V tomto návodu najdete podrobné informace o tom, jak sdílet sešit aplikace Excel s dalšími osobami uložením do místní sítě nebo do služby OneDrive, jak řídit přístup uživatelů ke sdílenému souboru aplikace Excel a jak řešit konfliktní změny.

V dnešní době stále více lidí používá aplikaci Microsoft Excel pro týmovou práci. V minulosti, když jste potřebovali s někým sdílet sešit aplikace Excel, mohli jste jej poslat jako přílohu e-mailu nebo uložit data aplikace Excel do formátu PDF pro tisk. První metoda byla sice rychlá a pohodlná, ale vytvářela více verzí téhož dokumentu a druhá vytvářela bezpečnou, i když neupravitelnou kopii.

Poslední verze aplikace Excel 2010, 2013 a 2016 umožňují snadné sdílení sešitů a spolupráci na nich. Sdílením souboru aplikace Excel umožníte ostatním uživatelům přístup ke stejnému dokumentu a umožníte jim provádět úpravy současně, což vám ušetří práci s evidencí více verzí.

Jak sdílet soubor aplikace Excel

Tato část ukazuje, jak sdílet sešit aplikace Excel pro více uživatelů jeho uložením do umístění v místní síti, kde k němu mohou přistupovat další lidé a provádět v něm úpravy. Tyto změny můžete sledovat a přijímat nebo odmítat.

Po otevření sešitu proveďte následující kroky pro jeho sdílení:

1. Na Recenze na kartě Změny klikněte na skupinu Sdílet pracovní sešit tlačítko.

   

2. Na stránkách Sdílet pracovní sešit zobrazí se dialogové okno a vy vyberete Umožňuje provádět změny více uživatelům současně. Umožňuje také slučování sešitů. zaškrtávacího políčka na Úpravy tab.

   

3. Volitelně můžete přepnout na Pokročilé vyberte požadované nastavení pro sledování změn a klikněte na tlačítko OK .

   Můžete například chtít, aby se změny automaticky aktualizovaly každých n minut (všechna ostatní nastavení na obrázku níže jsou výchozí).



4. Uložte soubor aplikace Excel do síťového umístění, kde k němu budou mít přístup ostatní uživatelé (nejrychleji pomocí klávesové zkratky Ctrl + S).

Pokud jste postupovali správně, objeví se napravo od názvu sešitu slovo [Sdílené], jak je znázorněno na obrázku níže:

Nyní můžete vy i vaši kolegové pracovat na stejném souboru aplikace Excel současně. Jejich změny můžete libovolně přijímat nebo odmítat a po zapracování požadovaných změn můžete sdílení sešitu ukončit. Dále v tomto návodu naleznete podrobnosti, jak toto vše provést.

Poznámka: Pokud aplikace Microsoft Excel odmítá sdílet určitý sešit, je to s největší pravděpodobností z jednoho z následujících důvodů:

1. Sešity, které obsahují tabulky nebo mapy XML, nelze sdílet. Před sdílením souboru aplikace Excel proto nezapomeňte převést tabulky na rozsahy a odstranit mapy XML.
2. Abyste mohli sdílet sešit, je třeba vypnout některá nastavení ochrany osobních údajů. Přejděte na stránku Soubor > Možnosti aplikace Excel > Středisko Trust Center , klikněte na Nastavení centra důvěryhodnosti... a pod tlačítkem Možnosti ochrany osobních údajů zrušte zaškrtnutí políčka Odstranění osobních údajů z vlastností souboru při ukládání box.

Jak sdílet sešit aplikace Excel a chránit sledování změn

Pokud chcete nejen sdílet soubor aplikace Excel, ale také zajistit, aby nikdo nevypnul historii změn nebo neodstranil sešit ze sdíleného používání, postupujte tímto způsobem:

1. Na Recenze na kartě Změny klikněte na skupinu Pracovní sešit Ochrana a sdílení tlačítko.
2. Na stránkách Ochrana sdíleného sešitu zobrazí se dialogové okno a vy vyberete možnost Sdílení se sledováním změn zaškrtávacího políčka.
3. Zadejte heslo do pole Heslo (volitelné) klikněte na tlačítko OK a poté heslo znovu zadejte a potvrďte.

   Ačkoli je zadání hesla nepovinné, raději ho proveďte. Jinak nemá smysl tuto možnost používat, protože kdokoli by mohl ochranu odstranit, a tím zastavit sdílení sešitu.

4. Uložte sešit.

Kliknutí na OK ve výše uvedeném dialogovém okně změní Pracovní sešit Ochrana a sdílení na pásu karet Zrušení ochrany sdíleného sešitu a kliknutím na toto tlačítko se odstraní ochrana sdíleného sešitu a zároveň se ukončí jeho sdílení.

Poznámka: Pokud je sešit již sdílený a chcete sdílení chránit heslem, musíte nejprve sdílení sešitu zrušit.

Ochrana pracovního listu vs. ochrana sdíleného sešitu

Na stránkách Pracovní sešit Ochrana a sdílení možnost pouze zabraňuje vypnutí sledování změn ve sdíleném sešitě, ale nebrání ostatním uživatelům v úpravách nebo mazání obsahu sešitu.

Pokud chcete zabránit tomu, aby někdo změnil důležité informace v dokumentu aplikace Excel, musíte před sdílením uzamknout některé oblasti ("před" je zde důležité slovo, protože ochranu pracovního listu nelze použít na sdílený sešit aplikace Excel). Podrobné pokyny krok za krokem naleznete na adrese:

• Jak uzamknout určité buňky v aplikaci Excel
• Jak uzamknout vzorce v aplikaci Excel

Omezení sdíleného sešitu aplikace Excel

Pokud se rozhodnete sdílet soubor aplikace Excel, mějte na paměti, že to může uživatelům způsobit určité potíže, protože ne všechny funkce jsou ve sdílených sešitech plně podporovány. Zde jsou některá omezení:

Ve skutečnosti budete moci využívat stávající funkce, ale nebudete je moci přidávat ani měnit. Pokud tedy chcete využívat některou z výše uvedených možností, nezapomeňte je použít. před sdílení souboru aplikace Excel. Úplný seznam funkcí nepodporovaných ve sdílených sešitech naleznete na webových stránkách společnosti Microsoft.

Jak upravit sdílený sešit aplikace Excel

Po otevření sdíleného sešitu můžete běžným způsobem zadávat nová nebo měnit stávající data.

Můžete také identifikujte svou práci ve sdíleném sešitě:

1. Klikněte na Soubor karta> Možnosti .
2. V Obecné přejděte dolů do kategorie Přizpůsobte si svou kopii Office sekce.
3. V Uživatelské jméno zadejte uživatelské jméno, které chcete zobrazit, a klikněte na tlačítko OK .

Nyní můžete zadávat a upravovat data jako obvykle, přičemž je třeba mít na paměti následující omezení sdílených sešitů.

Jak vyřešit konfliktní změny ve sdíleném souboru aplikace Excel

Pokud dva nebo více uživatelů současně upravují stejný sešit, mohou se některé úpravy týkat stejných buněk. V takových situacích Excel zachová změny uživatele, který sešit uloží jako první. Když se sešit pokusí uložit jiný uživatel, Excel zobrazí zprávu Řešení konfliktů dialogové okno s podrobnostmi o každé konfliktní změně:

Chcete-li vyřešit konfliktní změny, proveďte jednu z následujících akcí:

• Chcete-li změnu zachovat, klikněte na Přijmout můj .
• Chcete-li zachovat změnu druhého uživatele, klikněte na tlačítko Přijmout Ostatní .
• Chcete-li zachovat všechny změny, klikněte na Přijmout vše moje .
• Chcete-li zachovat všechny změny druhého uživatele, klikněte na tlačítko Přijmout všechny ostatní .

Tip. Chcete-li uložit kopírovat sdíleného sešitu se všemi změnami, klikněte na tlačítko Zrušit tlačítko v Řešení konfliktů dialogové okno a poté sešit uložte pod jiným názvem ( Soubor > Uložit jako ). Své změny budete moci sloučit později.

Jak vynutit, aby poslední změny automaticky přepsaly předchozí změny

Chcete-li, aby nejnovější změny automaticky přepsaly všechny předchozí změny (provedené vámi nebo jinými uživateli), aniž by se zobrazily. Řešení konfliktů dialogového okna proveďte následující kroky:

1. Na Recenze na kartě Změny klikněte na tlačítko Sdílet pracovní sešit .
2. Přepněte na Pokročilé vyberte kartu Uložené změny vyhrávají pod Konfliktní změny mezi uživateli a klikněte na tlačítko OK .

Chcete-li zobrazit všechny změny, které byly provedeny ve sdíleném sešitě, použijte příkaz Sledování změn funkce na Recenze na kartě Změny skupiny. Ukáže vám, kdy byla konkrétní změna provedena, kdo ji provedl a jaké údaje byly změněny. Další informace naleznete v části:

• Zobrazení historie změn na samostatném listu
• Přijímat nebo odmítat změny provedené ostatními

Jak sloučit různé kopie sdíleného sešitu

V některých situacích může být výhodnější uložit několik kopií sdíleného sešitu a poté sloučit změny provedené různými uživateli. Zde je uveden postup:

1. Sdílejte soubor aplikace Excel do místního síťového umístění.
2. Ostatní uživatelé nyní mohou sdílený soubor otevřít a pracovat s ním, přičemž každý z nich uloží svou vlastní kopii sdíleného sešitu do stejné složky, ale s jiným názvem souboru.
3. Přidejte Porovnání a sloučení sešitů na panel nástrojů Rychlý přístup. Podrobný postup, jak to provést, naleznete zde.
4. Otevřete primární verzi sdíleného sešitu.
5. Klikněte na Porovnání a sloučení sešitů na panelu nástrojů Rychlý přístup.

   

6. V Výběr souborů ke sloučení vyberte všechny kopie, které chcete sloučit (chcete-li vybrat několik souborů, podržte při klikání na názvy souborů klávesu Shift a pak klikněte na tlačítko . OK) .

Hotovo! Změny provedené různými uživateli jsou sloučeny do jednoho sešitu. Nyní můžete změny zvýraznit, takže si můžete všechny úpravy prohlédnout na první pohled.

Jak odebrat uživatele ze sdíleného sešitu aplikace Excel

Sdílení souboru aplikace Excel pro více uživatelů může vést k mnoha konfliktním změnám. Abyste tomu zabránili, můžete některé osoby od sdíleného sešitu odpojit.

Chcete-li odebrat uživatele ze sdíleného sešitu, postupujte takto:

1. Na Recenze na kartě Změny klikněte na skupinu Sdílet pracovní sešit tlačítko.
2. Na Úpravy vyberte jméno uživatele, kterého chcete odpojit, a klikněte na tlačítko Tlačítko Odebrat uživatele .

Poznámka: Tato akce odpojí uživatele pouze pro aktuální relaci, ale nebrání jim znovu otevřít a upravovat sdílený soubor aplikace Excel.

Pokud vybraný uživatel právě upravuje sdílený sešit, Microsoft Excel vás upozorní, že všechny neuložené změny tohoto uživatele budou ztraceny. Kliknete na tlačítko . OK pokračovat nebo Zrušit přerušit operaci a umožnit uživateli uložit práci.

Pokud jste byli odpojeni právě vy, můžete svou práci zachovat uložením sdíleného sešitu pod jiným názvem, poté znovu otevřít původní sdílený sešit a sloučit své změny z uložené kopie.

Pokud chcete odstranit osobní názory odebraného uživatele, přepněte na Zobrazit karta> Zobrazení sešitu a klikněte na tlačítko Vlastní zobrazení . V Vlastní Zobrazení dialogové okno, vyberte zobrazení, která chcete odebrat, a klikněte na tlačítko Odstranit .

Jak zrušit sdílení souboru aplikace Excel

Po dokončení týmové práce můžete sdílení pracovního sešitu tímto způsobem ukončit:

Otevřete Sdílet pracovní sešit dialogové okno ( Recenze karta> Změny skupina). Na Úpravy vymažte kartu Povolit změny více uživatelům současně... a klikněte na tlačítko OK .

Excel zobrazí upozornění, že se chystáte odstranit soubor ze sdíleného používání a vymazat historii změn. Pokud to chcete, klikněte na tlačítko Ano , jinak Ne .

Poznámky:

1. Před vymazáním tohoto pole se ujistěte, že jste jedinou osobou uvedenou v položce Kdo má nyní otevřený tento sešit . Pokud jsou v systému další uživatelé, nejprve je odpojte.
2. Pokud je políčko nezaškrtnuté (šedé), je pravděpodobně zapnutá ochrana sdíleného sešitu. Chcete-li ochranu sešitu zrušit, klikněte na tlačítko OK a zavřete okno. Sdílet pracovní sešit dialogové okno a klikněte na tlačítko Tlačítko Zrušit ochranu sdíleného sešitu na Recenze na kartě Změny skupina.

Jak sdílet sešit aplikace Excel pomocí služby OneDrive

Dalším způsobem, jak sdílet sešit aplikace Excel, je uložit jej do služby OneDrive, pozvat k práci na něm kolegy a okamžitě vidět změny ostatních. Společnost Microsoft to nazývá spoluautorství .

Uložení a sdílení sešitu

Na adrese Excel 2013 a Excel 2010 , chcete-li uložit sešit do služby OneDrive, proveďte následující kroky:

1. Klikněte na Soubor > Sdílet > Uložit do cloudu .
2. Pozvěte ke spolupráci na sešitě lidi zadáním jejich jmen nebo e-mailových adres do příslušného pole.
3. Ujistěte se, že Lze upravovat je vybrána v rozevíracím seznamu vpravo (výchozí) a klikněte na tlačítko Sdílet .

Na adrese Excel 2016 , můžete jednoduše kliknout na Sdílet v pravém horním rohu, uložte sešit do cloudového umístění (OneDrive, OneDrive for Business nebo knihovna SharePoint Online), zadejte e-mailové adresy do pole pro uložení. Pozvěte lidi a oddělte je středníkem a klikněte na tlačítko Sdílet na panelu (viz obrázek níže).

Kliknutím na Sdílet odešle e-mailovou zprávu každé osobě, kopie bude pro jistotu zaslána i vám. Pokud chcete odkaz raději odeslat sami, klikněte na tlačítko Získejte odkaz pro sdílení v dolní části podokna.

Spoluautorství s dalšími lidmi

Když vaši kolegové obdrží pozvánku, jednoduše kliknou na odkaz, aby otevřeli sešit v aplikaci Excel Online, a pak kliknou na tlačítko. Upravit sešit > Upravit v prohlížeči upravit soubor.

Předplatitelé aplikace Excel 2016 pro Office 365 (stejně jako uživatelé aplikací Excel Mobile, Excel pro iOS a Excel pro Android) mohou spoluvytvářet ve své desktopové aplikaci Excel kliknutím na tlačítko Upravit sešit > Úpravy v aplikaci Excel.

Tip: Pokud používáte aplikaci Excel 2016, můžete také kliknout na tlačítko Soubor > Otevřít a poté vyberte Sdíleno se mnou .

Jakmile nyní začnou sešit upravovat další uživatelé, v pravém horním rohu se objeví jejich jména (někdy obrázky, iniciály nebo dokonce písmeno "G", které znamená host). Výběry ostatních uživatelů můžete vidět v různých barvách, váš vlastní výběr je tradičně zelený:

Poznámka: Pokud používáte jinou verzi než Excel 2016 pro Office 365 nebo Excel Online, nemusíte vidět výběry ostatních uživatelů. Všechny jejich úpravy sdíleného sešitu se však zobrazí v reálném čase.

Pokud je spoluautorem více uživatelů a vy ztratíte přehled o tom, kdo upravuje konkrétní buňku, klikněte na tuto buňku a jméno osoby se zobrazí.

Chcete-li přejít na buňku, kterou někdo upravuje, klikněte na jeho jméno nebo obrázek a poté klikněte na zelené pole s adresou buňky.

Takto můžete sdílet soubor aplikace Excel s ostatními uživateli. Děkuji vám za přečtení a doufám, že se příští týden uvidíme na našem blogu!