ในบทช่วยสอนนี้ คุณจะพบรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับวิธีแชร์สมุดงาน Excel กับบุคคลอื่นโดยบันทึกลงในเครือข่ายท้องถิ่นหรือ OneDrive วิธีควบคุมการเข้าถึงของผู้ใช้ไปยังไฟล์ Excel ที่แชร์ และแก้ไขการเปลี่ยนแปลงที่ขัดแย้งกัน

ทุกวันนี้ ผู้คนจำนวนมากขึ้นใช้ Microsoft Excel สำหรับการทำงานเป็นทีม ในอดีต เมื่อคุณต้องการแชร์เวิร์กบุ๊ก Excel กับผู้อื่น คุณสามารถส่งเป็นไฟล์แนบในอีเมลหรือบันทึกข้อมูล Excel ของคุณเป็น PDF เพื่อพิมพ์ แม้จะรวดเร็วและสะดวก วิธีการเดิมจะสร้างเอกสารเดียวกันหลายเวอร์ชัน และวิธีหลังสร้างสำเนาที่ปลอดภัยแต่แก้ไขไม่ได้

Excel 2010, 2013 และ 2016 เวอร์ชันล่าสุดทำให้ง่ายต่อการแชร์และ ทำงานร่วมกันในสมุดงาน การแชร์ไฟล์ Excel หมายความว่าคุณให้สิทธิ์ผู้ใช้รายอื่นในการเข้าถึงเอกสารเดียวกันและอนุญาตให้แก้ไขพร้อมกัน ซึ่งช่วยให้คุณไม่ต้องยุ่งยากในการติดตามหลายเวอร์ชัน

วิธีการ แชร์ไฟล์ Excel

ส่วนนี้แสดงวิธีการแชร์เวิร์กบุ๊ก Excel สำหรับผู้ใช้หลายคนโดยบันทึกลงในตำแหน่งเครือข่ายท้องถิ่นที่บุคคลอื่นสามารถเข้าถึงและแก้ไขได้ คุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นและยอมรับหรือปฏิเสธได้

เมื่อเปิดสมุดงาน ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อแบ่งปัน:

1. ใน ทบทวน แท็บ ในกลุ่ม การเปลี่ยนแปลง คลิกปุ่ม แบ่งปันสมุดงาน

   

2. ปุ่ม แบ่งปันสมุดงาน ช่องที่เกี่ยวข้อง
3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก แก้ไขได้ ในรายการแบบเลื่อนลงทางด้านขวา (ค่าเริ่มต้น) แล้วคลิก แบ่งปัน

ใน Excel 2016 คุณสามารถคลิกปุ่ม แชร์ ที่มุมบนขวา บันทึกสมุดงานไปยังตำแหน่งบนระบบคลาวด์ (OneDrive, OneDrive สำหรับธุรกิจ หรือไลบรารี SharePoint Online) พิมพ์ที่อยู่อีเมลในกล่อง เชิญบุคคล คั่นแต่ละรายการด้วยเครื่องหมายอัฒภาค จากนั้นคลิกปุ่ม แบ่งปัน บนบานหน้าต่าง (โปรดดูภาพหน้าจอ ด้านล่าง).

การคลิกปุ่ม แบ่งปัน จะส่งข้อความอีเมลถึงแต่ละคน สำเนาจะถูกส่งถึงคุณด้วยเช่นกัน เผื่อไว้เผื่อ หากคุณต้องการส่งลิงก์ด้วยตนเอง ให้คลิก รับลิงก์แบ่งปัน ที่ด้านล่างของบานหน้าต่างแทน

เขียนร่วมกับผู้อื่น

เมื่อเพื่อนร่วมงานของคุณได้รับคำเชิญ พวกเขาเพียงแค่คลิกลิงก์เพื่อเปิดสมุดงานใน Excel Online จากนั้นคลิก แก้ไขสมุดงาน > แก้ไขในเบราว์เซอร์ เพื่อแก้ไข ไฟล์

Excel 2016 สำหรับสมาชิก Office 365 (รวมถึงผู้ใช้ Excel Mobile, Excel สำหรับ iOS และ Excel สำหรับ Android) สามารถเขียนร่วมในแอปพลิเคชัน Excel บนเดสก์ท็อปโดยคลิก แก้ไขสมุดงาน > แก้ไขใน Excel

เคล็ดลับ หากคุณใช้ Excel 2016 คุณยังสามารถคลิก ไฟล์ > เปิด จากนั้นเลือก แชร์กับฉัน

ตอนนี้ เป็น ทันที่คนอื่นๆเริ่มแก้ไขสมุดงาน ชื่อของพวกเขาจะปรากฏที่มุมบนขวา (บางครั้งรูปภาพ ชื่อย่อ หรือแม้แต่ "G" ที่ย่อมาจากผู้เยี่ยมชม) คุณสามารถดูการเลือกของผู้ใช้รายอื่นในสีต่างๆ ได้ การเลือกของคุณเองจะเป็นสีเขียวตามธรรมเนียม:

หมายเหตุ คุณอาจไม่เห็นการเลือกของผู้อื่น ถ้าคุณใช้เวอร์ชันอื่นที่ไม่ใช่ Excel 2016 สำหรับ Office 365 หรือ Excel Online อย่างไรก็ตาม การแก้ไขทั้งหมดในสมุดงานที่ใช้ร่วมกันจะปรากฏแบบเรียลไทม์

หากผู้ใช้หลายคนเขียนร่วมกัน และคุณไม่รู้ว่าใครกำลังแก้ไขเซลล์ใดเซลล์หนึ่ง ให้คลิกที่เซลล์นั้น และชื่อของบุคคลนั้น จะถูกเปิดเผย

หากต้องการข้ามไปยังเซลล์ที่มีคนแก้ไข ให้คลิกชื่อหรือรูปภาพของบุคคลนั้น จากนั้นคลิกช่องสีเขียวที่มีที่อยู่ของเซลล์

นี่คือวิธีแชร์ไฟล์ Excel กับผู้ใช้รายอื่น ฉันขอขอบคุณที่อ่านและหวังว่าจะได้พบคุณในบล็อกของเราในสัปดาห์หน้า!

หากทำถูกต้อง คำว่า [แชร์] จะปรากฏขึ้น ทางด้านขวาของชื่อสมุดงานตามที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง:

ตอนนี้ คุณและเพื่อนร่วมงานของคุณสามารถทำงานในไฟล์ Excel เดียวกันได้ในเวลาเดียวกัน คุณมีอิสระที่จะยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง และหลังจากรวมการเปลี่ยนแปลงที่ต้องการแล้ว คุณสามารถหยุดการแชร์สมุดงานได้ เพิ่มเติมในบทช่วยสอนนี้ คุณจะพบรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีดำเนินการทั้งหมดนี้

หมายเหตุ ถ้า Microsoft Excel ปฏิเสธที่จะแชร์สมุดงานบางรายการ อาจเป็นเพราะเหตุผลข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้:

1. ไม่สามารถแชร์สมุดงานที่มีตารางหรือแมป XML ได้ ดังนั้น อย่าลืมแปลงตารางเป็นช่วงและนำแมป XML ออกก่อนที่จะแชร์ไฟล์ Excel ของคุณ
2. หากต้องการแชร์สมุดงาน ความเป็นส่วนตัวบางอย่างต้องปิดการตั้งค่า ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก Excel > ศูนย์ความเชื่อถือ คลิกปุ่ม การตั้งค่าศูนย์ความเชื่อถือ… และใต้ปุ่ม หมวดหมู่ตัวเลือกความเป็นส่วนตัว ให้ยกเลิกการเลือกช่อง ลบข้อมูลส่วนบุคคลออกจากคุณสมบัติไฟล์เมื่อบันทึก

วิธีแชร์สมุดงาน Excel และป้องกันการติดตามการเปลี่ยนแปลง

หาก คุณไม่เพียงต้องการแชร์ไฟล์ Excel เท่านั้น แต่ยังต้องการให้แน่ใจว่าไม่มีใครปิดประวัติการเปลี่ยนแปลงหรือลบสมุดงานออกจากการใช้ร่วมกัน ให้ดำเนินการด้วยวิธีนี้:

1. บนแท็บ <1 แท็บ>ตรวจทาน ในกลุ่ม การเปลี่ยนแปลง คลิกปุ่ม ป้องกันและแชร์สมุดงาน
2. หน้าต่างโต้ตอบ ป้องกันสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน จะปรากฏขึ้น และคุณเลือกช่องทำเครื่องหมาย การแบ่งปันกับการติดตามการเปลี่ยนแปลง
3. พิมพ์รหัสผ่านในช่อง รหัสผ่าน (ไม่บังคับ) คลิก ตกลง แล้วพิมพ์รหัสผ่านอีกครั้งเพื่อยืนยัน

   แม้ว่าการป้อนรหัสผ่านจะเป็นทางเลือก แต่คุณควรทำมากกว่านี้ มิฉะนั้น จะไม่มีเหตุผลในการใช้ตัวเลือกนี้ เพราะทุกคนสามารถเอาการป้องกันออกได้ และด้วยเหตุนี้จึงหยุดการแบ่งปันสมุดงาน

4. บันทึกสมุดงาน

<18

การคลิก ตกลง ในกล่องโต้ตอบด้านบนจะเปลี่ยนปุ่ม ป้องกันและแชร์สมุดงาน บน Ribbon เป็น เลิกป้องกันสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน แล้วคลิก ปุ่มนี้จะลบการป้องกันออกจากสมุดงานที่แชร์และหยุดการแชร์

บันทึก. ถ้ามีการแบ่งปันสมุดงานอยู่แล้ว และคุณต้องการป้องกันการแบ่งปันด้วยรหัสผ่าน คุณต้องยกเลิกการแบ่งปันสมุดงานก่อน

ป้องกันเวิร์กชีต vs ปกป้องสมุดงานที่แบ่งปัน

ตัวเลือก ป้องกันและแบ่งปัน สมุดงาน ตัวเลือกป้องกันการปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงในสมุดงานที่ใช้ร่วมกันเท่านั้น แต่ไม่ได้ป้องกันผู้ใช้รายอื่นจากการแก้ไขหรือลบเนื้อหาของสมุดงาน

ถ้าคุณต้องการป้องกันไม่ให้บุคคลอื่นเปลี่ยนแปลงข้อมูลสำคัญในเอกสาร Excel ของคุณ คุณจะต้องล็อกบางพื้นที่ก่อนที่จะแชร์ ("ก่อน" เป็นคำสำคัญที่นี่ เนื่องจากไม่สามารถใช้การป้องกันเวิร์กชีตกับเวิร์กบุ๊กที่แชร์ของ Excel) สำหรับคำแนะนำทีละขั้นตอนโดยละเอียด โปรดดู:

• วิธีล็อกบางเซลล์ใน Excel
• วิธีล็อกสูตรใน Excel

ข้อจำกัดของสมุดงานที่ใช้ร่วมกันของ Excel

เมื่อตัดสินใจแชร์ไฟล์ Excel โปรดทราบว่าอาจทำให้ผู้ใช้ของคุณมีปัญหา เนื่องจากคุณลักษณะบางอย่างไม่ได้รับการสนับสนุนอย่างสมบูรณ์ในสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน ข้อจำกัดบางประการมีดังนี้

อันที่จริง คุณจะสามารถใช้คุณลักษณะที่มีอยู่ได้ แต่จะเพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงไม่ได้ ดังนั้น หากคุณต้องการได้รับประโยชน์จากตัวเลือกใดๆ ข้างต้น อย่าลืมใช้ตัวเลือกเหล่านี้ ก่อน แบ่งปันไฟล์ Excel ของคุณ รายการคุณสมบัติทั้งหมดที่ไม่รองรับในสมุดงานที่ใช้ร่วมกันสามารถดูได้จากเว็บไซต์ของ Microsoft

วิธีแก้ไขสมุดงานที่ใช้ร่วมกันของ Excel

หลังจากที่คุณเปิดสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน คุณสามารถป้อนใหม่หรือเปลี่ยนแปลง ข้อมูลที่มีอยู่เป็นประจำ

คุณยังสามารถ ระบุงานของคุณ ในสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน:

1. คลิกแท็บ ไฟล์ > ; ตัวเลือก .
2. ในหมวดหมู่ ทั่วไป ให้เลื่อนลงไปที่ส่วน ปรับแต่งสำเนา Office ของคุณ
3. ใน ช่อง ชื่อผู้ใช้ ป้อนชื่อผู้ใช้ที่คุณต้องการแสดง และคลิก ตกลง

ตอนนี้ คุณสามารถป้อนและแก้ไขข้อมูลได้ตามปกติ โดยคำนึงถึงข้อจำกัดต่อไปนี้ของสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน

วิธีแก้ไขการเปลี่ยนแปลงที่ขัดแย้งกันในไฟล์ Excel ที่แชร์

เมื่อผู้ใช้สองคนขึ้นไปกำลังแก้ไข สมุดงานเดียวกันพร้อมกัน การแก้ไขบางอย่างอาจส่งผลต่อเซลล์เดียวกัน ในสถานการณ์เช่นนี้ Excel จะเก็บการเปลี่ยนแปลงของผู้ใช้ที่บันทึกสมุดงานก่อน เมื่อผู้ใช้รายอื่นพยายามบันทึกสมุดงาน Excel จะแสดงกล่องโต้ตอบ แก้ไขข้อขัดแย้ง พร้อมรายละเอียดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่ขัดแย้งกัน:

หากต้องการแก้ไขข้อขัดแย้งการเปลี่ยนแปลง ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• หากต้องการเก็บการเปลี่ยนแปลง คลิก ยอมรับของฉัน
• หากต้องการเก็บการเปลี่ยนแปลงของผู้ใช้รายอื่น ให้คลิก ยอมรับ อื่นๆ .
• หากต้องการเก็บการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดของคุณ ให้คลิก ยอมรับเหมืองทั้งหมด .
• หากต้องการเก็บการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดของผู้ใช้รายอื่น ให้คลิก ยอมรับทั้งหมด อื่นๆ .

เคล็ดลับ หากต้องการบันทึก สำเนา ของสมุดงานที่ใช้ร่วมกันพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดของคุณ ให้คลิกปุ่ม ยกเลิก ในกล่องโต้ตอบ แก้ไขข้อขัดแย้ง จากนั้นบันทึกสมุดงานภายใต้รายการอื่น ชื่อ ( ไฟล์ > บันทึกเป็น ) คุณจะสามารถรวมการเปลี่ยนแปลงของคุณได้ในภายหลัง

วิธีบังคับให้การเปลี่ยนแปลงล่าสุดลบล้างการเปลี่ยนแปลงก่อนหน้าโดยอัตโนมัติ

หากต้องการให้การเปลี่ยนแปลงล่าสุดลบล้างการเปลี่ยนแปลงก่อนหน้านี้โดยอัตโนมัติ (ทำโดยคุณ หรือโดยผู้ใช้รายอื่น) โดยไม่แสดงกล่องโต้ตอบ แก้ไขข้อขัดแย้ง ให้ทำดังต่อไปนี้:

1. ในแท็บ ทบทวน ใน การเปลี่ยนแปลง กลุ่ม คลิก แชร์สมุดงาน .
2. สลับไปที่แท็บ ขั้นสูง เลือก การเปลี่ยนแปลงที่บันทึกจะชนะ ภายใต้ ขัดแย้งกัน การเปลี่ยนแปลงระหว่างผู้ใช้ และคลิก ตกลง .

หากต้องการดูการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เกิดขึ้นกับสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน ให้ใช้ คุณลักษณะ ติดตามการเปลี่ยนแปลง บนแท็บ ตรวจทาน ในกลุ่ม การเปลี่ยนแปลง จะแสดงให้คุณเห็นว่ามีการเปลี่ยนแปลงเมื่อใด ใครเป็นผู้ทำ และข้อมูลใดบ้างที่เปลี่ยนแปลง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมกรุณาดู:

• ดูประวัติการเปลี่ยนแปลงในแผ่นงานแยกต่างหาก
• ยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยผู้อื่น

วิธีรวมสำเนาต่างๆ ของสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน

ในบางสถานการณ์ การบันทึกสมุดงานที่ใช้ร่วมกันหลายชุดจะสะดวกกว่า แล้วรวมการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยผู้ใช้ที่แตกต่างกัน มีวิธีการดังนี้:

1. แชร์ไฟล์ Excel ของคุณไปยังตำแหน่งเครือข่ายท้องถิ่น
2. ผู้ใช้รายอื่นสามารถเปิดไฟล์ที่แชร์และใช้งานไฟล์นั้นได้แล้ว โดยแต่ละคนจะบันทึกสำเนาไฟล์ที่แชร์ของตนเอง สมุดงานไปยังโฟลเดอร์เดียวกัน แต่ใช้ชื่อไฟล์อื่น
3. เพิ่มคุณลักษณะ เปรียบเทียบและผสานสมุดงาน ลงในแถบเครื่องมือ Quick Access ดูรายละเอียดขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการได้ที่นี่
4. เปิดสมุดงานที่ใช้ร่วมกันในเวอร์ชันหลัก
5. คลิกคำสั่ง เปรียบเทียบและผสานสมุดงาน บน Quick Access แถบเครื่องมือ

   

6. ในกล่องโต้ตอบ เลือกไฟล์ที่จะผสาน เลือกสำเนาทั้งหมดที่คุณต้องการผสาน (หากต้องการเลือกหลายไฟล์ ให้กดแป้น Shift ค้างไว้ ขณะที่คลิกชื่อไฟล์ จากนั้นคลิก ตกลง) .

เสร็จสิ้น! การเปลี่ยนแปลงโดยผู้ใช้ที่แตกต่างกันจะรวมเป็นสมุดงานเดียว ตอนนี้คุณสามารถเน้นการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้คุณสามารถดูการแก้ไขทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว

วิธีลบผู้ใช้ออกจากสมุดงาน Excel ที่แชร์

การแชร์ไฟล์ Excel สำหรับผู้ใช้หลายคนอาจส่งผลให้หลายๆ การเปลี่ยนแปลงที่ขัดแย้งกัน เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณอาจต้องการตัดการเชื่อมต่อบางคนจากสมุดงานที่แชร์

หากต้องการลบผู้ใช้ออกจากสมุดงานที่แชร์ ให้ทำดังต่อไปนี้:

1. บนแท็บ ทบทวน ใน การเปลี่ยนแปลง กลุ่ม คลิกปุ่ม แบ่งปันสมุดงาน
2. บนแท็บ การแก้ไข เลือกชื่อของผู้ใช้ที่คุณต้องการยกเลิกการเชื่อมต่อ และคลิกปุ่ม ปุ่มลบผู้ใช้ .

หมายเหตุ การดำเนินการนี้จะยกเลิกการเชื่อมต่อผู้ใช้เฉพาะในเซสชันปัจจุบัน แต่ไม่ได้ป้องกันไม่ให้เปิดใหม่และแก้ไขไฟล์ Excel ที่แชร์อีกครั้ง

หากผู้ใช้ที่เลือกกำลังแก้ไขสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน Microsoft Excel จะเตือนคุณว่าการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ไม่ได้บันทึกของผู้ใช้นั้นจะสูญหายไป คุณคลิก ตกลง เพื่อดำเนินการต่อหรือ ยกเลิก เพื่อยกเลิกการดำเนินการและอนุญาตให้ผู้ใช้บันทึกงานของพวกเขา

หากคุณถูกตัดการเชื่อมต่อ คุณสามารถรักษา งานของคุณโดยการบันทึกสมุดงานที่ใช้ร่วมกันด้วยชื่ออื่น จากนั้นเปิดสมุดงานที่ใช้ร่วมกันเดิมอีกครั้งและรวมการเปลี่ยนแปลงของคุณจากสำเนาที่คุณบันทึกไว้

หากคุณต้องการ ลบมุมมองส่วนบุคคล ของ ผู้ใช้ที่ถูกลบ เปลี่ยนไปที่แท็บ มุมมอง > กลุ่มมุมมองสมุดงาน แล้วคลิก มุมมองที่กำหนดเอง ในกล่องโต้ตอบ กำหนดเอง มุมมอง เลือกมุมมองที่คุณต้องการลบ แล้วคลิก ลบ

วิธีเลิกแชร์ไฟล์ Excel

เมื่อการทำงานเป็นทีมเสร็จสิ้น คุณสามารถหยุดแชร์สมุดงานด้วยวิธีนี้:

เปิด แชร์สมุดงาน กล่องโต้ตอบ ( ทบทวน แท็บ > กลุ่มการเปลี่ยนแปลง ) ในแท็บ การแก้ไข ให้ล้างช่องทำเครื่องหมาย อนุญาตการเปลี่ยนแปลงโดยผู้ใช้มากกว่าหนึ่งรายในเวลาเดียวกัน... และคลิก ตกลง .

Excel จะแสดงการแจ้งเตือนว่าคุณกำลังจะนำไฟล์ออกจากการใช้ร่วมกันและลบประวัติการเปลี่ยนแปลง หากคุณต้องการ ให้คลิก ใช่ หรือคลิก ไม่ใช่

หมายเหตุ:

1. ก่อนที่จะล้างช่องนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณ บุคคลเดียวที่แสดงรายการภายใต้ ใครมีสมุดงานนี้เปิดอยู่ตอนนี้ หากมีผู้ใช้รายอื่น ให้ยกเลิกการเชื่อมต่อก่อน
2. หากช่องนี้ไม่สามารถทำเครื่องหมายได้ (เป็นสีเทา) แสดงว่าเป็นไปได้มากว่าการป้องกันสมุดงานที่ใช้ร่วมกันเปิดอยู่ หากต้องการยกเลิกการป้องกันสมุดงาน ให้คลิกตกลงเพื่อปิดกล่องโต้ตอบ แบ่งปันสมุดงาน จากนั้นคลิกปุ่ม ยกเลิกการป้องกันสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน บนแท็บ ตรวจทาน ในแท็บ การเปลี่ยนแปลง กลุ่ม

วิธีแชร์สมุดงาน Excel โดยใช้ OneDrive

อีกวิธีหนึ่งในการแชร์สมุดงาน Excel คือบันทึกไปยัง OneDrive เชิญเพื่อนร่วมงานของคุณให้ทำงานบนนั้น และเห็นการเปลี่ยนแปลงของกันและกันทันที Microsoft เรียกว่า การเขียนร่วม .

บันทึกและแชร์สมุดงาน

ใน Excel 2013 และ Excel 2010 เพื่อ บันทึกสมุดงานไปยัง OneDrive ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. คลิก ไฟล์ > แชร์ > บันทึกไปยัง Cloud .
2. เชิญผู้คนให้ทำงานร่วมกันในสมุดงานโดยพิมพ์ชื่อหรือที่อยู่อีเมลของพวกเขาใน