في هذا البرنامج التعليمي ، ستجد تفاصيل كاملة حول كيفية مشاركة مصنف Excel مع أشخاص آخرين عن طريق حفظه على شبكة محلية أو OneDrive ، وكيفية التحكم في وصول المستخدم إلى ملف Excel مشترك وحل التغييرات المتعارضة.

في هذه الأيام المزيد والمزيد من الناس يستخدمون Microsoft Excel للعمل الجماعي. في الماضي ، عندما كنت بحاجة إلى مشاركة مصنف Excel مع شخص ما ، يمكنك إرساله كمرفق بريد إلكتروني أو حفظ بيانات Excel في ملف PDF للطباعة. على الرغم من كونها سريعة ومريحة ، إلا أن الطريقة الأولى أنشأت إصدارات متعددة من نفس المستند ، بينما أنتجت الطريقة الثانية نسخة آمنة وإن كانت غير قابلة للتحرير.

تسهل الإصدارات الأخيرة من Excel 2010 و 2013 و 2016 مشاركة و التعاون في المصنفات. من خلال مشاركة ملف Excel ، فإنك تمنح المستخدمين الآخرين الوصول إلى نفس المستند وتسمح لهم بإجراء تعديلات في وقت واحد ، مما يوفر عليك عناء تتبع الإصدارات المتعددة.

How to مشاركة ملف Excel

يوضح هذا القسم كيفية مشاركة مصنف Excel لعدة مستخدمين عن طريق حفظه في موقع شبكة محلية حيث يمكن لأشخاص آخرين الوصول إليه وإجراء تعديلات عليه. يمكنك تتبع هذه التغييرات وقبولها أو رفضها.

مع فتح المصنف ، نفذ الخطوات التالية لمشاركته:

1. في مراجعة علامة التبويب ، في المجموعة التغييرات ، انقر فوق الزر مشاركة المصنف .

   

2. مشاركة المصنف المربع المقابل.
3. تأكد من تحديد يمكن التحرير في القائمة المنسدلة الموجودة على اليمين (افتراضي) وانقر فوق مشاركة .

في Excel 2016 ، يمكنك ببساطة النقر فوق الزر مشاركة في الزاوية العلوية اليمنى وحفظ المصنف في موقع سحابة (OneDrive و OneDrive للأعمال ، أو مكتبة SharePoint Online) ، اكتب عناوين البريد الإلكتروني في المربع دعوة الأشخاص ، مع فصل كل منها بفاصلة منقوطة ، ثم انقر فوق الزر مشاركة في الجزء (يرجى الاطلاع على لقطة الشاشة أدناه).

سيؤدي النقر فوق الزر مشاركة إلى إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى كل شخص ، وسيتم إرسال نسخة إليك أيضًا ، فقط في حالة حدوث ذلك. إذا كنت تفضل إرسال الارتباط بنفسك ، فانقر فوق احصل على ارتباط مشاركة في أسفل الجزء بدلاً من ذلك.

شارك في التأليف مع أشخاص آخرين

عندما يتلقى زملاؤك دعوة ، ما عليك سوى النقر فوق الارتباط لفتح المصنف في Excel Online ، ثم النقر فوق تحرير المصنف & gt؛ تحرير في المستعرض للتحرير الملف.

يمكن لـ Excel 2016 لمشتركي Office 365 (بالإضافة إلى مستخدمي Excel Mobile و Excel لـ iOS و Excel for Android) التاليف المشترك في تطبيق Excel لسطح المكتب من خلال النقر فوق تحرير المصنف & gt؛ تحرير في Excel.

نصيحة. إذا كنت تستخدم Excel 2016 ، فيمكنك أيضًا النقر فوق ملف & gt؛ فتح ، ثم تحديد مشتركة معي .

الآن ، باسم في أقرب وقت الناس الآخرينابدأ في تحرير المصنف ، ستظهر أسمائهم في الزاوية العلوية اليمنى (أحيانًا الصور أو الأحرف الأولى أو حتى الحرف "G" الذي يرمز إلى الضيف). يمكنك رؤية تحديدات المستخدمين الآخرين بألوان مختلفة ، اختيارك الخاص هو الأخضر تقليديًا:

ملاحظة. قد لا ترى تحديدات الأشخاص الآخرين إذا كنت تستخدم إصدارًا غير Excel 2016 لـ Office 365 أو Excel Online. ومع ذلك ، ستظهر جميع عمليات التحرير التي تم إجراؤها على مصنف مشترك في الوقت الفعلي.

إذا شارك عدة مستخدمين في التأليف ، وفقدت تعقب الشخص الذي يقوم بتحرير خلية معينة ، فانقر فوق تلك الخلية واسم الشخص سيتم الكشف عنها.

للانتقال إلى الخلية التي يتم تحريرها بواسطة شخص ما ، انقر فوق اسمه أو صورته ، ثم انقر فوق المربع الأخضر الذي يحتوي على عنوان الخلية.

هذه هي الطريقة التي يمكنك بها مشاركة ملف Excel مع مستخدمين آخرين. أشكرك على القراءة وآمل أن أراك على مدونتنا الأسبوع المقبل!

إذا تم ذلك بشكل صحيح ، ستظهر كلمة [Shared] على يمين اسم المصنف كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه:

الآن ، يمكنك أنت وزملائك العمل على نفس ملف Excel في نفس الوقت. أنت حر في قبول التغييرات أو رفضها ، وبعد إدخال التغييرات المطلوبة ، يمكنك التوقف عن مشاركة المصنف. علاوة على ذلك في هذا البرنامج التعليمي ، ستجد تفاصيل حول كيفية القيام بكل هذا.

ملاحظة. إذا رفض Microsoft Excel مشاركة مصنف معين ، فمن المحتمل أن يكون ذلك بسبب أحد الأسباب التالية:

1. لا يمكن مشاركة المصنفات التي تحتوي على جداول أو خرائط XML. لذلك ، تأكد من تحويل الجداول الخاصة بك إلى نطاقات وإزالة خرائط XML قبل مشاركة ملف Excel الخاص بك.
2. لتتمكن من مشاركة مصنف ، بعض الخصوصيةيجب تعطيل الإعدادات. انتقل إلى ملف & gt؛ خيارات Excel & gt؛ مركز التوثيق ، انقر فوق الزر إعدادات مركز التوثيق… ، وتحت فئة خيارات الخصوصية ، قم بإلغاء تحديد إزالة المعلومات الشخصية من خصائص الملف عند الحفظ .

كيفية مشاركة مصنف Excel وحماية تعقب التغييرات

إذا لا ترغب فقط في مشاركة ملف Excel ، ولكن أيضًا لضمان عدم قيام أي شخص بإيقاف تشغيل محفوظات التغيير أو إزالة المصنف من الاستخدام المشترك ، تابع بهذه الطريقة:

1. في مراجعة علامة التبويب ، في المجموعة التغييرات ، انقر فوق الزر حماية المصنف ومشاركته .
2. نافذة الحوار حماية المصنف المشترك ستظهر ، وقمت بتحديد خانة الاختيار المشاركة مع تتبع التغييرات .
3. اكتب كلمة مرور في المربع كلمة المرور (اختياري) ، انقر فوق موافق ، ثم أعد كتابة كلمة المرور لتأكيدها.

   على الرغم من أن إدخال كلمة المرور أمر اختياري ، فمن الأفضل أن تفعل ذلك. خلاف ذلك ، ليس هناك معنى لاستخدام هذا الخيار ، لأن أي شخص سيكون قادرًا على إزالة الحماية وبالتالي إيقاف مشاركة المصنف.

4. احفظ المصنف.

سيؤدي النقر فوق موافق في مربع الحوار أعلاه إلى تغيير الزر حماية ومشاركة المصنف الموجود على الشريط إلى إلغاء حماية المصنف المشترك والنقر سيؤدي هذا الزر إلى إزالة الحماية من المصنف المشترك وإيقاف مشاركتها.

ملحوظة. إذا كان المصنف مشتركًا بالفعل ، وتريد حماية المشاركة بكلمة مرور ، فيجب إلغاء مشاركة المصنف أولاً.

حماية ورقة العمل مقابل حماية المصنف المشترك

الحماية والمشاركة يمنع خيار المصنف فقط إيقاف تشغيل تعقب التغييرات في مصنف مشترك ، ولكنه لا يمنع المستخدمين الآخرين من تحرير محتويات المصنف أو حذفها.

إذا كنت تريد منع الأشخاص من تغيير المعلومات المهمة في مستند Excel الخاص بك ، ستحتاج إلى قفل بعض المناطق قبل مشاركتها (كلمة "قبل" كلمة مهمة هنا حيث لا يمكن تطبيق حماية ورقة العمل على مصنف Excel مشترك). للحصول على الإرشادات التفصيلية خطوة بخطوة ، يرجى الاطلاع على:

• كيفية قفل خلايا معينة في Excel
• كيفية قفل الصيغ في Excel

قيود المصنف المشترك في Excel

عند اتخاذ قرار بمشاركة ملف Excel الخاص بك ، يرجى الانتباه إلى أنه قد يتسبب في بعض المشاكل للمستخدمين لديك لأنه لا يتم دعم جميع الميزات بشكل كامل في المصنفات المشتركة. فيما يلي بعض القيود:

في الواقع ، ستتمكن من استخدام الميزات الحالية ، لكن لن تتمكن من إضافتها أو تغييرها. لذلك ، إذا كنت ترغب في الاستفادة من أي من الخيارات المذكورة أعلاه ، فتأكد من تطبيقها قبل مشاركة ملف Excel الخاص بك. يمكن العثور على القائمة الكاملة للميزات غير المدعومة في المصنفات المشتركة على موقع Microsoft على الويب.

كيفية تحرير مصنف Excel مشترك

بعد فتح مصنف مشترك ، يمكنك إدخال جديد أو تغيير البيانات الموجودة بطريقة عادية.

يمكنك أيضًا تحديد عملك في مصنف مشترك:

1. انقر فوق علامة التبويب ملف & gt ؛ خيارات .
2. في فئة عام ، قم بالتمرير لأسفل إلى القسم تخصيص نسختك من Office .
3. In في المربع اسم المستخدم ، أدخل اسم المستخدم الذي تريد عرضه ، وانقر فوق موافق .

الآن ، يمكنك إدخال البيانات وتحريرها كالمعتاد ، مع مراعاة القيود التالية للمصنفات المشتركة.

كيفية حل التغييرات المتعارضة في ملف Excel مشترك

عندما يقوم مستخدمان أو أكثر بتحرير المصنف نفسه في نفس الوقت ، يمكن أن تؤثر بعض عمليات التحرير على نفس الخلية (الخلايا). في مثل هذه الحالات ، يحتفظ Excel بتغييرات المستخدم الذي يحفظ المصنف أولاً. عندما يحاول مستخدم آخر حفظ المصنف ، يعرض Excel مربع الحوار حل التعارضات مع تفاصيل حول كل تغيير متعارض:

لحل التعارضالتغييرات ، قم بأحد الإجراءات التالية:

• للحفاظ على التغيير ، انقر فوق قبول خاصتي .
• للاحتفاظ بتغيير المستخدم الآخر ، انقر فوق قبول أخرى .
• للاحتفاظ بجميع التغييرات ، انقر فوق قبول كل ما هو .
• للاحتفاظ بجميع تغييرات المستخدم الآخر ، انقر فوق قبول الكل أخرى .

نصيحة. لحفظ نسخة من المصنف المشترك مع كل تغييراتك ، انقر فوق الزر إلغاء في مربع الحوار حل التعارضات ، ثم احفظ المصنف ضمن ملف مختلف name ( File & gt؛ حفظ باسم ). ستتمكن من دمج تغييراتك في وقت لاحق.

كيفية فرض التغييرات الأخيرة لتجاوز التغييرات السابقة تلقائيًا

لجعل أحدث التغييرات تلغي تلقائيًا أي تغييرات سابقة (أجريتها أنت أو بواسطة مستخدمين آخرين) ، دون عرض مربع الحوار حل التعارضات ، قم بما يلي:

1. في علامة التبويب مراجعة ، في التغييرات مجموعة ، انقر فوق مشاركة المصنف .
2. قم بالتبديل إلى علامة التبويب خيارات متقدمة ، حدد التغييرات التي يتم حفظها تفوز ضمن تعارض التغييرات بين المستخدمين ، وانقر فوق موافق .

لعرض كافة التغييرات التي تم إجراؤها على المصنف المشترك ، استخدم ميزة تعقب التغييرات في علامة التبويب مراجعة ، في المجموعة التغييرات . سيُظهر لك متى تم إجراء تغيير معين ، ومن قام به ، وما هي البيانات التي تم تغييرها. لمزيد من المعلومات ، من فضلكراجع:

• عرض محفوظات التغييرات على ورقة منفصلة
• قبول التغييرات التي قام بها الآخرون أو رفضها

كيفية دمج نسخ مختلفة من مصنف مشترك

في بعض الحالات ، قد يكون من الأنسب حفظ عدة نسخ من مصنف مشترك ، ثم دمج التغييرات التي قام بها مستخدمون مختلفون. وإليك الطريقة:

1. مشاركة ملف Excel الخاص بك إلى موقع شبكة محلية.
2. يمكن للمستخدمين الآخرين الآن فتح الملف المشترك والعمل معه ، حيث يقوم كل شخص بحفظ نسخته الخاصة من الملف المشترك المصنف إلى نفس المجلد ، ولكن باستخدام اسم ملف مختلف.
3. أضف ميزة مقارنة ودمج المصنفات إلى شريط أدوات الوصول السريع. يمكن العثور على الخطوات التفصيلية حول كيفية القيام بذلك هنا.
4. افتح الإصدار الأساسي من المصنف المشترك.
5. انقر فوق الأمر مقارنة ودمج المصنفات في الوصول السريع شريط الأدوات.

   

6. في مربع الحوار تحديد الملفات المراد دمجها ، حدد جميع النسخ التي تريد دمجها (لتحديد عدة ملفات ، اضغط مع الاستمرار على مفتاح Shift أثناء النقر فوق أسماء الملفات ، ثم انقر فوق موافق) .

تم! يتم دمج التغييرات بواسطة مستخدمين مختلفين في مصنف واحد. يمكنك الآن تمييز التغييرات ، حتى تتمكن من عرض جميع التعديلات في لمحة.

كيفية إزالة المستخدمين من مصنف Excel مشترك

يمكن أن تؤدي مشاركة ملف Excel لعدة مستخدمين إلى العديد تغييرات متضاربة. لتجنب ذلك ، قد ترغب في قطع اتصال بعض الأشخاصمن المصنف المشترك.

لإزالة مستخدم من مصنف مشترك ، قم بما يلي:

1. في علامة التبويب مراجعة ، في التغييرات مجموعة ، انقر فوق الزر مشاركة المصنف .
2. في علامة التبويب تحرير ، حدد اسم المستخدم الذي تريد قطع اتصاله ، وانقر فوق إزالة زر المستخدم .

ملاحظة. يؤدي هذا الإجراء إلى قطع اتصال المستخدمين للجلسة الحالية فقط ، ولكنه لا يمنعهم من إعادة فتح ملف Excel المشترك وتحريره مرة أخرى.

إذا كان المستخدم المحدد يقوم حاليًا بتحرير المصنف المشترك ، فسيقوم Microsoft Excel بتحذيرك من فقدان أي تغييرات غير محفوظة لهذا المستخدم. انقر فوق موافق للمتابعة أو إلغاء لإلغاء العملية والسماح للمستخدم بحفظ عمله.

إذا كنت أنت من تم قطع الاتصال ، فيمكنك الاحتفاظ عملك عن طريق حفظ المصنف المشترك باسم مختلف ، ثم إعادة فتح المصنف المشترك الأصلي ودمج التغييرات من النسخة التي قمت بحفظها.

إذا كنت تريد حذف طرق العرض الشخصية من المستخدم الذي تمت إزالته ، قم بالتبديل إلى علامة التبويب عرض & gt؛ طرق عرض المصنف ، ثم انقر فوق طرق عرض مخصصة . في مربع الحوار مخصص طرق العرض ، حدد طرق العرض التي تريد إزالتها ، وانقر فوق حذف .

كيفية إلغاء مشاركة ملف Excel

عند اكتمال العمل الجماعي ، يمكنك التوقف عن مشاركة المصنف بهذه الطريقة:

افتح مشاركة المصنف مربع الحوار ( مراجعة علامة التبويب & GT ؛ التغييرات المجموعة). في علامة التبويب تحرير ، امسح خانة الاختيار السماح بالتغييرات من قبل أكثر من مستخدم واحد في نفس الوقت… وانقر فوق موافق .

سيعرض Excel تنبيهًا بأنك على وشك إزالة الملف من الاستخدام المشترك ومسح محفوظات التغييرات. إذا كان هذا هو ما تريده ، فانقر فوق نعم ، وإلا لا .

ملاحظات:

1. قبل مسح هذا المربع ، تأكد من أنك الشخص الوحيد المدرج ضمن من لديه هذا المصنف مفتوح الآن . إذا كان هناك مستخدمون آخرون ، فافصلهم أولاً.
2. إذا كان المربع غير قابل للتحديد (رمادى) ، فمن المرجح أن حماية المصنف المشترك قيد التشغيل. لإلغاء حماية المصنف ، انقر فوق موافق لإغلاق مربع الحوار مشاركة المصنف ، ثم انقر فوق الزر إلغاء حماية المصنف المشترك في علامة التبويب مراجعة ، في التغييرات المجموعة.

كيفية مشاركة مصنف Excel باستخدام OneDrive

هناك طريقة أخرى لمشاركة مصنف Excel وهي حفظه في OneDrive ، ودعوة زملائك للعمل عليه ، وشاهدوا تغييرات بعضهم البعض على الفور. تسميها Microsoft التأليف المشترك .

حفظ ومشاركة مصنف

في Excel 2013 و Excel 2010 ، إلى حفظ مصنف في OneDrive ، وتنفيذ الخطوات التالية:

1. انقر فوق ملف & gt؛ مشاركة & gt؛ حفظ في السحابة .
2. قم بدعوة الأشخاص للتعاون في المصنف عن طريق كتابة أسمائهم أو عناوين بريدهم الإلكتروني في ملف