूप में भेज सकते थे या अपने एक्सेल डेटा को प्रिंट करने के लिए पीडीएफ में सहेज सकते थे। तेज़ और सुविधाजनक होते हुए, पूर्व विधि ने एक ही दस्तावेज़ के कई संस्करण बनाए, और बाद वाले ने एक सुरक्षित लेकिन गैर-संपादन योग्य प्रतिलिपि बनाई।

Excel 2010, 2013 और 2016 के हाल के संस्करण इसे साझा करना आसान बनाते हैं और कार्यपुस्तिकाओं पर सहयोग करें। एक एक्सेल फ़ाइल साझा करके, आप अन्य उपयोगकर्ताओं को उसी दस्तावेज़ तक पहुंच प्रदान कर रहे हैं और उन्हें एक साथ संपादन करने की अनुमति दे रहे हैं, जो आपको कई संस्करणों का ट्रैक रखने की परेशानी से बचाता है।

कैसे करें Excel फ़ाइल साझा करें

यह अनुभाग दिखाता है कि किसी Excel कार्यपुस्तिका को किसी स्थानीय नेटवर्क स्थान पर सहेज कर एकाधिक उपयोगकर्ताओं के लिए कैसे साझा किया जाए, जहां अन्य लोग उस तक पहुंच सकें और संपादन कर सकें. आप उन परिवर्तनों का ट्रैक रख सकते हैं और उन्हें स्वीकार या अस्वीकार कर सकते हैं।

कार्यपुस्तिका खुली होने पर, इसे साझा करने के लिए निम्न चरणों का पालन करें:

1. समीक्षा पर टैब पर, परिवर्तन समूह में, कार्यपुस्तिका साझा करें बटन पर क्लिक करें।

   

2. कार्यपुस्तिका साझा करें संबंधित बॉक्स।
3. सुनिश्चित करें कि संपादित कर सकते हैं दाईं ओर ड्रॉपडाउन सूची में चुना गया है (डिफ़ॉल्ट) और साझा करें क्लिक करें।

Excel 2016 में, आप बस ऊपरी-दाहिने कोने में साझा करें बटन पर क्लिक कर सकते हैं, कार्यपुस्तिका को क्लाउड स्थान पर सहेज सकते हैं (वनड्राइव, वनड्राइव व्यवसाय, या शेयरपॉइंट ऑनलाइन लाइब्रेरी के लिए), लोगों को आमंत्रित करें बॉक्स में ईमेल पते टाइप करें, प्रत्येक को अर्धविराम से अलग करें, और फिर फलक पर साझा करें बटन पर क्लिक करें (कृपया स्क्रीनशॉट देखें) नीचे).

साझा करें बटन क्लिक करने से प्रत्येक व्यक्ति को एक ईमेल संदेश भेजा जाएगा, एक प्रति आपको भी भेजी जाएगी, यदि आवश्यक हो। यदि आप स्वयं लिंक भेजना चाहते हैं, तो इसके बजाय फलक के नीचे साझाकरण लिंक प्राप्त करें क्लिक करें।

अन्य लोगों के साथ सह-लेखक

जब आपके सहकर्मियों को आमंत्रण प्राप्त होता है, तो वे एक्सेल ऑनलाइन में कार्यपुस्तिका खोलने के लिए लिंक पर क्लिक करते हैं, और फिर संपादित करने के लिए कार्यपुस्तिका संपादित करें > ब्राउज़र में संपादित करें क्लिक करते हैं फ़ाइल।

Office 365 ग्राहकों के लिए एक्सेल 2016 (साथ ही एक्सेल मोबाइल, आईओएस के लिए एक्सेल और एंड्रॉइड के लिए एक्सेल के उपयोगकर्ता) वर्कबुक संपादित करें <11 पर क्लिक करके अपने एक्सेल डेस्कटॉप एप्लिकेशन में सह-लेखन कर सकते हैं।> > Excel में संपादित करें।

युक्ति। यदि आप Excel 2016 का उपयोग कर रहे हैं, तो आप फ़ाइल > खोलें पर भी क्लिक कर सकते हैं, और फिर मेरे साथ साझा किया गया का चयन कर सकते हैं।

अब, जैसा जल्द ही अन्य लोगों के रूप मेंकार्यपुस्तिका का संपादन प्रारंभ करें, तो उनके नाम ऊपरी-दाएं कोने में दिखाई देंगे (कभी-कभी चित्र, आद्याक्षर, या यहां तक ​​कि "G" जो अतिथि के लिए होता है)। आप अन्य उपयोगकर्ताओं के चयनों को विभिन्न रंगों में देख सकते हैं, आपका अपना चयन पारंपरिक रूप से हरा है:

नोट। यदि आप Office 365 या Excel Online के लिए Excel 2016 के अलावा किसी अन्य संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो आप अन्य लोगों के चयन नहीं देख सकते हैं। हालांकि, एक साझा कार्यपुस्तिका में उनके सभी संपादन वास्तविक समय में दिखाई देंगे।

यदि एकाधिक उपयोगकर्ता सह-लेखन कर रहे हैं, और आप किसी विशिष्ट सेल को संपादित करने वाले का ट्रैक खो देते हैं, तो उस सेल पर क्लिक करें, और व्यक्ति का नाम प्रकट हो जाएगा।

किसी व्यक्ति द्वारा संपादित किए जा रहे सेल पर जाने के लिए, उनके नाम या तस्वीर पर क्लिक करें, और फिर सेल के पते के साथ हरे बॉक्स पर क्लिक करें।

इस तरह से आप एक्सेल फाइल को दूसरे यूजर्स के साथ शेयर कर सकते हैं। पढ़ने के लिए मैं आपको धन्यवाद देता हूं और आशा करता हूं कि अगले सप्ताह हमारे ब्लॉग पर आपसे मुलाकात होगी!

यदि सही ढंग से किया जाता है, तो शब्द [साझा] दिखाई देगा कार्यपुस्तिका के नाम के दाईं ओर जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है:

अब, आप और आपके सहकर्मी एक ही समय में एक ही एक्सेल फ़ाइल पर काम कर सकते हैं। आप उनके परिवर्तनों को स्वीकार या अस्वीकार करने के लिए स्वतंत्र हैं, और वांछित परिवर्तनों को शामिल करने के बाद, आप कार्यपुस्तिका को साझा करना बंद कर सकते हैं। इस ट्यूटोरियल में आगे, आपको यह सब कैसे करना है, इसके बारे में विवरण मिलेगा।

ध्यान दें। यदि Microsoft Excel किसी विशेष कार्यपुस्तिका को साझा करने से इंकार करता है, तो संभवतः यह निम्न कारणों में से एक के कारण होता है:

1. जिन कार्यपुस्तिकाओं में तालिकाएँ या XML मानचित्र हैं, उन्हें साझा नहीं किया जा सकता है। इसलिए, अपनी एक्सेल फ़ाइल को साझा करने से पहले अपनी तालिकाओं को श्रेणियों में बदलना और XML मानचित्रों को हटाना सुनिश्चित करें।
2. कार्यपुस्तिका को साझा करने में सक्षम होने के लिए, कुछ गोपनीयतासेटिंग्स को अक्षम करने की आवश्यकता है। फ़ाइल > एक्सेल विकल्प > ट्रस्ट सेंटर पर जाएं, ट्रस्ट सेंटर सेटिंग्स... बटन पर क्लिक करें, और के अंतर्गत गोपनीयता विकल्प श्रेणी, फ़ाइल गुणों से व्यक्तिगत जानकारी को सहेजें बॉक्स को अनचेक करें। आप न केवल एक एक्सेल फ़ाइल साझा करना चाहते हैं, बल्कि यह भी सुनिश्चित करना चाहते हैं कि कोई भी परिवर्तन इतिहास को बंद न करे या कार्यपुस्तिका को साझा उपयोग से न हटाए, इस तरह आगे बढ़ें:
   1. <1 पर>समीक्षा करें टैब, परिवर्तन समूह में, कार्यपुस्तिका को सुरक्षित और साझा करें बटन पर क्लिक करें।
   2. साझा कार्यपुस्तिका को सुरक्षित रखें संवाद विंडो दिखाई देगा, और आप ट्रैक परिवर्तनों के साथ साझा करना चेक बॉक्स का चयन करें।
   3. पासवर्ड (वैकल्पिक) बॉक्स में एक पासवर्ड टाइप करें, ठीक<क्लिक करें 2>, और फिर इसकी पुष्टि करने के लिए पासवर्ड दोबारा टाइप करें।

      हालांकि पासवर्ड दर्ज करना वैकल्पिक है, बेहतर होगा कि आप ऐसा करें। अन्यथा, इस विकल्प का उपयोग करने का कोई मतलब नहीं है, क्योंकि कोई भी सुरक्षा को हटाने में सक्षम होगा और इस प्रकार कार्यपुस्तिका साझा करना बंद कर देगा।

   4. कार्यपुस्तिका सहेजें।

   <18

   उपरोक्त डायलॉग बॉक्स में ओके क्लिक करने से रिबन पर प्रोटेक्ट एंड शेयर वर्कबुक बटन अनप्रोटेक्टेड शेयर्ड वर्कबुक में बदल जाएगा, और क्लिक करना यह बटन साझा कार्यपुस्तिका से सुरक्षा को हटा देगा और इसे साझा करना बंद कर देगा।

   टिप्पणी। यदि कार्यपुस्तिका पहले से ही साझा की गई है, और आप पासवर्ड के साथ साझाकरण को सुरक्षित करना चाहते हैं, तो आपको पहले कार्यपुस्तिका का साझाकरण हटाना होगा।

   प्रोटेक्ट वर्कशीट बनाम प्रोटेक्टेड शेयर्ड वर्कबुक

   द प्रोटेक्ट एंड शेयर कार्यपुस्तिका विकल्प केवल साझा कार्यपुस्तिका में परिवर्तन ट्रैकिंग को बंद करने से रोकता है, लेकिन अन्य उपयोगकर्ताओं को कार्यपुस्तिका की सामग्री को संपादित करने या हटाने से नहीं रोकता है।

   यदि आप लोगों को अपने एक्सेल दस्तावेज़ में महत्वपूर्ण जानकारी बदलने से रोकना चाहते हैं , इसे साझा करने से पहले आपको कुछ क्षेत्रों को लॉक करना होगा ("पहले" यहां एक महत्वपूर्ण शब्द है क्योंकि वर्कशीट सुरक्षा को एक्सेल साझा कार्यपुस्तिका पर लागू नहीं किया जा सकता है)। विस्तृत चरण-दर-चरण निर्देशों के लिए, कृपया देखें:

   • Excel में कुछ सेल को कैसे लॉक करें
   • Excel में फ़ार्मुलों को कैसे लॉक करें

   Excel साझा कार्यपुस्तिका सीमाएँ

   अपनी Excel फ़ाइल साझा करने का निर्णय लेते समय, कृपया ध्यान रखें कि इससे आपके उपयोगकर्ताओं को कुछ परेशानी हो सकती है क्योंकि साझा कार्यपुस्तिकाओं में सभी सुविधाएँ पूर्ण रूप से समर्थित नहीं हैं। यहां कुछ सीमाएं दी गई हैं:

   फ़ॉर्मैट के हिसाब से क्रम से लगाना और फ़िल्टर करना सशर्त फ़ॉर्मैटिंग सेल को मर्ज करना Excel टेबल और PivotTable रिपोर्ट चार्ट और चित्र डेटा सत्यापन वर्कशीट सुरक्षा

   समूहीकरण या रूपरेखा डेटा सबटोटल स्लाइसर और स्पार्कलाइन हाइपरलिंक्स सरणी सूत्र मैक्रोज़ कुछऔर चीज़ें

   वास्तव में, आप मौजूदा सुविधाओं का उपयोग करने में सक्षम होंगे, लेकिन आप उन्हें जोड़ने या बदलने में सक्षम नहीं होंगे। इसलिए, यदि आप ऊपर दिए गए विकल्पों में से किसी का भी लाभ उठाना चाहते हैं, तो अपनी एक्सेल फ़ाइल को साझा करने से पहले उन्हें लागू करना सुनिश्चित करें। साझा कार्यपुस्तिकाओं में असमर्थित सुविधाओं की पूरी सूची माइक्रोसॉफ्ट की वेब साइट पर पाई जा सकती है। नियमित रूप से मौजूदा डेटा।

   आप साझा कार्यपुस्तिका में अपने काम की पहचान भी कर सकते हैं:

   यह सभी देखें: एक्सेल RegEx उदाहरण: सूत्रों में रेगुलर एक्सप्रेशन का उपयोग करना
   1. फ़ाइल टैब > पर क्लिक करें ; विकल्प ।
   2. सामान्य श्रेणी में, अपने कार्यालय की प्रति को वैयक्तिकृत करें अनुभाग तक नीचे स्क्रॉल करें।
   3. में उपयोगकर्ता नाम बॉक्स में, वह उपयोगकर्ता नाम दर्ज करें जिसे आप प्रदर्शित करना चाहते हैं, और ठीक पर क्लिक करें।

   

   अब , आप साझा कार्यपुस्तिकाओं की निम्नलिखित सीमाओं को ध्यान में रखते हुए सामान्य रूप से डेटा इनपुट और संपादित कर सकते हैं। एक ही कार्यपुस्तिका एक साथ, कुछ संपादन एक ही सेल को प्रभावित कर सकते हैं। ऐसी स्थितियों में, Excel उस उपयोगकर्ता के परिवर्तन रखता है जो कार्यपुस्तिका को पहले सहेजता है। जब कोई अन्य उपयोगकर्ता कार्यपुस्तिका को सहेजने का प्रयास करता है, तो Excel विवादों का समाधान करें संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है, जिसमें प्रत्येक विरोधात्मक परिवर्तन के बारे में विवरण होता है:

   

   विरोध को हल करने के लिएपरिवर्तन, निम्न में से कोई एक करें:

   • अपना परिवर्तन रखने के लिए, मेरा स्वीकार करें क्लिक करें.
   • अन्य उपयोगकर्ता के परिवर्तन रखने के लिए, स्वीकार करें क्लिक करें अन्य ।
   • अपने सभी परिवर्तनों को रखने के लिए, सभी को स्वीकार करें पर क्लिक करें।
   • अन्य उपयोगकर्ता के सभी परिवर्तनों को रखने के लिए, सभी को स्वीकार करें पर क्लिक करें अन्य ।

   युक्ति। अपने सभी परिवर्तनों के साथ साझा कार्यपुस्तिका की प्रतिलिपि सहेजने के लिए, विवादों को हल करें संवाद बॉक्स में रद्द करें बटन पर क्लिक करें, और फिर कार्यपुस्तिका को एक अलग के तहत सहेजें नाम ( फ़ाइल > इस रूप में सहेजें ). आप बाद में अपने परिवर्तनों को मर्ज करने में सक्षम होंगे।

   हाल के परिवर्तनों को पिछले परिवर्तनों को स्वचालित रूप से ओवरराइड करने के लिए कैसे बाध्य करें

   नवीनतम परिवर्तनों को स्वचालित रूप से किसी भी पिछले परिवर्तनों को ओवरराइड करने के लिए (आपके द्वारा किए गए) या अन्य उपयोगकर्ताओं द्वारा), विवादों का समाधान करें डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित किए बिना, निम्न कार्य करें:

   1. समीक्षा टैब पर, परिवर्तन में समूह, कार्यपुस्तिका साझा करें पर क्लिक करें।
   2. उन्नत टैब पर स्विच करें, विरोधाभासी के अंतर्गत सहेजे जा रहे परिवर्तन का चयन करें उपयोगकर्ताओं के बीच परिवर्तन , और ठीक क्लिक करें।

   

   साझा कार्यपुस्तिका में किए गए सभी परिवर्तनों को देखने के लिए, उपयोग करें परिवर्तन समूह में समीक्षा टैब पर परिवर्तन ट्रैक करें सुविधा। यह आपको दिखाएगा कि कोई विशेष परिवर्तन कब किया गया था, किसने किया था और कौन सा डेटा बदला गया था। अधिक जानकारी के लिए, कृपयादेखें:

   • एक अलग शीट पर परिवर्तन इतिहास देखें
   • दूसरों द्वारा किए गए परिवर्तनों को स्वीकार या अस्वीकार करें

   किसी साझा कार्यपुस्तिका की विभिन्न प्रतियों को कैसे मर्ज करें

   कुछ स्थितियों में, साझा कार्यपुस्तिका की कई प्रतियाँ सहेजना और फिर विभिन्न उपयोगकर्ताओं द्वारा किए गए परिवर्तनों को मर्ज करना अधिक सुविधाजनक हो सकता है। यहां बताया गया है कि कैसे:

   यह सभी देखें: Excel में तार निकालने के लिए Regex (एक या सभी मैच)
   1. अपनी एक्सेल फ़ाइल को स्थानीय नेटवर्क स्थान पर साझा करें।
   2. अन्य उपयोगकर्ता अब साझा की गई फ़ाइल को खोल सकते हैं और इसके साथ काम कर सकते हैं, प्रत्येक व्यक्ति साझा की गई अपनी स्वयं की प्रति सहेज रहा है कार्यपुस्तिका को एक ही फ़ोल्डर में, लेकिन एक भिन्न फ़ाइल नाम का उपयोग करते हुए।
   3. अपनी त्वरित पहुँच टूलबार में कार्यपुस्तिकाओं की तुलना करें और मर्ज करें सुविधा जोड़ें। इसे करने के तरीके पर विस्तृत कदम यहां देखे जा सकते हैं।
   4. साझा कार्यपुस्तिका का प्राथमिक संस्करण खोलें।
   5. त्वरित पहुंच पर कार्यपुस्तिकाओं की तुलना करें और मर्ज करें कमांड पर क्लिक करें। टूलबार। फ़ाइल नामों पर क्लिक करते समय, और फिर ओके) क्लिक करें।

   हो गया! विभिन्न उपयोगकर्ताओं द्वारा किए गए परिवर्तनों को एक ही कार्यपुस्तिका में मर्ज कर दिया जाता है। अब आप परिवर्तनों को हाइलाइट कर सकते हैं, ताकि आप सभी संपादनों को एक नज़र में देख सकें।

   साझा एक्सेल वर्कबुक से उपयोगकर्ताओं को कैसे हटाएं

   कई उपयोगकर्ताओं के लिए एक एक्सेल फ़ाइल साझा करने से कई परिणाम हो सकते हैं परस्पर विरोधी परिवर्तन। इससे बचने के लिए, आप कुछ खास लोगों को डिस्कनेक्ट करना चाह सकते हैंसाझा कार्यपुस्तिका से।

   किसी उपयोगकर्ता को साझा कार्यपुस्तिका से निकालने के लिए, निम्न कार्य करें:

   1. समीक्षा करें टैब पर, परिवर्तन में समूह, कार्यपुस्तिका साझा करें बटन पर क्लिक करें।
   2. संपादन टैब पर, उस उपयोगकर्ता का नाम चुनें जिसे आप डिस्कनेक्ट करना चाहते हैं, और <10 पर क्लिक करें>उपयोगकर्ता बटन हटाएं ।

   

   ध्यान दें। यह क्रिया उपयोगकर्ताओं को केवल वर्तमान सत्र के लिए डिस्कनेक्ट करती है, लेकिन उन्हें साझा एक्सेल फ़ाइल को फिर से खोलने और संपादित करने से नहीं रोकती है।

   यदि चयनित उपयोगकर्ता वर्तमान में साझा कार्यपुस्तिका का संपादन कर रहा है, तो Microsoft Excel आपको चेतावनी देगा कि उस उपयोगकर्ता के सहेजे न गए परिवर्तन खो जाएंगे। आप जारी रखने के लिए ओके क्लिक करते हैं या ऑपरेशन रद्द करने के लिए रद्द करें क्लिक करते हैं और उपयोगकर्ता को अपना काम बचाने की अनुमति देते हैं।

   अगर आप ही डिस्कनेक्ट हो गए हैं, तो आप संरक्षित कर सकते हैं साझा कार्यपुस्तिका को किसी भिन्न नाम से सहेज कर आपका कार्य, फिर मूल साझा कार्यपुस्तिका को फिर से खोलें और आपके द्वारा सहेजी गई प्रतिलिपि से अपने परिवर्तनों को मर्ज करें।

   यदि आप निजी दृश्यों को हटाना चाहते हैं हटाए गए उपयोगकर्ता, दृश्य टैब > कार्यपुस्तिका दृश्य समूह पर स्विच करें, और कस्टम दृश्य क्लिक करें। कस्टम दृश्य संवाद बॉक्स में, उन दृश्यों का चयन करें जिन्हें आप हटाना चाहते हैं, और हटाएं पर क्लिक करें।

   

   एक्सेल फाइल को अनशेयर कैसे करें

   जब टीम वर्क पूरा हो जाता है, तो आप वर्कबुक को इस तरह से शेयर करना बंद कर सकते हैं:

   शेयर वर्कबुक खोलेंसंवाद बॉक्स ( समीक्षा टैब > परिवर्तन समूह)। संपादन टैब पर, एक ही समय में एक से अधिक उपयोगकर्ता द्वारा परिवर्तनों की अनुमति दें... चेक बॉक्स को साफ़ करें, और ठीक क्लिक करें।

   

   एक्सेल एक चेतावनी प्रदर्शित करेगा कि आप फ़ाइल को साझा उपयोग से हटाने जा रहे हैं और बदलाव के इतिहास को मिटा देंगे। यदि आप यही चाहते हैं, तो हां क्लिक करें, अन्यथा नहीं ।

   नोट:

   1. इस बॉक्स को खाली करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आप जिसके पास अभी यह कार्यपुस्तिका खुली है के अंतर्गत सूचीबद्ध एकमात्र व्यक्ति। यदि अन्य उपयोगकर्ता हैं, तो पहले उन्हें डिस्कनेक्ट करें।
   2. यदि बॉक्स अनचेकेबल (ग्रे आउट) है, तो सबसे अधिक संभावना साझा कार्यपुस्तिका सुरक्षा चालू है। कार्यपुस्तिका को असुरक्षित करने के लिए, कार्यपुस्तिका साझा करें संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें, और फिर समीक्षा टैब पर साझा कार्यपुस्तिका बटन पर क्लिक करें, <1 में>परिवर्तन समूह।

   वनड्राइव का उपयोग करके एक्सेल कार्यपुस्तिका को कैसे साझा करें

   किसी एक्सेल कार्यपुस्तिका को साझा करने का दूसरा तरीका इसे वनड्राइव में सहेजना है, अपने सहयोगियों को इस पर काम करने के लिए आमंत्रित करें , और तुरंत एक दूसरे के परिवर्तन देखें। Microsoft इसे सह-लेखन कहता है।

   किसी कार्यपुस्तिका को सहेजें और साझा करें

   Excel 2013 और Excel 2010 में, किसी कार्यपुस्तिका को OneDrive में सहेजें, इन चरणों का पालन करें:

   1. फ़ाइल > साझा करें > क्लाउड में सहेजें क्लिक करें.<13
   2. में लोगों का नाम या ईमेल पता लिखकर कार्यपुस्तिका पर सहयोग करने के लिए आमंत्रित करें