У гэтым падручніку вы знойдзеце падрабязную інфармацыю аб тым, як падзяліцца кнігай Excel з іншымі людзьмі, захаваўшы яе ў лакальнай сетцы або OneDrive, як кантраляваць доступ карыстальнікаў да агульнага файла Excel і вырашыць канфліктныя змены.

У нашы дні ўсё больш і больш людзей выкарыстоўваюць Microsoft Excel для сумеснай працы. Раней, калі вам трэба было абагуліць кнігу Excel з кімсьці, вы маглі адправіць яе ў якасці ўкладання па электроннай пошце або захаваць свае дадзеныя Excel у PDF для друку. Нягледзячы на ​​тое, што першы спосаб быў хуткім і зручным, першы метад ствараў некалькі версій аднаго і таго ж дакумента, а другі ствараў бяспечную, хоць і нерэдагуемую копію.

Апошнія версіі Excel 2010, 2013 і 2016 дазваляюць лёгка дзяліцца і супрацоўнічаць над працоўнымі сшыткамі. Абагульваючы файл Excel, вы даяце іншым карыстальнікам доступ да таго ж дакумента і дазваляеце ім адначасова ўносіць змены, што пазбаўляе вас ад адсочвання некалькіх версій.

Як падзяліцца файлам Excel

У гэтым раздзеле паказана, як падзяліцца кнігай Excel для некалькіх карыстальнікаў, захаваўшы яе ў лакальнай сетцы, дзе іншыя людзі могуць атрымаць да яе доступ і ўносіць змены. Вы можаце адсочваць гэтыя змены і прымаць або адхіляць іх.

Адкрыўшы працоўную кнігу, выканайце наступныя крокі, каб абагуліць яе:

1. На Агляд на ўкладцы Змены націсніце кнопку Агульны доступ да працоўнай кнігі .

   

2. Агульны доступ да працоўнай кнігі адпаведнае поле.
3. Пераканайцеся, што Можа рэдагаваць выбрана ў выпадальным спісе справа (па змаўчанні) і націсніце Падзяліцца .

У Excel 2016 вы можаце проста націснуць кнопку Абагуліць у правым верхнім куце, захаваць кнігу ў воблаку (OneDrive, OneDrive для бізнесу або бібліятэкі SharePoint Online), увядзіце адрасы электроннай пошты ў поле Запрасіць людзей , аддзяляючы кожны кропкай з коскі, а затым націсніце кнопку Абагуліць на панэлі (гл. скрыншот ніжэй).

Націсканне кнопкі Падзяліцца прывядзе да адпраўкі паведамлення электроннай пошты кожнаму чалавеку, копія таксама будзе адпраўлена вам, на ўсялякі выпадак. Калі вы хочаце адправіць спасылку самастойна, націсніце замест гэтага Атрымаць спасылку для сумеснага выкарыстання ў ніжняй частцы панэлі.

Сааўтарства з іншымі людзьмі

Калі вашы калегі атрымліваюць запрашэнне, яны проста націскаюць спасылку, каб адкрыць кнігу ў Excel Online, а затым націскаюць Рэдагаваць кнігу > Рэдагаваць у браўзеры , каб адрэдагаваць файл.

Падпісчыкі Excel 2016 для Office 365 (а таксама карыстальнікі Excel Mobile, Excel для iOS і Excel для Android) могуць быць суаўтарамі ў сваіх настольных праграмах Excel, націснуўшы Рэдагаваць кнігу > Рэдагаваць у Excel.

Парада. Калі вы выкарыстоўваеце Excel 2016, вы таксама можаце націснуць Файл > Адкрыць , а затым выбраць Агульны доступ са мной .

Цяпер, як як і іншыя людзіпачаць рэдагаванне працоўнай кнігі, іх імёны з'явяцца ў правым верхнім куце (часам выявы, ініцыялы ці нават "G", што азначае госць). Вы можаце бачыць выбар іншых карыстальнікаў у розных колерах, ваш уласны выбар традыцыйна зялёны:

Заўвага. Вы можаце не бачыць выбары іншых людзей, калі выкарыстоўваеце іншую версію, чым Excel 2016 для Office 365 або Excel Online. Аднак усе іх змены ў агульнай працоўнай кнізе будуць з'яўляцца ў рэжыме рэальнага часу.

Калі некалькі карыстальнікаў з'яўляюцца суаўтарамі, і вы не разумееце, хто рэдагуе пэўную ячэйку, націсніце на гэтую ячэйку і імя чалавека будзе выяўлена.

Каб перайсці да ячэйкі, якую хтосьці рэдагуе, пстрыкніце па імені або выяве, а затым пстрыкніце зялёнае поле з адрасам ячэйкі.

Вось як вы можаце абагуліць файл Excel з іншымі карыстальнікамі. Я дзякую вам за чытанне і спадзяюся ўбачыць вас у нашым блогу на наступным тыдні!

Калі ўсё зроблена правільна, з'явіцца слова [Агульны доступ]. справа ад назвы працоўнай кнігі, як паказана на скрыншоце ніжэй:

Цяпер вы і вашы калегі можаце працаваць над адным файлам Excel адначасова. Вы можаце прыняць або адхіліць іх змены, і пасля ўнясення жаданых змяненняў вы можаце спыніць абагульванне працоўнай кнігі. Далей у гэтым падручніку вы знойдзеце падрабязную інфармацыю аб тым, як усё гэта зрабіць.

Заўвага. Калі Microsoft Excel адмаўляецца абагульваць пэўную кнігу, хутчэй за ўсё, гэта звязана з адной з наступных прычын:

1. Працоўныя кнігі, якія маюць табліцы або карты XML, не могуць быць абагулены. Такім чынам, не забудзьцеся пераўтварыць вашыя табліцы ў дыяпазоны і выдаліць карты XML, перш чым абагульваць свой файл Excel.
2. Каб мець магчымасць абагульваць працоўную кнігу, некаторая прыватнасцьналады трэба адключыць. Перайдзіце ў Файл > Параметры Excel > Цэнтр даверу , націсніце кнопку Настройкі цэнтра даверу… і пад Параметры канфідэнцыяльнасці катэгорыі, зніміце сцяжок з поля Выдаліць асабістую інфармацыю з уласцівасцей файла пры захаванні .

Як абагуліць кнігу Excel і абараніць адсочванне змяненняў

Калі вы хочаце не толькі абагуліць файл Excel, але і пераканацца, што ніхто не адключае гісторыю змяненняў і не выдаляе працоўную кнігу з агульнага карыстання, дзейнічайце наступным чынам:

1. На <1 На ўкладцы>Агляд у групе Змены націсніце кнопку Абараніць і падзяліцца працоўнай кнігай .
2. Дыялогавае акно Абараніць агульную працоўную кнігу з'явіцца, і вы ўсталюеце сцяжок Абагульванне са зменамі трэка .
3. Увядзіце пароль у поле Пароль (неабавязкова) , націсніце ОК , а затым паўторна ўвядзіце пароль, каб пацвердзіць яго.

   Хаця ўводзіць пароль неабавязкова, вам лепш зрабіць гэта. У адваротным выпадку няма сэнсу выкарыстоўваць гэты варыянт, таму што кожны зможа зняць абарону і, такім чынам, спыніць сумеснае выкарыстанне працоўнай кнігі.

4. Захавайце працоўную кнігу.

Націск ОК у дыялогавым акне вышэй зменіць кнопку Абараніць і падзяліцца працоўнай кнігай на стужцы на Зняць абарону агульнай працоўнай кнігі і націснуць гэтая кнопка здыме абарону з агульнай працоўнай кнігі і спыніць яе агульны доступ.

Нататка. Калі працоўная кніга ўжо абагульваецца, і вы хочаце абараніць сумеснае выкарыстанне паролем, спачатку трэба скасаваць доступ да працоўнай кнігі.

Абараніць працоўны аркуш супраць абароны агульнай працоўнай кнігі

Абараніць і падзяліцца Параметр Workbook толькі прадухіляе адключэнне адсочвання змяненняў у агульнай працоўнай кнізе, але не перашкаджае іншым карыстальнікам рэдагаваць або выдаляць змесціва працоўнай кнігі.

Калі вы хочаце забараніць іншым карыстальнікам мяняць важную інфармацыю ў вашым дакуменце Excel , вам трэба будзе заблакіраваць некаторыя вобласці, перш чым абагульваць яго (слова «да» тут важнае, бо абарона аркуша не можа прымяняцца да агульнай працоўнай кнігі Excel). Падрабязныя пакрокавыя інструкцыі глядзіце:

• Як заблакіраваць пэўныя ячэйкі ў Excel
• Як заблакіраваць формулы ў Excel

Абмежаванні агульнай працоўнай кнігі Excel

Калі вы вырашылі абагуліць свой файл Excel, майце на ўвазе, што гэта можа выклікаць некаторыя праблемы ў вашых карыстальнікаў, таму што не ўсе функцыі цалкам падтрымліваюцца ў агульных працоўных кнігах. Вось некаторыя з абмежаванняў:

Насамрэч, вы зможаце выкарыстоўваць існуючыя магчымасці, але вы не зможаце іх дадаваць або змяняць. Такім чынам, калі вы жадаеце скарыстацца любым з вышэйпералічаных варыянтаў, не забудзьцеся прымяніць іх перш чым абагульваць свой файл Excel. Поўны спіс функцый, якія не падтрымліваюцца ў агульных працоўных кнігах, можна знайсці на вэб-сайце Microsoft.

Як рэдагаваць агульную працоўную кнігу Excel

Пасля таго, як вы адкрыеце агульную працоўную кнігу, вы можаце ўвесці новую або змяніць існуючыя даныя звычайным спосабам.

Вы таксама можаце ідэнтыфікаваць сваю працу ў агульнай кнізе:

1. Націсніце ўкладку Файл > ; Параметры .
2. У катэгорыі Агульныя пракруціце ўніз да раздзела Персаналізуйце сваю копію Office .
3. У у полі Імя карыстальніка увядзіце імя карыстальніка, якое вы хочаце паказаць, і націсніце ОК .

Зараз , вы можаце ўводзіць і рэдагаваць даныя як звычайна, маючы на ​​ўвазе наступныя абмежаванні агульных працоўных кніг.

Як вырашыць супярэчлівыя змены ў агульным файле Excel

Калі два або больш карыстальнікаў рэдагуюць адной і той жа працоўнай кнігі адначасова, некаторыя праўкі могуць закрануць адну і тую ж ячэйку(-і). У такіх сітуацыях Excel захоўвае змены карыстальніка, які першым захоўвае кнігу. Калі іншы карыстальнік спрабуе захаваць кнігу, Excel адлюстроўвае дыялогавае акно Вырашыць канфлікты з падрабязнай інфармацыяй аб кожнай канфліктнай змене:

Каб вырашыць канфліктзмены, зрабіце адно з наступнага:

• Каб захаваць вашы змены, націсніце Прыняць мае .
• Каб захаваць змены іншага карыстальніка, націсніце Прыняць Іншае .
• Каб захаваць усе вашы змены, націсніце Прыняць усё маё .
• Каб захаваць усе змены іншага карыстальніка, націсніце Прыняць усе Іншыя .

Савет. Каб захаваць копію агульнай працоўнай кнігі з усімі зменамі, націсніце кнопку Адмяніць у дыялогавым акне Вырашыць канфлікты , а потым захавайце працоўную кнігу пад іншым імя ( Файл > Захаваць як ). Вы зможаце аб'яднаць свае змены пазней.

Як прымусіць апошнія змены аўтаматычна перавызначыць папярэднія

Каб апошнія змены аўтаматычна адмянялі любыя папярэднія змены (зробленыя вамі або іншымі карыстальнікамі), не паказваючы дыялогавае акно Вырашыць канфлікты , зрабіце наступнае:

1. На ўкладцы Агляд у Змены , націсніце Абагуліць кнігу .
2. Пераключыцеся на ўкладку Дадаткова , абярыце Змены, якія захоўваюцца, выйграюць у раздзеле Канфлікт змены паміж карыстальнікамі і націсніце ОК .

Каб праглядзець усе змены, якія былі ўнесены ў агульную кнігу, выкарыстоўвайце функцыя Адсочваць змены на ўкладцы Агляд у групе Змены . Ён пакажа вам, калі было ўнесена канкрэтнае змяненне, хто яго зрабіў і якія даныя былі зменены. Для атрымання дадатковай інфармацыі, калі ласкагл.:

• Прагляд гісторыі змяненняў на асобным аркушы
• Прыняцце або адхіленне змяненняў, зробленых іншымі

Як аб'яднаць розныя копіі агульнай працоўнай кнігі

У некаторых сітуацыях можа быць зручней захаваць некалькі копій агульнай працоўнай кнігі, а затым аб'яднаць змены, зробленыя рознымі карыстальнікамі. Вось як:

1. Абагуліцеся сваім файлам Excel у лакальнай сетцы.
2. Іншыя карыстальнікі цяпер могуць адкрываць агульны файл і працаваць з ім, кожны захоўвае ўласную копію агульнага файла кнігу ў тую ж папку, але з выкарыстаннем іншай назвы файла.
3. Дадайце функцыю Параўнаць і аб'яднаць працоўныя кнігі на панэль хуткага доступу. Падрабязныя крокі аб тым, як гэта зрабіць, можна знайсці тут.
4. Адкрыйце асноўную версію агульнай працоўнай кнігі.
5. Націсніце каманду Параўнаць і аб'яднаць працоўныя кнігі на панэлі хуткага доступу панэль інструментаў.

   

6. У дыялогавым акне Выбар файлаў для аб'яднання выберыце ўсе копіі, якія хочаце аб'яднаць (каб выбраць некалькі файлаў, утрымлівайце клавішу Shift пстрыкаючы імёны файлаў, а затым націсніце ОК) .

Гатова! Змены розных карыстальнікаў аб'ядноўваюцца ў адну кнігу. Цяпер вы можаце вылучыць змены, каб адразу праглядаць усе праўкі.

Як выдаліць карыстальнікаў з агульнай кнігі Excel

Абагульванне файла Excel для некалькіх карыстальнікаў можа прывесці да многіх супярэчлівыя змены. Каб пазбегнуць гэтага, вы можаце адключыць пэўных людзейз агульнай працоўнай кнігі.

Каб выдаліць карыстальніка з агульнай працоўнай кнігі, зрабіце наступнае:

1. На ўкладцы Агляд у Змены , націсніце кнопку Абагуліць кнігу .
2. На ўкладцы Рэдагаванне выберыце імя карыстальніка, якога хочаце адключыць, і націсніце Кнопка "Выдаліць карыстальніка" .

Заўвага. Гэта дзеянне адключае карыстальнікаў толькі для бягучага сеансу, але не перашкаджае ім зноў адкрываць і рэдагаваць агульны файл Excel.

Калі выбраны карыстальнік зараз рэдагуе агульную кнігу, Microsoft Excel папярэдзіць вас, што ўсе незахаваныя змены гэтага карыстальніка будуць страчаны. Вы націскаеце ОК , каб працягнуць, або Адмена , каб перапыніць аперацыю і дазволіць карыстальніку захаваць сваю працу.

Калі гэта вы былі адключаны, вы можаце захаваць сваю працу, захаваўшы агульную працоўную кнігу пад іншым імем, а затым зноў адкрыйце арыгінальную агульную працоўную кнігу і аб'яднайце змены з копіі, якую вы захавалі.

Калі вы хочаце выдаліць асабістыя прагляды з выдаленага карыстальніка, пераключыцеся на ўкладку Выгляд > Прагляды працоўнай кнігі і націсніце Карыстальніцкія прагляды . У дыялогавым акне Custom Views выберыце віды, якія хочаце выдаліць, і націсніце Delete .

Як скасаваць агульны доступ да файла Excel

Калі камандная праца будзе завершана, вы можаце спыніць абагульванне працоўнай кнігі наступным чынам:

Адкрыйце Агульны доступ да кнігі дыялогавае акно (укладка Агляд > Змены група). На ўкладцы Рэдагаванне зніміце сцяжок Дазволіць змены больш чым адным карыстальнікам адначасова... і націсніце ОК .

Excel адлюструе папярэджанне аб тым, што вы збіраецеся выдаліць файл з агульнага карыстання і сцерці гісторыю змяненняў. Калі гэта тое, што вы хочаце, націсніце Так , у адваротным выпадку націсніце Не .

Заўвагі:

1. Перш чым ачысціць гэта поле, пераканайцеся, што вы адзіная асоба, пералічаная ў раздзеле У каго зараз адкрыта гэтая рабочая кніга . Калі ёсць іншыя карыстальнікі, спачатку адключыце іх.
2. Калі сцяжок не пазначаны (недаступны), хутчэй за ўсё, абарона агульнай працоўнай кнігі ўключана. Каб зняць абарону з рабочай кнігі, націсніце OK, каб закрыць дыялогавае акно Агульны доступ да працоўнай кнігі , а затым націсніце кнопку Зняць абарону агульнай працоўнай кнігі на ўкладцы Агляд у <1 Група>Змены .

Як абагуліць кнігу Excel з дапамогай OneDrive

Іншы спосаб абагуліць кнігу Excel — захаваць яе ў OneDrive, запрасіць сваіх калег папрацаваць над ёй і імгненна бачыць змены адзін аднаго. Microsoft называе гэта суаўтарствам .

Захавайце і абагульвайце працоўную кнігу

У Excel 2013 і Excel 2010 , каб захавайце кнігу ў OneDrive, выканайце наступныя крокі:

1. Націсніце Файл > Абагуліць > Захаваць у воблаку .
2. Запрасіце людзей да супрацоўніцтва над кнігай, увёўшы іх імёны або адрасы электроннай пошты ў