Миналата седмица разгледахме няколко техники за конвертиране на електронни таблици от Excel в HTML. Но в днешно време, когато всички изглежда се преместват в облака, защо не и ние? Новите технологии за споделяне на данни от Excel онлайн са далеч по-прости и предоставят шепа нови възможности, от които можете да се възползвате.

С появата на Excel Online вече не се нуждаете от тромав HTML код, за да експортирате таблиците си в интернет. Просто запазете работната си книга онлайн и имайте достъп до нея буквално отвсякъде, споделяйте я с други потребители и работете заедно на един и същи лист. С Excel Online можете също така лесно да вградите работния си лист в уебсайт или блог и да позволите на посетителите си да взаимодействат с него, за да намерят точно информацията, коятотърси.

По-нататък в тази статия ще разгледаме всички тези и много други възможности, предоставени от Excel Online.

Как да преместите електронни таблици на Excel онлайн

Ако сте нови в облака като цяло и в Excel Online в частност, най-лесният начин да започнете е да споделите съществуваща работна книга, като използвате познатия интерфейс на Excel desktop.

Всички електронни таблици на Excel Online се съхраняват в OneDrive уеб услуга (преди това SkyDrive). Както вероятно знаете, това онлайн хранилище съществува от известно време, но сега е интегрирано в Microsoft Excel като опция на интерфейса, достъпна с едно щракване. Освен това поканените от вас лица, т.е. други потребители, с които споделяте електронните си таблици, вече не се нуждаят от акаунт в Microsoft, за да разглеждат и редактират споделените от вас файлове в Excel.

Ако все още нямате акаунт в OneDrive, можете да се регистрирате сега. Тази услуга е лесна, безплатна и определено заслужава вниманието ви, тъй като повечето приложения на Office 2013 и 2016, а не само Excel, поддържат OneDrive. След като влезете, продължете със следните стъпки.

1. Влезте в акаунта си в Microsoft

Уверете се, че сте влезли в акаунта си в Microsoft и от Excel. В работната си книга в Excel погледнете в горния десен ъгъл. Ако там виждате името си и снимка, можете да пропуснете тази стъпка, в противен случай щракнете върху Влезте връзка.

Excel ще покаже съобщение с искане да потвърдите, че наистина искате да разрешите на Office да се свързва с интернет. Да , след което въведете данните си за Windows Live.

2. Запазете електронната таблица на Excel в облака

Проверете дали сте отворили правилната работна книга, т.е. тази, която искате да споделите онлайн, за да се подсигурите. В този пример ще споделям Списък с подаръци за празниците за да могат членовете на моето семейство и приятелите ми да го видят и да допринесат : )

След като отворите правилната работна книга, преминете към Файл щракнете върху Споделете в левия прозорец. Поканете хора ще бъде избрана по подразбиране и ще щракнете върху Запазване в облака в десния прозорец.

След това изберете място в облака, където да запазите файла на Excel. OneDrive е първата опция, която ще видите вдясно, избрана по подразбиране, а вие просто избирате папката за дестинация в левия прозорец.

Забележка: Ако не виждате опцията OneDrive, значи или нямате акаунт в OneDrive, или не сте влезли в него.

Вече създадох специален Планиране на подаръци и тя се появява в папката Последни папки Можете да изберете друга папка, като щракнете върху Преглед на бутон под Последни папки или да създадете нов списък по обичайния начин, като щракнете с десния бутон на мишката навсякъде в дясната част на Запазване като диалогов прозорец и избор на Нов> Папка от контекстното меню. След като изберете подходящата папка, щракнете върху Запазете бутон.

3. Споделяне на записаната електронна таблица онлайн

Работната ви таблица на Excel вече е онлайн и можете да я видите в OneDrive>. Ако искате да споделите онлайн таблицата с други хора, остава да направите още една стъпка - изберете една от следните опции за споделяне:

• Поканете хора (по подразбиране). Просто въведете имейл адресите на контактите, с които искате да споделите работния си лист в Excel. Докато пишете, автоматичното попълване на Excel ще сравни въведените от вас данни с имената и адресите в адресната ви книга и ще покаже всички съвпадения. За да добавите няколко контакта, разделете имената с точка и запетая. Търсене в адресната книга икона за търсене на контакти в списъка с глобални адреси.

  Можете да зададете разрешения за преглед или редактиране за контактите, като изберете съответната опция от падащия списък вдясно. Ако добавяте няколко поканени, разрешенията ще важат за всички, но по-късно ще можете да промените разрешенията за всяко конкретно лице.

  Можете да включите и лично съобщение Ако не въведете нищо, Excel ще добави обща покана вместо вас.

  И накрая, можете да изберете дали от потребителя да се изисква да влезе в своя акаунт в Windows Live, преди да получи достъп до вашата онлайн електронна таблица. Не виждам конкретна причина, поради която да го прави, но това зависи от вас.

  Когато приключите, щракнете върху Споделете Всеки от поканените контакти ще получи имейл съобщение, съдържащо връзка към файла, който сте споделили. Те просто щракват върху връзката, за да отворят вашата електронна таблица в Excel онлайн, в OneDrive.

  След като щракнете върху Споделете бутон, Excel ще покаже списъка на контактите, с които сте споделили файла. Ако искате да премахнете някого от списъка или да редактирате разрешенията, щракнете с десния бутон на мишката върху името и изберете съответната опция от контекстното меню.

• Връзка за споделяне . Ако искате да споделите своя онлайн Excel лист с много хора, по-бърз начин е да им изпратите връзка към файла, например чрез списък за разпространение или пощенски списък на Outlook. Получаване на връзка за споделяне в левия прозорец и вземете или Преглед на връзката или Редактиране на връзката или и двете в десния прозорец.
• Публикуване в социалните мрежи . Името на тази опция е саморазбиращо се и почти не изисква обяснения, може би само една забележка. Ако сте избрали тази опция за споделяне, но не виждате списъка със социални мрежи в десния прозорец, щракнете върху Свързване на социални мрежи връзка и ще можете да изберете своите акаунти във Facebook, Twitter, Google, LinkedIn и други.
• Имейл . Ако предпочитате да изпратите работната си книга на Excel като прикачен файл (обикновен файл на Excel, PDF или XPS), както и по интернет факс, изберете Имейл вляво и съответната опция вдясно.

Съвет: Ако искате да ограничите областите от работната книга на Excel, които могат да се виждат от други потребители, преминете към Файл> Информация и щракнете върху Опции за преглед на браузъра . Ще можете да изберете листовете и именуваните елементи, които искате да се показват в уеб.

Това е всичко! Вашата работна книга на Excel е онлайн и се споделя с други потребители по ваш избор. И дори да не си сътрудничите с никого, това е лесен начин да получите достъп до файловете си на Excel виртуално отвсякъде, без значение дали сте в офиса, работите от вкъщи или пътувате.

Как да създавате уеб базирани електронни таблици в Excel Online

За създаване на нова работна книга, щракнете върху малката стрелка до Създаване на и изберете Работна книга на Excel от падащия списък.

За преименуване на онлайн работната си книга, щракнете върху името на файла по подразбиране и въведете ново име.

За качване на съществуващата си работна книга в Excel Online, щракнете върху Качване на в лентата с инструменти на OneDrive и прегледайте файла на компютъра си.

Как да редактирате работни книги в Excel Online

След като сте отворили работната книга в Excel Online, можете да работите с нея, като използвате Уеб приложение на Excel почти по същия начин, по който използвате Excel за настолни компютри: въвеждайте данни, сортирайте и филтрирайте, изчислявайте с формули и представяйте данните си визуално с диаграми.

Има само една съществена разлика между уеб базираните електронни таблици Excel и настолните. Excel Online не разполага с Запазете Ако сте променили мнението си за нещо, натиснете Ctrl+Z и Ctrl+Y, за да отмените или върнете. Можете да използвате бутона Отмяна на / Redo бутони на Home Tab> Група за отмяна за същата цел.

Ако се опитвате да редактирате някои данни, но нищо не се случва, най-вероятно сте в режим само за четене. За да превключите в режим на редактиране, щракнете върху Редактиране на работна книга > Редактиране в Excel Web App и правете бързи промени директно в уеб браузъра си. За по-усъвършенствани функции за анализ на данни, като таблици с въртеливи движения, искрящи линии или свързване с външен източник на данни, щракнете върху Редактиране в Excel за да преминете към версията за настолни компютри.

Когато запазите електронната таблица в Excel, тя ще бъде запазена там, където първоначално сте я създали, т.е. в OneDrive.

Съвет: Ако искате да направите бързи промени в няколко работни книги, най-бързият начин е да отворите списъка с файлове в OneDrive, да намерите желаната работна книга, да щракнете с десния бутон на мишката върху нея и да изберете необходимото действие от контекстното меню.

Как да споделяте електронни таблици в Excel Online с други потребители

За да споделите уеб базираната си електронна таблица на Excel, щракнете върху Споделяне> Споделяне с хора и след това изберете:

• Поканете хора и въведете имейл адресите на хората, с които искате да споделите работната книга, или
• Получаване на връзка за да го поставите в имейл съобщение, уеб страница или в сайтове на социални медии.

Можете също така да изберете дали искате да дадете разрешения за преглед или редактиране на контактите си.

Когато няколко души редактират работния лист едновременно, Excel Online показва тяхното присъствие и актуализациите веднага, при условие че всички редактират в Excel Online, а не в настолния Excel. Когато щракнете върху малката стрелка до името на човека в горния десен ъгъл на таблицата, можете дори да видите коя точно клетка се редактира в момента.

Как да заключите определени клетки за редактиране в споделен работен лист

Ако споделяте онлайн листовете си с няколко души, може да искате да ограничите правата за редактиране на членовете на екипа си само до определени клетки, редове или колони в документа на Excel в OneDrive. За да направите това, трябва да изберете диапазона(ите), който(ито) разрешавате да се редактира в настолния Excel, и след това да защитите работния лист.

1. Изберете обхвата от клетки, които потребителите могат да редактират, отидете в Преглед на и щракнете върху " Разрешаване на потребителите да редактират диапазони " в Промени група.
2. В Разрешаване на потребителите да редактират диапазони кликнете върху диалоговия прозорец Нов... Ако искате да разрешите на потребителите да редактират няколко диапазона, щракнете върху бутона Нов... бутон отново.
3. Въведете паролата два пъти и качете защитения лист в OneDrive.

Ако използвате десктоп версията на Excel, тези инструкции могат да ви бъдат полезни: Как да заключите или отключите определени области в работния лист.

Вграждане на онлайн електронна таблица в уебсайт или блог

Ако искате да публикувате работната си книга на Excel в уебсайт или блог, изпълнете тези 3 бързи стъпки в уеб приложението на Excel:

1. Когато работната книга е отворена в Excel Online, щракнете върху Споделяне> Вграждане , след което щракнете върху Генериране на бутон.
2. В следващата стъпка решавате как точно искате да изглежда вашата електронна таблица в интернет. На разположение са следните възможности за персонализиране:
   • Какво да покажем Тя ви позволява да вграждате цялата работна книга или част от нея, например диапазон от клетки, въртяща се таблица и т.н.
   • Външен вид . В този раздел можете да персонализирате външния вид на работната си книга (показване и скриване на линиите на мрежата и заглавията на колоните, включване на връзка за изтегляне).
   • Взаимодействие . разрешете или забранете на потребителите да взаимодействат с вашата електронна таблица - да сортират, филтрират и да въвеждат в клетките. Ако разрешите въвеждането, промените, които други хора правят в клетките в уеб, няма да бъдат запазени в оригиналната работна книга. Ако искате определена клетка да бъде избрана при отваряне на уеб страницата, изберете " Винаги започвайте с избрана тази клетка ", след което щракнете върху желаната клетка в предварителния преглед, който се показва в дясната част на прозореца.
   • Размери . Въведете широчина и височина за визуализатора на електронни таблици в пиксели. За да видите как ще изглежда визуализаторът с определените размери, щракнете върху " Вижте действителния размер" връзка в горната част на визуализацията. Само имайте предвид, че можете да зададете минимум 200 x 100 пиксела и максимум 640 x 655 пиксела. Ако искате да използвате други размери извън тези граници, ще можете да промените кода по-късно с помощта на всеки HTML редактор или директно в уебсайта или блога си.
   
3. Остава ви само да кликнете върху Копие връзка под Код за вграждане и поставете HTML кода (или JavaScript маркировката) във вашия блог или уебсайт.

   Забележка: Кодът за вграждане е iframe , така че се уверете, че уебсайтът ви поддържа iframes и редакторът на блога позволява iframes в публикациите.

Вградено уеб приложение на Excel

Това, което виждате по-долу, е интерактивна таблица на Excel, която илюстрира техниката в действие. Това " Дни до следващия рожден ден " приложението изчислява колко дни остават до следващия ви рожден ден, годишнина или друго събитие и оцветява пропуските в различни нюанси на зеленото, жълтото и червеното. В уеб приложението на Excel просто въведете събитията си в първата колона и опитайте да промените съответните дати, за да експериментирате с резултатите.

Ако ви е интересно да научите формулата, вижте тази статия - Как да форматираме условно дати в Excel.

Забележка: За да видите вградената работна книга, разрешете маркетинговите бисквитки.

Excel Web App mashups

Ако искате да получите повече взаимодействия между уеб базираните си електронни таблици в Excel и други уеб приложения или услуги, можете да използвате JavaScript API, наличен в OneDrive, за да създадете интерактивни машъпи на данни .

По-долу можете да видите Destination Explorer mashup, създаден от нашия екип на Excel Web App, като пример за това, което уеб разработчиците могат да направят за вашия уебсайт или блог. Този mashup използва API на Excel Services JavaScript и Bing Maps, а целта му е да помогне на посетителите на уебсайта да изберат дестинация, до която искат да пътуват. Можете да изберете място и mashup ще ви покаже местното време илиброя на туристите, които посещават района. Снимката на екрана по-долу показва нашето местоположение :)

Както виждате, работата в Excel Online е лесна. След като вече знаете основите, можете да разгледате другите функции и да управлявате онлайн електронните си таблици с лекота и увереност!