Šioje pamokoje rasite išsamią informaciją apie tai, kaip bendrinti "Excel" darbaknygę su kitais žmonėmis išsaugant ją vietiniame tinkle arba "OneDrive", kaip valdyti naudotojo prieigą prie bendrinamo "Excel" failo ir išspręsti prieštaringus pakeitimus.

Šiais laikais vis daugiau žmonių naudoja "Microsoft Excel" komandiniam darbui. Anksčiau, kai reikėdavo su kuo nors pasidalyti "Excel" sąsiuviniu, galėdavote jį siųsti kaip el. laiško priedą arba išsaugoti "Excel" duomenis PDF formatu, kad galėtumėte juos atsispausdinti. Nors pirmuoju atveju tai buvo greita ir patogu, tačiau pirmuoju būdu buvo sukurtos kelios to paties dokumento versijos, o antruoju - saugi, tačiau neredaguojama kopija.

Naujausiose "Excel 2010", "2013" ir "2016" versijose lengva dalytis darbo knygomis ir bendradarbiauti su jomis. Dalydamiesi "Excel" failu, suteikiate kitiems naudotojams prieigą prie to paties dokumento ir leidžiate jiems vienu metu atlikti pakeitimus, todėl jums nereikia sekti kelių versijų.

Kaip bendrinti "Excel" failą

Šiame skyriuje parodyta, kaip bendrinti "Excel" darbaknygę keliems naudotojams, išsaugant ją vietinio tinklo vietoje, kur kiti žmonės gali ją pasiekti ir daryti pakeitimus. Galite stebėti tuos pakeitimus ir juos priimti arba atmesti.

Atidarę sąsiuvinį, atlikite toliau nurodytus veiksmus, kad jį bendrintumėte:

1. Dėl Peržiūrėkite skirtuke Pakeitimai grupę, spustelėkite Dalytis darbo vadovėliu mygtuką.

   

2. Svetainė Dalytis darbo vadovėliu bus rodomas dialogo langas, kuriame pasirinkite Leidimas vienu metu atlikti pakeitimus daugiau nei vienam naudotojui. Tai taip pat leidžia sujungti sąsiuvinius. žymimąjį langelį Redagavimas skirtukas.

   

3. Pasirinktinai perjunkite į Išplėstinė skirtuką, pasirinkite norimus pokyčių stebėjimo nustatymus ir spustelėkite GERAI .

   Pavyzdžiui, galite norėti, kad pakeitimai būtų automatiškai atnaujinami kas n minučių (visi kiti toliau pateiktame paveikslėlyje nurodyti nustatymai yra numatytieji).



4. Įrašykite "Excel" failą į tinklo vietą, kurioje jį gali pasiekti kiti žmonės (greičiausias būdas - naudoti spartųjį klavišą Ctrl + S).

Jei tai padaryta teisingai, dešinėje darbaknygės pavadinimo pusėje atsiras žodis [Shared], kaip parodyta toliau pateiktoje ekrano nuotraukoje:

Dabar jūs ir jūsų kolegos vienu metu galite dirbti su tuo pačiu "Excel" failu. Galite laisvai priimti arba atmesti jų pakeitimus, o įtraukę pageidaujamus pakeitimus galite nebesidalyti darbaknyge. Toliau šiame vadovėlyje rasite išsamią informaciją, kaip visa tai atlikti.

Pastaba. Jei "Microsoft Excel" atsisako bendrinti tam tikrą darbaknygę, greičiausiai taip yra dėl vienos iš toliau nurodytų priežasčių:

1. Darbo knygų, kuriose yra lentelių arba XML žemėlapių, bendrinti negalima. Todėl prieš bendrindami "Excel" failą būtinai konvertuokite lenteles į intervalus ir pašalinkite XML žemėlapius.
2. Kad galėtumėte bendrinti sąsiuvinį, reikia išjungti kai kuriuos privatumo nustatymus. Eikite į Failas > "Excel" parinktys > "Trust Center , spustelėkite Patikimumo centro nustatymai... mygtuką, o po Privatumo parinktys kategoriją, panaikinkite žymėjimą Asmeninės informacijos pašalinimas iš failo savybių išsaugant dėžutė.

Kaip bendrinti "Excel" darbaknygę ir apsaugoti pakeitimų stebėjimą

Jei norite ne tik bendrinti "Excel" failą, bet ir užtikrinti, kad niekas neišjungtų pakeitimų istorijos arba nepašalintų darbo knygos iš bendro naudojimo, elkitės taip:

1. Dėl Peržiūrėkite skirtuke Pakeitimai grupę, spustelėkite Apsaugoti ir dalytis Darbo knyga mygtuką.
2. Svetainė Bendrai naudojamo sąsiuvinio apsauga bus rodomas dialogo langas, kuriame pasirinkite Dalijimasis su pakeitimų sekimu žymimasis langelis.
3. Įveskite slaptažodį į Slaptažodis (pasirinktinai) langelį, spustelėkite GERAI , tada dar kartą įveskite slaptažodį, kad jį patvirtintumėte.

   Nors įvesti slaptažodį neprivaloma, geriau tai padaryti. Priešingu atveju nėra prasmės naudoti šią parinktį, nes bet kas galėtų pašalinti apsaugą ir taip sustabdyti sąsiuvinio bendrinimą.

4. Išsaugokite sąsiuvinį.

Paspaudus GERAI pirmiau pateiktame dialogo lange pakeisite Apsaugoti ir dalytis Darbo knyga juostos mygtuką, kad Bendrai naudojamo sąsiuvinio apsaugos panaikinimas , o paspaudus šį mygtuką bus pašalinta bendrinamo sąsiuvinio apsauga ir sustabdytas jo bendrinimas.

Pastaba. Jei sąsiuvinis jau yra bendrinamas ir norite apsaugoti bendrinimą slaptažodžiu, pirmiausia turite panaikinti bendrinimą.

Apsaugoti darbalapį ir bendrinamąjį sąsiuvinį

Svetainė Apsaugoti ir dalytis Darbo knyga parinktis neleidžia išjungti pakeitimų sekimo bendrinamame sąsiuvinyje, tačiau netrukdo kitiems naudotojams redaguoti ar trinti sąsiuvinio turinio.

Jei norite, kad žmonės negalėtų keisti svarbios "Excel" dokumento informacijos, prieš bendrinant dokumentą reikia užrakinti kai kurias sritis ("prieš" čia svarbus žodis, nes darbalapio apsauga negali būti taikoma bendrinamam "Excel" darbaknygiui):

• Kaip užrakinti tam tikras "Excel" ląsteles
• Kaip užrakinti formules programoje "Excel

"Excel" bendrinamos darbo knygos apribojimai

Nusprendę bendrinti "Excel" failą, turėkite omenyje, kad dėl to naudotojams gali kilti tam tikrų problemų, nes bendrinamuosiuose darbalaukiuose palaikomos ne visos funkcijos. Štai keletas apribojimų:

Iš tikrųjų galėsite naudotis esamomis funkcijomis, bet negalėsite jų pridėti ar pakeisti. prieš bendrinant "Excel" failą. Visą bendrinamose darbo knygose nepalaikomų funkcijų sąrašą galima rasti "Microsoft" interneto svetainėje.

Kaip redaguoti bendrinamą "Excel" darbaknygę

Atidarę bendrinamąjį sąsiuvinį, galite įprastai įvesti naujus arba keisti esamus duomenis.

Taip pat galite identifikuoti savo darbą. bendrinamame sąsiuvinyje:

1. Spustelėkite Failas skirtukas> Parinktys .
2. Į Bendra kategoriją, slinkite žemyn į Personalizuokite savo "Office" kopiją skyrius.
3. Į Vartotojo vardas įveskite naudotojo vardą, kurį norite rodyti, ir spustelėkite GERAI .

Dabar galite įvesti ir redaguoti duomenis kaip įprastai, nepamiršdami toliau nurodytų bendrųjų sąsiuvinių apribojimų.

Kaip išspręsti prieštaringų pakeitimų bendrinamame "Excel" faile problemą

Kai tą patį sąsiuvinį vienu metu redaguoja du ar daugiau naudotojų, kai kurie pakeitimai gali turėti įtakos tai pačiai ląstelei (-ėms). Tokiais atvejais "Excel" išsaugo naudotojo, kuris pirmasis išsaugo sąsiuvinį, pakeitimus. Kai kitas naudotojas bando išsaugoti sąsiuvinį, "Excel" rodo Konfliktų sprendimas dialogo langą, kuriame pateikiama išsami informacija apie kiekvieną prieštaraujantį pakeitimą:

Norėdami išspręsti prieštaringus pakeitimus, atlikite vieną iš šių veiksmų:

• Jei norite išsaugoti pakeitimą, spustelėkite Priimti mano .
• Jei norite išsaugoti kito naudotojo pakeitimą, spustelėkite Priimti Kita .
• Jei norite išsaugoti visus pakeitimus, spustelėkite Priimti visus mano .
• Jei norite išsaugoti visus kito naudotojo pakeitimus, spustelėkite Priimti visus kitus .

Patarimas. Norėdami išsaugoti kopijuoti bendrinamame sąsiuvinyje su visais pakeitimais, spustelėkite Atšaukti mygtukas Konfliktų sprendimas dialogo langą ir išsaugokite sąsiuvinį kitu pavadinimu ( Failas > Išsaugoti kaip ). Vėliau galėsite sujungti pakeitimus.

Kaip priversti naujausius pakeitimus automatiškai pakeisti ankstesnius pakeitimus

Jei norite, kad naujausi pakeitimai automatiškai pakeistų visus ankstesnius (jūsų ar kitų naudotojų) pakeitimus, nerodant Konfliktų sprendimas dialogo lange atlikite šiuos veiksmus:

1. Dėl Peržiūrėkite skirtuke Pakeitimai grupę, spustelėkite Dalytis darbo vadovėliu .
2. Pereikite prie Išplėstinė skirtuką, pasirinkite Išsaugoti pakeitimai laimėti pagal Konfliktuojantys pakeitimai tarp naudotojų ir spustelėkite GERAI .

Norėdami peržiūrėti visus bendrinamoje darbo knygoje atliktus pakeitimus, naudokite Stebėti pakeitimus funkcija Peržiūrėkite skirtuke Pakeitimai grupę. Joje bus parodyta, kada buvo atliktas konkretus pakeitimas, kas jį atliko ir kokie duomenys buvo pakeisti. Daugiau informacijos žr:

• Peržiūrėti pakeitimų istoriją atskirame lape
• Priimti arba atmesti kitų atliktus pakeitimus.

Kaip sujungti skirtingas bendrinamos darbo knygos kopijas

Kai kuriais atvejais gali būti patogiau išsaugoti kelias bendrai naudojamo sąsiuvinio kopijas ir tada sujungti skirtingų naudotojų padarytus pakeitimus. Štai kaip:

1. Bendrinkite "Excel" failą vietinio tinklo vietoje.
2. Dabar kiti naudotojai gali atidaryti bendrinamąjį failą ir su juo dirbti, kiekvienas asmuo išsaugo savo bendrinamojo sąsiuvinio kopiją tame pačiame aplanke, bet naudodamas kitą failo pavadinimą.
3. Pridėkite Palyginti ir sujungti sąsiuvinius funkciją į greitosios prieigos įrankių juostą. Išsamius veiksmus, kaip tai padaryti, rasite čia.
4. Atidarykite pirminę bendrai naudojamo sąsiuvinio versiją.
5. Spustelėkite Palyginti ir sujungti sąsiuvinius komandą greitosios prieigos įrankių juostoje.

   

6. Į Pasirinkite failus, kuriuos norite sujungti dialogo lange pasirinkite visas kopijas, kurias norite sujungti (norėdami pasirinkti kelis failus, spausdami failų pavadinimus laikykite nuspaudę Shift klavišą, tada spustelėkite GERAI) .

Atlikta! Skirtingų naudotojų pakeitimai sujungti į vieną sąsiuvinį. Dabar galite paryškinti pakeitimus, kad galėtumėte iš karto peržiūrėti visus pakeitimus.

Kaip pašalinti naudotojus iš bendrinamos "Excel" darbo knygos

Bendrai naudojant "Excel" failą keliems naudotojams, gali atsirasti daug prieštaringų pakeitimų. Kad to išvengtumėte, galbūt norėsite atjungti tam tikrus asmenis nuo bendrai naudojamos darbo knygos.

Norėdami pašalinti naudotoją iš bendrinamos darbo knygos, atlikite šiuos veiksmus:

1. Dėl Peržiūrėkite skirtuke Pakeitimai grupę, spustelėkite Dalytis darbo vadovėliu mygtuką.
2. Dėl Redagavimas skirtuką, pasirinkite naudotojo, kurį norite atjungti, vardą ir spustelėkite Naudotojo pašalinimo mygtukas .

Pastaba. Šiuo veiksmu atjungiami tik dabartinės sesijos naudotojai, tačiau jiems neužkertamas kelias vėl atidaryti ir redaguoti bendrinamą "Excel" failą.

Jei pasirinktas naudotojas šiuo metu redaguoja bendrinamą sąsiuvinį, "Microsoft Excel" įspės, kad visi neišsaugoti to naudotojo pakeitimai bus prarasti. Spustelėkite GERAI tęsti arba Atšaukti nutraukti operaciją ir leisti naudotojui išsaugoti savo darbą.

Jei atsijungėte jūs, galite išsaugoti savo darbą išsaugodami bendrinamą sąsiuvinį kitu pavadinimu, tada vėl atidarykite pirminį bendrinamą sąsiuvinį ir sujungkite pakeitimus iš išsaugotos kopijos.

Jei norite ištrinti asmenines nuomones pašalinto naudotojo, pereikite prie Peržiūrėti skirtukas> Darbaknygės vaizdai grupę ir spustelėkite Pasirinktiniai vaizdai ... Pasirinktinis Peržiūros dialogo langą, pasirinkite norimus pašalinti vaizdus ir spustelėkite Ištrinti .

Kaip atšaukti bendrinimą su "Excel" failu

Kai komandinis darbas bus baigtas, galite nebesidalyti sąsiuviniu šiuo būdu:

Atidarykite Dalytis darbo vadovėliu dialogo langas ( Peržiūrėkite skirtukas> Pakeitimai grupė). Dėl Redagavimas skirtuką, išvalykite Leidimas vienu metu atlikti pakeitimus daugiau nei vienam naudotojui... žymimąjį langelį ir spustelėkite GERAI .

"Excel" parodys įspėjimą, kad ketinate pašalinti failą iš bendro naudojimo ir ištrinti pakeitimų istoriją. Jei to norite, spustelėkite Taip , priešingu atveju Ne .

Pastabos:

1. Prieš išvalydami šį langelį, įsitikinkite, kad esate vienintelis asmuo, įtrauktas į Kas dabar turi atidarytą šį sąsiuvinį . Jei yra kitų naudotojų, pirmiausia juos atjunkite.
2. Jei langelis nepažymėtas (pilkai pažymėtas), greičiausiai įjungta bendrojo naudojimo sąsiuvinio apsauga. Jei norite panaikinti sąsiuvinio apsaugą, spustelėkite OK, kad uždarytumėte Dalytis darbo vadovėliu dialogo langą, tada spustelėkite Bendrai naudojamo sąsiuvinio apsaugos panaikinimo mygtukas apie Peržiūrėkite skirtuke Pakeitimai grupė.

Kaip bendrinti "Excel" darbaknygę naudojant "OneDrive

Kitas būdas bendrinti "Excel" sąsiuvinį - išsaugoti jį "OneDrive", pakviesti kolegas dirbti su juo ir iš karto matyti vienas kito pakeitimus. "Microsoft" tai vadina bendraautorystė .

Išsaugoti ir bendrinti sąsiuvinį

Svetainėje "Excel 2013 ir "Excel 2010 , norėdami įrašyti darbo knygą į "OneDrive", atlikite šiuos veiksmus:

1. Spustelėkite Failas > Dalintis > Išsaugoti į debesį .
2. Pakvieskite žmones bendradarbiauti rengiant sąsiuvinį, atitinkamame langelyje įrašydami jų vardus ir pavardes arba el. pašto adresus.
3. Įsitikinkite, kad Gali redaguoti pasirinktas išskleidžiamajame sąraše dešinėje (numatytoji parinktis) ir spustelėkite Dalintis .

Svetainėje "Excel 2016 , galite tiesiog spustelėti Dalintis viršutiniame dešiniajame kampe esantį mygtuką, įrašykite sąsiuvinį į debesijos vietą (OneDrive, OneDrive for Business arba SharePoint Online biblioteką), įveskite el. pašto adresus į Kvieskite žmones langelį, atskirkite juos kabliataškiu ir spustelėkite Dalintis mygtuką lange (žr. toliau pateiktą ekrano nuotrauką).

Paspaudę Dalintis mygtukas išsiųs el. laišką kiekvienam asmeniui, o kopija bus išsiųsta ir jums. Jei norite nuorodą siųsti patys, spustelėkite Gaukite bendrinimo nuorodą lango apačioje.

Bendraautorystė su kitais žmonėmis

Gavę kvietimą, kolegos tiesiog spusteli nuorodą, kad atidarytų sąsiuvinį "Excel Online" programoje, ir tada spusteli Redaguoti darbaknygę > Redaguoti naršyklėje redaguoti failą.

"Excel 2016 for Office 365" prenumeratoriai (taip pat "Excel Mobile", "Excel for iOS" ir "Excel for Android" naudotojai) gali bendraautoriauti "Excel" darbalaukio programoje spustelėję Redaguoti darbaknygę > Redaguoti "Excel".

Patarimas. Jei naudojate "Excel 2016", taip pat galite spustelėti Failas > Atviras , tada pasirinkite Dalijamasi su manimi .

Dabar, kai tik kiti naudotojai pradės redaguoti sąsiuvinį, viršutiniame dešiniajame kampe pasirodys jų vardai (kartais paveikslėliai, inicialai arba net "G", reiškiantis svečią). Kitų naudotojų pasirinkimus galite matyti skirtingomis spalvomis, jūsų pačių pasirinkimas tradiciškai yra žalias:

Pastaba. Jei naudojate kitą nei "Excel 2016" versiją "Office 365" arba "Excel Online", galite nematyti kitų žmonių pasirinkimų. Tačiau visi jų redaguoti bendrinamos darbo knygos pakeitimai bus rodomi realiuoju laiku.

Jei kartu su jumis autorius kuria keli naudotojai ir jūs nežinote, kas redaguoja tam tikrą langelį, spustelėkite tą langelį ir bus nurodytas asmens vardas.

Jei norite pereiti prie langelio, kurį kas nors redaguoja, spustelėkite jo vardą arba nuotrauką, tada spustelėkite žalią langelį su langelio adresu.

Taip galite bendrinti "Excel" failą su kitais naudotojais. Dėkoju, kad perskaitėte, ir tikiuosi, kad kitą savaitę susitiksime mūsų tinklaraštyje!