Съдържание
Урокът демонстрира най-ефективните начини за намиране, филтриране и подчертаване на уникални и различни стойности в Excel.
В урока от миналата седмица разгледахме различни начини за преброяване на уникалните стойности в Excel. Но понякога може да искате да видите само уникалните или различните стойности в дадена колона - не колко са, а действителните стойности. Преди да продължим, нека се уверим, че сме на една и съща страница с термините. И така, какво са различни и какво са уникални стойности в Excel?
- Уникален са елементите, които се появяват в набора от данни само веднъж.
- Отличителен стойности са всички различни елементи в списъка, т.е. уникални стойности и първи случаи на дублиращи се стойности.
А сега нека да проучим най-ефективните техники за работа с уникални и различни стойности във вашите листове на Excel.
Как да намерим уникални/различни стойности в Excel
Най-лесният начин за идентифициране на уникални и различни стойности в Excel е чрез използване на функцията IF заедно с COUNTIF. Формулата може да има няколко варианта в зависимост от вида на стойностите, които искате да намерите, както е показано в следващите примери.
Намиране на уникални стойности в дадена колона
За да намерите отделни или уникални стойности в списък, използвайте една от следните формули, където A2 е първата, а A10 - последната клетка с данни.
Как да намерите уникални стойности в Excel:
=IF(COUNTIF($A$2:$A$10, $A2)=1, "Уникално", "")
Как да получите различни стойности в Excel:
=IF(COUNTIF($A$2:$A2, $A2)=1, "Distinct", "")
В различната формула има само едно малко отклонение в препратката към втората клетка, което обаче е от голямо значение:
Съвет. Ако искате да търсите уникални стойности между 2 колони , т.е. намерете стойности, които присъстват в една колона, но отсъстват в друга, след което използвайте формулата, обяснена в раздела Как да сравним 2 колони за разлики.
Намиране на уникални / отделни редове в Excel
По подобен начин можете да намерите уникални редове в таблицата на Excel въз основа на стойности в 2 или повече колони. В този случай трябва да използвате функцията COUNTIFS вместо COUNTIF, за да оцените стойностите в няколко колони (в една формула могат да бъдат оценени до 127 двойки обхват/критерии).
Например, за да намерите уникални или различни имена в списъка, използвайте следните формули:
Формула за получаване на уникални редове :
=IF(COUNTIFS($A$2:$A$10, $A2, $B$2:$B$10, $B2)=1, "Уникален ред", "")
Формула за намиране на отделни редове :
=IF(COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2)=1, "Различен ред", "")
Намиране на уникални/различни стойности с отчитане на големината на буквите в Excel
Ако работите с набор от данни, при които случаят е от значение, ще ви е необходима малко по-сложна формула за масиви.
Намиране на чувствителни към големи и малки букви уникални стойности :
=IF(SUM((--EXACT($A$2:$A$10,A2)))=1, "Уникален",")
Намиране на чувствителни към големи и малки букви различни стойности :
=IF(SUM((--EXACT($A$2:$A2,$A2)))=1, "Distinct","")
Тъй като и двете формули са масиви, не забравяйте да натиснете Ctrl + Shift + Enter, за да ги изпълните правилно.
Когато бъдат намерени уникални или различни стойности, можете лесно да ги филтрирате, изберете и копирате, както е показано по-долу.
Как да филтрирате уникални и различни стойности в Excel
За да видите само уникални или различни стойности в списъка, филтрирайте ги, като извършите следните стъпки.
- Приложете една от горните формули, за да идентифицирате уникални/различни стойности или редове.
- Изберете данните си и щракнете върху Филтър на бутона Данни или щракнете върху Сортиране и филтриране > Филтър на Начало в раздела Редактиране на група.
- Щракнете върху стрелката за филтриране
в заглавието на колоната, съдържаща вашата формула, и изберете стойностите, които искате да видите:
Как да избирате различни/ уникални стойности
Ако имате сравнително малък списък с уникални/различни стойности, можете просто да го изберете по обичайния начин с помощта на мишката. Ако филтрираният списък съдържа стотици или хиляди редове, можете да използвате един от следните бързи клавиши, които спестяват време.
Бърз избор на уникален или различен списък включително заглавия на колони , филтрирайте уникалните стойности, щракнете върху която и да е клетка в списъка с уникални стойности и след това натиснете Ctrl + A .
Избиране на отделни или уникални стойности без заглавия на колони , филтрирайте уникалните стойности, изберете първата клетка с данни и натиснете Ctrl + Shift + End, за да разширите избора до последната клетка.
Съвет. В някои редки случаи, най-вече при много големи работни книги, горните бързи клавиши могат да изберат както видими, така и невидими клетки. За да поправите това, първо натиснете Ctrl + A или Ctrl + Shift + End, а след това натиснете Alt + ;, за да изберете само видими клетки , като се игнорират скритите редове.
Ако ви е трудно да запомните толкова много преки пътища, използвайте този нагледен начин: изберете целия списък с уникални/различни, след което отидете в Таб Home > Намиране & Избор > Отидете на Special , и изберете Само видими клетки .
Копиране на уникални или различни стойности на друго място
За да копирате списък с уникални стойности на друго място, просто направете следното:
- Изберете филтрираните стойности, като използвате мишката или гореспоменатите клавишни комбинации.
- Натиснете Ctrl + C, за да копирате избраните стойности.
- Изберете горната лява клетка в целевия диапазон (може да е в същия или в друг лист) и натиснете Ctrl + V, за да поставите стойностите.
Как да подчертаете уникални и различни стойности в Excel
Винаги, когато трябва да подчертаете нещо в Excel въз основа на определено условие, се насочете направо към функцията за условно форматиране. По-подробна информация и примери следват по-долу.
Подчертаване на уникални стойности в колона (вградено правило)
Най-бързият и лесен начин за подчертаване на уникални стойности в Excel е да приложите вграденото правило за условно форматиране:
- Изберете колоната с данни, в която искате да подчертаете уникалните стойности.
- На Начало в раздела Стилове група, щракнете върху Условно форматиране > Правила за подчертаване на клетките > Дублиране на стойности...
Съвет. Ако не сте доволни от някой от предварително зададените формати, щракнете върху Персонализиран формат... (последният елемент в падащия списък) и задайте цвета на запълване и/или шрифта по ваш вкус.
Както виждате, подчертаването на уникални стойности в Excel е най-лесната задача, която човек може да си представи. Вграденото правило на Excel обаче работи само за елементите, които се появяват в списъка само веднъж. Ако трябва да подчертаете различни стойности - уникални и 1-ви дублиращи се случаи - ще трябва да създадете свое собствено правило, базирано на формула. Ще трябва също така да създадете потребителско правило за подчертаване на уникални редове въз основа настойности в една или повече колони.
Подчертаване на уникални и различни стойности в Excel (персонализирано правило)
За да подчертаете уникални или различни стойности в дадена колона, изберете данните без заглавието на колоната (не искате заглавието да бъде подчертано, нали?) и създайте правило за условно форматиране с една от следните формули.
Подчертаване на уникални стойности
За да маркирате стойностите, които се появяват в списъка само веднъж, използвайте следната формула:
=COUNTIF($A$2:$A$10,$A2)=1
Където A2 е първата, а A10 е последната клетка от приложения диапазон.
Подчертаване на различни стойности
За да подчертаете всички различни стойности в дадена колона, т.е. уникалните стойности и първите дублиращи се случаи, използвайте следната формула:
=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)=1
Където А2 е най-горната клетка на обхвата.
Как да създадете правило, базирано на формула
За да създадете правило за условно форматиране въз основа на формула, направете следното:
- Отидете в Начало tab> Стилове и щракнете върху Условно форматиране > Ново правило> Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате .
- Въведете формулата си в Форматиране на стойности, при които тази формула е вярна кутия.
- Щракнете върху Формат... и изберете желания цвят на запълване и/или цвят на шрифта.
- Накрая щракнете върху ОК за да приложите правилото.
За по-подробни стъпки с екранни снимки вижте следния урок: Как да създадем правила за условно форматиране в Excel въз основа на стойност от друга клетка.
На снимката по-долу са показани двете правила в действие:
Подчертаване на цели редове въз основа на уникални/различни стойности в една колона
За да маркирате цели редове въз основа на уникални стойности в определена колона, използвайте формулите за уникални и различни стойности, които използвахме в предишния пример, но приложите правилото си към цялата таблица а не към една колона.
Следващата снимка на екрана демонстрира правилото, което подчертава редове въз основа на отделни числа в колона А:
Как да маркирате уникални редове в Excel
Ако искате да маркирате редове въз основа на стойностите в 2 или повече колони, използвайте функцията COUNTIFS, която позволява задаването на няколко критерия в една формула.
Подчертаване на уникални редове
=COUNTIFS($A$2:$A$10,$A2, $B$2:$B$10,$B2)=1
Подчертаване на различни редове (уникални + първи дублиращи се случаи)
=COUNTIFS($A$2:$A2,$A2,$B$2:$B2,$B2)=1
Ето как можете да намирате, филтрирате и подчертавате различни или уникални стойности в Excel. За да затвърдите знанията си, можете да изтеглите примерната работна книга Find Unique Values (Намиране на уникални стойности) и да преработите формулите за по-добро разбиране.
Бърз и лесен начин за намиране и подчертаване на уникални стойности в Excel
Както току-що видяхте, Microsoft Excel предоставя доста полезни функции, които могат да ви помогнат да идентифицирате и подчертаете уникални стойности в работните си листове. Всички тези решения обаче едва ли могат да се нарекат интуитивни и лесни за използване, защото изискват запомнянето на няколко различни формули. Разбира се, това не е голяма работа за професионалистите в Excel :) За онези потребители на Excel, които искат да спестят времето сии усилия, позволете ми да демонстрирам един бърз и лесен начин за намиране на уникални стойности в Excel.
В този последен раздел на днешния ни урок ще използваме добавката за Excel Duplicate Remover (Премахване на дубликати). Моля, не се заблуждавайте от името на инструмента. Освен с дублирани записи добавката може да се справи перфектно с уникални и различни записи и ще се уверите в това след малко.
- Изберете която и да е клетка в таблица, в която искате да намерите уникални стойности, и щракнете върху Премахване на дубликати на бутона Данни от Ablebits в раздела Dedupe група.
Съветникът ще се стартира и цялата таблица ще бъде избрана автоматично. Следваща за да преминете към следващата стъпка.
Съвет: Когато използвате добавката за първи път, е целесъобразно да проверите Създаване на поле за резервно копие , за всеки случай.
- Уникален
- Уникални +1-ви случаи (различни)
В този пример искаме да намерим уникални имена въз основа на стойностите в 2 колони (Първо име и Фамилия), затова избираме и двете.
Съвет. Ако таблицата ви има заглавия, не забравяйте да изберете Таблицата ми има заглавия И ако таблицата ви може да има празни клетки, уверете се, че Пропускане на празни клетки Двете опции се намират в горната част на диалоговия прозорец и обикновено са избрани по подразбиране.
- Подчертаване на уникални стойности с цвят
- Избиране на уникални стойности
- Идентифициране в колона за състояние
- Копиране на друго място
Щракнете върху Завършете и ще получите резултата за секунди:
Ето как можете да откривате, избирате и подчертавате уникални стойности в Excel с помощта на нашата добавка за премахване на дубликати. Не може да бъде по-просто, нали?
Ако намирането на дублиращи се и уникални стойности в Excel е обичайна част от ежедневната ви работа, просто опитайте този инструмент за дедукция и ще останете изумени от резултатите! Инструментът за премахване на дубликати, както и другите ни инструменти за пестене на време са включени в Ultimate Suite for Excel.
Налични изтегляния
Намиране на уникални стойности - примери за формули (.xlsx файл)
Ultimate Suite - пробна версия (.exe файл)
