I den här handledningen får du fullständig information om hur du delar Excel-arbetsbok med andra personer genom att spara den i ett lokalt nätverk eller OneDrive, hur du kontrollerar användarnas åtkomst till en delad Excel-fil och hur du löser motstridiga ändringar.

Numera använder fler och fler människor Microsoft Excel för grupparbete. När du tidigare behövde dela en Excel-arbetsbok med någon kunde du skicka den som en e-postbilaga eller spara Excel-data till PDF för utskrift. Den första metoden var snabb och praktisk, men den skapade flera versioner av samma dokument, och den andra gav en säker, men inte redigerbar, kopia.

De senaste versionerna av Excel 2010, 2013 och 2016 gör det enkelt att dela och samarbeta i arbetsböcker. Genom att dela en Excel-fil ger du andra användare tillgång till samma dokument och låter dem göra ändringar samtidigt, vilket gör att du slipper hålla reda på flera versioner.

Hur du delar en Excel-fil

Det här avsnittet visar hur du delar en Excel-arbetsbok för flera användare genom att spara den på en lokal nätverksplats där andra personer kan komma åt den och göra ändringar. Du kan hålla reda på ändringarna och godkänna eller avvisa dem.

När arbetsboken är öppen utför du följande steg för att dela den:

1. På den Översyn av på fliken Ändringar grupp, klickar du på Dela arbetsbok knapp.

   

2. Dela arbetsbok dialogrutan visas, och du väljer den Tillåta ändringar av fler än en användare samtidigt, vilket också gör det möjligt att slå ihop arbetsböcker. i kryssrutan på Redigering av fliken.

   

3. Alternativt kan du byta till Avancerad Välj önskade inställningar för spårning av ändringar och klicka på OK .

   Du kanske till exempel vill att ändringarna ska uppdateras automatiskt var n:a minut (alla andra inställningar i skärmdumpen nedan är standardinställningar).



4. Spara Excel-filen på en nätverksplats där andra personer kan komma åt den (snabbast är att använda genvägen Ctrl + S).

Om du har gjort det på rätt sätt kommer ordet [Shared] att visas till höger om arbetsbokens namn, vilket visas i skärmdumpen nedan:

Nu kan du och dina kollegor arbeta på samma Excel-fil samtidigt. Du kan fritt acceptera eller förkasta deras ändringar, och när de önskade ändringarna har införlivats kan du sluta dela arbetsboken. Längre fram i den här handledningen hittar du information om hur du gör allt detta.

Om Microsoft Excel vägrar att dela en viss arbetsbok beror det troligen på någon av följande orsaker:

1. Arbetsböcker som innehåller tabeller eller XML-mappningar kan inte delas. Se därför till att konvertera tabellerna till intervall och ta bort XML-mappningarna innan du delar din Excel-fil.
2. För att kunna dela en arbetsbok måste vissa sekretessinställningar inaktiveras. Gå till Fil > Excel-alternativ > Trust Center , klicka på Inställningar för Trust Center... och under knappen Alternativ för sekretess kategorin, avmarkera kryssrutan Ta bort personlig information från filegenskaperna när du sparar box.

Hur du delar Excel-arbetsbok och skyddar ändringsspårning

Om du inte bara vill dela en Excel-fil utan också se till att ingen stänger av ändringshistoriken eller tar bort arbetsboken från delad användning, gör du så här:

1. På den Översyn av på fliken Ändringar grupp, klickar du på Arbetsbok för att skydda och dela med sig knapp.
2. Skydda den delade arbetsboken dialogfönstret visas, och du väljer den Delning med spårändringar kryssrutan.
3. Ange ett lösenord i fältet Lösenord (valfritt) klickar du på OK och skriv sedan in lösenordet på nytt för att bekräfta det.

   Även om det är frivilligt att ange ett lösenord är det bäst att du gör det. Annars är det ingen större idé att använda det här alternativet, eftersom vem som helst skulle kunna ta bort skyddet och därmed stoppa delningen av arbetsboken.

4. Spara arbetsboken.

Klicka på OK i dialogrutan ovan kommer att ändra Arbetsbok för att skydda och dela med sig på bandet för att Ta bort skyddet av delad arbetsbok Om du klickar på den här knappen tar du både bort skyddet från den delade arbetsboken och slutar dela den.

Obs. Om arbetsboken redan är delad och du vill skydda delningen med ett lösenord måste du först ta bort delningen av arbetsboken.

Skydda arbetsblad vs. skydda delad arbetsbok

Arbetsbok för att skydda och dela med sig alternativet förhindrar endast att inaktivera ändringsspårning i en delad arbetsbok, men hindrar inte andra användare från att redigera eller ta bort arbetsbokens innehåll.

Om du vill förhindra att andra personer ändrar viktig information i ditt Excel-dokument måste du låsa vissa områden innan du delar det ("innan" är ett viktigt ord här eftersom skyddet av arbetsbladet inte kan tillämpas på en delad Excel-arbetsbok). För detaljerade steg-för-steg-instruktioner, se:

• Hur du låser vissa celler i Excel
• Hur du låser formler i Excel

Begränsningar för delad arbetsbok i Excel

När du bestämmer dig för att dela din Excel-fil bör du vara medveten om att det kan orsaka vissa problem för dina användare eftersom alla funktioner inte stöds fullt ut i delade arbetsböcker. Här är några av begränsningarna:

Du kommer faktiskt att kunna använda de befintliga funktionerna, men du kommer inte att kunna lägga till eller ändra dem. Så om du vill dra nytta av något av ovanstående alternativ ska du se till att tillämpa dem. före dela din Excel-fil. En fullständig lista över funktioner som inte stöds i delade arbetsböcker finns på Microsofts webbplats.

Hur du redigerar en delad arbetsbok i Excel

När du har öppnat en delad arbetsbok kan du skriva in nya data eller ändra befintliga data på vanligt sätt.

Du kan också identifiera ditt arbete i en delad arbetsbok:

1. Klicka på Fil flik> Alternativ .
2. I Allmänt till kategorin, bläddra ner till Anpassa din kopia av Office sektion.
3. I Användarnamn ange det användarnamn som du vill visa och klicka på OK .

Nu kan du mata in och redigera data som vanligt, med följande begränsningar för delade arbetsböcker i åtanke.

Hur du löser motstridiga ändringar i en delad Excel-fil

När två eller flera användare redigerar samma arbetsbok samtidigt kan vissa redigeringar påverka samma cell(er). I sådana situationer behåller Excel ändringarna för den användare som sparar arbetsboken först. När en annan användare försöker spara arbetsboken visar Excel Lösa konflikter dialogrutan med information om varje konfliktfylld ändring:

Gör något av följande för att lösa motstridiga ändringar:

• Om du vill behålla ändringen klickar du på Acceptera min .
• Om du vill behålla den andra användarens ändring klickar du på Acceptera Annat .
• Om du vill behålla alla dina ändringar klickar du på Acceptera alla mina .
• Om du vill behålla alla den andra användarens ändringar klickar du på Acceptera alla andra .

Tips. Om du vill spara en kopiera i den delade arbetsboken med alla dina ändringar, klicka på Avbryt knappen i Lösa konflikter och spara sedan arbetsboken under ett annat namn ( Fil > Spara som ). Du kommer att kunna sammanföra dina ändringar vid ett senare tillfälle.

Hur du tvingar de senaste ändringarna att åsidosätta tidigare ändringar automatiskt

Om du vill att de senaste ändringarna automatiskt ska åsidosätta alla tidigare ändringar (gjorda av dig eller andra användare), utan att visa Lösa konflikter gör följande:

1. På den Översyn av på fliken Ändringar grupp, klicka på Dela arbetsbok .
2. Växla till Avancerad Välj De ändringar som sparas vinner under Konfliktfyllda ändringar mellan användare och klicka på OK .

Om du vill visa alla ändringar som har gjorts i den delade arbetsboken använder du Spåra ändringar funktionen på Översyn av på fliken Ändringar Den visar när en viss ändring gjordes, vem som gjorde den och vilka uppgifter som ändrades. För mer information, se:

• Visa ändringshistorik på ett separat blad
• Acceptera eller förkasta ändringar som gjorts av andra

Hur du slår ihop olika kopior av en delad arbetsbok

I vissa situationer kan det vara bekvämare att spara flera kopior av en delad arbetsbok och sedan slå ihop ändringar som gjorts av olika användare. Så här gör du:

1. Dela din Excel-fil till en lokal nätverksplats.
2. Andra användare kan nu öppna den delade filen och arbeta med den, var och en sparar sin egen kopia av den delade arbetsboken i samma mapp, men med ett annat filnamn.
3. Lägg till Jämföra och slå ihop arbetsböcker Du hittar de detaljerade stegen för hur du gör detta här.
4. Öppna den primära versionen av den delade arbetsboken.
5. Klicka på Jämföra och slå ihop arbetsböcker i verktygsfältet Snabbåtkomst.

   

6. I Välj filer som ska slås samman Välj alla kopior som du vill sammanfoga (om du vill välja flera filer håller du in Shift-tangenten medan du klickar på filnamnen och klickar sedan på OK) .

Färdiga! De olika användarnas ändringar har slagits samman i en enda arbetsbok. Nu kan du markera ändringarna så att du kan se alla ändringar på en gång.

Så här tar du bort användare från en delad Excel-arbetsbok

Att dela en Excel-fil för flera användare kan leda till många motstridiga ändringar. För att undvika detta kanske du vill koppla bort vissa personer från den delade arbetsboken.

Gör följande om du vill ta bort en användare från en delad arbetsbok:

1. På den Översyn av på fliken Ändringar grupp, klickar du på Dela arbetsbok knapp.
2. På den Redigering av Välj namnet på den användare som du vill koppla bort och klicka på knappen Ta bort användaren-knappen .

Observera: Den här åtgärden kopplar bort användarna endast för den aktuella sessionen, men hindrar dem inte från att öppna och redigera den delade Excel-filen igen.

Om den valda användaren för närvarande redigerar den delade arbetsboken varnar Microsoft Excel dig för att alla osparade ändringar från den användaren kommer att gå förlorade. Du klickar på OK att fortsätta eller Avbryt för att avbryta åtgärden och låta användaren spara sitt arbete.

Om det är du som har kopplats bort kan du bevara ditt arbete genom att spara den delade arbetsboken med ett annat namn och sedan öppna den ursprungliga delade arbetsboken igen och sammanfoga dina ändringar från den kopia som du har sparat.

Om du vill ta bort personliga åsikter av den borttagna användaren, växla till Visa flik> Vyer i arbetsboken grupp och klicka på Anpassade vyer . I den Anpassad Utsikter dialogrutan, välj de vyer som du vill ta bort och klicka på Ta bort .

Hur du återdelar en Excel-fil

När grupparbetet är avslutat kan du sluta dela arbetsboken på detta sätt:

Öppna Dela arbetsbok dialogrutan ( Översyn av flik> Ändringar grupp). På den Redigering av rensa fliken Tillåt ändringar av fler än en användare samtidigt... och klicka på OK .

Excel visar en varning om att du är på väg att ta bort filen från delad användning och radera ändringshistoriken. Om det är det du vill, klicka på Ja , i annat fall Ingen .

Anteckningar:

1. Innan du avmarkerar rutan ska du kontrollera att du är den enda personen som anges under Vem har denna arbetsbok öppen nu Om det finns andra användare kopplar du bort dem först.
2. Om rutan är avmarkerad (gråmarkerad) är skyddet för delad arbetsbok troligen aktiverat. Om du vill ta bort skyddet för arbetsboken klickar du på OK för att stänga Dela arbetsbok dialogrutan och klicka sedan på Knappen Ta bort skydd för delad arbetsbok på den Översyn av på fliken Ändringar grupp.

Hur du delar Excel-arbetsbok med OneDrive

Ett annat sätt att dela en Excel-arbetsbok är att spara den på OneDrive, bjuda in dina kollegor att arbeta med den och se varandras ändringar omedelbart. Microsoft kallar det för Medförfattare: .

Spara och dela en arbetsbok

På Excel 2013 och Excel 2010 Om du vill spara en arbetsbok till OneDrive gör du så här:

1. Klicka på Fil > Dela > Spara till molnet .
2. Bjud in personer att samarbeta i arbetsboken genom att skriva deras namn eller e-postadresser i motsvarande ruta.
3. Se till att Kan redigera är valt i rullgardinslistan till höger (standard) och klicka på Dela .

På Excel 2016 kan du helt enkelt klicka på Dela i det övre högra hörnet, spara arbetsboken till en molnplats (OneDrive, OneDrive for Business eller SharePoint Online-bibliotek), ange e-postadresser i fältet Bjud in människor och separera dem med ett semikolon, och klicka sedan på Dela i rutan (se skärmbilden nedan).

Om du klickar på Dela knappen kommer att skicka ett e-postmeddelande till varje person, en kopia kommer att skickas till dig också, för säkerhets skull. Om du hellre vill skicka länken själv klickar du på Få en delningslänk längst ner i rutan i stället.

Författare tillsammans med andra personer

När dina kollegor får en inbjudan klickar de helt enkelt på länken för att öppna arbetsboken i Excel Online och klickar sedan på Redigera arbetsbok > Redigera i webbläsaren för att redigera filen.

Excel 2016 för Office 365-prenumeranter (liksom användare av Excel Mobile, Excel för iOS och Excel för Android) kan skriva med i sitt Excel-datorprogram genom att klicka på Redigera arbetsbok > Redigera i Excel.

Tips: Om du använder Excel 2016 kan du också klicka på Fil > Öppna och välj sedan Delat med mig .

Så snart andra personer börjar redigera arbetsboken visas deras namn i det övre högra hörnet (ibland bilder, initialer eller till och med "G" som står för gäst). Du kan se andra användares val i olika färger, ditt eget val är traditionellt grönt:

Observera: Du kanske inte ser andra personers val om du använder en annan version än Excel 2016 för Office 365 eller Excel Online. Alla deras ändringar i en delad arbetsbok visas dock i realtid.

Om flera användare är medförfattare och du inte vet vem som redigerar en viss cell, klicka på cellen så visas personens namn.

Om du vill hoppa till den cell som redigeras av någon klickar du på dennes namn eller bild och sedan på den gröna rutan med celladressen.

Så här kan du dela en Excel-fil med andra användare. Tack för att du läste och hoppas att vi ses på vår blogg nästa vecka!