Neste titorial, atoparás todos os detalles sobre como compartir o libro de Excel con outras persoas gardalo nunha rede local ou OneDrive, como controlar o acceso dos usuarios a un ficheiro de Excel compartido e resolver os cambios en conflito.

Nestes días, cada vez son máis as persoas que usan Microsoft Excel para traballar en equipo. No pasado, cando necesitaba compartir un libro de Excel con alguén, podía envialo como anexo de correo electrónico ou gardar os seus datos de Excel en PDF para imprimir. Aínda que é rápido e cómodo, o primeiro método creou varias versións do mesmo documento, e o segundo produciu unha copia segura aínda que non editable.

As versións recentes de Excel 2010, 2013 e 2016 facilitan a súa compartición e colaborar en cadernos de traballo. Ao compartir un ficheiro de Excel, estás dando a outros usuarios acceso ao mesmo documento e permítelles facer edicións simultáneamente, o que aforrache a molestia de facer un seguimento de varias versións.

Como compartir un ficheiro de Excel

Esta sección mostra como compartir un libro de Excel para varios usuarios gardalo nunha localización da rede local onde outras persoas poidan acceder a el e facer edicións. Podes facer un seguimento deses cambios e aceptalos ou rexeitalos.

Co caderno de traballo aberto, realiza os seguintes pasos para compartilo:

1. Na Revisión no grupo Cambios , faga clic no botón Compartir libro .

   

2. O Compartir libro caixa correspondente.
3. Asegúrate de que Pode editar está seleccionado na lista despregable da dereita (predeterminado) e fai clic en Compartir .

En Excel 2016 , pode simplemente facer clic no botón Compartir na esquina superior dereita e gardar o libro de traballo nunha localización na nube (OneDrive, OneDrive). for Business ou a biblioteca de SharePoint Online), escriba os enderezos de correo electrónico na caixa Invitar persoas , separándoos cun punto e coma e, a continuación, prema no botón Compartir do panel (consulte a captura de pantalla). a continuación).

Ao facer clic no botón Compartir enviarase unha mensaxe de correo electrónico a cada persoa, tamén se lle enviará unha copia, por se acaso. Se prefires enviar a ligazón por ti mesmo, fai clic en Obter unha ligazón para compartir na parte inferior do panel.

Coautor con outras persoas.

Cando os seus compañeiros reciben unha invitación, simplemente fagan clic na ligazón para abrir o libro de traballo en Excel Online e, a continuación, prema en Editar libro de traballo > Editar no navegador para editalo. o ficheiro.

Os subscritores de Excel 2016 para Office 365 (así como os usuarios de Excel Mobile, Excel para iOS e Excel para Android) poden ser coautor na súa aplicación de escritorio Excel facendo clic en Editar libro > Editar en Excel.

Consello. Se está a usar Excel 2016, tamén pode facer clic en Ficheiro > Abrir e, a continuación, seleccionar Compartido comigo .

Agora, como axiña que outras persoascomeza a editar o libro de traballo, os seus nomes aparecerán na esquina superior dereita (ás veces imaxes, iniciais ou incluso "G" que significa convidado). Podes ver as seleccións doutros usuarios en cores diferentes, a túa propia selección é tradicionalmente verde:

Nota. É posible que non vexa as seleccións doutras persoas se está a usar unha versión distinta de Excel 2016 para Office 365 ou Excel Online. Non obstante, todas as súas edicións nun libro de traballo compartido aparecerán en tempo real.

Se varios usuarios están a facer coautoría e perde a pista de quen está a editar unha cela específica, faga clic nesa cela e no nome da persoa. revelarase.

Para ir á cela que está editando alguén, fai clic no seu nome ou na imaxe e, a continuación, fai clic na caixa verde co enderezo da cela.

Así podes compartir un ficheiro de Excel con outros usuarios. Grazas por ler e espero verte no noso blog a vindeira semana!

Se se fai correctamente, aparecerá a palabra [Compartido] á dereita do nome do libro de traballo, como se mostra na captura de pantalla a continuación:

Agora, vostede e os seus compañeiros poden traballar no mesmo ficheiro de Excel ao mesmo tempo. Podes aceptar ou rexeitar os seus cambios e, despois de incorporar os cambios desexados, podes deixar de compartir o libro de traballo. Máis adiante neste titorial, atoparás os detalles sobre como facer todo isto.

Nota. Se Microsoft Excel se nega a compartir un determinado libro de traballo, o máis probable é que sexa por algún dos seguintes motivos:

1. Non se poden compartir os libros de traballo que teñan táboas ou mapas XML. Polo tanto, asegúrate de converter as túas táboas en intervalos e de eliminar os mapas XML antes de compartir o teu ficheiro de Excel.
2. Para poder compartir un libro de traballo, hai algo de privacidade.a configuración debe estar desactivada. Vaia a Ficheiro > Opcións de Excel > Centro de confianza , faga clic no botón Configuración do centro de confianza... e debaixo do Opcións de privacidade , desmarque a caixa Eliminar información persoal das propiedades do ficheiro ao gardar .

Como compartir o libro de Excel e protexer o seguimento de cambios

Se desexa non só compartir un ficheiro de Excel, senón tamén asegurarse de que ninguén desactiva o historial de cambios nin elimina o libro de traballo do uso compartido, proceda deste xeito:

1. No Revisar , no grupo Cambios , faga clic no botón Protexer e compartir o libro de traballo .
2. A xanela de diálogo Protexer o libro de traballo compartido aparecerá e selecciona a caixa de verificación Compartir con cambios de pista .
3. Escriba un contrasinal na caixa Contrasinal (opcional) , faga clic en Aceptar e, a continuación, escriba de novo o contrasinal para confirmalo.

   Aínda que introducir un contrasinal é opcional, é mellor que o fagas. En caso contrario, non ten moito sentido usar esta opción, porque calquera pode eliminar a protección e, así, deter o uso compartido do libro de traballo.

4. Gardar o libro de traballo.

Ao facer clic en Aceptar no cadro de diálogo anterior, cambiará o botón Protexer e compartir o libro de traballo da cinta a Desprotexer o libro de traballo compartido e premendo este botón eliminará a protección do libro de traballo compartido e deixará de compartilo.

Nota. Se o libro de traballo xa está compartido e queres protexer o uso compartido cun contrasinal, primeiro debes deixar de compartir o libro.

Protexer a folla de traballo fronte a protexer o libro compartido

O Protexer e compartir A opción Libro de traballo só impide desactivar o seguimento de cambios nun libro de traballo compartido, pero non impide que outros usuarios editen ou eliminen o contido do libro.

Se queres evitar que a xente cambie información importante no teu documento de Excel , terás que bloquear algunhas áreas antes de compartilas ("antes" é unha palabra importante aquí xa que a protección da folla de traballo non se pode aplicar a un libro compartido de Excel). Para obter instrucións detalladas paso a paso, consulte:

• Como bloquear determinadas celas en Excel
• Como bloquear fórmulas en Excel

Limitacións dos libros de traballo compartidos de Excel

Ao decidir compartir o teu ficheiro de Excel, ten en conta que pode causar algúns problemas aos teus usuarios porque non todas as funcións son totalmente compatibles nos libros de traballo compartidos. Estas son algunhas das limitacións:

De feito, poderás utilizar as funcións existentes, pero non poderás engadilas nin cambialas. Polo tanto, se queres beneficiarte dalgunha das opcións anteriores, asegúrate de aplicalas antes de compartir o teu ficheiro de Excel. A lista completa de funcións non admitidas nos libros de traballo compartidos pódese atopar no sitio web de Microsoft.

Como editar un libro de traballo compartido de Excel

Despois de abrir un libro de traballo compartido, podes introducir un novo ou cambialo. os datos existentes dun xeito normal.

Tamén podes identificar o teu traballo nun libro de traballo compartido:

1. Fai clic na pestana Ficheiro > ; Opcións .
2. Na categoría Xeral , desprácese ata a sección Personalizar a súa copia de Office .
3. En no cadro Nome de usuario , introduza o nome de usuario que desexa mostrar e prema en Aceptar .

Agora , pode introducir e editar datos como é habitual, tendo en conta as seguintes limitacións dos libros de traballo compartidos.

Como resolver os cambios en conflito nun ficheiro de Excel compartido

Cando dous ou máis usuarios están editando o mesmo caderno de traballo ao mesmo tempo, algunhas edicións poden afectar ás mesmas celas. En tales situacións, Excel mantén os cambios do usuario que garda primeiro o libro de traballo. Cando outro usuario tenta gardar o libro de traballo, Excel mostra a caixa de diálogo Resolver conflitos cos detalles sobre cada cambio en conflito:

Para resolver conflitoscambios, fai unha das seguintes accións:

• Para manter o cambio, fai clic en Aceptar o meu .
• Para manter o cambio do outro usuario, fai clic en Aceptar Outros .
• Para conservar todos os cambios, fai clic en Aceptar todos os meus .
• Para conservar todos os cambios do outro usuario, fai clic en Aceptar todos Outros .

Consello. Para gardar unha copia do libro de traballo compartido con todos os cambios, faga clic no botón Cancelar no cadro de diálogo Resolver conflitos e, a continuación, garde o libro de traballo nun nome ( Ficheiro > Gardar como ). Poderás combinar os teus cambios nun momento posterior.

Como forzar os cambios recentes para que anulen os cambios anteriores automaticamente

Para que os cambios máis recentes anulen automaticamente os cambios anteriores (feitos por ti). ou por outros usuarios), sen mostrar a caixa de diálogo Resolver conflitos , faga o seguinte:

1. Na pestana Revisar , na pestana Cambios , faga clic en Compartir libro de traballo .
2. Cambie á pestana Avanzado , seleccione Os cambios que se gardan gañan en En conflito cambios entre usuarios e prema Aceptar .

Para ver todos os cambios que se fixeron no libro de traballo compartido, use a función Rastrexar cambios na pestana Revisar , no grupo Cambios . Mostrará cando se fixo un cambio en particular, quen o fixo e que datos se cambiaron. Para máis información, por favorconsulte:

• Ver o historial de cambios nunha folla separada
• Aceptar ou rexeitar os cambios realizados por outros

Como combinar diferentes copias dun libro de traballo compartido

Nalgúns casos, pode ser máis conveniente gardar varias copias dun libro de traballo compartido e, a continuación, combinar os cambios realizados por diferentes usuarios. Vexa como:

1. Comparte o teu ficheiro de Excel nunha localización da rede local.
2. Outros usuarios agora poden abrir o ficheiro compartido e traballar con el, cada persoa garda a súa propia copia do ficheiro compartido. libro de traballo no mesmo cartafol, pero usando un nome de ficheiro diferente.
3. Engade a función Comparar e combinar libros de traballo á túa barra de ferramentas de acceso rápido. Podes atopar os pasos detallados sobre como facelo aquí.
4. Abre a versión principal do libro de traballo compartido.
5. Fai clic no comando Comparar e combinar libros de traballo no acceso rápido. barra de ferramentas.

   

6. No cadro de diálogo Seleccionar ficheiros para combinar , seleccione todas as copias que quere combinar (para seleccionar varios ficheiros, manteña premida a tecla Maiúsculas mentres fai clic nos nomes dos ficheiros e, a continuación, fai clic en Aceptar) .

Feito! Os cambios de diferentes usuarios únense nun único libro de traballo. Agora podes resaltar os cambios, para que poidas ver todas as edicións dunha ollada.

Como eliminar usuarios dun libro de Excel compartido

Compartir un ficheiro de Excel para varios usuarios pode producir moitos cambios conflitivos. Para evitar isto, pode querer desconectar certas persoasdo libro de traballo compartido.

Para eliminar un usuario dun libro de traballo compartido, faga o seguinte:

1. Na pestana Revisar , na pestana Cambios , faga clic no botón Compartir libro de traballo .
2. Na pestana Edición , seleccione o nome do usuario que quere desconectar e faga clic no Botón Eliminar usuario .

Nota. Esta acción desconecta os usuarios só para a sesión actual, pero non lles impide que volvan abrir e editar o ficheiro de Excel compartido.

Se o usuario seleccionado está editando o libro de traballo compartido, Microsoft Excel avisará de que se perderán todas as modificacións sen gardar dese usuario. Fai clic en Aceptar para continuar ou en Cancelar para abortar a operación e permitir que o usuario garde o seu traballo.

Se é vostede o que foi desconectado, pode conservar o teu traballo gardando o libro de traballo compartido cun nome diferente, despois volve abrir o libro de traballo compartido orixinal e fusiona os cambios da copia que gardaches.

Se queres eliminar vistas persoais de o usuario eliminado, cambie á pestana Ver > Vistas do libro de traballo e faga clic en Vistas personalizadas . No cadro de diálogo Personalizar Vistas , seleccione as vistas que quere eliminar e faga clic en Eliminar .

Como deixar de compartir un ficheiro de Excel

Cando se complete o traballo en equipo, podes deixar de compartir o libro deste xeito:

Abre o Compartir libro caixa de diálogo (pestana Revisar >grupo Cambios ). Na pestana Editar , desmarque a caixa de verificación Permitir cambios por máis dun usuario ao mesmo tempo... e faga clic en Aceptar .

Excel mostrará unha alerta de que está a piques de eliminar o ficheiro do uso compartido e borrará o historial de cambios. Se iso é o que queres, fai clic en Si , en caso contrario, en Non .

Notas:

1. Antes de desmarcar esta caixa, asegúrate de estar a única persoa que aparece en Que ten este caderno aberto agora . Se hai outros usuarios, desconécteos primeiro.
2. Se a caixa non se pode marcar (atenuada en gris), o máis probable é que a protección do libro de traballo compartido estea activada. Para desprotexer o libro de traballo, faga clic en Aceptar para pechar o cadro de diálogo Compartir libro de traballo e, a continuación, faga clic no botón Desproteger libro de traballo compartido na pestana Revisar , no <1 Grupo>Cambios .

Como compartir un libro de Excel usando OneDrive

Outro xeito de compartir un libro de Excel é gardalo en OneDrive, invitar aos seus compañeiros a traballar nel , e ver os cambios do outro instantáneamente. Microsoft chámao co-autoría .

Gardar e compartir un libro de traballo

En Excel 2013 e Excel 2010 para garda un libro de traballo en OneDrive, siga estes pasos:

1. Fai clic en Ficheiro > Compartir > Gardar na nube .
2. Invitar persoas a colaborar no caderno de traballo escribindo os seus nomes ou enderezos de correo electrónico na páxina