W tym samouczku znajdziesz pełne informacje o tym, jak udostępnić skoroszyt Excela innym osobom, zapisując go w sieci lokalnej lub OneDrive, jak kontrolować dostęp użytkowników do udostępnionego pliku Excela i rozwiązywać konfliktowe zmiany.

W dzisiejszych czasach coraz więcej osób używa programu Microsoft Excel do pracy zespołowej. W przeszłości, gdy trzeba było udostępnić komuś skoroszyt programu Excel, można było wysłać go jako załącznik do wiadomości e-mail lub zapisać dane w programie Excel w formacie PDF w celu wydrukowania. Pierwsza metoda, choć szybka i wygodna, powodowała tworzenie wielu wersji tego samego dokumentu, a druga - tworzenie bezpiecznej, choć nieedytowalnej kopii.

Ostatnie wersje Excela 2010, 2013 i 2016 ułatwiają udostępnianie i współpracę nad skoroszytami. Udostępniając plik Excela, dajesz innym użytkownikom dostęp do tego samego dokumentu i pozwalasz im na jednoczesne dokonywanie edycji, co oszczędza Ci kłopotów związanych ze śledzeniem wielu wersji.

Jak udostępnić plik programu Excel

W tej sekcji pokazano, jak udostępnić skoroszyt programu Excel wielu użytkownikom, zapisując go w lokalizacji sieci lokalnej, gdzie inne osoby mogą uzyskać do niego dostęp i dokonywać edycji. Możesz śledzić te zmiany i akceptować je lub odrzucać.

Mając otwarty skoroszyt, wykonaj następujące kroki, aby go udostępnić:

1. Na Przegląd zakładka, w Zmiany grupę, kliknij przycisk Share Workbook przycisk.

   

2. Na stronie Share Workbook Pojawi się okno dialogowe, w którym należy wybrać Umożliwienie wprowadzania zmian przez więcej niż jednego użytkownika w tym samym czasie. Umożliwia to również łączenie skoroszytów pole wyboru na Edycja tab.

   

3. Opcjonalnie można przełączyć się na Zaawansowane zakładkę, wybrać żądane ustawienia śledzenia zmian, a następnie kliknąć OK .

   Na przykład, możesz chcieć, aby zmiany były aktualizowane automatycznie co n liczbę minut (wszystkie inne ustawienia na zrzucie ekranu poniżej są domyślne).



4. Zapisz plik Excela w lokalizacji sieciowej, gdzie inne osoby będą miały do niego dostęp (najszybszym sposobem jest użycie skrótu Ctrl + S).

Jeśli zrobiono to poprawnie, po prawej stronie nazwy skoroszytu pojawi się słowo [Shared], jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu:

Teraz Ty i Twoi współpracownicy możecie pracować na tym samym pliku Excela w tym samym czasie. Możesz swobodnie akceptować lub odrzucać ich zmiany, a po wprowadzeniu pożądanych zmian możesz przestać udostępniać skoroszyt. W dalszej części tego samouczka znajdziesz szczegóły, jak to wszystko zrobić.

Uwaga. Jeśli program Microsoft Excel odmawia udostępnienia określonego skoroszytu, najprawdopodobniej jest to spowodowane jednym z następujących powodów:

1. Skoroszyty zawierające tabele lub mapy XML nie mogą być udostępniane, dlatego przed udostępnieniem pliku Excela należy pamiętać o przekonwertowaniu tabel na zakresy i usunięciu map XML.
2. Aby móc udostępniać zeszyt ćwiczeń, należy wyłączyć niektóre ustawienia prywatności. Przejdź do Plik > Opcje programu Excel > Centrum zaufania , kliknij Ustawienia Trust Center... przycisk, a pod Opcje prywatności odznaczyć kategorię Usuń informacje osobiste z właściwości pliku przy zapisie pudełko.

Jak udostępnić skoroszyt programu Excel i chronić śledzenie zmian

Jeśli chciałbyś nie tylko udostępnić plik Excela, ale także mieć pewność, że nikt nie wyłączy historii zmian lub nie usunie skoroszytu z użytku wspólnego, postępuj w ten sposób:

1. Na Przegląd zakładka, w Zmiany grupę, kliknij przycisk Protect and Share Workbook przycisk.
2. Na stronie Chronić wspólny zeszyt Pojawi się okno dialogowe, w którym należy wybrać Udostępnianie ze śledzeniem zmian pole wyboru.
3. Wpisz hasło w polu Hasło (opcjonalnie) kliknąć OK , a następnie ponownie wpisz hasło, aby je potwierdzić.

   Choć wpisanie hasła jest opcjonalne, lepiej to zrobić. W przeciwnym razie korzystanie z tej opcji nie ma większego sensu, ponieważ każdy mógłby usunąć zabezpieczenie i tym samym zatrzymać udostępnianie skoroszytu.

4. Zapisz zeszyt.

Kliknięcie OK w powyższym oknie dialogowym spowoduje zmianę Protect and Share Workbook na wstążce, aby Odbezpiecz współdzielony skoroszyt , a kliknięcie tego przycisku spowoduje zarówno usunięcie ochrony z udostępnionego skoroszytu, jak i zaprzestanie jego udostępniania.

Uwaga: Jeśli skoroszyt jest już udostępniony, a chcesz zabezpieczyć udostępnianie hasłem, musisz najpierw go wyłączyć.

Ochrona arkusza roboczego a ochrona udostępnionego skoroszytu

Na stronie Protect and Share Workbook Opcja zapobiega jedynie wyłączeniu śledzenia zmian w udostępnionym skoroszycie, ale nie uniemożliwia innym użytkownikom edytowania lub usuwania zawartości skoroszytu.

Jeśli chcesz uniemożliwić ludziom zmianę ważnych informacji w dokumencie Excela, będziesz musiał zablokować niektóre obszary przed jego udostępnieniem ("przed" jest tu ważnym słowem, ponieważ ochrony arkusza nie można zastosować do udostępnionego skoroszytu Excela). Szczegółowe instrukcje krok po kroku znajdziesz w:

• Jak zablokować określone komórki w programie Excel
• Jak zablokować formuły w programie Excel

Ograniczenia współdzielonego skoroszytu programu Excel

Decydując się na udostępnienie pliku Excela, należy pamiętać, że może to przysporzyć użytkownikom pewnych kłopotów, ponieważ nie wszystkie funkcje są w pełni obsługiwane we współdzielonych skoroszytach. Oto niektóre z ograniczeń:

W rzeczywistości będziesz mógł korzystać z istniejących funkcji, ale nie będziesz mógł ich dodawać ani zmieniać. Tak więc, jeśli chciałbyś skorzystać z którejś z powyższych opcji, upewnij się, że je zastosujesz przed udostępnianie pliku programu Excel. Pełną listę funkcji nieobsługiwanych we współdzielonych skoroszytach można znaleźć na stronie internetowej firmy Microsoft.

Jak edytować udostępniony skoroszyt programu Excel

Po otwarciu udostępnionego skoroszytu można w zwykły sposób wprowadzać nowe lub zmieniać istniejące dane.

Można również zidentyfikować swoją pracę we wspólnym skoroszycie:

1. Kliknij przycisk Plik tab> Opcje .
2. W Ogólne przewiń w dół do kategorii Spersonalizuj swoją kopię Office sekcja.
3. W Nazwa użytkownika wprowadź nazwę użytkownika, którą chcesz wyświetlić, a następnie kliknij przycisk OK .

Teraz możesz wprowadzać i edytować dane jak zwykle, pamiętając o następujących ograniczeniach współdzielonych skoroszytów.

Jak rozwiązać konflikt zmian w udostępnionym pliku Excela

Gdy dwóch lub więcej użytkowników jednocześnie edytuje ten sam skoroszyt, niektóre edycje mogą dotyczyć tej samej komórki (komórek). W takich sytuacjach Excel zachowuje zmiany wprowadzone przez użytkownika, który pierwszy zapisał skoroszyt. Gdy inny użytkownik próbuje zapisać skoroszyt, Excel wyświetla komunikat Rozwiązywanie konfliktów okno dialogowe ze szczegółami każdej kolidującej zmiany:

Aby rozwiązać konflikt zmian, wykonaj jedną z następujących czynności:

• Aby zachować wprowadzone zmiany, kliknij Przyjmijcie moje .
• Aby zachować zmianę wprowadzoną przez innego użytkownika, kliknij Przyjmijcie inne .
• Aby zachować wszystkie zmiany, kliknij Accept All Mine .
• Aby zachować wszystkie zmiany wprowadzone przez innego użytkownika, kliknij Zaakceptuj wszystkich innych .

Wskazówka. Aby zapisać kopia w udostępnionym skoroszycie z wszystkimi zmianami, należy kliknąć Anuluj przycisk w Rozwiązywanie konfliktów okno dialogowe, a następnie zapisać skoroszyt pod inną nazwą ( Plik > Zapisz jako ). Będziesz mógł połączyć swoje zmiany w późniejszym czasie.

Jak zmusić ostatnie zmiany do automatycznego nadpisywania poprzednich zmian

Aby najnowsze zmiany automatycznie zastępowały wszelkie poprzednie zmiany (wprowadzone przez Ciebie lub innych użytkowników), bez wyświetlania Rozwiązywanie konfliktów okna dialogowego, wykonaj następujące czynności:

1. Na Przegląd zakładka, w Zmiany grupa, kliknij Share Workbook .
2. Przełącz się na Zaawansowane zakładka, wybierz Zapisywane zmiany wygrywają pod adresem Sprzeczne zmiany między użytkownikami i kliknij OK .

Aby wyświetlić wszystkie zmiany, które zostały wprowadzone do udostępnionego skoroszytu, należy użyć Śledzenie zmian funkcja na Przegląd zakładka, w Zmiany grupa. pokaże, kiedy dana zmiana została dokonana, kto jej dokonał i jakie dane zostały zmienione. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w:

• Wyświetlanie historii zmian na osobnym arkuszu
• Akceptowanie lub odrzucanie zmian wprowadzonych przez innych

Jak scalić różne kopie współdzielonego skoroszytu

W niektórych sytuacjach wygodniejsze może być zapisanie kilku kopii wspólnego skoroszytu, a następnie scalanie zmian dokonanych przez różnych użytkowników. Oto jak:

1. Udostępnianie pliku programu Excel w lokalizacji sieci lokalnej.
2. Inni użytkownicy mogą teraz otworzyć udostępniony plik i pracować z nim, przy czym każda osoba zapisuje własną kopię udostępnionego skoroszytu w tym samym folderze, ale używając innej nazwy pliku.
3. Dodaj Porównywanie i łączenie skoroszytów Szczegółowa instrukcja jak to zrobić znajduje się tutaj.
4. Otwórz wersję podstawową udostępnionego skoroszytu.
5. Kliknij przycisk Porównywanie i łączenie skoroszytów polecenie na pasku narzędzi szybkiego dostępu.

   

6. W Wybierz pliki do scalenia w oknie dialogowym, zaznacz wszystkie kopie, które chcesz scalić (aby zaznaczyć kilka plików, przytrzymaj klawisz Shift podczas klikania nazw plików, a następnie kliknij OK) .

Zmiany dokonane przez różnych użytkowników są łączone w jeden skoroszyt. Teraz możesz zaznaczyć zmiany, dzięki czemu możesz zobaczyć wszystkie edycje na pierwszy rzut oka.

Jak usunąć użytkowników z udostępnionego skoroszytu programu Excel

Udostępnienie pliku Excela dla wielu użytkowników może spowodować wiele sprzecznych zmian. Aby tego uniknąć, możesz chcieć odłączyć pewne osoby od udostępnionego skoroszytu.

Aby usunąć użytkownika z udostępnionego skoroszytu, wykonaj następujące czynności:

1. Na Przegląd zakładka, w Zmiany grupę, kliknij przycisk Share Workbook przycisk.
2. Na Edycja wybierz nazwę użytkownika, którego chcesz odłączyć, a następnie kliknij przycisk Przycisk Usuń użytkownika .

Uwaga. To działanie rozłącza użytkowników tylko na czas bieżącej sesji, ale nie uniemożliwia im ponownego otwarcia i edycji udostępnionego pliku Excel.

Jeśli wybrany użytkownik edytuje obecnie udostępniony skoroszyt, program Microsoft Excel ostrzega, że wszelkie niezapisane zmiany tego użytkownika zostaną utracone.Klikasz OK kontynuować lub Anuluj aby przerwać operację i pozwolić użytkownikowi na zapisanie swojej pracy.

Jeśli to Ty zostałeś rozłączony, możesz zachować swoją pracę, zapisując udostępniony skoroszyt z inną nazwą, a następnie ponownie otworzyć oryginalny udostępniony skoroszyt i scalić swoje zmiany z zapisanej kopii.

Jeśli chcesz usunąć osobiste poglądy usuniętego użytkownika, przejść do Zobacz tab> Widoki skoroszytu grupę, a następnie kliknij Widoki niestandardowe . w Niestandardowe Widoki w oknie dialogowym, wybierz widoki, które chcesz usunąć, i kliknij Usuń .

Jak wyłączyć udostępnianie pliku Excela

Po zakończeniu pracy zespołowej można zaprzestać udostępniania zeszytu w ten sposób:

Otwórz Share Workbook okno dialogowe ( Przegląd tab> Zmiany grupa). na Edycja zakładka, wyczyść Zezwalaj na zmiany przez więcej niż jednego użytkownika w tym samym czasie... pole wyboru, a następnie kliknij OK .

Excel wyświetli alert informujący o usunięciu pliku z użytku wspólnego i wymazaniu historii zmian. Jeśli tego właśnie chcesz, kliknij Tak w przeciwnym razie Nie .

Uwagi:

1. Przed wyczyszczeniem tego pola, upewnij się, że jesteś jedyną osobą wymienioną pod Kto ma teraz otwarty ten zeszyt Jeśli są inni użytkownicy, należy ich najpierw odłączyć.
2. Jeśli pole jest niezaznaczone (wyszarzone), najprawdopodobniej ochrona współdzielonego skoroszytu jest włączona. Aby odłączyć ochronę skoroszytu, kliknij OK, aby zamknąć okno. Share Workbook okno dialogowe, a następnie kliknij przycisk Przycisk Unprotect Shared Workbook na Przegląd zakładka, w Zmiany grupa.

Jak udostępnić skoroszyt programu Excel za pomocą OneDrive

Innym sposobem na udostępnienie skoroszytu programu Excel jest zapisanie go w usłudze OneDrive, zaproszenie kolegów do pracy nad nim i natychmiastowe zobaczenie wzajemnych zmian. Microsoft nazywa to współautorstwo .

Zapisywanie i udostępnianie skoroszytu

W Excel 2013 r. oraz Excel 2010 r. , aby zapisać skoroszyt w OneDrive, wykonaj następujące czynności:

1. Kliknij Plik > Podziel się > Zapisz w chmurze .
2. Zaproś ludzi do współpracy nad zeszytem, wpisując ich nazwiska lub adresy e-mail w odpowiednie pole.
3. Upewnij się, że Można edytować jest wybrany na liście rozwijanej po prawej stronie (domyślnie) i kliknij Podziel się .

W Excel 2016 r. możesz po prostu kliknąć Podziel się w prawym górnym rogu, zapisać skoroszyt w lokalizacji w chmurze (OneDrive, OneDrive for Business lub biblioteka SharePoint Online), wpisać adresy e-mail w polu "Adresy e-mail". Zaproś ludzi oddzielając każdą z nich średnikiem, a następnie kliknij przycisk Podziel się w okienku (patrz zrzut ekranu poniżej).

Klikając na Podziel się przycisk wyśle wiadomość e-mail do każdej osoby, kopia zostanie wysłana również do Ciebie, tak na wszelki wypadek. Jeśli wolisz wysłać link samodzielnie, kliknij Zdobądź link do udostępniania w dolnej części okna.

Współautorstwo z innymi osobami

Gdy Twoi współpracownicy otrzymają zaproszenie, po prostu klikają łącze, aby otworzyć skoroszyt w programie Excel Online, a następnie klikają Edycja Workbook > Edytuj w przeglądarce aby edytować plik.

Subskrybenci programu Excel 2016 dla Office 365 (a także użytkownicy aplikacji Excel Mobile, Excel dla iOS i Excel dla Androida) mogą współtworzyć w swojej aplikacji desktopowej Excel, klikając Edycja Workbook > Edycja w Excelu.

Wskazówka. jeśli używasz programu Excel 2016, możesz również kliknąć Plik > Otwórz , a następnie wybierz Shared with Me .

Teraz, gdy tylko inne osoby zaczną edytować skoroszyt, ich nazwiska pojawią się w prawym górnym rogu (czasami zdjęcia, inicjały, a nawet "G" oznaczające gościa). Możesz zobaczyć zaznaczenia innych użytkowników w różnych kolorach, twoje własne zaznaczenie jest tradycyjnie zielone:

Uwaga. Możesz nie widzieć zaznaczeń innych osób, jeśli używasz wersji innej niż Excel 2016 dla Office 365 lub Excel Online. Jednak wszystkie ich edycje we współdzielonym skoroszycie będą wyświetlane w czasie rzeczywistym.

Jeśli wielu użytkowników jest współautorami i tracisz orientację, kto edytuje daną komórkę, kliknij na tę komórkę, a nazwisko osoby zostanie ujawnione.

Aby przejść do komórki edytowanej przez kogoś, kliknij jego nazwisko lub zdjęcie, a następnie kliknij zielone pole z adresem komórki.

W ten sposób można udostępnić plik Excela innym użytkownikom. Dziękuję za przeczytanie i mam nadzieję, że zobaczymy się na naszym blogu za tydzień!