En este tutorial, encontrarás todos los detalles sobre cómo compartir un libro de Excel con otras personas guardándolo en una red local o en OneDrive, cómo controlar el acceso de los usuarios a un archivo de Excel compartido y resolver cambios conflictivos.

Hoy en día, cada vez más gente utiliza Microsoft Excel para trabajar en equipo. Antes, cuando necesitabas compartir un libro de Excel con alguien, podías enviarlo como archivo adjunto por correo electrónico o guardar tus datos de Excel en PDF para imprimirlos. Aunque rápido y cómodo, el primer método creaba varias versiones del mismo documento, y el segundo producía una copia segura aunque no editable.

Las versiones recientes de Excel 2010, 2013 y 2016 facilitan el uso compartido y la colaboración en libros de trabajo. Al compartir un archivo de Excel, está dando acceso a otros usuarios al mismo documento y les permite realizar ediciones simultáneamente, lo que le ahorra la molestia de realizar un seguimiento de varias versiones.

Cómo compartir un archivo Excel

En esta sección se muestra cómo compartir un libro de Excel para varios usuarios guardándolo en una ubicación de red local a la que otras personas puedan acceder y realizar ediciones. Puede realizar un seguimiento de esos cambios y aceptarlos o rechazarlos.

Con el libro de trabajo abierto, realice los siguientes pasos para compartirlo:

1. En el Consulte en la pestaña Cambios haga clic en el botón Compartir cuaderno de trabajo botón.

   

2. En Compartir cuaderno de trabajo y seleccione la opción Permitir cambios por más de un usuario al mismo tiempo. Esto también permite la fusión de libros de trabajo. en la casilla Edición de ficha.

   

3. Opcionalmente, cambie a la Avanzado seleccione la configuración deseada para el seguimiento de los cambios y haga clic en OK .

   Por ejemplo, puede que desee que los cambios se actualicen automáticamente cada n minutos (el resto de ajustes de la captura de pantalla siguiente son los predeterminados).



4. Guarda tu archivo Excel en una ubicación de red a la que otras personas puedan acceder (la forma más rápida es utilizar el atajo de teclado Ctrl + S).

Si se hace correctamente, aparecerá la palabra [Compartido] a la derecha del nombre del libro de trabajo, como se muestra en la captura de pantalla siguiente:

Ahora, tú y tus compañeros podéis trabajar en el mismo archivo de Excel al mismo tiempo. Eres libre de aceptar o rechazar sus cambios y, una vez incorporados los cambios deseados, puedes dejar de compartir el libro. Más adelante en este tutorial, encontrarás los detalles sobre cómo hacer todo esto.

Nota. Si Microsoft Excel se niega a compartir un determinado libro, lo más probable es que se deba a una de las siguientes razones:

1. Los libros de trabajo que contienen tablas o mapas XML no pueden compartirse. Por lo tanto, asegúrate de convertir tus tablas en rangos y de eliminar los mapas XML antes de compartir tu archivo de Excel.
2. Para poder compartir un libro de trabajo, es necesario desactivar algunas opciones de privacidad. Vaya a Archivo > Opciones de Excel > Centro de confianza pulse el botón Configuración del Centro de Confianza... y bajo el botón Opciones de privacidad desmarque la casilla Eliminar la información personal de las propiedades del archivo al guardarlo caja.

Cómo compartir un libro de Excel y proteger el seguimiento de los cambios

Si desea no sólo compartir un archivo Excel, sino también asegurarse de que nadie desactiva el historial de cambios o elimina el libro del uso compartido, proceda de esta manera:

1. En el Consulte en la pestaña Cambios haga clic en el botón Proteger y compartir botón.
2. En Proteger el Libro de Trabajo Compartido y seleccione la opción Compartir con seguimiento de cambios casilla de verificación.
3. Escriba una contraseña en el campo Contraseña (opcional) haga clic en OK y, a continuación, vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

   Aunque introducir una contraseña es opcional, es mejor que lo hagas. De lo contrario, no tiene mucho sentido utilizar esta opción, ya que cualquiera podría eliminar la protección y, por tanto, dejar de compartir el libro de trabajo.

4. Guarda el libro de trabajo.

Haciendo clic en OK en el cuadro de diálogo anterior cambiará el Proteger y compartir de la cinta para Desproteger el Libro de Trabajo Compartido Al hacer clic en este botón, se eliminará la protección del libro de trabajo compartido y se dejará de compartirlo.

Nota: si el libro de trabajo ya está compartido y desea proteger la compartición con una contraseña, primero debe anular la compartición del libro de trabajo.

Proteger hoja de cálculo frente a proteger libro compartido

En Proteger y compartir sólo impide desactivar el seguimiento de cambios en un libro de trabajo compartido, pero no impide que otros usuarios editen o eliminen el contenido del libro de trabajo.

Si quieres evitar que la gente cambie información importante en tu documento Excel, necesitarás bloquear algunas áreas antes de compartirlo ("antes" es una palabra importante aquí ya que la protección de la hoja de cálculo no puede aplicarse a un libro de Excel compartido). Para las instrucciones detalladas paso a paso, por favor consulta:

• Cómo bloquear determinadas celdas en Excel
• Cómo bloquear fórmulas en Excel

Limitaciones del libro compartido de Excel

Cuando decida compartir su archivo Excel, tenga en cuenta que puede causar algunos problemas a sus usuarios, ya que no todas las funciones son totalmente compatibles con los libros compartidos. Estas son algunas de las limitaciones:

De hecho, podrá utilizar las funciones existentes, pero no podrá añadirlas ni modificarlas. Por lo tanto, si desea beneficiarse de alguna de las opciones anteriores, asegúrese de aplicarlas antes de La lista completa de funciones no compatibles con los libros compartidos puede consultarse en el sitio web de Microsoft.

Cómo editar un libro compartido de Excel

Después de abrir un libro de trabajo compartido, puede introducir datos nuevos o modificar los existentes de forma habitual.

También puede identifique su trabajo en un libro de trabajo compartido:

1. Haga clic en el botón Archivo tab> Opciones .
2. En el General desplácese hasta la categoría Personalice su copia de Office sección.
3. En el Nombre de usuario introduzca el nombre de usuario que desea mostrar y haga clic en OK .

Ahora, puedes introducir y editar datos como de costumbre, teniendo en cuenta las siguientes limitaciones de los libros de trabajo compartidos.

Cómo resolver cambios conflictivos en un archivo Excel compartido

Cuando dos o más usuarios están editando simultáneamente el mismo libro, algunas ediciones pueden afectar a la(s) misma(s) celda(s). En tales situaciones, Excel conserva los cambios del usuario que guarda primero el libro. Cuando otro usuario intenta guardar el libro, Excel muestra el mensaje Resolver conflictos con los detalles de cada cambio conflictivo:

Para resolver los cambios conflictivos, realice una de las siguientes acciones:

• Para conservar el cambio, pulse Acepta la mía .
• Para mantener el cambio del otro usuario, haga clic en Aceptar Otros .
• Para conservar todos los cambios, haga clic en Accept All Mine .
• Para conservar todos los cambios del otro usuario, haga clic en Aceptar a todos los demás .

Consejo: para guardar un copia del libro de trabajo compartido con todos sus cambios, haga clic en el botón Cancelar en el botón Resolver conflictos y, a continuación, guarde el libro de trabajo con otro nombre ( Archivo > Guardar como Podrá fusionar sus cambios más adelante.

Cómo hacer que los cambios recientes anulen automáticamente los anteriores

Para que los cambios más recientes anulen automáticamente cualquier cambio anterior (realizado por usted o por otros usuarios), sin mostrar el icono Resolver conflictos haga lo siguiente:

1. En el Consulte en la pestaña Cambios grupo, haga clic en Compartir cuaderno de trabajo .
2. Cambiar a la Avanzado seleccione Los cambios guardados ganan en Cambios conflictivos entre usuarios y haga clic en OK .

Para ver todos los cambios que se han realizado en el libro de trabajo compartido, utilice la función Seguimiento de cambios de la Consulte en la pestaña Cambios Le mostrará cuándo se hizo un cambio concreto, quién lo hizo y qué datos se modificaron. Para más información, consulte:

• Ver el historial de cambios en una hoja aparte
• Aceptar o rechazar los cambios realizados por otros

Cómo fusionar diferentes copias de un libro de trabajo compartido

En algunas situaciones, puede resultar más conveniente guardar varias copias de un libro de trabajo compartido y, a continuación, fusionar los cambios realizados por los distintos usuarios. A continuación se explica cómo hacerlo:

1. Comparta su archivo Excel en una ubicación de red local.
2. Otros usuarios pueden ahora abrir el archivo compartido y trabajar con él, guardando cada uno su propia copia del libro de trabajo compartido en la misma carpeta, pero utilizando un nombre de archivo diferente.
3. Añada el Comparar y fusionar libros de trabajo Los pasos detallados para hacerlo se encuentran aquí.
4. Abra la versión primaria el libro de trabajo compartido.
5. Haga clic en el botón Comparar y fusionar libros de trabajo en la barra de herramientas de acceso rápido.

   

6. En el Seleccionar archivos para fusionar seleccione todas las copias que desee fusionar (para seleccionar varios archivos, mantenga pulsada la tecla Mayús mientras hace clic en los nombres de archivo y, a continuación, haga clic en OK) .

Los cambios realizados por los distintos usuarios se fusionan en un único libro de trabajo. Ahora puede resaltar los cambios para ver todas las ediciones de un vistazo.

Cómo eliminar usuarios de un libro Excel compartido

Compartir un archivo de Excel para varios usuarios puede dar lugar a muchos cambios conflictivos. Para evitarlo, puede que desee desconectar a determinadas personas del libro compartido.

Para eliminar un usuario de un libro de trabajo compartido, haga lo siguiente:

1. En el Consulte en la pestaña Cambios haga clic en el botón Compartir cuaderno de trabajo botón.
2. En el Edición de seleccione el nombre del usuario que desea desconectar y haga clic en el botón Botón Eliminar usuario .

Nota. Esta acción desconecta a los usuarios sólo para la sesión actual, pero no impide que vuelvan a abrir y editar el archivo Excel compartido.

Si el usuario seleccionado está editando en ese momento el libro compartido, Microsoft Excel le advertirá de que se perderá cualquier cambio no guardado de ese usuario. Haga clic en OK para continuar o Cancelar para abortar la operación y permitir al usuario guardar su trabajo.

Si eres tú el que se ha desconectado, puedes conservar tu trabajo guardando el libro de trabajo compartido con un nombre diferente y, a continuación, volver a abrir el libro de trabajo compartido original y fusionar tus cambios a partir de la copia que has guardado.

Si desea eliminar opiniones personales del usuario eliminado, pase al Ver tab> Vistas del libro de trabajo y haga clic en Vistas personalizadas En el A medida Vistas seleccione las vistas que desea eliminar y haga clic en Borrar .

Cómo anular la compartición de un archivo Excel

Una vez finalizado el trabajo en equipo, puedes dejar de compartir el cuaderno de trabajo de esta forma:

Abra el Compartir cuaderno de trabajo ( Consulte tab> Cambios En el Edición de borre el campo Permitir cambios por más de un usuario al mismo tiempo... y haga clic en OK .

Excel mostrará una alerta de que está a punto de eliminar el archivo del uso compartido y borrar el Historial de cambios. Si eso es lo que desea, haga clic en Sí de lo contrario No .

Notas:

1. Antes de desmarcar esta casilla, asegúrese de que usted es la única persona que figura en la lista bajo Quién tiene este cuaderno abierto ahora Si hay otros usuarios, desconéctelos primero.
2. Si la casilla no está marcada (aparece en gris), lo más probable es que la protección del libro de trabajo compartido esté activada. Para desproteger el libro de trabajo, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Compartir cuaderno de trabajo y, a continuación, haga clic en el botón Botón Desproteger Libro de Trabajo Compartido en el Consulte en la pestaña Cambios grupo.

Cómo compartir un libro de Excel con OneDrive

Otra forma de compartir un libro de Excel es guardarlo en OneDrive, invitar a tus compañeros a trabajar en él y ver los cambios de los demás de forma instantánea. Microsoft lo denomina coautoría .

Guardar y compartir un libro de trabajo

En Excel 2013 y Excel 2010 Para guardar un libro de trabajo en OneDrive, sigue estos pasos:

1. Haga clic en Archivo > Compartir > Guardar en la nube .
2. Invita a otras personas a colaborar en el cuaderno escribiendo sus nombres o direcciones de correo electrónico en la casilla correspondiente.
3. Asegúrese de que Puede editar está seleccionado en la lista desplegable de la derecha (por defecto) y haga clic en Compartir .

En Excel 2016 simplemente haga clic en el botón Compartir situado en la esquina superior derecha, guarde el libro de trabajo en una ubicación en la nube (OneDrive, OneDrive para la Empresa o la biblioteca de SharePoint Online), escriba las direcciones de correo electrónico en el campo Invitar a la gente separando cada uno con un punto y coma y, a continuación, haga clic en el botón Compartir en el panel (véase la captura de pantalla siguiente).

Al hacer clic en el botón Compartir enviará un mensaje de correo electrónico a cada persona, también se le enviará una copia a usted, por si acaso. Si prefiere enviar el enlace usted mismo, haga clic en Obtener un enlace para compartir en la parte inferior del panel.

Coautor con otras personas

Cuando sus colegas reciban una invitación, sólo tendrán que hacer clic en el enlace para abrir el libro en Excel Online y, a continuación, hacer clic en Editar Libro de Trabajo > Editar en el navegador para editar el archivo.

Los suscriptores de Excel 2016 para Office 365 (así como los usuarios de Excel Mobile, Excel para iOS y Excel para Android) pueden ser coautores en su aplicación de escritorio de Excel haciendo clic en Editar Libro de Trabajo > Editar en Excel.

Sugerencia: si utiliza Excel 2016, también puede hacer clic en Archivo > Abrir y, a continuación, seleccione Compartido conmigo .

Ahora, en cuanto otras personas empiecen a editar el libro de trabajo, aparecerán sus nombres en la esquina superior derecha (a veces imágenes, iniciales o incluso una "G" que significa invitado). Puedes ver las selecciones de otros usuarios en diferentes colores, tu propia selección es tradicionalmente verde:

Nota. Es posible que no vea las selecciones de otras personas si utiliza una versión distinta de Excel 2016 para Office 365 o Excel Online. Sin embargo, todas sus ediciones en un libro compartido aparecerán en tiempo real.

Si varios usuarios son coautores y pierdes la pista de quién está editando una celda específica, haz clic en esa celda y se revelará el nombre de la persona.

Para saltar a la celda que está editando alguien, haz clic en su nombre o imagen y, a continuación, en el cuadro verde con la dirección de la celda.

Así es como se puede compartir un archivo Excel con otros usuarios. Gracias por leer y ¡espero verte en nuestro blog la semana que viene!