Í þessari kennslu finnurðu allar upplýsingar um hvernig á að deila Excel vinnubók með öðru fólki með því að vista hana á staðarneti eða OneDrive, hvernig á að stjórna aðgangi notenda að sameiginlegri Excel skrá og leysa misvísandi breytingar.

Þessa dagana eru fleiri og fleiri að nota Microsoft Excel í hópvinnu. Í fortíðinni, þegar þú þurftir að deila Excel vinnubók með einhverjum, gætirðu sent hana sem viðhengi í tölvupósti eða vistað Excel gögnin þín á PDF til prentunar. Þótt hún væri fljót og þægileg bjó fyrri aðferðin til margar útgáfur af sama skjali og sú síðarnefnda framleiddi öruggt en óbreytanlegt eintak.

Nýlegar útgáfur af Excel 2010, 2013 og 2016 gera það auðvelt að deila og vinna að vinnubókum. Með því að deila Excel skrá ertu að veita öðrum notendum aðgang að sama skjali og leyfa þeim að gera breytingar samtímis, sem sparar þér vandræði við að halda utan um margar útgáfur.

Hvernig á að deila Excel skrá

Þessi hluti sýnir hvernig á að deila Excel vinnubók fyrir marga notendur með því að vista hana á staðarnetsstað þar sem aðrir geta nálgast hana og gert breytingar. Þú getur fylgst með þessum breytingum og samþykkt eða hafnað þeim.

Þegar vinnubókin er opin skaltu framkvæma eftirfarandi skref til að deila henni:

1. Á Review flipanum, í hópnum Breytingar , smelltu á hnappinn Deila vinnubók .

   

2. Deila vinnubókinni samsvarandi reit.
3. Gakktu úr skugga um að Can edit sé valið í fellilistanum hægra megin (sjálfgefið) og smelltu á Deila .

Í Excel 2016 geturðu einfaldlega smellt á Deila hnappinn í efra hægra horninu, vistað vinnubókina á skýjastað (OneDrive, OneDrive fyrir fyrirtæki, eða SharePoint Online bókasafn), sláðu inn netföng í reitinn Bjóða fólki , aðskildu hvert með semíkommu og smelltu síðan á hnappinn Deila á glugganum (vinsamlegast sjáðu skjámyndina hér að neðan).

Ef þú smellir á hnappinn Deila mun senda tölvupóst til hvers og eins, afrit verður sent til þín líka, bara ef svo ber undir. Ef þú vilt frekar senda hlekkinn sjálfur skaltu smella á Fá samnýtingartengil neðst á glugganum í staðinn.

Meðhöfundur með öðru fólki

Þegar samstarfsmenn þínir fá boð smella þeir einfaldlega á hlekkinn til að opna vinnubókina í Excel Online, og smelltu síðan á Breyta vinnubók > Breyta í vafra til að breyta skrána.

Excel 2016 fyrir Office 365 áskrifendur (ásamt notendum Excel Mobile, Excel fyrir iOS og Excel fyrir Android) geta höfundar í Excel skjáborðsforritinu sínu með því að smella á Breyta vinnubók > Breyta í Excel.

Ábending. Ef þú ert að nota Excel 2016 geturðu líka smellt á Skrá > Opna og síðan valið Deilt með mér .

Nú, eins og fljótlega eins og annað fólkbyrjaðu að breyta vinnubókinni, nöfn þeirra birtast í efra hægra horninu (stundum myndir, upphafsstafir eða jafnvel "G" sem stendur fyrir gestur). Þú getur séð val annarra notenda í mismunandi litum, þitt eigið val er jafnan grænt:

Athugið. Þú gætir ekki séð val annarra ef þú ert að nota aðra útgáfu en Excel 2016 fyrir Office 365 eða Excel Online. Hins vegar munu allar breytingar þeirra á sameiginlegri vinnubók birtast í rauntíma.

Ef margir notendur eru með höfunda og þú missir tök á því hver er að breyta tilteknu hólf, smelltu á þann reit og nafn viðkomandi kemur í ljós.

Til að hoppa í reitinn sem einhver er að breyta, smelltu á nafn hans eða mynd og smelltu síðan á græna reitinn með vistfangi reitsins.

Svona geturðu deilt Excel skrá með öðrum notendum. Ég þakka þér fyrir lesturinn og vonast til að sjá þig á blogginu okkar í næstu viku!

Ef það er gert rétt birtist orðið [Shared] hægra megin við nafn vinnubókarinnar eins og sýnt er á skjámyndinni hér að neðan:

Nú getur þú og samstarfsfólk þitt unnið í sömu Excel skránni á sama tíma. Þér er frjálst að samþykkja eða hafna breytingum þeirra og eftir að viðkomandi breytingar hafa verið teknar inn geturðu hætt að deila vinnubókinni. Nánar í þessari kennslu muntu finna upplýsingar um hvernig á að gera þetta allt.

Athugið. Ef Microsoft Excel neitar að deila ákveðinni vinnubók er það líklegast af einni af eftirfarandi ástæðum:

1. Ekki er hægt að deila vinnubókum sem hafa töflur eða XML kort. Svo, vertu viss um að breyta töflunum þínum í svið og fjarlægja XML kortin áður en þú deilir Excel skránni þinni.
2. Til að geta deilt vinnubók, smá næðistillingar þarf að vera óvirkar. Farðu í Skrá > Excel Options > Traust Center , smelltu á hnappinn Traust Center Settings... og undir Friðhelgisvalkostir flokkinn, taktu hakið úr Fjarlægja persónulegar upplýsingar úr skráareiginleikum við vistun reitinn.

Hvernig á að deila Excel vinnubók og vernda breytingarakningu

Ef þú vilt ekki aðeins deila Excel skrá, heldur einnig til að tryggja að enginn slekkur á breytingaferlinu eða fjarlægir vinnubókina úr samnýtingu skaltu halda áfram á þennan hátt:

1. Á Skoða flipann, í hópnum Breytingar , smelltu á hnappinn Vernda og deila vinnubók .
2. Glugginn Vernda sameiginlega vinnubók birtist og þú velur gátreitinn Deila með lagabreytingum .
3. Sláðu inn lykilorð í Lykilorð (valfrjálst) reitinn, smelltu á OK og sláðu síðan inn lykilorðið aftur til að staðfesta það.

   Þó að það sé valfrjálst að slá inn lykilorð er betra að gera það. Annars er lítið vit í að nota þennan valmöguleika, því hver sem er gæti fjarlægt vörnina og stöðvað þannig deilingu vinnubókarinnar.

4. Vista vinnubókina.

Ef smellt er á Í lagi í valmyndinni hér að ofan breytist Vernda og deila vinnubók hnappinum á borðinu í Afhlífa sameiginlegri vinnubók og smella á þessi hnappur mun bæði fjarlægja verndina af samnýttu vinnubókinni og hætta að deila henni.

Athugið. Ef vinnubókinni er þegar deilt og þú vilt vernda deilingu með lykilorði, verður þú fyrst að hætta deilingu vinnubókarinnar.

Vernda vinnublað á móti vernda sameiginlegri vinnubók

The Protect and Share Verkabók valkosturinn kemur aðeins í veg fyrir að slökkt sé á breytingarakningu í sameiginlegri vinnubók, en kemur ekki í veg fyrir að aðrir notendur geti breytt eða eytt innihaldi vinnubókarinnar.

Ef þú vilt koma í veg fyrir að fólk breyti mikilvægum upplýsingum í Excel skjalinu þínu. , þú þarft að læsa sumum svæðum áður en þú deilir því ("áður" er mikilvægt orð hér þar sem ekki er hægt að beita vinnublaðavörninni á sameiginlega Excel vinnubók). Fyrir nákvæmar skref-fyrir-skref leiðbeiningar, vinsamlegast sjá:

• Hvernig á að læsa ákveðnum frumum í Excel
• Hvernig á að læsa formúlum í Excel

Takmarkanir á sameiginlegri Excel vinnubók

Þegar þú ákveður að deila Excel skránni þinni skaltu hafa í huga að það getur valdið nokkrum vandræðum fyrir notendur þína vegna þess að ekki eru allir eiginleikar fullkomlega studdir í sameiginlegum vinnubókum. Hér eru nokkrar af takmörkunum:

Í raun muntu geta notað núverandi eiginleika, en þú munt ekki geta bætt við eða breytt þeim. Svo ef þú vilt njóta góðs af einhverjum af ofangreindum valkostum, vertu viss um að nota þá áður en deilir Excel skránni þinni. Heildarlistann yfir eiginleika sem ekki eru studdir í samnýttum vinnubókum er að finna á vefsíðu Microsoft.

Hvernig á að breyta Excel samnýttri vinnubók

Eftir að þú hefur opnað sameiginlega vinnubók geturðu slegið inn nýja eða breytt fyrirliggjandi gögn með venjulegum hætti.

Þú getur líka greint verk þitt í sameiginlegri vinnubók:

1. Smelltu á flipann Skrá > ; Valkostir .
2. Í flokknum Almennt , skrunaðu niður að Sérsníddu afritið þitt af Office .
3. Í reitinn Notandanafn , sláðu inn notandanafnið sem þú vilt birta og smelltu á Í lagi .

Nú , þú getur sett inn og breytt gögnum eins og venjulega, með í huga eftirfarandi takmarkanir á samnýttum vinnubókum.

Hvernig á að leysa misvísandi breytingar á sameiginlegri Excel skrá

Þegar tveir eða fleiri notendur eru að breyta sama vinnubók samtímis, sumar breytingar geta haft áhrif á sömu hólfið(a). Við slíkar aðstæður geymir Excel breytingar notandans sem vistar vinnubókina fyrst. Þegar annar notandi reynir að vista vinnubókina birtir Excel gluggann Leysa árekstra með upplýsingum um hverja breytingu sem stangast á:

Til að leysa árekstrabreytingar, gerðu eitt af eftirfarandi:

• Til að halda breytingunni, smelltu á Samþykkja mína .
• Til að halda breytingu hins notandans, smelltu á Samþykkja Annað .
• Til að halda öllum breytingunum þínum skaltu smella á Samþykkja allar mínar .
• Til að halda öllum breytingum hins notandans skaltu smella á Samþykkja allar Aðrir .

Ábending. Til að vista afrit af samnýttu vinnubókinni með öllum breytingum skaltu smella á hnappinn Hætta við í glugganum Leysa átök og vista síðan vinnubókina undir öðrum nafn ( Skrá > Vista sem ). Þú munt geta sameinað breytingarnar þínar síðar.

Hvernig á að þvinga nýlegar breytingar til að hnekkja fyrri breytingum sjálfkrafa

Til að láta nýjustu breytingarnar sjálfkrafa hnekkja fyrri breytingum (sem þú gerir af þér) eða af öðrum notendum), án þess að birta Leysa árekstra svargluggann, gerðu eftirfarandi:

1. Á flipanum Skoða , í Breytingar hópnum, smelltu á Deila vinnubók .
2. Skiptu yfir í flipann Advanced , veldu Breytingarnar sem verið er að vista vinna undir Átök breytingar á milli notenda og smelltu á Í lagi .

Til að skoða allar breytingar sem hafa verið gerðar á sameiginlegu vinnubókinni, notaðu eiginleikann Rekja breytingar á flipanum Skoða , í hópnum Breytingar . Það mun sýna þér hvenær tiltekin breyting var gerð, hver gerði hana og hvaða gögnum var breytt. Fyrir frekari upplýsingar, vinsamlegastsjá:

• Skoða breytingarferil á sérstöku blaði
• Samþykkja eða hafna breytingum sem aðrir hafa gert

Hvernig á að sameina mismunandi afrit af sameiginlegri vinnubók

Í sumum tilfellum getur verið þægilegra að vista nokkur eintök af sameiginlegri vinnubók og sameina síðan breytingar sem mismunandi notendur hafa gert. Svona er það:

1. Deildu Excel skránni þinni á staðbundið netkerfi.
2. Aðrir notendur geta nú opnað samnýttu skrána og unnið með hana, hver og einn vistar sitt eigið eintak af samnýttu vinnubók í sömu möppu, en með öðru skráarnafni.
3. Bættu Bera saman og sameina vinnubækur eiginleikanum við Quick Access tækjastikuna þína. Ítarleg skref um hvernig á að gera þetta má finna hér.
4. Opnaðu aðalútgáfuna af sameiginlegu vinnubókinni.
5. Smelltu á skipunina Compare and Merge Workbooks á Quick Access tækjastika.

   

6. Í Veldu skrár til að sameina valmynd skaltu velja öll afritin sem þú vilt sameina (til að velja nokkrar skrár, haltu Shift takkanum inni á meðan þú smellir á skráarnöfnin og smellir síðan á OK) .

Lokið! Breytingarnar eftir mismunandi notendur eru sameinaðar í eina vinnubók. Nú geturðu auðkennt breytingarnar, svo þú getir skoðað allar breytingarnar í fljótu bragði.

Hvernig á að fjarlægja notendur úr sameiginlegri Excel vinnubók

Að deila Excel skrá fyrir marga notendur getur leitt til margra misvísandi breytingar. Til að forðast þetta gætirðu viljað aftengja tiltekið fólkúr samnýttu vinnubókinni.

Til að fjarlægja notanda úr samnýttri vinnubók, gerðu eftirfarandi:

1. Á flipanum Skoða , í Breytingar hópnum, smelltu á hnappinn Deila vinnubók .
2. Á flipanum Breyting skaltu velja nafn notandans sem þú vilt aftengja og smella á Fjarlægja notandahnapp .

Athugið. Þessi aðgerð aftengir notendur aðeins fyrir núverandi lotu, en kemur ekki í veg fyrir að þeir opni aftur og breyti sameiginlegu Excel skránni aftur.

Ef valinn notandi er að breyta samnýttu vinnubókinni mun Microsoft Excel vara þig við því að allar óvistaðar breytingar á þeim notanda glatist. Þú smellir á Í lagi til að halda áfram eða Hætta við til að hætta við aðgerðina og leyfa notandanum að vista vinnu sína.

Ef það ert þú sem hefur verið aftengdur geturðu varðveitt verkið þitt með því að vista samnýttu vinnubókina með öðru nafni, opnaðu síðan upprunalegu samnýttu vinnubókina og sameinaðu breytingarnar þínar úr afritinu sem þú hefur vistað.

Ef þú vilt eyða persónulegum skoðunum af notandinn sem var fjarlægður, skiptu yfir í Skoða flipann > Workbook Views hópinn og smelltu á Sérsniðið útsýni . Í glugganum Sérsniðið Útsýni velurðu útsýnið sem þú vilt fjarlægja og smellir á Eyða .

Hvernig á að hætta að deila Excel skrá

Þegar teymisvinnunni er lokið geturðu hætt að deila vinnubókinni á þennan hátt:

Opnaðu Deila vinnubókina svargluggi ( Skoða flipinn > Breytingar hópur). Á flipanum Breyting , hreinsaðu gátreitinn Leyfa breytingar af fleiri en einum notanda á sama tíma... og smelltu á Í lagi .

Excel mun birta viðvörun um að þú sért að fara að fjarlægja skrána úr samnýtingu og eyða breytingasögunni. Ef það er það sem þú vilt, smelltu á Já , annars Nei .

Athugasemdir:

1. Áður en þú hreinsar þennan reit skaltu ganga úr skugga um að þú sért eini aðilinn sem er skráður undir Hver hefur þessa vinnubók opna núna . Ef það eru aðrir notendur, aftengdu þá fyrst.
2. Ef það er ekki hægt að haka í reitinn (grár) er líklega kveikt á vörn sameiginlegrar vinnubókar. Til að taka af vörn vinnubókarinnar skaltu smella á OK til að loka Deila vinnubók svarglugganum og smelltu síðan á hnappinn Taka úr vernd sameiginlegrar vinnubókar á flipanum Skoða í Breytingar hópur.

Hvernig á að deila Excel vinnubók með OneDrive

Önnur leið til að deila Excel vinnubók er að vista hana á OneDrive, bjóða samstarfsfólki þínu að vinna í henni , og sjá breytingar hvers annars samstundis. Microsoft kallar það samhöfundur .

Vista og deila vinnubók

Í Excel 2013 og Excel 2010 , til að vistaðu vinnubók á OneDrive, framkvæmdu þessi skref:

1. Smelltu á Skrá > Deila > Vista í skýi .
2. Bjóddu fólki að vinna í vinnubókinni með því að slá inn nöfn þess eða netföng í