Šajā pamācībā atradīsiet sīkāku informāciju par to, kā kopīgot Excel darbgrāmatu ar citām personām, saglabājot to vietējā tīklā vai OneDrive, kā kontrolēt lietotāju piekļuvi kopīgajam Excel datnes kopīgajam failam un atrisināt konfliktējošas izmaiņas.

Mūsdienās arvien vairāk cilvēku izmanto Microsoft Excel komandas darbam. Agrāk, kad vajadzēja kopīgot Excel darbgrāmatu ar kādu citu, to varēja nosūtīt kā e-pasta pielikumu vai saglabāt Excel datus PDF formātā drukāšanai. Lai gan pirmā metode bija ātra un ērta, tā radīja vairākas viena un tā paša dokumenta versijas, bet otrā - drošu, tomēr rediģējamu kopiju.

Jaunākās Excel 2010, 2013 un 2016 versijas ļauj ērti kopīgot darbgrāmatas un sadarboties ar tām. Kopīgojot Excel failu, citiem lietotājiem tiek nodrošināta piekļuve vienam un tam pašam dokumentam, ļaujot tiem vienlaicīgi veikt rediģēšanas darbus, tādējādi ietaupot jums darbu, kas saistīts ar vairāku versiju saglabāšanu.

Kā kopīgot Excel failu

Šajā sadaļā ir parādīts, kā kopīgot Excel darbgrāmatu vairākiem lietotājiem, saglabājot to vietējā tīkla atrašanās vietā, kur citi lietotāji var tai piekļūt un veikt rediģēšanas darbības. Varat sekot līdzi šīm izmaiņām un tās pieņemt vai noraidīt.

Kad darbgrāmata ir atvērta, veiciet šādas darbības, lai to kopīgotu:

1. Par Pārskats cilnē Izmaiņas grupa, noklikšķiniet uz Kopīgojiet darba burtnīcu pogu.

   

2. Portāls Kopīgojiet darba burtnīcu tiks parādīts dialoglodziņš, kurā atlasiet Ļaujiet vienlaicīgi veikt izmaiņas vairākiem lietotājiem. Tas ļauj arī apvienot darbgrāmatas. izvēles rūtiņa Rediģēšana cilne.

   

3. Pēc izvēles pārslēdziet uz Advanced cilnē atlasiet vēlamos iestatījumus izmaiņu izsekošanai un noklikšķiniet uz LABI .

   Piemēram, iespējams, vēlaties, lai izmaiņas tiktu atjauninātas automātiski ik pēc n minūtēm (visi pārējie iestatījumi zemāk redzamajā ekrāna attēlā ir noklusējuma iestatījumi).



4. Saglabājiet Excel failu tīkla atrašanās vietā, kur tam var piekļūt citi lietotāji (visātrākais veids ir, izmantojot saīsni Ctrl + S).

Ja tas ir izdarīts pareizi, darbgrāmatas nosaukuma labajā pusē parādīsies vārds [Shared], kā parādīts zemāk redzamajā ekrānšāviņā:

Tagad jūs un jūsu kolēģi varat vienlaicīgi strādāt ar vienu un to pašu Excel failu. Jūs varat brīvi pieņemt vai noraidīt viņu veiktās izmaiņas, un pēc tam, kad vēlamās izmaiņas ir iestrādātas, varat pārtraukt kopīgot darbgrāmatu. Tālāk šajā pamācībā atradīsiet sīkāku informāciju par to, kā to visu izdarīt.

Piezīme. Ja Microsoft Excel atsakās kopīgot konkrētu darbgrāmatu, visticamāk, iemesls ir kāds no šiem iemesliem:

1. Darbgrāmatas, kurās ir tabulas vai XML kartes, nevar kopīgot. Pirms kopīgojat Excel failu, noteikti konvertējiet tabulas uz diapazoniem un noņemiet XML kartes.
2. Lai varētu kopīgot darbgrāmatu, ir jāatslēdz daži konfidencialitātes iestatījumi. Dodieties uz Faili > Excel opcijas > Uzticības centrs , noklikšķiniet uz Uzticības centra iestatījumi... pogu un zem Konfidencialitātes opcijas kategorijā noņemiet izvēles rūtiņu Personiskās informācijas noņemšana no faila īpašībām, kad tiek saglabāts kaste.

Kā kopīgot Excel darbgrāmatu un aizsargāt izmaiņu izsekošanu

Ja vēlaties ne tikai kopīgot Excel failu, bet arī nodrošināt, lai neviens neizslēgtu izmaiņu vēsturi vai neizņemtu darbgrāmatu no koplietošanas, rīkojieties šādi:

1. Par Pārskats cilnē Izmaiņas grupa, noklikšķiniet uz Aizsargāt un kopīgot Darba burtnīca pogu.
2. Portāls Koplietojamās darbgrāmatas aizsardzība tiks parādīts dialoglodziņš, un jūs izvēlaties Koplietošana ar izmaiņu izsekošanu izvēles rūtiņu.
3. Ierakstiet paroli Parole (pēc izvēles) noklikšķiniet uz LABI un pēc tam atkārtoti ievadiet paroli, lai to apstiprinātu.

   Lai gan paroles ievadīšana nav obligāta, labāk to izdariet. Pretējā gadījumā nav lielas jēgas izmantot šo opciju, jo ikviens varēs noņemt aizsardzību un tādējādi pārtraukt darbgrāmatas kopīgošanu.

4. Saglabājiet darbgrāmatu.

Noklikšķinot uz LABI iepriekš minētajā dialoglodziņā mainīs Aizsargāt un kopīgot Darba burtnīca lentes pogu, lai Koplietojamās darbgrāmatas aizsardzības atcelšana , un, noklikšķinot uz šīs pogas, tiks gan noņemta koplietojamās darbgrāmatas aizsardzība, gan pārtraukta tās koplietošana.

Piezīme. Ja darbgrāmata jau ir kopīgota un vēlaties kopīgošanu aizsargāt ar paroli, vispirms darbgrāmata ir jāatbrīvo no kopīgošanas.

Aizsargāt darblapu vs. aizsargāt koplietojamo darbgrāmatu

Portāls Aizsargāt un kopīgot Darba burtnīca Šī opcija neļauj tikai izslēgt izmaiņu izsekošanu koplietojamā darbgrāmatā, bet neliedz citiem lietotājiem rediģēt vai dzēst darbgrāmatas saturu.

Ja vēlaties, lai cilvēki nevarētu mainīt svarīgu informāciju jūsu Excel dokumentā, pirms kopīgošanas ir nepieciešams bloķēt dažas jomas ("pirms" šeit ir svarīgs vārds, jo darblapas aizsardzību nevar piemērot koplietojamai Excel darbgrāmatai). Sīkāku soli pa solim skatīt:

• Kā bloķēt noteiktas šūnas programmā Excel
• Kā bloķēt formulas programmā Excel

Excel koplietojamās darbgrāmatas ierobežojumi

Pieņemot lēmumu kopīgot Excel failu, ņemiet vērā, ka tas var radīt zināmas problēmas lietotājiem, jo kopīgajās darbgrāmatās nav pilnībā atbalstītas visas funkcijas. Šeit ir daži no ierobežojumiem:

Patiesībā varēsiet izmantot esošās funkcijas, bet nevarēsiet tās pievienot vai mainīt. Tātad, ja vēlaties izmantot kādu no iepriekš minētajām iespējām, noteikti tās izmantojiet. pirms Pilns koplietojamajās darbgrāmatās neatbalstīto funkciju saraksts ir atrodams Microsoft tīmekļa vietnē.

Kā rediģēt koplietojamo Excel darbgrāmatu

Pēc koplietojamās darbgrāmatas atvēršanas varat ievadīt jaunus vai mainīt esošos datus parastā veidā.

Varat arī identificēt savu darbu. kopīgajā darbgrāmatā:

1. Noklikšķiniet uz Faili cilne> Iespējas .
2. In the Vispārīgi kategorijas, ritiniet uz leju līdz Office kopijas personalizēšana sadaļa.
3. In the Lietotāja vārds ievadiet lietotāja vārdu, ko vēlaties parādīt, un noklikšķiniet uz LABI .

Tagad varat ievadīt un rediģēt datus kā parasti, paturot prātā šādus koplietojamo darbgrāmatu ierobežojumus.

Kā atrisināt konfliktējošas izmaiņas kopīgajā Excel failā

Ja divi vai vairāki lietotāji vienlaicīgi rediģē vienu un to pašu darbgrāmatu, daži labojumi var ietekmēt vienu un to pašu šūnu(-as). Šādās situācijās Excel saglabā tā lietotāja izmaiņas, kurš pirmais saglabā darbgrāmatu. Kad cits lietotājs mēģina saglabāt darbgrāmatu, Excel parāda Konfliktu risināšana dialoglodziņu ar informāciju par katru konfliktējošo izmaiņu:

Lai atrisinātu konfliktējošas izmaiņas, veiciet vienu no šīm darbībām:

• Lai saglabātu izmaiņas, noklikšķiniet uz Pieņemt manu .
• Lai saglabātu otra lietotāja izmaiņas, noklikšķiniet uz Pieņemt Citi .
• Lai saglabātu visas izmaiņas, noklikšķiniet uz Pieņemt visu manu .
• Lai saglabātu visas cita lietotāja veiktās izmaiņas, noklikšķiniet uz Pieņemt visus pārējos .

Padoms. Lai saglabātu kopēt koplietojamajā darbgrāmatā ar visām izmaiņām, noklikšķiniet uz Atcelt pogu Konfliktu risināšana dialoglodziņā un pēc tam saglabājiet darbgrāmatu ar citu nosaukumu ( Faili > Saglabāt kā ). Izmaiņas varēsiet apvienot vēlāk.

Kā panākt, lai nesen veiktās izmaiņas automātiski aizstātu iepriekšējās izmaiņas

Lai jaunākās izmaiņas automātiski aizstātu visas iepriekšējās izmaiņas (jūsu vai citu lietotāju veiktās), neuzrādot Konfliktu risināšana dialoglodziņā veiciet šādas darbības:

1. Par Pārskats cilnē Izmaiņas grupu, noklikšķiniet uz Kopīgojiet darbgrāmatu .
2. Pārslēdzieties uz Advanced cilnē atlasiet Saglabātās izmaiņas uzvar zem Konfliktējošas izmaiņas starp lietotājiem un noklikšķiniet uz LABI .

Lai apskatītu visas koplietojamajā darbgrāmatā veiktās izmaiņas, izmantojiet vienumu Izmaiņu izsekošana funkcija Pārskats cilnē Izmaiņas grupa. Tajā būs redzams, kad tika veiktas konkrētās izmaiņas, kas tās veica un kādi dati tika mainīti. Lai iegūtu plašāku informāciju, lūdzu, skatiet:

• Pārskatu izmaiņu vēsturi atsevišķā lapā
• Pieņemt vai noraidīt citu veiktās izmaiņas

Kā apvienot koplietojamās darbgrāmatas dažādas kopijas

Dažās situācijās var būt ērtāk saglabāt vairākas koplietojamās darbgrāmatas kopijas un pēc tam apvienot dažādu lietotāju veiktās izmaiņas. Lūk, kā to izdarīt:

1. Kopīgojiet Excel failu vietējā tīkla atrašanās vietā.
2. Tagad citi lietotāji var atvērt koplietojamo failu un strādāt ar to, katram saglabājot savu koplietojamās darbgrāmatas kopiju tajā pašā mapē, bet izmantojot citu faila nosaukumu.
3. Pievienojiet Darbgrāmatu salīdzināšana un apvienošana Sīkāku informāciju par to, kā to izdarīt, var atrast šeit.
4. Atveriet koplietojamās darbgrāmatas primāro versiju.
5. Noklikšķiniet uz Darbgrāmatu salīdzināšana un apvienošana komandu Ātrās piekļuves rīkjoslā.

   

6. In the Atlasiet apvienojamos failus dialoglodziņā atlasiet visas kopijas, kuras vēlaties apvienot (lai atlasītu vairākus failus, nospiediet taustiņu Shift, noklikšķinot uz failu nosaukumiem, un pēc tam noklikšķiniet uz pogas "Izvēlēties". LABI) .

Gatavs! Dažādu lietotāju veiktās izmaiņas ir apvienotas vienā darbgrāmatā. Tagad varat izcelt izmaiņas, lai vienā mirklī varētu apskatīt visas izmaiņas.

Kā no koplietojamās Excel darbgrāmatas noņemt lietotājus

Koplietojot Excel failu vairākiem lietotājiem, var rasties daudz konfliktējošu izmaiņu. Lai no tā izvairītos, iespējams, vēlēsieties atvienot dažus cilvēkus no koplietojamās darbgrāmatas.

Lai noņemtu lietotāju no koplietojamās darbgrāmatas, veiciet šādas darbības:

1. Par Pārskats cilnē Izmaiņas grupa, noklikšķiniet uz Kopīgojiet darbgrāmatu pogu.
2. Par Rediģēšana izvēlieties lietotāja vārdu, kuru vēlaties atvienot, un noklikšķiniet uz cilnes Lietotāja noņemšanas poga .

Piezīme. Šī darbība atvieno lietotājus tikai pašreizējā sesijā, bet neliedz tiem atkal atvērt un rediģēt koplietojamo Excel failu.

Ja atlasītais lietotājs pašlaik rediģē koplietojamo darbgrāmatu, Microsoft Excel jūs brīdinās, ka visas šī lietotāja nesaglabātās izmaiņas tiks zaudētas. Noklikšķiniet uz LABI turpināt vai Atcelt lai pārtrauktu darbību un ļautu lietotājam saglabāt savu darbu.

Ja esat atvienots tieši jūs, varat saglabāt savu darbu, saglabājot koplietojamo darbgrāmatu ar citu nosaukumu, pēc tam vēlreiz atveriet oriģinālo koplietojamo darbgrāmatu un apvienojiet izmaiņas no saglabātās kopijas.

Ja vēlaties dzēst personīgos uzskatus noņemtā lietotāja, pārslēgties uz Skatīt cilne> Darba burtnīcas skati grupu un noklikšķiniet uz Pielāgotie skati . In Pielāgots Skati dialoglodziņā atlasiet skatus, kurus vēlaties noņemt, un noklikšķiniet uz Dzēst .

Kā atcelt kopīgošanu ar Excel failu

Kad komandas darbs ir pabeigts, varat pārtraukt darba burtnīcas koplietošanu šādā veidā:

Atveriet Kopīgojiet darba burtnīcu dialoglodziņš ( Pārskats cilne> Izmaiņas grupa). Par Rediģēšana cilnē notīriet Ļaujiet veikt izmaiņas vairākiem lietotājiem vienlaicīgi... izvēles rūtiņu un noklikšķiniet uz LABI .

Excel parādīs brīdinājumu, ka gatavojaties noņemt failu no koplietošanas un izdzēst izmaiņu vēsturi. Ja to vēlaties, noklikšķiniet uz Jā , pretējā gadījumā Nē .

Piezīmes:

1. Pirms šīs ailes dzēšanas pārliecinieties, vai esat vienīgā persona, kas ir norādīta zem Kam tagad ir atvērta šī darbgrāmata Ja ir citi lietotāji, vispirms atvienojiet tos.
2. Ja lodziņš nav atzīmēts (ir pelēks), visticamāk, ir ieslēgta koplietošanas darbgrāmatas aizsardzība. Lai noņemtu darbgrāmatas aizsardzību, noklikšķiniet uz Labi, lai aizvērtu darbgrāmatas aizsardzību. Kopīgojiet darbgrāmatu dialoglodziņu un pēc tam noklikšķiniet uz Atcelt koplietojamās darbgrāmatas aizsardzības pogu par Pārskats cilnē Izmaiņas grupa.

Kā kopīgot Excel darbgrāmatu, izmantojot OneDrive

Vēl viens veids, kā kopīgot Excel darbgrāmatu, ir saglabāt to OneDrive, uzaicināt kolēģus strādāt ar to un uzreiz redzēt cits cita veiktās izmaiņas. Microsoft to sauc par līdzautorība .

Darba burtnīcas saglabāšana un kopīgošana

In Excel 2013 un Excel 2010 , lai darbgrāmatu saglabātu OneDrive, veiciet šādas darbības:

1. Noklikšķiniet uz Faili > Dalīties > Saglabāt mākonī .
2. Uzaiciniet cilvēkus sadarboties darba burtnīcā, ierakstot viņu vārdus vai e-pasta adreses attiecīgajā lodziņā.
3. Pārliecinieties, ka Var rediģēt ir atlasīta nolaižamajā sarakstā labajā pusē (noklusējuma iestatījums), un noklikšķiniet uz Dalīties .

In Excel 2016 , varat vienkārši noklikšķināt uz Dalīties augšējā labajā stūrī, saglabājiet darbgrāmatu mākoņa atrašanās vietā (OneDrive, OneDrive for Business vai SharePoint Online bibliotēkā), ievadiet e-pasta adreses laukā Uzaiciniet cilvēkus lodziņu, atdalot tos ar semikolu, un pēc tam noklikšķiniet uz Dalīties pogu panelī (skatiet ekrāna attēlu zemāk).

Noklikšķinot uz Dalīties poga nosūtīs e-pasta ziņu katrai personai, un kopija tiks nosūtīta arī jums. Ja vēlaties sūtīt saiti pats, noklikšķiniet uz saites. Saņemiet kopīgošanas saiti tā vietā paneļa apakšā.

Līdzautors kopā ar citiem cilvēkiem

Kad kolēģi saņem ielūgumu, viņi vienkārši noklikšķina uz saites, lai atvērtu darbgrāmatu programmā Excel Online, un pēc tam noklikšķina uz . Rediģēt darbgrāmatu > Rediģēšana pārlūkprogrammā rediģēt failu.

Excel 2016 Office 365 abonenti (kā arī Excel Mobile, Excel iOS un Excel Android lietotāji) var līdzautorizēt savā Excel darbvirsmas lietojumprogrammā, noklikšķinot uz ... Rediģēt darbgrāmatu > Rediģēšana programmā Excel.

Padoms. Ja izmantojat Excel 2016, varat arī noklikšķināt uz Faili > Atvērt un pēc tam izvēlieties Koplieto ar mani .

Tagad, tiklīdz citi lietotāji sāks rediģēt darbgrāmatu, labajā augšējā stūrī parādīsies viņu vārdi (dažkārt attēli, iniciāļi vai pat "G", kas apzīmē viesi). Citu lietotāju atlases var redzēt dažādās krāsās, jūsu atlase tradicionāli ir zaļa:

Piezīme. Ja izmantojat citu lietotāju atlases, kas nav Excel 2016 Office 365 vai Excel Online versija, jūs, iespējams, neredzēsiet citu lietotāju atlases. Tomēr visas viņu veiktās koplietojamās darbgrāmatas rediģēšanas tiks parādītas reālajā laikā.

Ja vairāki lietotāji ir līdzautori un jūs vairs nezināt, kurš rediģē konkrētu šūnu, noklikšķiniet uz šīs šūnas, un tiks atklāts personas vārds.

Lai pārietu uz šūnas, kuru kāds rediģē, noklikšķiniet uz viņa vārda vai attēla un pēc tam noklikšķiniet uz zaļā lodziņa ar šūnas adresi.

Šādi varat kopīgot Excel failu ar citiem lietotājiem. Paldies, ka izlasījāt, un ceru, ka nākamnedēļ tiksimies mūsu emuārā!