Днес ще разгледаме по-отблизо добавката Shared Email Templates и ще научим повече за нейните суперполезни възможности за добавяне на изображения. Подготвил съм за вас набор от уроци, в които ще ви преведа през целия процес, ще ви покажа различни подходи за вмъкване на изображения и ще ви разкажа за плюсовете и минусите на всеки от тях.

Запознайте се със споделените шаблони за имейли

Позволете ми да започна с някои разяснения за тези, които са нови за Ablebits и не разбират какво е. Наскоро екипът ни представи съвсем нов инструмент за Outlook и го нарече Споделени имейл шаблони. Какво прави той? Спестява ви време! Няма нужда да пишете или копирате и поставяте един и същ текст отново и отново. Просто стартирате Споделени имейл шаблони, избирате желания шаблон и го поставяте вел. поща. Трябва да запазите форматирането, хипервръзките, изображенията или да добавите прикачени файлове? Няма проблем!

Освен това, тъй като Shared Email Templates е добавка, базирана на облак, можете да използвате едни и същи шаблони на няколко устройства, като нито едно писмо няма да бъде изгубено. А ако искате и други да имат достъп до същите шаблони, можете да създадете екип и да споделите шаблоните си с други хора.

Тъй като днес говорим за снимки, нека ви дам един пример. Тъй като сме на прага на празниците, предстои да изпратите коледен бюлетин до всичките си контакти. Искате ли да поставяте и редактирате един и същ текст отново и отново във всеки имейл? Или предпочитате да натиснете иконата Paste, за да добавите необходимия текст, форматиране и, разбира се, коледна картичка? Вижте, предварително запазенасъздава готов за изпращане имейл с едно кликване:

Ако смятате, че това е твърде трудно за вас и е по-добре да го направите по старомодния начин, моля, отделете на тази статия няколко минути от времето си. Повярвайте ми, ще се изненадате колко лесно е ;)

Как да поставите снимките си в OneDrive

Може би се чудите за местоположението на изображенията, които можете да използвате в Шаблони за споделени имейли. В този и следващите уроци ще ви разкажа за всички възможни хранилища и места, за да можете да изберете това, което ви подхожда повече.

Бих искал да започна с OneDrive. По мое скромно мнение това е най-лесната платформа, от която можете да вградите снимка в шаблона си и да я споделите с колегите си, ако е необходимо. Ако сте нови в OneDrive и нямате представа какво представлява тази платформа и какво трябва да направите, няма проблем. Подготвил съм за вас малко ръководство, което ще ви помогне да се запознаете с OneDrive и да му се насладите толкова, колкото и аз.

Ако обаче се чувствате професионалист в OneDrive, пропуснете първите два раздела и преминете направо към създаването на шаблони ;)

Първо, нека отворим вашия OneDrive. Отидете на office.com и влезте в него. След това щракнете върху иконата за стартиране на приложения и изберете OneDrive:

Съвет. Бих ви препоръчал да поставите всички файлове, които ще използвате в Шаблони за споделени имейли, в една папка. Това ще ви помогне да ги откривате бързо (в случай че трябва да замените някой от тях, например) и да ги споделяте с други хора, ако е необходимо.

Има два начина да поставите папка с изображения в OneDrive:

• Създайте нова папка и я попълнете с необходимите файлове:

Можете да добавяте изображения с помощта на Качване на или просто изберете необходимите файлове във File Explorer, плъзнете ги и ги пуснете в OneDrive.

Хит Качване на -> Папка , прегледайте необходимата папка на вашия компютър и щракнете върху Отворете :

След малко избраният(ите) файл(и) ще бъде(ат) добавен(и) към вашия OneDrive. Сега вече имате файловете си в OneDrive. Виждате ли? Лесно! :)

За повече информация, моля, вижте:

• Как да споделяте файлове по сигурен начин с OneDrive
• Как да видите споделените файлове в OneDrive и да спрете споделянето

Споделяне на папката в OneDrive с екип

Ако искате съотборниците ви да използват шаблони с картинки, ще трябва да споделите не само шаблоните, но и картинките. Нека направим картинките ви споделени:

1. Съберете всички файлове, които ще използвате в общите шаблони, в една папка в OneDrive, щракнете с десния бутон на мишката върху нея и изберете Управление на достъпа :

Забележка: Моля, имайте предвид, че това упражнение няма да работи за личния ви акаунт в OneDrive. Трябва да поставите и споделите файловете в корпоративния OneDrive, до който вие и вашите колеги имате достъп.

Папките, които сте споделили с други потребители, са маркирани с малка икона на човек:

Ако някой е споделил файловете/папките с вас, ще ги видите в Споделен на OneDrive:

Сега сте готови за най-лесната част. Нека вмъкнем снимка в шаблоните на имейлите си.

Как да вмъкнете изображение от OneDrive в съобщение в Outlook

Тъй като всичко е готово - имате файловете си в OneDrive и необходимите папки са споделени с необходимите хора - нека да добавим тези илюстрации към шаблоните си. Въведохме специален макрос за такива случаи - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - който ще вмъкне избраната снимка в съобщението на Outlook директно от OneDrive-а. Нека преминем стъпка по стъпка:

1. Стартирайте Shared Email Templates и създайте нов шаблон.
2. Отворете Вмъкване на макрос падащия списък и изберете ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE:

Ще видите вмъкнатия в шаблона макрос с набор от случайни символи в квадратните скоби. Няма грешка, грешка или бъг, не е необходимо да редактирате нищо :) Това е просто уникален път до този файл във вашия OneDrive.

Въпреки че текстът в квадратните скоби на макроса изглежда странно, при вмъкване на шаблона ще получите напълно нормална картина.

Съвети и бележки

Има няколко важни аспекта, които трябва да отбележа. Първо, ще трябва да влизате в профила си в OneDrive всеки път, когато създавате или вмъквате шаблон с макроса ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[]. Въпреки че сте влезли в приложението OneDrive. Знам, че е дразнещо, но Microsoft се притеснява много за вашата сигурност и все още няма да въведе функцията Single Sign-on.

Освен това не всички формати на изображения се поддържат. Ето списъкът с форматите, които можете да използвате в нашите Шаблони за споделени имейли: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. Освен това има ограничение от 4 Mb за един файл. Ако изображенията ви не отговарят на тези критерии, те просто няма да бъдат налични в списъка за избор.

Съвет. Ако сте избрали грешен акаунт, няма нужда да затваряте добавката и да започвате от самото начало. Просто щракнете върху синята икона на облака, за да превключите между акаунтите си в OneDrive:

Имайте предвид, че ако създадете набор от шаблони и решите да ги споделите с останалата част от екипа си, ще трябва да осигурите на съотборниците си достъп до папката си в OneDrive. Разгледах този случай за вас, превъртете нагоре, ако сте го пропуснали.

Да речем, че сте създали няколко шаблона с ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[], но сте забравили да споделите папката на OneDrive с останалата част от екипа. Ще можете да вмъкнете такъв шаблон без проблем, но добавката ще ви покаже известие при вмъкване:

Не се притеснявайте, това е само напомняне, че този конкретен файл е достъпен само за вас и тъй като другите потребители не са го споделили, те няма да могат да го вмъкнат. Това изображение ще бъде вмъкнато веднага след като щракнете върху Затвори Потребителят, който се опита да използва този шаблон, обаче ще получи следната грешка:

Смятам, че няма нужда да ви казвам как да решите този проблем ;)

Съвет: Можете също така да добавяте снимки поотделно за всеки потребител. Звучи невероятно? Просто вижте това: Как да направите динамичен шаблон на имейл в Outlook за текущия потребител.

Това е всичко, което исках да ви кажа за вмъкването на снимки от OneDrive. Надявам се, че тази част от урока е била ясна и полезна и ще се насладите на простотата и удобството на нашите Шаблони за споделени имейли. Не се колебайте да ги инсталирате от Microsoft Store и да приложите новите си знания на практика ;)

Ако имате въпроси, моля, задайте ги в раздела за коментари. Ще се радвам да ви помогна!