Bu eğitimde, Excel çalışma kitabını yerel bir ağa veya OneDrive'a kaydederek diğer kişilerle nasıl paylaşacağınız, paylaşılan bir Excel dosyasına kullanıcı erişimini nasıl denetleyeceğiniz ve çakışan değişiklikleri nasıl çözeceğiniz hakkında tüm ayrıntıları bulacaksınız.

Günümüzde giderek daha fazla insan ekip çalışması için Microsoft Excel kullanıyor. Geçmişte, bir Excel çalışma kitabını biriyle paylaşmanız gerektiğinde, bunu bir e-posta eki olarak gönderebilir veya Excel verilerinizi yazdırmak için PDF'ye kaydedebilirdiniz. Hızlı ve kullanışlı olsa da, ilk yöntem aynı belgenin birden çok sürümünü oluştururken, ikincisi düzenlenebilir olmasa da güvenli bir kopya üretiyordu.

Excel 2010, 2013 ve 2016'nın son sürümleri çalışma kitaplarını paylaşmayı ve bunlar üzerinde işbirliği yapmayı kolaylaştırmaktadır. Bir Excel dosyasını paylaşarak, diğer kullanıcılara aynı belgeye erişim izni verir ve aynı anda düzenleme yapmalarına olanak tanırsınız; bu da sizi birden fazla sürümü takip etme zahmetinden kurtarır.

Excel dosyası nasıl paylaşılır

Bu bölümde, bir Excel çalışma kitabının, diğer kişilerin erişebileceği ve düzenlemeler yapabileceği bir yerel ağ konumuna kaydedilerek birden çok kullanıcı için nasıl paylaşılacağı gösterilmektedir. Bu değişiklikleri izleyebilir ve kabul edebilir ya da reddedebilirsiniz.

Çalışma kitabı açıkken, paylaşmak için aşağıdaki adımları uygulayın:

1. Üzerinde İnceleme sekmesinde Değişiklikler grubuna girmek için Çalışma Kitabını Paylaş Düğme.

   

2. Bu Çalışma Kitabını Paylaş iletişim kutusu görünecek ve siz de Aynı anda birden fazla kullanıcı tarafından değişiklik yapılmasına izin verin. Bu aynı zamanda çalışma kitabı birleştirmeye de izin verir üzerindeki onay kutusu Düzenleme sekmesi.

   

3. İsteğe bağlı olarak Gelişmiş sekmesine tıklayın, değişiklikleri izlemek için istediğiniz ayarları seçin ve TAMAM. .

   Örneğin, değişikliklerin her n dakikada bir otomatik olarak güncellenmesini isteyebilirsiniz (aşağıdaki ekran görüntüsündeki diğer tüm ayarlar varsayılan ayarlardır).



4. Excel dosyanızı başkalarının erişebileceği bir ağ konumuna kaydedin (en hızlı yol Ctrl + S kısayolunu kullanmaktır).

Doğru şekilde yapılırsa, aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi çalışma kitabının adının sağında [Paylaşılan] sözcüğü görünecektir:

Artık siz ve iş arkadaşlarınız aynı Excel dosyası üzerinde aynı anda çalışabilirsiniz. Onların değişikliklerini kabul etmekte veya reddetmekte özgürsünüz ve istenen değişiklikler dahil edildikten sonra çalışma kitabını paylaşmayı durdurabilirsiniz. Bu eğitimin ilerleyen bölümlerinde, tüm bunların nasıl yapılacağına ilişkin ayrıntıları bulacaksınız.

Not: Microsoft Excel belirli bir çalışma kitabını paylaşmayı reddediyorsa, bunun nedeni büyük olasılıkla aşağıdaki nedenlerden biridir:

1. Tablolar veya XML eşlemeleri içeren çalışma kitapları paylaşılamaz. Bu nedenle, Excel dosyanızı paylaşmadan önce tablolarınızı aralıklara dönüştürdüğünüzden ve XML eşlemelerini kaldırdığınızdan emin olun.
2. Bir çalışma kitabını paylaşabilmek için bazı gizlilik ayarlarının devre dışı bırakılması gerekir. Dosya > Excel Seçenekleri > Güven Merkezi simgesine tıklayın. Güven Merkezi Ayarları... düğmesinin altında ve Gizlilik Seçenekleri kategorisinde, işaretini kaldırın Kaydetme sırasında kişisel bilgileri dosya özelliklerinden kaldırma Kutu.

Excel çalışma kitabı nasıl paylaşılır ve değişiklik izleme nasıl korunur

Yalnızca bir Excel dosyasını paylaşmak değil, aynı zamanda kimsenin değişiklik geçmişini kapatmadığından veya çalışma kitabını paylaşılan kullanımdan kaldırmadığından emin olmak istiyorsanız, bu şekilde devam edin:

1. Üzerinde İnceleme sekmesinde Değişiklikler grubuna girmek için Koru ve Paylaş Çalışma Kitabı Düğme.
2. Bu Paylaşılan Çalışma Kitabını Koruyun iletişim penceresi açılacak ve siz de Değişiklikleri takip ederek paylaşma onay kutusu.
3. İçine bir şifre yazın Şifre (İsteğe Bağlı) kutusunu seçin, tıklayın TAMAM. 'ye basın ve ardından onaylamak için şifreyi tekrar yazın.

   Bir parola girmek isteğe bağlı olsa da, bunu yapsanız iyi olur. Aksi takdirde, bu seçeneği kullanmanın pek bir anlamı yoktur, çünkü herhangi biri korumayı kaldırabilir ve böylece çalışma kitabı paylaşımını durdurabilir.

4. Çalışma kitabını kaydedin.

Tıklama TAMAM. Yukarıdaki iletişim kutusunda Koru ve Paylaş Çalışma Kitabı için şerit üzerindeki Paylaşılan Çalışma Kitabının Korumasını Kaldır ve bu düğmeye tıklamak hem paylaşılan çalışma kitabından korumayı kaldıracak hem de paylaşımı durduracaktır.

Not: Çalışma kitabı zaten paylaşılıyorsa ve paylaşımı bir parolayla korumak istiyorsanız, önce çalışma kitabının paylaşımını kaldırmanız gerekir.

Çalışma sayfasını koru vs. paylaşılan çalışma kitabını koru

Bu Koru ve Paylaş Çalışma Kitabı seçeneği yalnızca paylaşılan bir çalışma kitabında değişiklik izlemenin kapatılmasını engeller, ancak diğer kullanıcıların çalışma kitabının içeriğini düzenlemesini veya silmesini engellemez.

Kişilerin Excel belgenizdeki önemli bilgileri değiştirmesini önlemek istiyorsanız, paylaşmadan önce bazı alanları kilitlemeniz gerekecektir ("önce" burada önemli bir kelimedir çünkü çalışma sayfası koruması Excel'de paylaşılan bir çalışma kitabına uygulanamaz). Ayrıntılı adım adım talimatlar için lütfen bkz:

• Excel'de belirli hücreler nasıl kilitlenir
• Excel'de formüller nasıl kilitlenir

Excel paylaşılan çalışma kitabı sınırlamaları

Excel dosyanızı paylaşmaya karar verirken, paylaşılan çalışma kitaplarında tüm özellikler tam olarak desteklenmediğinden kullanıcılarınız için bazı sorunlara neden olabileceğini lütfen unutmayın. İşte sınırlamalardan bazıları:

Aslında, mevcut özellikleri kullanabileceksiniz, ancak bunları ekleyemeyecek veya değiştiremeyeceksiniz. Bu nedenle, yukarıdaki seçeneklerden herhangi birinden yararlanmak istiyorsanız, bunları uyguladığınızdan emin olun önce Paylaşılan çalışma kitaplarında desteklenmeyen özelliklerin tam listesi Microsoft'un web sitesinde bulunabilir.

Excel paylaşılan çalışma kitabı nasıl düzenlenir

Paylaşılan bir çalışma kitabını açtıktan sonra, normal bir şekilde yeni veriler girebilir veya mevcut verileri değiştirebilirsiniz.

Ayrıca şunları da yapabilirsiniz işinizi tanımlayın paylaşılan bir çalışma kitabında:

1. Tıklayınız Dosya tab> Seçenekler .
2. İçinde Genel kategorisine gidin, aşağı kaydırın Office kopyanızı kişiselleştirin Bölüm.
3. İçinde Kullanıcı Adı kutusuna görüntülemek istediğiniz kullanıcı adını girin ve TAMAM. .

Artık, paylaşılan çalışma kitaplarının aşağıdaki sınırlamalarını göz önünde bulundurarak verileri her zamanki gibi girebilir ve düzenleyebilirsiniz.

Paylaşılan bir Excel dosyasındaki çakışan değişiklikler nasıl çözülür?

İki veya daha fazla kullanıcı aynı çalışma kitabını aynı anda düzenliyorsa, bazı düzenlemeler aynı hücreyi/hücreleri etkileyebilir. Bu gibi durumlarda Excel, çalışma kitabını ilk kaydeden kullanıcının değişikliklerini saklar. Başka bir kullanıcı çalışma kitabını kaydetmeye çalıştığında, Excel Çatışmaları Çözün çakışan her değişiklikle ilgili ayrıntıları içeren iletişim kutusu:

Çakışan değişiklikleri çözmek için aşağıdakilerden birini yapın:

• Değişikliğinizi saklamak için Benimkini Kabul Et .
• Diğer kullanıcının değişikliğini saklamak için Kabul Et Diğer .
• Tüm değişikliklerinizi saklamak için Hepsini Kabul Et .
• Diğer kullanıcının tüm değişikliklerini saklamak için Diğerlerini Kabul Et .

İpucu: Kaydetmek için kopya tüm değişikliklerinizle birlikte paylaşılan çalışma kitabının İptal düğmesi ile Çatışmaları Çözün iletişim kutusunu açın ve ardından çalışma kitabını farklı bir adla kaydedin ( Dosya > Farklı Kaydet ). Değişikliklerinizi daha sonra birleştirebileceksiniz.

Son değişiklikleri önceki değişiklikleri otomatik olarak geçersiz kılmaya zorlama

En son değişikliklerin, önceki değişiklikleri (sizin veya diğer kullanıcılar tarafından yapılan) otomatik olarak geçersiz kılmasını sağlamak için Çatışmaları Çözün iletişim kutusunda aşağıdakileri yapın:

1. Üzerinde İnceleme sekmesinde Değişiklikler grubunu seçin, tıklayın Çalışma Kitabını Paylaş .
2. Şuraya geç Gelişmiş sekmesini seçin, ardından Kaydedilen değişiklikler kazanır altında Kullanıcılar arasında çakışan değişiklikler ve tıklayın TAMAM. .

Paylaşılan çalışma kitabında yapılan tüm değişiklikleri görüntülemek için Değişiklikleri Takip Et üzerinde özellik İnceleme sekmesinde Değişiklikler Belirli bir değişikliğin ne zaman yapıldığını, kimin yaptığını ve hangi verilerin değiştirildiğini size gösterecektir. Daha fazla bilgi için lütfen bkz:

• Değişiklik geçmişini ayrı bir sayfada görüntüleme
• Başkaları tarafından yapılan değişiklikleri kabul etme veya reddetme

Paylaşılan bir çalışma kitabının farklı kopyaları nasıl birleştirilir?

Bazı durumlarda, paylaşılan bir çalışma kitabının birkaç kopyasını kaydetmek ve ardından farklı kullanıcılar tarafından yapılan değişiklikleri birleştirmek daha uygun olabilir:

1. Excel dosyanızı yerel bir ağ konumunda paylaşın.
2. Diğer kullanıcılar artık paylaşılan dosyayı açabilir ve üzerinde çalışabilir, her kişi paylaşılan çalışma kitabının kendi kopyasını aynı klasöre kaydeder, ancak farklı bir dosya adı kullanır.
3. Eklemek Çalışma Kitaplarını Karşılaştırma ve Birleştirme özelliğini Hızlı Erişim araç çubuğunuza ekleyin. Bunun nasıl yapılacağına ilişkin ayrıntılı adımları burada bulabilirsiniz.
4. Paylaşılan çalışma kitabının birincil sürümünü açın.
5. Tıklayınız Çalışma Kitaplarını Karşılaştırma ve Birleştirme komutunu Hızlı Erişim araç çubuğunda seçin.

   

6. İçinde Birleştirilecek Dosyaları Seçin iletişim kutusunda birleştirmek istediğiniz tüm kopyaları seçin (birden fazla dosya seçmek için dosya adlarına tıklarken Shift tuşunu basılı tutun ve ardından TAMAM) .

Bitti! Farklı kullanıcılar tarafından yapılan değişiklikler tek bir çalışma kitabında birleştirilir. Artık değişiklikleri vurgulayabilir, böylece tüm düzenlemeleri bir bakışta görüntüleyebilirsiniz.

Paylaşılan bir Excel çalışma kitabından kullanıcılar nasıl kaldırılır

Bir Excel dosyasının birden fazla kullanıcı için paylaşılması, birçok çakışan değişikliğe neden olabilir. Bunu önlemek için, belirli kişilerin paylaşılan çalışma kitabıyla bağlantısını kesmek isteyebilirsiniz.

Paylaşılan bir çalışma kitabından bir kullanıcıyı kaldırmak için aşağıdakileri yapın:

1. Üzerinde İnceleme sekmesinde Değişiklikler grubuna girmek için Çalışma Kitabını Paylaş Düğme.
2. Üzerinde Düzenleme sekmesine tıklayın, bağlantısını kesmek istediğiniz kullanıcının adını seçin ve Kullanıcı Kaldır düğmesi .

Not: Bu eylem kullanıcıların bağlantısını yalnızca geçerli oturum için keser, ancak paylaşılan Excel dosyasını yeniden açmalarını ve düzenlemelerini engellemez.

Seçili kullanıcı o anda paylaşılan çalışma kitabını düzenliyorsa, Microsoft Excel bu kullanıcının kaydedilmemiş değişikliklerinin kaybolacağı konusunda sizi uyaracaktır. TAMAM. devam etmek veya İptal işlemi iptal etmek ve kullanıcının çalışmasını kaydetmesine izin vermek için.

Bağlantısı kesilen sizseniz, paylaşılan çalışma kitabını farklı bir adla kaydederek çalışmanızı koruyabilir, ardından orijinal paylaşılan çalışma kitabını yeniden açabilir ve değişikliklerinizi kaydettiğiniz kopyadan birleştirebilirsiniz.

Eğer istiyorsan kişisel görüşleri sil kaldırılan kullanıcının Görünüm tab> Çalışma Kitabı Görünümleri grubunu seçin ve Özel Görünümler . içinde Özel Görünümler iletişim kutusunda, kaldırmak istediğiniz görünümleri seçin ve Silme .

Bir Excel dosyasının paylaşımı nasıl kaldırılır

Ekip çalışması tamamlandığında, çalışma kitabını bu şekilde paylaşmayı bırakabilirsiniz:

Açın Çalışma Kitabını Paylaş iletişim kutusu ( İnceleme tab> Değişiklikler grubu). Düzenleme sekmesinde Aynı anda birden fazla kullanıcı tarafından değişiklik yapılmasına izin verin... onay kutusunu işaretleyin ve TAMAM. .

Excel, dosyayı paylaşılan kullanımdan kaldırmak ve değişiklik Geçmişini silmek üzere olduğunuzu belirten bir uyarı görüntüler. Evet , aksi takdirde Hayır .

Notlar:

1. Bu kutuyu temizlemeden önce, bu kutunun altında listelenen tek kişinin siz olduğunuzdan emin olun. Bu çalışma kitabı şu anda kimde açık? Başka kullanıcılar varsa, önce onların bağlantısını kesin.
2. Kutu işaretlenemiyorsa (gri renkteyse), büyük olasılıkla paylaşılan çalışma kitabı koruması açıktır. Çalışma kitabının korumasını kaldırmak için Tamam'a tıklayarak Çalışma Kitabını Paylaş iletişim kutusunu seçin ve ardından Paylaşılan Çalışma Kitabının Korumasını Kaldır düğmesi üzerinde İnceleme sekmesinde Değişiklikler Grup.

OneDrive kullanarak Excel çalışma kitabını paylaşma

Excel çalışma kitabını paylaşmanın bir başka yolu da OneDrive'a kaydetmek, iş arkadaşlarınızı üzerinde çalışmaya davet etmek ve birbirlerinin değişikliklerini anında görmektir. Microsoft buna ortak yazarlık .

Çalışma kitabını kaydetme ve paylaşma

İçinde Excel 2013 ve Excel 2010 çalışma kitabını OneDrive'a kaydetmek için aşağıdaki adımları uygulayın:

1. Tıklayın Dosya > Paylaş > Buluta Kaydet .
2. İlgili kutuya adlarını veya e-posta adreslerini yazarak kişileri çalışma kitabı üzerinde işbirliği yapmaya davet edin.
3. Emin olun Düzenleyebilir sağdaki açılır listede seçilidir (varsayılan) ve Paylaş .

İçinde Excel 2016 simgesine tıklamanız yeterlidir. Paylaş düğmesine basın, çalışma kitabını bir bulut konumuna (OneDrive, OneDrive İş veya SharePoint Online kitaplığı) kaydedin, e-posta adreslerini İnsanları davet edin kutusunu işaretleyin, her birini noktalı virgülle ayırın ve ardından Paylaş düğmesine basın (lütfen aşağıdaki ekran görüntüsüne bakın).

Tıklayarak Paylaş düğmesi her kişiye bir e-posta mesajı gönderecek, her ihtimale karşı bir kopyası da size gönderilecektir. Bağlantıyı kendiniz göndermeyi tercih ederseniz Bir paylaşım bağlantısı alın yerine bölmenin alt kısmına tıklayın.

Diğer kişilerle ortak yazarlık

İş arkadaşlarınız bir davetiye aldığında, çalışma kitabını Excel Online'da açmak için bağlantıya tıklamaları ve ardından Çalışma Kitabını Düzenle > Tarayıcıda Düzenle dosyayı düzenlemek için.

Office 365 için Excel 2016 aboneleri (Excel Mobile, iOS için Excel ve Android için Excel kullanıcılarının yanı sıra) Excel masaüstü uygulamalarında aşağıdakilere tıklayarak birlikte yazabilirler Çalışma Kitabını Düzenle > Excel'de düzenleyin.

İpucu: Excel 2016 kullanıyorsanız, ayrıca Dosya > Açık 'yi seçin ve ardından Benimle Paylaşıldı .

Şimdi, diğer kişiler çalışma kitabını düzenlemeye başlar başlamaz, adları sağ üst köşede görünecektir (bazen resimler, baş harfler veya hatta misafir anlamına gelen "G"). Diğer kullanıcıların seçimlerini farklı renklerde görebilirsiniz, kendi seçiminiz geleneksel olarak yeşildir:

Not: Office 365 için Excel 2016 veya Excel Online dışında bir sürüm kullanıyorsanız diğer kişilerin seçimlerini göremeyebilirsiniz. Ancak, paylaşılan bir çalışma kitabındaki tüm düzenlemeleri gerçek zamanlı olarak görünecektir.

Birden fazla kullanıcı birlikte yazıyorsa ve belirli bir hücreyi kimin düzenlediğini takip edemiyorsanız, o hücreye tıklayın ve kişinin adı ortaya çıkacaktır.

Birisi tarafından düzenlenmekte olan hücreye atlamak için, kişinin adına veya resmine tıklayın ve ardından hücre adresinin bulunduğu yeşil kutuya tıklayın.

Bir Excel dosyasını diğer kullanıcılarla bu şekilde paylaşabilirsiniz. Okuduğunuz için teşekkür ediyor ve gelecek hafta blogumuzda görüşmeyi umuyorum!