Научете се как да отпечатвате електронни таблици на Excel точно както искате - отпечатвайте селекция, лист или цялата работна книга, на една или няколко страници, с подходящи прекъсвания на страниците, линии на решетката, заглавия и много други.

Живеейки в дигитален свят, все още имаме нужда от печатно копие от време на време. На пръв поглед отпечатването на електронни таблици в Excel е изключително лесно. Отпечатване В действителност един добре организиран и красиво форматиран лист, който изглежда чудесно на монитора, често е разхвърлян на печатна страница. Това е така, защото работните листове на Excel са проектирани за удобно гледане и редактиране на екрана, а не за да се поберат на лист хартия.

Това ръководство има за цел да ви помогне да получите перфектни хартиени копия на вашите документи в Excel. Нашите съвети ще работят за всички версии на Excel за Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и по-ниски.

Как да отпечатате електронна таблица на Excel

Като начало ще предоставим инструкции на високо ниво за това как да печатате в Excel. А след това ще разгледаме по-отблизо най-важните и полезни функции.

За да отпечатате работен лист на Excel, трябва да направите следното:

1. В работния си лист щракнете върху Файл > Отпечатване или натиснете Ctrl + P. Така ще се озовете в прозореца за преглед на печата.
2. В Копия въведете броя на копията, които искате да получите.
3. Под Принтер , изберете кой принтер да използвате.
4. Под Настройки , посочете какво точно да се отпечата и конфигурирайте полетата на страницата, ориентацията, размера на хартията и др.
5. Щракнете върху Отпечатване бутон.

Изберете какво да отпечатате: селекция, лист или цялата работна книга

За да укажете на Excel кои данни и обекти трябва да бъдат включени в разпечатката, под Настройки , щракнете върху стрелката до Отпечатване на активни листове и изберете една от тези възможности:

По-долу ще намерите кратко обяснение на всяка настройка, показана на снимката на екрана по-горе, и как да я използвате правилно.

Избор на печат / обхват

За да отпечатате само определен диапазон от клетки, маркирайте го в листа и изберете Избор на печат . За да изберете неприлежащи клетки или диапазони, задръжте клавиша Ctrl, докато избирате.

Отпечатване на целия(те) лист(и)

Отпечатване на целия лист която в момента е отворена, изберете Отпечатване на активни листове .

Отпечатване няколко листа , щракнете върху разделите на листа, като държите натиснат клавиша Ctrl, и след това изберете Отпечатване на активни листове .

Отпечатване на цялата работна книга

Отпечатване всички листове в текущата работна книга, изберете Отпечатване на цялата работна книга .

Отпечатване на таблица на Excel

За да разпечатате таблица на Excel, щракнете върху която и да е клетка в таблицата и изберете Отпечатване на избрана таблица . Тази опция се появява само когато е избрана таблицата или част от нея.

Как да отпечатате един и същ диапазон в няколко листа

Когато работите с еднакво структурирани работни листове, като например фактури или отчети за продажбите, очевидно ще искате да отпечатате една и съща ярост във всички листове. Ето най-бързия начин да направите това:

1. Отворете първия лист и изберете диапазона за отпечатване.
2. Докато държите клавиша Ctrl, щракнете върху други раздели на листа, които трябва да бъдат отпечатани. За да изберете съседни листове, щракнете върху първия раздел на листа, задръжте клавиша Shift и щракнете върху последния раздел на листа.
3. Щракнете върху Ctrl + P и изберете Избор на печат в падащия списък точно под Настройки .
4. Щракнете върху Отпечатване бутон.

Съвет. За да сте сигурни, че Excel ще отпечата желаните данни, проверете броя на страниците в долната част на Преглед раздел. Ако сте избрали само един диапазон на лист, броят на страниците трябва да съответства на броя на избраните листове. Ако са избрани два или повече диапазона, всеки от тях ще бъде отпечатан на отделна страница, така че умножете броя на листовете по броя на диапазоните. За пълен контрол използвайте стрелките надясно и наляво, за да преминете през всеки преглед на страница за печат.

Съвет. За да зададете областта за печат в няколко листа, можете да използвате тези макроси за област за печат.

Как да отпечатате електронна таблица на Excel на една страница

По подразбиране Excel отпечатва листове в действителния им размер. Колкото по-голям е работният ви лист, толкова повече страници ще заеме. За да отпечатате лист на Excel на една страница, изберете едно от следните Опции за мащабиране които се намират в края на Настройки раздел в Преглед за печат прозорец:

• Подходящ лист на една страница - това ще свие листа, така че да се побере на една страница.
• Поставяне на всички колони на една страница - това ще отпечата всички колони на една страница, докато редовете могат да бъдат разделени на няколко страници.
• Поставяне на всички редове на една страница - Това ще отпечата всички редове на една страница, но колоните могат да се разпространят на няколко страници.

За премахване на мащабирането , изберете Без мащабиране в списъка с опции.

Моля, бъдете много внимателни, когато печатате на една страница - при огромен лист разпечатката може да стане нечетлива. За да проверите колко мащабиране ще се използва в действителност, щракнете върху Опции за персонализирано мащабиране... . Това ще отвори Настройка на страницата диалогов прозорец, в който можете да видите числото в Регулирайте, за да кутия:

Ако Настройване към числото е ниско, печатното копие ще бъде трудно за четене. В този случай следните корекции могат да бъдат полезни:

• Промяна на ориентацията на страницата . По подразбиране Портрет ориентацията работи добре за работни листове, които имат повече редове, отколкото колони. Ако вашият лист има повече колони, отколкото редове, променете ориентацията на страницата на Пейзаж .
• Регулиране на маржовете Колкото по-малки са полетата, толкова повече място ще има за вашите данни.
• Посочете броя на страниците . За да отпечатате електронна таблица на Excel на предварително определен брой страници, в Страница в раздела Настройка на страницата диалогов прозорец, под Мащабиране , въведете броя на страниците в двете Подходящ за Моля, имайте предвид, че при използването на тази опция ще се игнорират всички ръчни прекъсвания на страници.

Отпечатване във файл - запазване на резултата за по-късна употреба

Отпечатване във файл е една от най-рядко използваните функции за печат на Excel, подценявана от мнозина. Накратко, тази опция запазва изхода във файл, вместо да го изпраща на принтер.

Защо искате да печатате във файл? За да спестите време, когато са необходими допълнителни отпечатани копия на един и същ документ. Идеята е да конфигурирате настройките за печат (полета, ориентация, прекъсване на страници и т.н.) само веднъж и да запишете резултата в .pdf документ. Следващия път, когато имате нужда от хартиено копие, просто отворете този .pdf файл и натиснете Отпечатване .

Нека разгледаме как работи това:

1. На Оформление на страницата таб, конфигурирайте необходимите настройки за печат и натиснете Ctrl + P .
2. В Преглед за печат отворете прозореца Принтер от падащия списък и изберете Отпечатване във файл .
3. Щракнете върху Отпечатване бутон.
4. Изберете къде да запишете .png файла, съдържащ резултата.

Предварителен преглед за печат в Excel

Винаги е добра идея да преглеждате изходите преди отпечатване, за да избегнете неочаквани резултати. Има няколко начина за достъп до преглед на печата в Excel:

• Кликнете върху Файл > Отпечатване .
• Натиснете бързата клавишна комбинация за преглед на печата Ctrl + P или Ctrl + F2 .

Предварителен преглед на Excel за печат е изключително полезен инструмент за пестене на хартия, мастило и нерви. Той не само показва как точно ще изглеждат работните ви листове на хартия, но и позволява извършването на определени промени директно в прозореца за предварителен преглед:

• За преглед на следващ и предишни страници , използвайте стрелките надясно и наляво в долната част на прозореца или въведете номера на страницата в полето и натиснете Enter . Стрелките се появяват само когато избраният лист или диапазон съдържа повече от една отпечатана страница с данни.
• Показване на страница маржове , щракнете върху Показване на полетата За да направите полетата по-широки или по-тесни, просто ги плъзнете с мишката. Можете също така да регулирате ширина на колоната като плъзнете дръжките в горната или долната част на прозореца за преглед на печата.
• Въпреки че Excel Print Preview не разполага с плъзгач за мащабиране, можете да използвате общата клавишна комбинация Ctrl + колелце за превъртане, за да направите малко мащабиране За да върнете първоначалния размер, щракнете върху Увеличаване на страницата в долния десен ъгъл.

Излизане Преглед за печат и се върнете в работния лист, щракнете върху стрелката в горния ляв ъгъл на Преглед за печат прозорец.

Опции и функции за печат в Excel

Най-често използваните настройки за печат са налични в прозореца за преглед на печата, разгледан по-горе. Още повече опции са предоставени в прозореца Оформление на страницата в лентата на Excel:

Освен че можете да конфигурирате полетата на страницата и размера на хартията, тук можете да вмъквате и премахвате прекъсвания на страници, да задавате площ за печат, да скривате и показвате линиите на мрежата, да задавате редовете и колоните, които да се повтарят на всяка отпечатана страница, и др.

Разширените опции, за които няма място в лентата, са налични в Настройка на страницата За да го отворите, щракнете върху диалоговия прозорец в Настройка на страницата група в Оформление на страницата таб.

Забележка. Настройка на страницата диалоговият прозорец може да бъде отворен и от прозореца Print Preview. В този случай някои от опциите, например Област за печат или Редове за повторение в горната част За да активирате тези функции, отворете диалоговия прозорец Настройка на страницата от Оформление на страницата таб.

Област за печат на Excel

За да гарантирате, че Excel отпечатва определена част от електронната таблица, а не всички данни, задайте областта за отпечатване:

1. Изберете един или повече диапазони, които искате да отпечатате.
2. На Оформление на страницата в раздела Настройка на страницата група, щракнете върху Площ за печат > Задаване на зона за печат .

Сайтът Площ за печат настройката се запазва, когато запазвате работната книга. Така че, когато отпечатвате този конкретен лист, хартиеното копие ще включва само областта за печат.

За повече информация вижте Как да зададем област за печат в Excel.

Как да добавите бутон за печат в лентата с инструменти за бърз достъп на Excel

Ако често отпечатвате в Excel, може да ви е удобно да имате командата Print (Отпечатване) в лентата с инструменти за бърз достъп. За целта просто направете следното:

1. Щракнете върху Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп (стрелката надолу в крайно дясната част на лентата с инструменти за бърз достъп).
2. В списъка с показаните команди изберете Предварителен преглед и отпечатване . Готово!

Как да вмъкнете прекъсвания на страници в Excel

Когато отпечатвате огромна електронна таблица, можете да контролирате начина, по който данните се разделят на няколко страници, като вмъкнете прекъсвания на страниците. Ето как става това:

1. Щракнете върху реда или колоната, които искате да преместите на нова страница.
2. На Оформление на страницата в раздела Настройка на страницата група, щракнете върху Прекъсвания > Вмъкване на прекъсване на страницата .

Вмъква се прекъсване на страницата. За да видите визуално какви данни попадат на различните страници, преминете към Вижте и разрешете Преглед на прекъсването на страницата .

Ако искате да промените позицията на определено прекъсване на страницата, преместване на където искате, като плъзнете линията на прекъсване.

За повече информация вижте Как да вмъкнете и премахнете прекъсвания на страници в Excel.

Как да отпечатате формулите в Excel

За да накарате Excel да отпечатва формулите вместо изчислените от тях резултати, трябва просто да покажете формулата в работен лист и след това да я отпечатате както обикновено.

За да го направите, преминете към Формули и щракнете върху Показване на формули бутон в Одит на формулата група.

Как да отпечатате диаграма в Excel

Отпечатване само на диаграма без данни от работния лист , изберете диаграмата, която ви интересува, и натиснете Ctrl + P . Преглед за печат прозорец, ще видите преглед на графиката вдясно и Отпечатване на избрана диаграма избрана опция в Настройки . Ако визуализацията изглежда по желания начин, щракнете върху Отпечатване ; в противен случай коригирайте настройките:

Съвети и бележки:

• За да отпечатате цялото съдържание на даден лист, включително диаграмата, натиснете Ctrl + P, без да избирате нищо в листа, и се уверете, че Отпечатване на активни листове е избрана опция в Настройки .
• Не е възможно да регулирате мащабиране на диаграма в Преглед за печат Ако желаете отпечатаната диаграма да се побере в прозореца цяла страница , променете размера на графиката, за да я уголемите.

Как да отпечатате решетъчни линии в Excel

По подразбиране всички работни листове се отпечатват без решетъчни линии. Ако искате да отпечатате електронна таблица на Excel с линии между клетките, ето какво трябва да направите:

1. Преминете към Оформление на страницата таб.
2. в Опции на листа група, под Мрежови линии , проверете Отпечатване кутия.

Как да промените цвета на отпечатаните решетъчни линии? Подробни инструкции можете да намерите в Как да накараме Excel да отпечата решетъчни линии.

Как да отпечатате заглавия в Excel

В многостраничен лист на Excel разбирането на значението на тези или онези данни може да е трудно. Заглавия за печат функцията ви позволява да показвате заглавията на колоните и редовете на всяка отпечатана страница, което ще улесни много четенето на печатното копие.

За да повторите заглавния ред или заглавната колона на всяка отпечатана страница, изпълнете следните стъпки:

1. На Оформление на страницата в раздела Настройка на страницата група, щракнете върху Заглавия за печат .
2. На Лист в раздела Настройка на страницата в диалоговия прозорец, под Заглавия за печат , посочете кои редове да се повтарят отгоре и/или кои колони да се повтарят отляво.
3. Когато приключите, щракнете върху OK .

За повече информация вижте Как да отпечатате заглавия на редове и колони на всяка страница.

Как да отпечатате коментари в Excel

В случай че бележките ви са не по-малко важни от данните в електронната таблица, може да искате да получите коментари и на хартия. За целта направете следното:

1. На Оформление на страницата в раздела Настройка на страницата щракнете върху диалоговия бутон за стартиране (малка стрелка в долния десен ъгъл на групата).
2. В Настройка на страницата прозорец, преминете към Лист щракнете върху стрелката до Коментари и изберете начина, по който искате да бъдат отпечатани:

За повече информация вижте Как да отпечатваме коментари в Excel.

Как да отпечатате етикети за адреси от Excel

За да отпечатате пощенски етикети от Excel, използвайте функцията Mail Merge. Моля, бъдете подготвени, че може да ви отнеме известно време, за да направите етикетите правилно от първия опит. Подробните стъпки с много полезни съвети можете да намерите в това ръководство: Как да направите и отпечатате етикети от Excel.