У цьому посібнику ви знайдете повну інформацію про те, як надати спільний доступ до книги Excel іншим користувачам, зберігши її в локальній мережі або OneDrive, як контролювати доступ користувачів до спільного файлу Excel і вирішувати конфліктні зміни.

Сьогодні все більше людей використовують Microsoft Excel для командної роботи. Раніше, коли вам потрібно було поділитися з кимось робочою книгою Excel, ви могли надіслати її як вкладення електронної пошти або зберегти дані Excel у форматі PDF для друку. Хоча перший метод був швидким і зручним, він створював кілька версій одного і того ж документа, а другий створював захищену, але нередаговану копію.

Останні версії Excel 2010, 2013 і 2016 спрощують спільне використання та спільну роботу над книгами. Надаючи спільний доступ до файлу Excel, ви надаєте іншим користувачам доступ до того ж документа і дозволяєте їм вносити зміни одночасно, що позбавляє вас від необхідності відстежувати кілька версій.

Як поділитися файлом Excel

У цьому розділі описано, як надати спільний доступ до книги Excel кільком користувачам, зберігши її в локальній мережі, де інші користувачі зможуть отримати до неї доступ і внести зміни. Ви можете відстежувати ці зміни та приймати або відхиляти їх.

Відкривши книгу, виконайте наступні дії, щоб надати до неї спільний доступ:

1. Про це йдеться на Огляд у вкладці Зміни у групі, натисніть на кнопку Спільний доступ до робочої книги кнопку.

   

2. На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Спільний доступ до робочої книги з'явиться діалогове вікно, в якому виберіть пункт Дозволити внесення змін декількома користувачами одночасно. Це також дозволяє об'єднувати робочі книги встановіть прапорець на полі Редагування рахунок.

   

3. За бажанням, перейдіть на сторінку Просунутий виберіть потрібні налаштування для відстеження змін і натисніть ГАРАЗД. .

   Наприклад, ви можете захотіти, щоб зміни оновлювалися автоматично кожні n хвилин (всі інші налаштування на скріншоті нижче є налаштуваннями за замовчуванням).



4. Збережіть файл Excel у мережевому розташуванні, де інші люди зможуть отримати до нього доступ (найшвидший спосіб - за допомогою комбінації клавіш Ctrl + S).

Якщо все зроблено правильно, праворуч від назви книги з'явиться слово [Спільний], як показано на скріншоті нижче:

Тепер ви та ваші колеги можете одночасно працювати над одним і тим же файлом Excel. Ви можете приймати або відхиляти їхні зміни, а після того, як бажані зміни будуть внесені, ви можете припинити спільний доступ до робочої книги. Далі в цьому посібнику ви знайдете детальну інформацію про те, як все це зробити.

Примітка: Якщо Microsoft Excel відмовляється надавати спільний доступ до певної книги, швидше за все, це пов'язано з однією з наступних причин:

1. Не можна надавати спільний доступ до книг, які містять таблиці або XML-карти. Тому перед тим, як надавати спільний доступ до файлу Excel, переконайтеся, що ви перетворили таблиці в діапазони і видалили XML-карти.
2. Щоб надати спільний доступ до книги, потрібно вимкнути деякі параметри конфіденційності. Перейдіть до Файл > Параметри Excel > Центр довіри натисніть на кнопку Налаштування центру довіри... та під кнопкою Параметри конфіденційності категорію, зніміть галочку з пункту Видалення особистої інформації з властивостей файлу при збереженні Ящик.

Як надати спільний доступ до книги Excel та захистити відстеження змін

Якщо ви хочете не тільки надати спільний доступ до файлу Excel, але й переконатися, що ніхто не вимкне історію змін або не вилучить книгу зі спільного користування, дійте таким чином:

1. Про це йдеться на Огляд у вкладці Зміни у групі, натисніть на кнопку Захист та спільний доступ до робочої книги кнопку.
2. На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Захист спільної книги з'явиться діалогове вікно, в якому виберіть пункт Спільне використання зі змінами доріжок прапорець.
3. Введіть пароль у вікні Пароль (необов'язково) вікно, натисніть ГАРАЗД. , а потім повторно введіть пароль для його підтвердження.

   Хоча введення пароля не є обов'язковим, але краще це зробити. В іншому випадку немає сенсу використовувати цю опцію, оскільки будь-хто зможе зняти захист і тим самим припинити спільний доступ до книги.

4. Збережіть робочу книгу.

Натискання ГАРАЗД. у вищенаведеному діалоговому вікні змінить значення Захист та спільний доступ до робочої книги кнопку на стрічці, щоб Зняти захист спільної книги і натискання цієї кнопки зніме захист з книги, до якої надається спільний доступ, і припинить спільний доступ до неї.

Примітка: Якщо до книги вже надано спільний доступ, і ви хочете захистити спільний доступ паролем, спочатку необхідно зняти спільний доступ до книги.

Захист аркуша проти захисту спільної книги

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Захист та спільний доступ до робочої книги запобігає лише відключенню відстеження змін у спільній книзі, але не перешкоджає іншим користувачам редагувати або видаляти вміст книги.

Якщо ви хочете запобігти зміні важливої інформації у вашому документі Excel, вам потрібно заблокувати деякі області перед тим, як надати до нього спільний доступ ("перед тим" - важливе слово, оскільки захист аркуша не може бути застосований до книги Excel, до якої надано спільний доступ). Детальну покрокову інструкцію див. у розділі "Інструкції":

• Як заблокувати певні комірки в Excel
• Як заблокувати формули в Excel

Обмеження спільної книги Excel

Приймаючи рішення про надання спільного доступу до файлу Excel, будь ласка, пам'ятайте, що це може спричинити певні проблеми для ваших користувачів, оскільки не всі функції повністю підтримуються у спільних книгах. Нижче наведено деякі з таких обмежень:

Фактично, ви зможете користуватися наявними функціями, але не зможете їх додавати чи змінювати. Тож, якщо ви бажаєте скористатися будь-якою з вищезазначених опцій, обов'язково застосуйте їх до надання спільного доступу до файлу Excel. З повним переліком функцій, які не підтримуються у спільних книгах, можна ознайомитися на сайті Microsoft.

Як редагувати спільну книгу Excel

Після відкриття спільної книги ви можете вводити нові або змінювати існуючі дані звичайним чином.

Ви також можете ідентифікувати свою роботу у спільній робочій книзі:

1. Натисніть на кнопку Файл вкладка> Опції .
2. В рамках проекту Генеральний прокрутіть вниз до категорії Персоналізуйте свою копію Office розділ.
3. В рамках проекту Ім'я користувача введіть ім'я користувача, яке потрібно відображати, і натисніть ГАРАЗД. .

Тепер ви можете вводити та редагувати дані у звичайному режимі, пам'ятаючи про наступні обмеження спільних робочих книг.

Як вирішити конфлікт змін у спільному файлі Excel

Коли два або більше користувачів одночасно редагують одну й ту саму книгу, деякі зміни можуть впливати на одну й ту саму комірку (комірки). У таких ситуаціях Excel зберігає зміни користувача, який першим зберігає книгу. Коли інший користувач намагається зберегти книгу, Excel відображає повідомлення Вирішення конфліктів діалогове вікно з детальною інформацією про кожну суперечливу зміну:

Для усунення суперечливих змін виконайте одну з наступних дій:

• Щоб залишити здачу, натисніть Прийміть мою .
• Щоб зберегти зміну іншого користувача, натисніть Прийняти Інше .
• Щоб зберегти всі зміни, натисніть Приймайте все моє .
• Щоб зберегти всі зміни інших користувачів, натисніть Прийняти всіх інших .

Порада. Щоб заощадити копія спільної книги з усіма змінами, натисніть кнопку Скасувати кнопку в розділі Вирішення конфліктів а потім збережіть книгу під іншим ім'ям ( Файл > Зберегти як Ви зможете об'єднати свої зміни пізніше.

Як змусити останні зміни автоматично скасовувати попередні

Щоб останні зміни автоматично скасовували всі попередні зміни (зроблені вами або іншими користувачами), без відображення Вирішення конфліктів виконайте наступні дії:

1. Про це йдеться на Огляд у вкладці Зміни групу, натисніть Спільний доступ до робочої книги .
2. Перейдіть на сторінку Просунутий вкладка, виберіть Перемагають зміни, які зберігаються під Конфліктні зміни між користувачами і натисніть ГАРАЗД. .

Щоб переглянути всі зміни, які були внесені в загальну книгу, скористайтеся кнопкою Зміни треку функцію на Огляд у вкладці Зміни Він покаже, коли була внесена та чи інша зміна, хто її вніс і які дані були змінені. Більше інформації можна знайти за посиланням:

• Перегляд історії змін на окремому аркуші
• Приймати або відхиляти зміни, внесені іншими

Як об'єднати різні копії спільної книги

У деяких ситуаціях буває зручніше зберегти кілька копій спільної книги, а потім об'єднати зміни, внесені різними користувачами. Ось як це зробити:

1. Надішліть файл Excel в локальну мережу.
2. Тепер інші користувачі можуть відкривати спільний файл і працювати з ним, при цьому кожен зберігає власну копію спільної книги в тій же папці, але з іншим ім'ям файлу.
3. Додайте Порівняння та об'єднання робочих книг Детальний опис того, як це зробити, можна знайти тут.
4. Відкрийте первинну версію спільної книги.
5. Натисніть на кнопку Порівняння та об'єднання робочих книг на панелі інструментів швидкого доступу.

   

6. В рамках проекту Виберіть файли для об'єднання виділити всі копії, які потрібно об'єднати (щоб виділити кілька файлів, утримуйте клавішу Shift, клацаючи по іменах файлів, а потім натисніть кнопку ГАРАЗД.) .

Зміни, внесені різними користувачами, об'єднані в єдину книгу. Тепер ви можете виділити зміни, щоб переглянути всі правки одним поглядом.

Як видалити користувачів зі спільної книги Excel

Спільний доступ до файлу Excel для декількох користувачів може призвести до багатьох суперечливих змін. Щоб уникнути цього, ви можете відключити певних користувачів від спільного доступу до книги.

Щоб видалити користувача зі спільної книги, виконайте наступні дії:

1. Про це йдеться на Огляд у вкладці Зміни у групі, натисніть на кнопку Спільний доступ до робочої книги кнопку.
2. Про це йдеться на Редагування виберіть ім'я користувача, якого потрібно відключити, і натисніть кнопку Кнопка "Видалити користувача .

Примітка: Ця дія відключає користувачів тільки для поточного сеансу, але не заважає їм повторно відкрити і відредагувати спільний файл Excel.

Якщо вибраний користувач в даний час редагує спільну книгу, Microsoft Excel попередить вас, що всі незбережені зміни цього користувача будуть втрачені. Ви натискаєте ГАРАЗД. продовжити або Скасувати перервати операцію і дозволити користувачеві зберегти свою роботу.

Якщо саме ви були відключені, ви можете зберегти свою роботу, зберігши спільну книгу з іншим ім'ям, а потім знову відкрити оригінальну спільну книгу і об'єднати зміни зі збереженої копії.

Якщо ви хочете видаляти особисті перегляди вилученого користувача, переключіться на Вид вкладка> Робоча книга Подання групу і натисніть Користувацькі подання У справі Нестандартний Погляди виберіть подання, які потрібно видалити, і натисніть кнопку Видалити .

Як відкрити спільний доступ до файлу Excel

Після завершення командної роботи ви можете припинити спільний доступ до робочої книги таким чином:

Відкрийте Спільний доступ до робочої книги діалогове вікно ( Огляд вкладка> Зміни Про це йдеться в повідомленні прес-служби Міністерства закордонних справ України. Редагування зніміть прапорець на вкладці Дозволити внесення змін декількома користувачами одночасно... і натисніть кнопку ГАРАЗД. .

Excel видасть попередження про те, що ви збираєтеся видалити файл зі спільного доступу і стерти історію змін. Якщо ви цього хочете, натисніть Так в іншому випадку Ні .

Нотатки:

1. Перед тим, як поставити галочку в цьому полі, переконайтеся, що ви є єдиною особою, зазначеною в розділі У кого зараз відкрита ця трудова книжка Якщо є інші користувачі, спочатку відключіть їх.
2. Якщо прапорець не встановлений (зафарбований сірим кольором), швидше за все, захист спільної книги включений. Щоб зняти захист книги, натисніть кнопку ОК, щоб закрити вікно Спільний доступ до робочої книги а потім натисніть кнопку Кнопка "Зняти захист спільної книги на Огляд у вкладці Зміни група.

Як надати спільний доступ до книги Excel за допомогою OneDrive

Ще один спосіб надати спільний доступ до книги Excel - зберегти її в OneDrive, запросити колег попрацювати над нею і миттєво бачити зміни один одного. Microsoft називає це співавторство .

Збереження та надання спільного доступу до книги

В Excel 2013 і Excel 2010 Щоб зберегти книгу в OneDrive, виконайте такі дії:

1. Натисніть Файл > Поділитися > Зберегти в хмарі .
2. Запросіть людей до співпраці над робочим зошитом, вписавши їхні імена або адреси електронної пошти у відповідне поле.
3. Переконайтеся, що Можна редагувати вибирається у випадаючому списку праворуч (за замовчуванням) і натискаємо Поділитися .

В Excel 2016 Ви можете просто натиснути на кнопку Поділитися у правому верхньому куті, збережіть книгу в хмарному сховищі (OneDrive, OneDrive для бізнесу або бібліотека SharePoint Online), введіть адреси електронної пошти в поле Запрошуємо людей відокремлюючи кожну з них крапкою з комою, а потім натисніть кнопку Поділитися на панелі (див. скріншот нижче).

Натиснувши на кнопку Поділитися надішле електронного листа кожній людині, копія буде надіслана і вам, про всяк випадок. Якщо ви бажаєте надіслати посилання самостійно, натисніть Отримайте посилання для поширення у нижній частині вікна.

У співавторстві з іншими особами

Коли ваші колеги отримають запрошення, вони просто переходять за посиланням, щоб відкрити книгу в Excel Online, а потім натискають Редагування робочої книги > Редагувати в браузері для редагування файлу.

Передплатники Excel 2016 для Office 365, а також користувачі Excel Mobile, Excel для iOS і Excel для Android можуть стати співавторами у своєму настільному додатку Excel, натиснувши Редагування робочої книги > Редагувати в Excel.

Порада. Якщо ви використовуєте Excel 2016, ви також можете натиснути Файл > Відкрито , а потім виберіть Поділіться зі Мною .

Тепер, як тільки інші користувачі почнуть редагувати книгу, у правому верхньому куті з'являться їхні імена (іноді малюнки, ініціали або навіть літера "Г", що означає "гість"). Виділення інших користувачів можна бачити різними кольорами, власне виділення - традиційно зеленим кольором:

Примітка: Ви можете не бачити виділення інших користувачів, якщо використовуєте версію, відмінну від Excel 2016 для Office 365 або Excel Online. Однак усі їхні правки в спільній книзі відображатимуться в режимі реального часу.

Якщо кілька користувачів є співавторами, і ви не можете відстежити, хто редагує певну комірку, клацніть на цій комірці, і ім'я користувача буде показано.

Щоб перейти до комірки, яка редагується кимось, клацніть його ім'я або фотографію, а потім клацніть зелене поле з адресою комірки.

Ось так можна поділитися файлом Excel з іншими користувачами. Дякую за увагу і сподіваюся побачити вас на нашому блозі наступного тижня!