V tem priročniku boste našli vse podrobnosti o tem, kako deliti delovni zvezek programa Excel z drugimi ljudmi, tako da ga shranite v lokalno omrežje ali OneDrive, kako nadzorovati dostop uporabnikov do datoteke Excel v skupni rabi in reševati nasprotujoče si spremembe.

Danes vse več ljudi uporablja program Microsoft Excel za skupinsko delo. V preteklosti ste lahko delovni zvezek programa Excel, ki ste ga želeli deliti z drugimi, poslali kot priponko elektronske pošte ali shranili podatke programa Excel v PDF za tiskanje. Prvi način je bil hiter in priročen, vendar je ustvaril več različic istega dokumenta, drugi pa varno kopijo, ki pa je ni bilo mogoče urejati.

Zadnje različice programov Excel 2010, 2013 in 2016 omogočajo preprosto souporabo in sodelovanje pri delovnih zvezkih. S souporabo datoteke Excel omogočite drugim uporabnikom dostop do istega dokumenta in jim omogočite sočasno urejanje, kar vam prihrani težave s spremljanjem več različic.

Kako deliti datoteko Excel v skupno rabo

V tem razdelku je prikazano, kako deliti Excelov delovni zvezek za več uporabnikov, tako da ga shranite na lokacijo v lokalnem omrežju, kjer lahko drugi dostopajo do njega in ga urejajo. Spremljate lahko te spremembe in jih sprejmete ali zavrnete.

Ko je delovni zvezek odprt, izvedite naslednje korake za njegovo skupno rabo:

1. Na Pregled v zavihku Spremembe kliknite skupino Deliti delovni zvezek gumb.

   

2. Spletna stran Deliti delovni zvezek Pojavilo se bo pogovorno okno in izberite Omogočite spremembe več uporabnikom hkrati. To omogoča tudi združevanje delovnih zvezkov. potrditveno polje v Urejanje zavihek.

   

3. Po želji preklopite na Napredno izberite želene nastavitve za sledenje spremembam in kliknite V REDU .

   Morda boste na primer želeli, da se spremembe samodejno posodobijo vsakih n minut (vse druge nastavitve na spodnji sliki zaslona so privzete).



4. Datoteko programa Excel shranite na omrežno lokacijo, kjer do nje lahko dostopajo drugi (najhitreje z uporabo bližnjice Ctrl + S).

Če je to pravilno izvedeno, se bo desno od imena delovnega zvezka pojavila beseda [Shared], kot je prikazano na spodnji sliki zaslona:

Zdaj lahko vi in vaši sodelavci hkrati delate na isti datoteki Excel-a. Lahko sprejmete ali zavrnete njihove spremembe, po vključitvi želenih sprememb pa lahko prenehate deliti delovni zvezek. V nadaljevanju tega priročnika boste našli podrobnosti o tem, kako vse to storiti.

Opomba: Če Microsoft Excel noče dati v skupno rabo določenega delovnega zvezka, je to najverjetneje posledica enega od naslednjih razlogov:

1. Delovnih zvezkov, ki vsebujejo tabele ali zemljevide XML, ni mogoče dati v skupno rabo. Preden datoteko Excel daste v skupno rabo, tabele pretvorite v razpone in odstranite zemljevide XML.
2. Če želite deliti delovni zvezek, je treba onemogočiti nekatere nastavitve zasebnosti. Pojdite na Datoteka > Možnosti programa Excel > Trust Center , kliknite na Nastavitve centra zaupanja... in pod gumbom Možnosti zasebnosti odkljukajte polje Odstranjevanje osebnih podatkov iz lastnosti datoteke ob shranjevanju škatla.

Kako deliti delovni zvezek programa Excel in zaščititi sledenje spremembam

Če želite datoteko Excel dati v skupno rabo in tudi zagotoviti, da nihče ne izklopi zgodovine sprememb ali odstrani delovnega zvezka iz skupne rabe, nadaljujte na ta način:

1. Na Pregled v zavihku Spremembe kliknite skupino Delovni zvezek Zaščita in souporaba gumb.
2. Spletna stran Zaščita delovnega zvezka v skupni rabi Pojavilo se bo pogovorno okno, v katerem izberete Skupna raba s sledenjem spremembam potrditveno polje.
3. Vnesite geslo v polje Geslo (neobvezno) kliknite polje V REDU , nato pa ponovno vnesite geslo in ga potrdite.

   Čeprav vnos gesla ni obvezen, ga raje vnesite. V nasprotnem primeru je uporaba te možnosti nesmiselna, saj bi lahko vsakdo odstranil zaščito in tako ustavil skupno rabo delovnega zvezka.

4. Shranite delovni zvezek.

Klik na V REDU v zgornjem pogovornem oknu spremeni Delovni zvezek Zaščita in souporaba na traku, da Odstranitev zaščite delovnega zvezka v skupni rabi , s klikom na ta gumb pa se odstrani zaščita iz delovnega zvezka v skupni rabi in preneha deljenje delovnega zvezka v skupni rabi.

Opomba: Če je delovni zvezek že v skupni rabi in ga želite zaščititi z geslom, ga morate najprej odstraniti iz skupne rabe.

Zaščita delovnega lista v primerjavi z zaščito delovnega zvezka v skupni rabi

Spletna stran Delovni zvezek Zaščita in souporaba preprečuje le izklop sledenja spremembam v delovnem zvezku v skupni rabi, ne preprečuje pa drugim uporabnikom urejanja ali brisanja vsebine delovnega zvezka.

Če želite ljudem preprečiti spreminjanje pomembnih informacij v dokumentu Excel, morate pred skupno rabo zakleniti nekatera področja ("pred" je pomembna beseda, saj zaščite delovnega lista ni mogoče uporabiti za delovni zvezek Excel v skupni rabi). Podrobna navodila po korakih so na voljo v:

• Kako zakleniti določene celice v programu Excel
• Kako zakleniti formule v programu Excel

Omejitve delovnega zvezka v skupni rabi programa Excel

Ko se odločite za skupno rabo datoteke Excel, se zavedajte, da lahko to vašim uporabnikom povzroči nekaj težav, saj vse funkcije v delovnih zvezkih v skupni rabi niso v celoti podprte. Navajamo nekaj omejitev:

Pravzaprav boste lahko uporabljali obstoječe funkcije, vendar jih ne boste mogli dodajati ali spreminjati. pred Celoten seznam funkcij, ki niso podprte v skupnih delovnih zvezkih, je na voljo na Microsoftovem spletnem mestu.

Kako urediti delovni zvezek v skupni rabi programa Excel

Ko odprete delovni zvezek v skupni rabi, lahko na običajen način vnesete nove ali spremenite obstoječe podatke.

Prav tako lahko prepoznajte svoje delo. v skupnem delovnem zvezku:

1. Kliknite na Datoteka zavihek> Možnosti .
2. V Splošno se pomaknite navzdol do kategorije Prilagodite svojo kopijo paketa Office oddelek.
3. V Uporabniško ime vnesite uporabniško ime, ki ga želite prikazati, in kliknite V REDU .

Zdaj lahko vnašate in urejate podatke kot običajno, pri čemer upoštevajte naslednje omejitve delovnih zvezkov v skupni rabi.

Kako rešiti nasprotujoče si spremembe v skupni datoteki Excel

Kadar dva ali več uporabnikov hkrati ureja isti delovni zvezek, lahko nekatera urejanja vplivajo na iste celice. V takih primerih Excel ohrani spremembe uporabnika, ki prvi shrani delovni zvezek. Ko drugi uporabnik poskuša shraniti delovni zvezek, Excel prikaže Reševanje konfliktov pogovorno okno s podrobnostmi o vsaki nasprotujoči si spremembi:

Če želite rešiti nasprotujoče si spremembe, storite eno od naslednjih dejanj:

• Če želite ohraniti spremembo, kliknite Sprejmi moje .
• Če želite ohraniti spremembo drugega uporabnika, kliknite Sprejmi drugo .
• Če želite ohraniti vse spremembe, kliknite Sprejmi vse moje .
• Če želite ohraniti vse spremembe drugega uporabnika, kliknite Sprejmite vse druge .

Nasvet. Če želite shraniti kopiranje delovnega zvezka v skupni rabi z vsemi spremembami, kliknite Prekliči gumb v Reševanje konfliktov pogovorno okno in nato shranite delovni zvezek pod drugim imenom ( Datoteka > Shrani kot ). Svoje spremembe boste lahko združili pozneje.

Kako doseči, da zadnje spremembe samodejno razveljavijo prejšnje spremembe

Če želite, da najnovejše spremembe samodejno razveljavijo vse prejšnje spremembe (ki ste jih naredili vi ali drugi uporabniki), ne da bi se pri tem Reševanje konfliktov v pogovornem oknu naredite naslednje:

1. Na Pregled v zavihku Spremembe skupino, kliknite Deliti delovni zvezek .
2. Preklopite na Napredno izberite zavihek Shranjene spremembe so zmagale na spletnem mestu . Nasprotujoče si spremembe med uporabniki in kliknite V REDU .

Če si želite ogledati vse spremembe, ki so bile opravljene v delovnem zvezku v skupni rabi, uporabite Sledenje spremembam funkcijo v storitvi Pregled v zavihku Spremembe skupina. Pokazalo se bo, kdaj je bila določena sprememba izvedena, kdo jo je izvedel in kateri podatki so bili spremenjeni. Za več informacij glejte:

• Prikaz zgodovine sprememb na ločenem listu
• sprejemanje ali zavračanje sprememb, ki so jih naredili drugi.

Kako združiti različne kopije delovnega zvezka v skupni rabi

V nekaterih primerih je lahko priročneje shraniti več kopij skupnega delovnega zvezka in nato združiti spremembe, ki so jih naredili različni uporabniki:

1. Datoteko programa Excel lahko delite z drugimi datotekami na lokacijo v lokalnem omrežju.
2. Drugi uporabniki lahko zdaj odprejo skupno datoteko in delajo z njo, pri čemer vsak uporabnik shrani svojo kopijo skupnega delovnega zvezka v isto mapo, vendar z drugačnim imenom datoteke.
3. Dodajte Primerjanje in združevanje delovnih zvezkov v orodno vrstico za hitri dostop. Podrobne korake za to najdete tukaj.
4. Odprite primarno različico delovnega zvezka v skupni rabi.
5. Kliknite na Primerjanje in združevanje delovnih zvezkov v orodni vrstici za hitri dostop.

   

6. V Izberite datoteke za združevanje v pogovornem oknu izberite vse kopije, ki jih želite združiti (če želite izbrati več datotek, med klikanjem na imena datotek pridržite tipko Shift, nato pa kliknite V REDU) .

Končano! Spremembe različnih uporabnikov so združene v enem delovnem zvezku. Zdaj lahko označite spremembe, tako da si lahko na prvi pogled ogledate vse popravke.

Kako odstraniti uporabnike iz delovnega zvezka programa Excel v skupni rabi

Souporaba datoteke Excel za več uporabnikov lahko povzroči veliko nasprotujočih si sprememb. Da bi se temu izognili, boste morda želeli določene osebe izključiti iz skupnega delovnega zvezka.

Če želite odstraniti uporabnika iz delovne knjige v skupni rabi, naredite naslednje:

1. Na Pregled v zavihku Spremembe kliknite skupino Deliti delovni zvezek gumb.
2. Na Urejanje izberite ime uporabnika, ki ga želite odklopiti, in kliknite Gumb Odstrani uporabnika .

Opomba: To dejanje uporabnike odklopi samo za trenutno sejo, vendar jim ne prepreči ponovnega odpiranja in urejanja skupne datoteke Excel.

Če izbrani uporabnik trenutno ureja delovni zvezek v skupni rabi, vas bo Microsoft Excel opozoril, da bodo vse neshranjene spremembe tega uporabnika izgubljene. Kliknite V REDU za nadaljevanje ali Prekliči da prekinete operacijo in omogočite uporabniku, da shrani svoje delo.

Če ste prekinili povezavo, lahko svoje delo ohranite tako, da shranite delovni zvezek v skupni rabi z drugim imenom, nato ponovno odprete prvotni delovni zvezek v skupni rabi in združite svoje spremembe iz shranjene kopije.

Če želite brisanje osebnih mnenj odstranjenega uporabnika, preklopite na Oglejte si zavihek> Pogledi delovnega zvezka in kliknite Pogledi po meri . V Po meri Pogledi pogovorno okno, izberite poglede, ki jih želite odstraniti, in kliknite Izbriši .

Kako preklicati skupno rabo datoteke Excel

Ko je skupinsko delo končano, lahko prenehate deliti delovni zvezek na ta način:

Odprite Deliti delovni zvezek pogovorno okno ( Pregled zavihek> Spremembe skupina). Na Urejanje izbrišite zavihek Omogočite spremembe več uporabnikom hkrati... potrditveno polje in kliknite V REDU .

Excel bo prikazal opozorilo, da boste datoteko odstranili iz skupne rabe in izbrisali zgodovino sprememb. Če to želite, kliknite Da , v nasprotnem primeru Ne .

Opombe:

1. Preden počistite to polje, se prepričajte, da ste edina oseba, ki je navedena pod Kdo ima zdaj odprt ta delovni zvezek . Če so na voljo drugi uporabniki, jih najprej odklopite.
2. Če polje ni označeno (je sivo), je zaščita delovnega zvezka v skupni rabi najverjetneje vklopljena. Če želite odpraviti zaščito delovnega zvezka, kliknite OK, da zaprete okno Deliti delovni zvezek pogovorno okno in nato kliknite Gumb Odstranitev zaščite delovnega zvezka v skupni rabi na Pregled v zavihku Spremembe skupina.

Kako deliti delovni zvezek programa Excel s storitvijo OneDrive

Drug način souporabe Excelovega delovnega zvezka je, da ga shranite v OneDrive, povabite sodelavce k delu z njim in takoj vidite spremembe drugih. Microsoft to imenuje soavtorstvo .

Shranjevanje in souporaba delovnega zvezka

Na spletnem mestu Excel 2013 in . Excel 2010 , če želite delovni zvezek shraniti v OneDrive, naredite naslednje korake:

1. Kliknite . Datoteka > Delite > Shranjevanje v oblak .
2. K sodelovanju pri delovnem zvezku povabite ljudi tako, da v ustrezno polje vnesete njihova imena ali e-poštne naslove.
3. Prepričajte se, da Lahko urejate izbrana na spustnem seznamu na desni strani (privzeto) in kliknite Delite .

Na spletnem mestu Excel 2016 , lahko preprosto kliknete Delite v zgornjem desnem kotu, shranite delovni zvezek na lokacijo v oblaku (OneDrive, OneDrive for Business ali knjižnica SharePoint Online), vnesite e-poštne naslove v Povabite ljudi in jih ločite s podpičjem, nato pa kliknite Delite na podoknu (glejte spodnjo sliko zaslona).

S klikom na Delite bo vsaki osebi poslal e-poštno sporočilo, kopija pa bo za vsak primer poslana tudi vam. Če bi povezavo raje poslali sami, kliknite Pridobite povezavo za skupno rabo na dnu podokna.

Soavtorstvo z drugimi ljudmi

Ko vaši sodelavci prejmejo vabilo, preprosto kliknejo povezavo, da odprejo delovni zvezek v programu Excel Online, nato pa kliknejo Urejanje delovnega zvezka > Urejanje v brskalniku za urejanje datoteke.

Naročniki programa Excel 2016 za Office 365 (ter uporabniki programov Excel Mobile, Excel za iOS in Excel za Android) lahko soavtorstvo izvajajo v namizni aplikaciji Excel tako, da kliknejo Urejanje delovnega zvezka > Urejanje v Excelu.

Nasvet. Če uporabljate Excel 2016, lahko kliknete tudi Datoteka > Odpri , nato pa izberite Deljeno z mano .

Zdaj se bodo v zgornjem desnem kotu, takoj ko bodo drugi uporabniki začeli urejati delovni zvezek, pojavila njihova imena (včasih slike, začetnice ali celo črka "G", ki pomeni gost). Izbore drugih uporabnikov lahko vidite v različnih barvah, vaš izbor pa je tradicionalno zelen:

Opomba: Če uporabljate različico, ki ni Excel 2016 za Office 365 ali Excel Online, morda ne boste videli izbir drugih oseb. Vse njihove spremembe delovnega zvezka v skupni rabi pa bodo prikazane v realnem času.

Če je soavtor več uporabnikov in ne veste, kdo ureja določeno celico, kliknite na to celico in ime osebe se bo prikazalo.

Če želite skočiti v celico, ki jo nekdo ureja, kliknite njegovo ime ali sliko in nato kliknite zeleno polje z naslovom celice.

Tako lahko datoteko Excel delite z drugimi uporabniki. Zahvaljujem se vam za branje in upam, da se naslednji teden vidimo na našem blogu!