В этом руководстве вы найдете полную информацию о том, как предоставить общий доступ к рабочей книге Excel другим людям, сохранив ее в локальной сети или OneDrive, как контролировать доступ пользователей к общему файлу Excel и разрешать конфликтующие изменения.

В наши дни все больше людей используют Microsoft Excel для коллективной работы. Раньше, когда вам нужно было поделиться с кем-то рабочей книгой Excel, вы могли отправить ее в виде вложения по электронной почте или сохранить данные Excel в формате PDF для печати. Хотя первый способ был быстрым и удобным, он создавал несколько версий одного и того же документа, а второй - безопасную, хотя и не редактируемую копию.

Последние версии Excel 2010, 2013 и 2016 упрощают обмен рабочими книгами и совместную работу над ними. Делясь файлом Excel, вы предоставляете другим пользователям доступ к тому же документу и позволяете им вносить правки одновременно, что избавляет вас от необходимости отслеживать несколько версий.

Как открыть общий доступ к файлу Excel

В этом разделе показано, как предоставить общий доступ к рабочей книге Excel для нескольких пользователей, сохранив ее в локальной сети, где другие люди могут получить к ней доступ и вносить изменения. Вы можете отслеживать эти изменения, принимать или отклонять их.

Открыв рабочую книгу, выполните следующие действия, чтобы открыть к ней общий доступ:

1. На Обзор во вкладке Изменения группу, нажмите кнопку Поделиться Рабочая тетрадь кнопка.

   

2. Сайт Поделиться Рабочая тетрадь появится диалоговое окно, в котором выберите Позволяет вносить изменения одновременно нескольким пользователям. Это также позволяет объединять рабочие книги установите флажок на Редактирование вкладка.

   

3. По желанию, переключитесь на Расширенный вкладку, выберите нужные настройки для отслеживания изменений и нажмите кнопку OK .

   Например, вы можете захотеть, чтобы изменения автоматически обновлялись каждые n минут (все остальные настройки на скриншоте ниже - по умолчанию).



4. Сохраните файл Excel в сетевом месте, где другие люди смогут получить к нему доступ (самый быстрый способ - использовать сочетание клавиш Ctrl + S).

Если все сделано правильно, справа от названия рабочей книги появится слово [Shared], как показано на скриншоте ниже:

Теперь вы и ваши коллеги можете одновременно работать над одним и тем же файлом Excel. Вы можете принимать или отклонять их изменения, а после того, как желаемые изменения будут внесены, вы можете прекратить совместное использование рабочей книги. Далее в этом учебнике вы найдете подробную информацию о том, как все это сделать.

Примечание. Если Microsoft Excel отказывается предоставлять общий доступ к определенной рабочей книге, скорее всего, это происходит по одной из следующих причин:

1. Рабочие книги, содержащие таблицы или карты XML, не могут быть доступны для совместного использования. Поэтому обязательно преобразуйте таблицы в диапазоны и удалите карты XML перед совместным использованием файла Excel.
2. Чтобы иметь возможность поделиться рабочей тетрадью, некоторые настройки конфиденциальности должны быть отключены. Перейдите в раздел Файл > Параметры Excel > Центр "Доверие , нажмите кнопку Настройки центра доверия... кнопку, а под Параметры конфиденциальности категорию, снимите флажок Удаление личной информации из свойств файла при сохранении коробка.

Как открыть общий доступ к рабочей книге Excel и защитить отслеживание изменений

Если вы хотите не только предоставить общий доступ к файлу Excel, но и гарантировать, что никто не отключит историю изменений или не удалит рабочую книгу из общего пользования, действуйте следующим образом:

1. На Обзор во вкладке Изменения группу, нажмите кнопку Рабочая тетрадь по защите и совместному использованию кнопка.
2. Сайт Защита общей рабочей тетради Появится диалоговое окно, в котором нужно выбрать Совместное использование с отслеживанием изменений флажок.
3. Введите пароль в поле Пароль (необязательно) нажмите OK , а затем повторно введите пароль для его подтверждения.

   Хотя ввод пароля необязателен, его лучше ввести. Иначе нет смысла использовать эту опцию, поскольку любой сможет снять защиту и тем самым остановить общий доступ к рабочей книге.

4. Сохраните рабочую книгу.

Щелкните OK в вышеуказанном диалоговом окне изменит Рабочая тетрадь по защите и совместному использованию кнопку на ленте, чтобы Снять защиту с общей рабочей тетради , и нажатие этой кнопки приведет как к снятию защиты с общей рабочей книги, так и к прекращению общего доступа к ней.

Примечание. Если рабочая книга уже находится в общем доступе, и вы хотите защитить общий доступ паролем, сначала необходимо снять общий доступ к рабочей книге.

Защита рабочего листа в сравнении с защитой общей рабочей книги

Сайт Рабочая тетрадь по защите и совместному использованию опция только предотвращает отключение отслеживания изменений в общей рабочей книге, но не предотвращает редактирование или удаление содержимого рабочей книги другими пользователями.

Если вы хотите помешать людям изменять важную информацию в документе Excel, вам необходимо заблокировать некоторые области перед предоставлением общего доступа к нему ("перед" - важное слово здесь, поскольку защита рабочего листа не может быть применена к общей рабочей книге Excel). Подробные пошаговые инструкции см. в статье:

• Как заблокировать определенные ячейки в Excel
• Как заблокировать формулы в Excel

Ограничения общей рабочей книги Excel

Решив открыть общий доступ к файлу Excel, имейте в виду, что это может вызвать некоторые проблемы у ваших пользователей, поскольку не все функции полностью поддерживаются в общих рабочих книгах. Вот некоторые из ограничений:

Фактически, вы сможете использовать существующие функции, но не сможете добавлять или изменять их. Поэтому, если вы хотите воспользоваться любой из вышеперечисленных опций, обязательно примените их до Общий доступ к файлу Excel. Полный список функций, не поддерживаемых в общих рабочих книгах, можно найти на веб-сайте Microsoft.

Как редактировать общую рабочую книгу Excel

После открытия общей рабочей книги вы можете вводить новые или изменять существующие данные обычным способом.

Вы также можете определить свою работу в общей рабочей тетради:

1. Нажмите кнопку Файл вкладка> Опции .
2. В Общий категорию, прокрутите вниз до Персонализируйте свою копию Office секция.
3. В Имя пользователя введите имя пользователя, которое вы хотите отобразить, и нажмите кнопку OK .

Теперь вы можете вводить и редактировать данные как обычно, помня о следующих ограничениях общих рабочих книг.

Как разрешить конфликтующие изменения в общем файле Excel

Когда два или более пользователей одновременно редактируют одну и ту же рабочую книгу, некоторые правки могут затрагивать одну и ту же ячейку(и). В таких ситуациях Excel сохраняет изменения того пользователя, который сохраняет рабочую книгу первым. Когда другой пользователь пытается сохранить рабочую книгу, Excel выводит сообщение Разрешать конфликты диалоговое окно с подробной информацией о каждом конфликтующем изменении:

Чтобы разрешить конфликтующие изменения, выполните одно из следующих действий:

• Чтобы сохранить изменения, нажмите Примите мой .
• Чтобы сохранить изменения другого пользователя, нажмите кнопку Принять другое .
• Чтобы сохранить все изменения, нажмите Принять все мое .
• Чтобы сохранить все изменения другого пользователя, нажмите кнопку Примите всех других .

Совет. Чтобы сохранить копия общей рабочей книги со всеми изменениями, нажмите кнопку Отмена кнопка в Разрешать конфликты диалоговое окно, а затем сохраните рабочую книгу под другим именем ( Файл > Сохранить как ). Вы сможете объединить свои изменения позднее.

Как заставить последние изменения автоматически отменять предыдущие изменения

Чтобы последние изменения автоматически отменяли все предыдущие изменения (сделанные вами или другими пользователями), без отображения надписи Разрешать конфликты диалогового окна, выполните следующие действия:

1. На Обзор во вкладке Изменения группу, нажмите Поделиться Рабочая тетрадь .
2. Переключитесь на Расширенный выберите Сохраняемые изменения выигрывают по адресу Противоречивые изменения между пользователями , и нажмите OK .

Чтобы просмотреть все изменения, которые были внесены в общую рабочую книгу, воспользуйтесь командой Отслеживание изменений функция на Обзор во вкладке Изменения Группа. Она покажет вам, когда было сделано конкретное изменение, кто его сделал и какие данные были изменены. Для получения дополнительной информации см:

• Просмотр истории изменений на отдельном листе
• Принимать или отклонять изменения, внесенные другими

Как объединить разные копии общей рабочей книги

В некоторых ситуациях может быть удобнее сохранить несколько копий общей рабочей книги, а затем объединить изменения, сделанные разными пользователями. Вот как это сделать:

1. Предоставьте общий доступ к файлу Excel в локальную сеть.
2. Теперь другие пользователи могут открыть общий файл и работать с ним, каждый сохраняя свою копию общей рабочей книги в той же папке, но с другим именем файла.
3. Добавить Сравнение и слияние рабочих книг функцию на панели инструментов быстрого доступа. Подробные шаги по выполнению этого действия можно найти здесь.
4. Откройте основную версию общей рабочей книги.
5. Нажмите кнопку Сравнение и слияние рабочих книг команда на панели инструментов быстрого доступа.

   

6. В Выберите файлы для объединения выберите все копии, которые вы хотите объединить (чтобы выбрать несколько файлов, удерживайте клавишу Shift при нажатии на имена файлов, а затем нажмите кнопку OK) .

Готово! Изменения разных пользователей объединены в одну рабочую книгу. Теперь вы можете выделить изменения, чтобы сразу просмотреть все правки.

Как удалить пользователей из общей рабочей книги Excel

Совместное использование файла Excel несколькими пользователями может привести к множеству конфликтующих изменений. Чтобы избежать этого, вы можете отключить определенных людей от общей рабочей книги.

Чтобы удалить пользователя из общей рабочей книги, сделайте следующее:

1. На Обзор во вкладке Изменения группу, нажмите кнопку Поделиться Рабочая тетрадь кнопка.
2. На Редактирование выберите имя пользователя, которого вы хотите отключить, и нажмите кнопку Кнопка удаления пользователя .

Примечание. Это действие отключает пользователей только для текущего сеанса, но не препятствует повторному открытию и редактированию общего файла Excel.

Если выбранный пользователь в настоящее время редактирует общую рабочую книгу, Microsoft Excel предупредит вас о том, что все несохраненные изменения этого пользователя будут потеряны. Вы нажмете кнопку OK продолжать или Отмена прервать операцию и позволить пользователю сохранить свою работу.

Если это вы были отключены, вы можете сохранить свою работу, сохранив общую рабочую книгу под другим именем, затем снова открыть исходную общую рабочую книгу и объединить свои изменения с сохраненной копией.

Если вы хотите удалять личные мнения удаленного пользователя, переключитесь на Посмотреть вкладка> Представления рабочей книги группу, и нажмите кнопку Пользовательские виды . В Пользовательский Просмотры диалоговое окно, выберите представления, которые вы хотите удалить, и нажмите кнопку Удалить .

Как отключить общий доступ к файлу Excel

Когда коллективная работа завершена, вы можете прекратить обмен рабочей тетрадью таким образом:

Откройте Поделиться Рабочая тетрадь диалоговое окно ( Обзор вкладка> Изменения группа). на Редактирование очистите вкладку Разрешить одновременное внесение изменений несколькими пользователями... установите флажок и нажмите кнопку OK .

Excel отобразит предупреждение о том, что вы собираетесь удалить файл из общего пользования и стереть историю изменений. Если вы этого хотите, нажмите кнопку Да , иначе Нет .

Примечания:

1. Перед снятием этого флажка убедитесь, что вы единственный человек, указанный в списке под именем У кого сейчас открыта эта трудовая книжка Если есть другие пользователи, сначала отключите их.
2. Если флажок не отмечен (выделен серым цветом), скорее всего, защита общей рабочей книги включена. Чтобы снять защиту рабочей книги, нажмите OK, чтобы закрыть окно Поделиться Рабочая тетрадь диалоговое окно, а затем нажмите кнопку Кнопка "Снять защиту с общей рабочей книги на Обзор во вкладке Изменения группа.

Как поделиться рабочей книгой Excel с помощью OneDrive

Другой способ поделиться рабочей книгой Excel - сохранить ее в OneDrive, пригласить коллег поработать над ней и мгновенно увидеть изменения друг друга. Microsoft называет это следующим образом в соавторстве .

Сохранение и совместное использование рабочей книги

В Excel 2013 и Excel 2010 Чтобы сохранить рабочую книгу в OneDrive, выполните следующие действия:

1. Нажмите Файл > Поделиться > Сохранить в облаке .
2. Пригласите людей к сотрудничеству над рабочей тетрадью, введя их имена или адреса электронной почты в соответствующее поле.
3. Убедитесь, что Можно редактировать выбран в выпадающем списке справа (по умолчанию) и нажмите кнопку Поделиться .

В Excel 2016 Вы можете просто нажать кнопку Поделиться кнопку в правом верхнем углу, сохранить рабочую книгу в облачном хранилище (OneDrive, OneDrive for Business или библиотека SharePoint Online), ввести адреса электронной почты в поле Приглашайте людей разделив каждый из них точкой с запятой, а затем нажмите кнопку Поделиться на панели (см. скриншот ниже).

Нажав на кнопку Поделиться кнопка отправит сообщение по электронной почте каждому человеку, копия будет отправлена и вам, на всякий случай. Если вы предпочитаете отправить ссылку самостоятельно, нажмите кнопку Получить ссылку для совместного использования в нижней части панели.

В соавторстве с другими людьми

Когда ваши коллеги получают приглашение, они просто щелкают по ссылке, чтобы открыть рабочую книгу в Excel Online, а затем нажимают кнопку Редактирование рабочей книги > Редактирование в браузере для редактирования файла.

Подписчики Excel 2016 для Office 365 (а также пользователи Excel Mobile, Excel для iOS и Excel для Android) могут стать соавторами в настольном приложении Excel, нажав кнопку Редактирование рабочей книги > Редактирование в Excel.

Совет. Если вы используете Excel 2016, вы также можете нажать кнопку Файл > Открыть , а затем выберите Поделись со мной .

Теперь, как только другие люди начнут редактировать рабочую книгу, в правом верхнем углу появятся их имена (иногда картинки, инициалы или даже "G", что означает "гость"). Вы можете видеть выделения других пользователей разными цветами, ваше собственное выделение традиционно зеленое:

Примечание. Вы можете не видеть чужие выделения, если используете версию, отличную от Excel 2016 для Office 365 или Excel Online. Однако все их правки в общей рабочей книге будут отображаться в режиме реального времени.

Если несколько пользователей работают в соавторстве, и вы не знаете, кто редактирует определенную ячейку, щелкните по ней, и имя человека станет известно.

Чтобы перейти к редактируемой кем-то ячейке, щелкните его имя или изображение, а затем щелкните зеленое поле с адресом ячейки.

Вот как можно поделиться файлом Excel с другими пользователями. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!