In hierdie tutoriaal sal jy volledige besonderhede kry oor hoe om Excel-werkboek met ander mense te deel deur dit op 'n plaaslike netwerk of OneDrive te stoor, hoe om gebruikertoegang tot 'n gedeelde Excel-lêer te beheer en botsende veranderinge op te los.

Deesdae gebruik al hoe meer mense Microsoft Excel vir spanwerk. In die verlede, wanneer jy 'n Excel-werkboek met iemand moes deel, kon jy dit as 'n e-posaanhegsel stuur of jou Excel-data in PDF stoor vir druk. Alhoewel dit vinnig en gerieflik is, het eersgenoemde metode verskeie weergawes van dieselfde dokument geskep, en laasgenoemde het 'n veilige maar nie-redigeerbare kopie opgelewer.

Die onlangse weergawes van Excel 2010, 2013 en 2016 maak dit maklik om te deel en saam te werk aan werkboeke. Deur 'n Excel-lêer te deel, gee jy ander gebruikers toegang tot dieselfde dokument en laat hulle toe om wysigings gelyktydig te maak, wat jou die moeite spaar om tred te hou met verskeie weergawes.

Hoe om deel 'n Excel-lêer

Hierdie afdeling wys hoe om 'n Excel-werkboek vir veelvuldige gebruikers te deel deur dit op 'n plaaslike netwerkligging te stoor waar ander mense toegang daartoe kan kry en wysigings kan maak. Jy kan tred hou met daardie veranderinge en dit aanvaar of verwerp.

Met die werkboek oop, voer die volgende stappe uit om dit te deel:

1. Op die Review oortjie, in die Veranderinge -groep, klik die Deel werkboek -knoppie.

   

2. Die Deel werkboek ooreenstemmende blokkie.
3. Maak seker dat Kan wysig in die aftreklys aan die regterkant gekies is (verstek) en klik Deel .

In Excel 2016 kan jy eenvoudig op die Deel -knoppie in die regter boonste hoek klik, die werkboek in 'n wolkligging stoor (OneDrive, OneDrive vir Besigheid, of SharePoint Online-biblioteek), tik e-posadresse in die Nooi mense uit -blokkie, skei elkeen met 'n kommapunt, en klik dan die Deel -knoppie op die paneel (sien asseblief die skermkiekie) hieronder).

Klik op die Deel -knoppie sal 'n e-posboodskap aan elke persoon stuur, 'n kopie sal ook aan jou gestuur word, net vir ingeval. As jy eerder self die skakel wil stuur, klik Kry 'n deelskakel eerder onderaan die paneel.

Skrywer saam met ander mense

Wanneer jou kollegas 'n uitnodiging ontvang, klik hulle eenvoudig op die skakel om die werkboek in Excel Online oop te maak, en klik dan Wysig werkboek > Wysig in blaaier om te wysig die lêer.

Excel 2016 vir Office 365-intekenare (asook gebruikers van Excel Mobile, Excel vir iOS en Excel vir Android) kan mede-outeur in hul Excel-werkskermtoepassing deur Wysig werkboek<11 te klik> > Redigeer in Excel.

Wenk. As jy Excel 2016 gebruik, kan jy ook op Lêer > Open klik en dan Met my gedeel kies.

Nou, soos gou as ander mensebegin om die werkboek te redigeer, sal hul name in die regter boonste hoek verskyn (soms prente, voorletters of selfs "G" wat vir gas staan). Jy kan ander gebruikers se keuses in verskillende kleure sien, jou eie keuse is tradisioneel groen:

Let wel. Jy sal dalk nie ander mense se keuses sien as jy 'n ander weergawe as Excel 2016 vir Office 365 of Excel Online gebruik nie. Al hul wysigings aan 'n gedeelde werkboek sal egter intyds verskyn.

As verskeie gebruikers saamskrywer is, en jy verloor tred met wie 'n spesifieke sel redigeer, klik op daardie sel en die persoon se naam geopenbaar sal word.

Om na die sel te spring wat deur iemand geredigeer word, klik hul naam of prent en klik dan op die groen blokkie met die seladres.

Dit is hoe jy 'n Excel-lêer met ander gebruikers kan deel. Ek bedank jou vir die lees en hoop om jou volgende week op ons blog te sien!

As dit korrek gedoen word, sal die woord [Gedeel] verskyn regs van die werkboek se naam soos in die skermkiekie hieronder gewys:

Nou kan jy en jou kollegas op dieselfde tyd aan dieselfde Excel-lêer werk. Dit staan ​​jou vry om hul veranderinge te aanvaar of te verwerp, en nadat die verlangde veranderinge geïnkorporeer is, kan jy ophou om die werkboek te deel. Verder in hierdie tutoriaal sal jy die besonderhede vind oor hoe om dit alles te doen.

Let wel. As Microsoft Excel weier om 'n sekere werkboek te deel, is dit heel waarskynlik om een ​​van die volgende redes:

1. Werkboeke wat tabelle of XML-kaarte het, kan nie gedeel word nie. Maak dus seker dat jy jou tabelle na reekse omskakel en die XML-kaarte verwyder voordat jy jou Excel-lêer deel.
2. Om 'n werkboek te kan deel, moet jy privaatheid hêinstellings moet gedeaktiveer word. Gaan na Lêer > Excel-opsies > Trustsentrum , klik die Trustsentruminstellings... -knoppie en onder die Privaatheidsopsies -kategorie, ontmerk die Verwyder persoonlike inligting van lêereienskappe op stoor -blokkie.

Hoe om Excel-werkboek te deel en veranderingnasporing te beskerm

Indien jy wil nie net 'n Excel-lêer deel nie, maar ook om te verseker dat niemand die veranderingsgeskiedenis afskakel of die werkboek van gedeelde gebruik verwyder nie, gaan op hierdie manier voort:

1. Op die Hersien -oortjie, in die Veranderinge -groep, klik die Beskerm en deel werkboek -knoppie.
2. Die Beskerm gedeelde werkboek -dialoogvenster sal verskyn, en jy kies die Deel met snitveranderings -merkblokkie.
3. Tik 'n wagwoord in die Wagwoord (opsioneel) -blokkie, klik OK , en tik dan die wagwoord weer in om dit te bevestig.

   Alhoewel die invoer van 'n wagwoord opsioneel is, moet jy dit beter doen. Andersins is daar min sin om hierdie opsie te gebruik, want enigiemand sal die beskerming kan verwyder en sodoende die werkboekdeel stop.

4. Stoor die werkboek.

Deur OK in die dialoog hierbo te klik, sal die Beskerm en deel werkboek -knoppie op die lint verander na Onbeskerm gedeelde werkboek , en klik hierdie knoppie sal beide die beskerming van die gedeelde werkboek verwyder en ophou om dit te deel.

Let wel. As die werkboek reeds gedeel is, en jy wil deling met 'n wagwoord beskerm, moet jy eers die werkboek ontdeel.

Beskerm werkblad vs. beskerm gedeelde werkboek

Die Beskerm en deel Werkboek -opsie verhoed slegs die afskakel van veranderingnasporing in 'n gedeelde werkboek, maar verhoed nie ander gebruikers om die werkboek se inhoud te redigeer of uit te vee nie.

As jy wil verhoed dat mense belangrike inligting in jou Excel-dokument verander , sal jy sekere areas moet sluit voordat jy dit deel ("voor" is 'n belangrike woord hier aangesien die werkbladbeskerming nie op 'n Excel-gedeelde werkboek toegepas kan word nie). Vir die gedetailleerde stap-vir-stap instruksies, sien asseblief:

• Hoe om sekere selle in Excel te sluit
• Hoe om formules in Excel te sluit

Excel-gedeelde werkboekbeperkings

Wanneer jy besluit om jou Excel-lêer te deel, wees asseblief bewus daarvan dat dit probleme vir jou gebruikers kan veroorsaak omdat nie alle kenmerke ten volle in gedeelde werkboeke ondersteun word nie. Hier is 'n paar van die beperkings:

In werklikheid sal jy die bestaande kenmerke kan gebruik, maar jy sal dit nie kan byvoeg of verander nie. Dus, as jy by enige van die bogenoemde opsies wil baat, maak seker dat jy dit toepas voor jy jou Excel-lêer deel. Die volledige lys kenmerke wat nie in gedeelde werkboeke ondersteun word nie, kan op Microsoft se webwerf gevind word.

Hoe om 'n Excel-gedeelde werkboek te redigeer

Nadat jy 'n gedeelde werkboek oopgemaak het, kan jy nuwe invoer of verander bestaande data op 'n gereelde manier.

Jy kan ook jou werk in 'n gedeelde werkboek identifiseer:

1. Klik op die Lêer -oortjie > ; Opsies .
2. Blaai in die Algemeen -kategorie af na die Personaliseer jou kopie van Office -afdeling.
3. In die Gebruikersnaam -boks, voer die gebruikernaam in wat jy wil vertoon en klik OK .

Nou , kan jy data invoer en redigeer soos gewoonlik, met inagneming van die volgende beperkings van gedeelde werkboeke.

Hoe om botsende veranderinge in 'n gedeelde Excel-lêer op te los

Wanneer twee of meer gebruikers die redigeer dieselfde werkboek gelyktydig, sommige wysigings kan dieselfde sel(s) beïnvloed. In sulke situasies hou Excel die veranderinge van die gebruiker wat die werkboek eerste stoor. Wanneer 'n ander gebruiker probeer om die werkboek te stoor, vertoon Excel die Los konflikte op dialoogkassie met die besonderhede oor elke botsende verandering:

Om botsende op te losveranderinge, doen een van die volgende:

• Om jou verandering te behou, klik Aanvaar Myne .
• Om die ander gebruiker se verandering te behou, klik Aanvaar Ander .
• Om al jou veranderinge te hou, klik Aanvaar alle myne .
• Om al die ander gebruiker se veranderinge te hou, klik Aanvaar alles Ander .

Wenk. Om 'n kopie van die gedeelde werkboek met al jou veranderinge te stoor, klik die Kanselleer -knoppie in die Los Konflikte op dialoogkassie, en stoor dan die werkboek onder 'n ander naam ( Lêer > Stoor as ). Jy sal jou veranderinge op 'n latere stadium kan saamvoeg.

Hoe om onlangse veranderinge te dwing om vorige veranderinge outomaties te ignoreer

Om die mees onlangse veranderinge outomaties te laat ignoreer enige vorige veranderinge (deur jou gemaak) of deur ander gebruikers), sonder om die dialoogkassie Los konflikte op te vertoon, doen die volgende:

1. Op die Hersien -oortjie, in die Veranderinge -groep, klik Deel werkboek .
2. Skakel oor na die Gevorderde -oortjie, kies Die veranderinge wat gestoor word, wen onder Testrydig veranderinge tussen gebruikers , en klik OK .

Om al die veranderinge wat aan die gedeelde werkboek aangebring is, te sien, gebruik die Spoor veranderings -kenmerk op die Hersien -oortjie, in die Veranderinge -groep. Dit sal jou wys wanneer 'n spesifieke verandering gemaak is, wie dit gemaak het en watter data verander is. Vir meer inligting, assebliefsien:

• Bekyk veranderingsgeskiedenis op 'n aparte blad
• Aanvaar of verwerp veranderinge wat deur ander gemaak is

Hoe om verskillende kopieë van 'n gedeelde werkboek saam te voeg

In sommige situasies kan dit geriefliker wees om verskeie kopieë van 'n gedeelde werkboek te stoor en dan veranderinge wat deur verskillende gebruikers gemaak is saam te voeg. Dit is hoe:

1. Deel jou Excel-lêer na 'n plaaslike netwerkligging.
2. Ander gebruikers kan nou die gedeelde lêer oopmaak en daarmee werk, elke persoon stoor hul eie kopie van die gedeelde lêer werkboek na dieselfde vouer, maar met 'n ander lêernaam.
3. Voeg die Vergelyk en voeg werkboeke saam -kenmerk by jou Vinnige Toegang-nutsbalk. Die gedetailleerde stappe oor hoe om dit te doen kan hier gevind word.
4. Maak die primêre weergawe van die gedeelde werkboek oop.
5. Klik op die Vergelyk en voeg werkboeke saam opdrag op die Vinnige Toegang nutsbalk.

   

6. In die Kies lêers om saam te voeg dialoogkassie, kies al die kopieë wat jy wil saamvoeg (om verskeie lêers te kies, hou die Shift-sleutel in terwyl u op die lêername klik, en klik dan op OK) .

Klaar! Die veranderinge deur verskillende gebruikers word saamgevoeg in 'n enkele werkboek. Nou kan jy die veranderinge uitlig, sodat jy al die wysigings in 'n oogopslag kan sien.

Hoe om gebruikers uit 'n gedeelde Excel-werkboek te verwyder

Om 'n Excel-lêer vir veelvuldige gebruikers te deel, kan baie tot gevolg hê botsende veranderinge. Om dit te vermy, wil jy dalk sekere mense ontkoppeluit die gedeelde werkboek.

Om 'n gebruiker uit 'n gedeelde werkboek te verwyder, doen die volgende:

1. Op die Hersien -oortjie, in die Veranderinge -groep, klik die Deel werkboek -knoppie.
2. Op die Redigeer -oortjie, kies die naam van die gebruiker wat jy wil ontkoppel, en klik die Verwyder gebruiker-knoppie .

Let wel. Hierdie handeling ontkoppel gebruikers slegs vir die huidige sessie, maar verhoed hulle nie om die gedeelde Excel-lêer weer oop te maak en te redigeer nie.

As die gekose gebruiker tans besig is om die gedeelde werkboek te redigeer, sal Microsoft Excel jou waarsku dat enige ongestoorde veranderinge van daardie gebruiker verlore sal gaan. Jy klik OK om voort te gaan of Kanselleer om die bewerking te staak en die gebruiker toe te laat om hul werk te stoor.

As dit jy is wat ontkoppel is, kan jy bewaar jou werk deur die gedeelde werkboek met 'n ander naam te stoor, maak dan die oorspronklike gedeelde werkboek weer oop en voeg jou veranderinge saam van die kopie wat jy gestoor het.

As jy persoonlike aansigte wil uitvee van die verwyderde gebruiker, skakel oor na die Besig -oortjie > Werkboekaansigte -groep, en klik Gepasmaakte aansigte . In die dialoogkassie Gepasmaakte aansigte , kies die aansigte wat jy wil verwyder, en klik Vee uit .

Hoe om 'n Excel-lêer te ontdeel

Wanneer die spanwerk voltooi is, kan jy op hierdie manier ophou om die werkboek te deel:

Maak die Deelwerkboek oop.dialoogkassie ( Hersien -oortjie > Veranderinge -groep). Op die Redigeer -oortjie, vee die Laat veranderinge deur meer as een gebruiker op dieselfde tyd toe... -merkblokkie uit, en klik OK .

Excel sal 'n waarskuwing wys dat jy op die punt is om die lêer van gedeelde gebruik te verwyder en die veranderinggeskiedenis uit te vee. As dit is wat jy wil hê, klik Ja , anders Nee .

Notas:

1. Voordat jy hierdie blokkie uitvee, maak seker jy is die enigste persoon gelys onder Wie het hierdie werkboek nou oop . As daar ander gebruikers is, ontkoppel hulle eers.
2. As die blokkie onaangemerk is (uitgegrys), is gedeelde werkboekbeskerming heel waarskynlik aan. Om die werkboek te ontskerm, klik OK om die dialoogkassie Deel werkboek toe te maak, en klik dan op die Ontbeskerm gedeelde werkboek-knoppie op die Hersien -oortjie, in die Verandering groep.

Hoe om Excel-werkboek met OneDrive te deel

'n Ander manier om 'n Excel-werkboek te deel, is om dit in OneDrive te stoor, nooi jou kollegas om daaraan te werk , en sien mekaar se veranderinge oombliklik. Microsoft noem dit mede-outeuring .

Stoor en deel 'n werkboek

In Excel 2013 en Excel 2010 , om stoor 'n werkboek na OneDrive, voer hierdie stappe uit:

1. Klik Lêer > Deel > Stoor na Wolk .
2. Nooi mense om aan die werkboek saam te werk deur hul name of e-posadresse in die