În acest tutorial, veți găsi detalii complete despre cum să partajați un registru de lucru Excel cu alte persoane salvându-l într-o rețea locală sau OneDrive, cum să controlați accesul utilizatorilor la un fișier Excel partajat și cum să rezolvați modificările conflictuale.

În zilele noastre, tot mai mulți oameni folosesc Microsoft Excel pentru lucrul în echipă. În trecut, atunci când trebuia să partajați un registru de lucru Excel cu cineva, puteați să îl trimiteți ca atașament de e-mail sau să salvați datele Excel în format PDF pentru a le imprima. Deși rapidă și convenabilă, prima metodă crea mai multe versiuni ale aceluiași document, iar cea de-a doua producea o copie securizată, deși needitabilă.

Versiunile recente ale Excel 2010, 2013 și 2016 facilitează partajarea și colaborarea pe registre de lucru. Prin partajarea unui fișier Excel, oferiți altor utilizatori acces la același document și le permiteți să facă modificări simultan, ceea ce vă scutește de grija de a ține evidența mai multor versiuni.

Cum să partajați un fișier Excel

Această secțiune arată cum să partajați un registru de lucru Excel pentru mai mulți utilizatori salvându-l într-o locație de rețea locală unde alte persoane îl pot accesa și face modificări. Puteți urmări aceste modificări și le puteți accepta sau respinge.

Cu registrul de lucru deschis, efectuați următorii pași pentru a-l partaja:

1. Pe Revizuire în fila Modificări grup, faceți clic pe butonul Împărtășiți caietul de lucru buton.

   

2. The Împărtășiți caietul de lucru va apărea caseta de dialog și veți selecta opțiunea Permite modificări de către mai mulți utilizatori în același timp. Aceasta permite, de asemenea, fuzionarea registrelor de lucru din caseta de selectare de pe Editare tab.

   

3. Opțional, treceți la Avansat selectați setările dorite pentru urmărirea modificărilor, apoi faceți clic pe OK .

   De exemplu, este posibil să doriți ca modificările să fie actualizate automat la fiecare n minute (toate celelalte setări din captura de ecran de mai jos sunt cele implicite).



4. Salvați fișierul Excel într-o locație de rețea în care alte persoane îl pot accesa (cea mai rapidă metodă este să folosiți comanda rapidă Ctrl + S).

Dacă se face corect, în dreapta numelui registrului de lucru va apărea cuvântul [Shared], așa cum se arată în imaginea de mai jos:

Acum, dvs. și colegii dvs. puteți lucra la același fișier Excel în același timp. Sunteți liber să acceptați sau să respingeți modificările lor, iar după ce modificările dorite au fost încorporate, puteți înceta partajarea registrului de lucru. Mai departe în acest tutorial, veți găsi detalii despre cum să faceți toate acestea.

Notă. Dacă Microsoft Excel refuză să partajeze un anumit registru de lucru, cel mai probabil se datorează unuia dintre următoarele motive:

1. Cartile de lucru care au tabele sau hărți XML nu pot fi partajate. Prin urmare, asigurați-vă că ați convertit tabelele în intervale și că ați eliminat hărțile XML înainte de a partaja fișierul Excel.
2. Pentru a putea partaja un registru de lucru, trebuie dezactivate anumite setări de confidențialitate. Accesați Fișier > Opțiuni Excel > Centrul de încredere , faceți clic pe butonul Setări ale Centrului de încredere... și sub butonul Opțiuni de confidențialitate debifați caseta Eliminați informațiile personale din proprietățile fișierelor la salvare cutie.

Cum să partajați registrul de lucru Excel și să protejați urmărirea modificărilor

Dacă doriți nu numai să partajați un fișier Excel, ci și să vă asigurați că nimeni nu dezactivează istoricul modificărilor sau nu elimină registrul de lucru din utilizarea partajată, procedați astfel:

1. Pe Revizuire în fila Modificări grup, faceți clic pe butonul Protejați și împărtășiți caietul de lucru buton.
2. The Protejați cartea de lucru partajată se va afișa o fereastră de dialog și veți selecta opțiunea Partajarea cu modificări de urmărire caseta de selectare.
3. Introduceți o parolă în câmpul Parolă (opțional) caseta, faceți clic pe OK , apoi tastați din nou parola pentru a o confirma.

   Deși introducerea unei parole este opțională, ar fi bine să o introduceți. În caz contrar, nu prea are sens să folosiți această opțiune, deoarece oricine ar putea să elimine protecția și astfel să oprească partajarea registrului de lucru.

4. Salvați registrul de lucru.

Clic pe OK din caseta de dialog de mai sus va schimba Protejați și împărtășiți caietul de lucru de pe panglică pentru a Deprotejarea caietului de lucru partajat , iar făcând clic pe acest buton se va elimina protecția din registrul de lucru partajat și se va opri partajarea acestuia.

Notă. Dacă registrul de lucru este deja partajat și doriți să protejați partajarea cu o parolă, trebuie mai întâi să anulați partajarea registrului de lucru.

Protejați foaia de lucru vs. protejați registrul de lucru partajat

The Protejați și împărtășiți caietul de lucru împiedică doar dezactivarea urmăririi modificărilor într-un registru de lucru partajat, dar nu împiedică alți utilizatori să editeze sau să șteargă conținutul registrului de lucru.

Dacă doriți să împiedicați persoanele să modifice informații importante din documentul Excel, va trebui să blocați anumite zone înainte de a-l partaja ("înainte" este un cuvânt important aici, deoarece protecția foii de lucru nu poate fi aplicată unui registru de lucru partajat în Excel). Pentru instrucțiuni detaliate pas cu pas, consultați:

• Cum să blocați anumite celule în Excel
• Cum să blocați formulele în Excel

Limitări ale unui registru de lucru partajat în Excel

Atunci când decideți să partajați fișierul Excel, vă rugăm să fiți conștient de faptul că acest lucru poate cauza unele probleme utilizatorilor dumneavoastră, deoarece nu toate caracteristicile sunt acceptate pe deplin în registrele de lucru partajate. Iată câteva dintre limitări:

De fapt, veți putea utiliza funcțiile existente, dar nu veți putea să le adăugați sau să le modificați. Așadar, dacă doriți să beneficiați de oricare dintre opțiunile de mai sus, nu uitați să le aplicați. înainte de partajarea fișierului Excel. Lista completă a caracteristicilor care nu sunt acceptate în registrele de lucru partajate poate fi găsită pe site-ul web al Microsoft.

Cum se editează un registru de lucru partajat Excel

După ce deschideți un registru de lucru partajat, puteți introduce date noi sau modifica datele existente în mod obișnuit.

De asemenea, puteți identificați-vă activitatea într-un registru de lucru partajat:

1. Faceți clic pe butonul Fișier tab> Opțiuni .
2. În General categoria, derulați în jos până la Personalizați-vă copia de Office secțiune.
3. În Nume utilizator introduceți numele de utilizator pe care doriți să îl afișați, apoi faceți clic pe OK .

Acum, puteți introduce și edita datele ca de obicei, ținând cont de următoarele limitări ale registrelor de lucru partajate.

Cum se rezolvă modificările conflictuale într-un fișier Excel partajat

Atunci când doi sau mai mulți utilizatori editează simultan același registru de lucru, unele modificări pot afecta aceeași celulă (aceleași celule). În astfel de situații, Excel păstrează modificările utilizatorului care salvează primul registrul de lucru. Atunci când un alt utilizator încearcă să salveze registrul de lucru, Excel afișează mesajul Rezolvarea conflictelor cu detalii despre fiecare modificare conflictuală:

Pentru a rezolva modificările contradictorii, efectuați una dintre următoarele acțiuni:

• Pentru a vă păstra modificarea, faceți clic pe Acceptă-mă pe mine .
• Pentru a păstra modificarea făcută de celălalt utilizator, faceți clic pe Acceptă Altele .
• Pentru a păstra toate modificările, faceți clic pe Acceptă toate ale mele .
• Pentru a păstra toate modificările celuilalt utilizator, faceți clic pe Acceptă-i pe toți ceilalți .

Sfat: Pentru a salva un copie din registrul de lucru partajat cu toate modificările, faceți clic pe butonul Anulează din fereastra Rezolvarea conflictelor și apoi salvați registrul de lucru sub un alt nume ( Fișier > Salvați ca ). Veți putea fuziona modificările ulterior.

Cum să forțați modificările recente să înlocuiască automat modificările anterioare

Pentru ca cele mai recente modificări să înlocuiască automat orice modificări anterioare (efectuate de dvs. sau de alți utilizatori), fără a afișa Rezolvarea conflictelor faceți următoarele:

1. Pe Revizuire în fila Modificări grup, faceți clic pe Împărtășiți caietul de lucru .
2. Comutați la Avansat fila, selectați Modificările care sunt salvate câștigă la adresa Modificări conflictuale între utilizatori , și faceți clic pe OK .

Pentru a vizualiza toate modificările care au fost efectuate în registrul de lucru partajat, utilizați funcția Urmăriți modificările caracteristică pe Revizuire în fila Modificări Acesta vă va arăta când a fost efectuată o anumită modificare, cine a făcut-o și ce date au fost modificate. Pentru mai multe informații, consultați:

• Vizualizați istoricul modificărilor pe o foaie separată
• Acceptarea sau respingerea modificărilor făcute de alții

Cum să fuzionați diferite copii ale unui registru de lucru partajat

În unele situații, poate fi mai convenabil să salvați mai multe copii ale unui registru de lucru partajat și apoi să unificați modificările efectuate de diferiți utilizatori. Iată cum:

1. Partajați fișierul Excel într-o locație din rețeaua locală.
2. Alți utilizatori pot acum să deschidă fișierul partajat și să lucreze cu el, fiecare persoană salvându-și propria copie a caietului de lucru partajat în același dosar, dar folosind un nume de fișier diferit.
3. Adăugați Compararea și fuzionarea registrelor de lucru la bara de instrumente de acces rapid. Pașii detaliați pentru a face acest lucru pot fi găsiți aici.
4. Deschideți versiunea primară a registrului de lucru partajat.
5. Faceți clic pe butonul Compararea și fuzionarea registrelor de lucru de pe bara de instrumente Acces rapid.

   

6. În Selectați fișierele pentru fuzionare selectați toate copiile pe care doriți să le unificați (pentru a selecta mai multe fișiere, țineți apăsată tasta Shift în timp ce faceți clic pe numele fișierelor, apoi faceți clic pe OK) .

Gata! Modificările efectuate de diferiți utilizatori sunt reunite într-un singur registru de lucru. Acum puteți evidenția modificările, astfel încât să puteți vizualiza toate modificările dintr-o privire.

Cum să eliminați utilizatorii dintr-un registru de lucru Excel partajat

Împărtășirea unui fișier Excel pentru mai mulți utilizatori poate duce la multe modificări contradictorii. Pentru a evita acest lucru, este posibil să doriți să deconectați anumite persoane de la registrul de lucru partajat.

Pentru a elimina un utilizator dintr-un registru de lucru partajat, procedați după cum urmează:

1. Pe Revizuire în fila Modificări grup, faceți clic pe butonul Împărtășiți caietul de lucru buton.
2. Pe Editare selectați numele utilizatorului pe care doriți să îl deconectați, apoi faceți clic pe butonul Butonul Remove User (Înlătură utilizatorul) .

Notă. Această acțiune deconectează utilizatorii numai pentru sesiunea curentă, dar nu îi împiedică să redeschidă și să editeze din nou fișierul Excel partajat.

Dacă utilizatorul selectat editează în prezent registrul de lucru partajat, Microsoft Excel vă va avertiza că orice modificări nesalvate ale acelui utilizator vor fi pierdute. Faceți clic pe OK pentru a continua sau Anulează pentru a întrerupe operațiunea și a permite utilizatorului să își salveze munca.

Dacă dumneavoastră ați fost deconectat, vă puteți păstra munca salvând registrul de lucru partajat cu un nume diferit, apoi redeschideți registrul de lucru partajat original și unificați modificările din copia salvată.

Dacă doriți să ștergeți opiniile personale a utilizatorului eliminat, treceți la Vezi tab> Vizualizări ale caietului de lucru grup, apoi faceți clic pe Vizualizări personalizate . în Personalizat Vizualizări caseta de dialog, selectați vizualizările pe care doriți să le eliminați și faceți clic pe Ștergeți .

Cum să anulați partajarea unui fișier Excel

După ce munca în echipă a fost finalizată, puteți înceta să mai partajați caietul de lucru în acest mod:

Deschideți fereastra Împărtășiți caietul de lucru caseta de dialog ( Revizuire tab> Modificări Grup). Editare ștergeți caseta Permiteți modificări de către mai mulți utilizatori în același timp... caseta de selectare, apoi faceți clic pe OK .

Excel va afișa o alertă care vă va anunța că sunteți pe cale să eliminați fișierul din utilizarea partajată și să ștergeți istoricul modificărilor. Dacă asta doriți, faceți clic pe Da , în caz contrar Nu .

Note:

1. Înainte de a șterge această casetă, asigurați-vă că sunteți singura persoană înscrisă în rubrica Cine are acest registru de lucru deschis acum Dacă mai există și alți utilizatori, deconectați-i mai întâi.
2. Dacă caseta este debifată (gri), cel mai probabil este activată protecția registrului de lucru partajat. Pentru a deproteja registrul de lucru, faceți clic pe OK pentru a închide fereastra Împărtășiți caietul de lucru și apoi faceți clic pe caseta de dialog Butonul Unprotect Shared Workbook pe Revizuire în fila Modificări grup.

Cum să partajați un registru de lucru Excel utilizând OneDrive

O altă modalitate de a partaja un registru de lucru Excel este să îl salvați pe OneDrive, să vă invitați colegii să lucreze la el și să vedeți instantaneu modificările fiecăruia. Microsoft numește acest lucru coautorat .

Salvarea și partajarea unui registru de lucru

În Excel 2013 și Excel 2010 , pentru a salva un registru de lucru în OneDrive, efectuați următorii pași:

1. Faceți clic pe Fișier > Share > Salvați în Cloud .
2. Invitați persoanele să colaboreze la caietul de lucru, introducând numele sau adresele de e-mail în căsuța corespunzătoare.
3. Asigurați-vă că Poate edita este selectat în lista derulantă din dreapta (implicit) și faceți clic pe Share .

În Excel 2016 , puteți da pur și simplu clic pe butonul Share din colțul din dreapta sus, salvați registrul de lucru într-o locație cloud (OneDrive, OneDrive for Business sau biblioteca SharePoint Online), introduceți adresele de e-mail în fereastra Invitați oameni separându-le pe fiecare cu punct și virgulă, apoi faceți clic pe butonul Share de pe panoul (a se vedea captura de ecran de mai jos).

Dacă faceți clic pe butonul Share va trimite un mesaj de e-mail fiecărei persoane, o copie va fi trimisă și dumneavoastră, pentru orice eventualitate. Dacă preferați să trimiteți singur link-ul, faceți clic pe Obțineți un link de partajare în partea de jos a panoului.

Coautor cu alte persoane

Atunci când colegii dvs. primesc o invitație, ei pur și simplu fac clic pe link pentru a deschide registrul de lucru în Excel Online, apoi fac clic pe Editați registrul de lucru > Editare în browser pentru a edita fișierul.

Abonații Excel 2016 pentru Office 365 (precum și utilizatorii Excel Mobile, Excel pentru iOS și Excel pentru Android) pot coautor în aplicația Excel pentru desktop, făcând clic pe Editați registrul de lucru > Editați în Excel.

Sfat. Dacă utilizați Excel 2016, puteți, de asemenea, să faceți clic pe Fișier > Deschideți , apoi selectați Împărtășit cu mine .

Acum, de îndată ce alte persoane încep să editeze registrul de lucru, numele lor vor apărea în colțul din dreapta sus (uneori imagini, inițiale sau chiar "G", care înseamnă invitat). Puteți vedea selecțiile altor utilizatori în culori diferite, selecția dvs. fiind în mod tradițional verde:

Notă. Este posibil să nu vedeți selecțiile altor persoane dacă utilizați o versiune diferită de Excel 2016 pentru Office 365 sau Excel Online. Cu toate acestea, toate modificările acestora la un registru de lucru partajat vor apărea în timp real.

Dacă mai mulți utilizatori sunt coautori și nu știți cine editează o anumită celulă, faceți clic pe acea celulă, iar numele persoanei va fi dezvăluit.

Pentru a trece la celula editată de cineva, faceți clic pe numele sau poza acestuia, apoi faceți clic pe caseta verde cu adresa celulei.

Acesta este modul în care puteți partaja un fișier Excel cu alți utilizatori. Vă mulțumesc pentru lectură și sper să ne revedem pe blog săptămâna viitoare!