Падручнік паказвае, як ствараць уласныя правілы праверкі даных у Excel. Вы знойдзеце некалькі прыкладаў формул праверкі дадзеных E xcel, каб дазволіць толькі лічбы або тэкставыя значэнні ў пэўных ячэйках або толькі тэкст, які пачынаецца з пэўных сімвалаў, дазволіць унікальныя даныя, прадухіляючы дублікаты, і многае іншае.

Ва ўчорашнім падручніку мы пачалі разглядаць праверку даных Excel - якая яе мэта, як яна працуе і як выкарыстоўваць убудаваныя правілы для праверкі даных у вашых працоўных лістах. Сёння мы збіраемся зрабіць крок далей і пагаворым аб драбнюткіх аспектах карыстальніцкай праверкі даных у Excel, а таксама паэксперыментуем з рознымі формуламі праверкі.

Як стварыць карыстальніцкую праверку даных з дапамогай формулы

Microsoft Excel мае некалькі ўбудаваных правілаў праверкі даных для лічбаў, дат і тэксту, але яны ахопліваюць толькі самыя асноўныя сцэнары. Калі вы хочаце праверыць ячэйкі па ўласных крытэрыях, стварыце карыстальніцкае правіла праверкі на аснове формулы. Вось як:

1. Выберыце адну або некалькі вочак для праверкі.
2. Адкрыйце дыялогавае акно праверкі даных. Для гэтага націсніце кнопку Праверка дадзеных на ўкладцы Даныя ў групе Інструменты даных або націсніце паслядоўнасць клавіш Alt > D > L (кожную клавішу трэба націскаць асобна).
3. На ўкладцы Настройкі дыялогавага акна Праверка даных выберыце Карыстальніцкія ў Поле Дазволіць і ўвядзіцестановішча радкоў і слупкоў. Такім чынам, для ячэйкі D3 формула зменіцца на =A3/B3 , а для D4 стане =A4/B4 , што робіць праверку даных няправільна!

   Каб выправіць формулу, проста ўвядзіце "$" перад спасылкамі на слупкі і радкі, каб заблакіраваць іх: =$A$2/$B$2 . Або націсніце F4, каб пераключацца паміж рознымі тыпамі спасылак.

   У сітуацыях, калі вы хочаце праверыць кожную ячэйку на аснове яе ўласных крытэраў, выкарыстоўвайце адносныя спасылкі на ячэйкі без знака $, каб атрымаць формулу для карэкціроўкі кожны радок і/або слупок:

   

   Як бачыце, не існуе "абсалютнай ісціны", адна і тая ж формула можа быць правільнай ці няправільнай у залежнасці ад сітуацыі і вашай канкрэтнай задачы.

   Вось як выкарыстоўваць праверку даных у Excel з вашымі ўласнымі формуламі. Каб атрымаць большае разуменне, не саромейцеся спампоўваць наш узор працоўнага сшытка ніжэй і вывучыць налады правілаў. Я дзякую вам за чытанне і спадзяюся ўбачыць вас у нашым блогу на наступным тыдні!

   Практычны сшытак для спампоўкі

   Прыклады праверкі даных Excel (файл .xlsx)

   вашу формулу праверкі дадзеных у поле Формула .
4. Націсніце ОК .

Дадаткова, вы можаце дадаць карыстальніцкае паведамленне ўводу і папярэджанне аб памылцы, якія будуць паказвацца, калі карыстальнік выбірае правераную ячэйку або ўводзіць недапушчальныя даныя, адпаведна.

Ніжэй вы знойдзеце некалькі прыкладаў карыстальніцкіх правілаў праверкі для розных тыпаў даных.

Заўвага. Усе правілы праверкі даных Excel, убудаваныя і карыстальніцкія, правяраюць толькі новыя даныя, якія ўводзяцца ў ячэйку пасля стварэння правіла. Скапіраваныя даныя не правяраюцца, як і даныя, уведзеныя ў ячэйку перад стварэннем правіла. Каб вызначыць існуючыя запісы, якія не адпавядаюць вашым крытэрам праверкі даных, выкарыстоўвайце функцыю Акружце недапушчальныя даныя , як паказана ў раздзеле Як знайсці недапушчальныя даныя ў Excel.

Праверка даных Excel дазваляе толькі лічбы

Дзіўна, але ні адно з убудаваных правілаў праверкі даных Excel не абслугоўвае вельмі тыповую сітуацыю, калі вам трэба абмежаваць карыстальнікам увод толькі лічбаў у пэўныя ячэйкі. Але гэта можна лёгка зрабіць з дапамогай спецыяльнай формулы праверкі даных, заснаванай на функцыі ISNUMBER, напрыклад:

=ISNUMBER(C2)

Дзе C2 — самая верхняя ячэйка дыяпазону, які вы хочаце праверыць.

Заўвага. Функцыя ISNUMBER дазваляе любыя лікавыя значэнні ў правераных ячэйках, у тым ліку цэлыя лікі, дзесятковыя знакі, дробы, а таксама даты і час, якія таксама з'яўляюцца лікамі з пункту гледжання Excel.

Праверка даных Excel дазваляетолькі тэкст

Калі вы шукаеце адваротнае - дазволіць толькі тэкставыя запісы ў зададзеным дыяпазоне вочак, тады стварыце карыстальніцкае правіла з дапамогай функцыі ISTEXT, напрыклад:

=ISTEXT(D2)

Дзе D2 самая верхняя ячэйка абранага дыяпазону.

Дазволіць тэкст, які пачынаецца з пэўных сімвалаў(-аў)

Калі ўсе значэнні ў пэўным дыяпазон павінен пачынацца з пэўнага сімвала або падрадка, затым выканайце праверку даных Excel на аснове функцыі COUNTIF з сімвалам падстаноўкі:

Напрыклад, каб гарантаваць, што ўсе ідэнтыфікатары заказаў у слупку A пачынаюцца з прэфікса "AA-", "aa-", "Aa-" або "aA-" (неадчувальны да рэгістра), вызначце карыстальніцкае правіла з гэтым формула праверкі даных:

=COUNTIF(A2,"aa-*")

Формула праверкі з логікай АБО (некалькі крытэрыяў)

У выпадку, калі ёсць 2 ці больш сапраўдных прэфіксы, складзеце некалькі функцый COUNTIF, каб ваша правіла праверкі дадзеных Excel працавала з логікай АБО:

=COUNTIF(A2,"aa-*")+COUNTIF(A2,"bb-*")

Формула праверкі з улікам рэгістра

Калі рэгістр сімвалаў мае значэнне, выкарыстоўвайце EXACT у спалучэнні з функцыяй LEFT, каб стварыць формулу праверкі з улікам рэгістра для запісаў, якія пачынаюцца з пэўнага тэксту:

Напрыклад, каб дазволіць толькі тыя ідэнтыфікатары заказаў, якія пачынаюцца з "AA-" (ні "aa-", ні "Aa-" не дапускаюцца), выкарыстоўвайце гэта формула:

=EXACT(LEFT(A2,3),"AA-")

У прыведзенай вышэй формуле,функцыя LEFT здабывае першыя 3 сімвалы з ячэйкі A2, а EXACT выконвае параўнанне з улікам рэгістра з жорстка закадаваным падрадком (у гэтым прыкладзе "AA-"). Калі два падрадкі цалкам супадаюць, формула вяртае TRUE і праверка праходзіць; у адваротным выпадку вяртаецца FALSE і праверка няўдалая.

Дазволіць запісы, якія змяшчаюць пэўны тэкст

Каб дазволіць запісы, якія змяшчаюць пэўны тэкст у любым месцы ячэйкі (у пачатку , у сярэдзіне або ў канцы), выкарыстоўвайце функцыю ISNUMBER у спалучэнні з FIND або SEARCH у залежнасці ад таго, ці патрэбна вам супадзенне з улікам рэгістра:

• Праверка без уліку рэгістра: ISNUMBER(SEARCH( тэкст , ячэйка ))
• Праверка з улікам рэгістра: ISNUMBER(FIND( тэкст , ячэйка ))

На нашым выбары даных, каб дазволіць толькі запісы, якія змяшчаюць тэкст "AA" у ячэйках A2:A6, выкарыстоўвайце адну з наступных формул:

Неадчувальны да рэгістра:

=ISNUMBER(SEARCH("AA", A2))

З улікам рэгістра:

=ISNUMBER(FIND("AA", A2))

Формулы працуюць з наступнай логікай:

Вы шукаеце падрадок "AA" у ячэйцы A2 з дапамогай FIND або SEARCH, і абодва вяртаюць пазіцыю першага сімвала ў падрадку. Калі тэкст не знойдзены, вяртаецца памылка. Для любога лікавага значэння, вернутага ў выніку пошуку, функцыя ISNUMBER дае TRUE, і праверка даных праходзіць паспяхова. У выпадку памылкі ISNUMBER вяртае FALSE, і запіс не будзе дазволены ў aячэйка.

Праверка даных, каб дазволіць толькі ўнікальныя запісы і забараніць дублікаты

У сітуацыях, калі пэўны слупок або дыяпазон ячэйкі не павінен утрымліваць дублікатаў, наладзіць карыстальніцкае правіла праверкі даных, каб дазваляць толькі ўнікальныя запісы. Для гэтага мы будзем выкарыстоўваць класічную формулу COUNTIF для ідэнтыфікацыі дублікатаў:

Напрыклад, каб зрабіць пераканайцеся, што толькі ўнікальныя ідэнтыфікатары парадку ўводзяцца ў ячэйкі ад A2 да A6, стварыце карыстацкае правіла з гэтай формулай праверкі даных:

=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1

Калі ўводзіцца унікальнае значэнне, формула вяртае TRUE і праверка паспяховая. Калі такое ж значэнне ўжо існуе ў паказаным дыяпазоне (колькасць больш за 1), COUNTIF вяртае FALSE і ўвод не праходзіць праверку.

Звярніце ўвагу, што мы фіксуем дыяпазон абсалютнымі спасылкамі на ячэйкі (A$2:$A). $6) і выкарыстоўвайце адносную спасылку для верхняй ячэйкі (A2), каб атрымаць формулу для належнай карэкціроўкі для кожнай ячэйкі ў правераным дыяпазоне.

Заўвага. Гэтыя формулы праверкі даных неадчувальныя да рэгістра , яны не адрозніваюць верхнія і малыя літары.

Формулы праверкі дат і часу

Убудаваная праверка даты забяспечвае даволі шмат прадусталяваныя крытэрыі, каб абмежаваць карыстальнікам магчымасць уводзіць толькі даты паміж дзвюма ўказанымі вамі датамі, больш, менш або роўна зададзенай даце.

Калі вы хочаце больш кантролю над дадзеныміправерку ў вашых працоўных аркушах, вы можаце паўтарыць убудаваную функцыянальнасць з дапамогай карыстацкага правіла або напісаць сваю ўласную формулу, якая выходзіць за рамкі ўбудаваных магчымасцей праверкі даных Excel.

Дазволіць даты паміж дзвюма датамі

Каб абмежаваць запіс датай у вызначаным дыяпазоне, вы можаце выкарыстоўваць загадзя вызначанае правіла даты з крытэрыем "паміж" або стварыць карыстальніцкае правіла праверкі з дапамогай гэтай агульнай формулы:

Дзе:

• ячэйка з'яўляецца самай верхняй ячэйкай у правераным дыяпазоне, а даты
• пачатку і канца з'яўляюцца сапраўднымі датамі, якія даюцца праз функцыю ДАТА або спасылкі на ячэйкі, якія змяшчаюць даты.

Напрыклад, каб дазволіць толькі даты ў ліпені 2017 года, выкарыстоўвайце наступную формулу:

=AND(C2>=DATE(2017,7,1),C2<=DATE(2017,7,31))

Або ўвядзіце дату пачатку і канца дата ў некаторых ячэйках ( F1 і F2 у гэтым прыкладзе) і спасылка на гэтыя ячэйкі ў вашай формуле:

=AND(C2>=$F$1, C2<=$F$2)

Звярніце ўвагу, што межавыя даты ар e заблакаваны абсалютнымі спасылкамі на ячэйкі.

Дазволіць толькі працоўныя дні або выхадныя дні

Каб абмежаваць карыстачу ўвод толькі будніх або выхадных дзён, наладзьце карыстальніцкае правіла праверкі на аснове у функцыі WEEKDAY.

Калі аргумент return_type усталяваны ў 2, WEEKDAY вяртае цэлы лік у дыяпазоне ад 1 (панядзелак) да 7 (нядзеля). Такім чынам, для будніх дзён (з пн па пт) вынік формулы павінен быцьменш за 6, а для выхадных (субота і нядзеля) больш за 5.

Дазволіць толькі працоўныя дні :

Дазволіць толькі выходныя дні :

Напрыклад, каб дазволіць увод толькі працоўных дзён у ячэйках C2:C6, выкарыстоўвайце гэта формула:

=WEEKDAY(C2,2)<6

Праверце даты на аснове сённяшняй даты

У многіх сітуацыях вы можаце выкарыстоўваць сённяшнюю дату ў якасці пачатку дата дазволенага дыяпазону дат. Каб атрымаць бягучую дату, выкарыстайце функцыю СЁННЯ, а потым дадайце да яе патрэбную колькасць дзён, каб вылічыць дату заканчэння.

Напрыклад, каб абмежаваць увод даных 6 днямі з гэтага часу (7 дзён, уключаючы сёння), мы будзем выкарыстоўваць убудаванае правіла даты з крытэрамі на аснове формулы:

1. Выберыце Дата у Дазволіць
2. Выберыце паміж у Даныя
3. У полі Дата пачатку увядзіце =TODAY()
4. У <1 У поле>Дата заканчэння увядзіце =TODAY() + 6

Аналагічным чынам вы можаце абмежаваць карыстальнікам магчымасць уводзіць даты да або пасля сённяшняй даты. Для гэтага абярыце менш або больш у полі Даныя , а потым увядзіце =TODAY() у дату Канец або <1 Поле даты>Пачатак , адпаведна.

Праверка часу на падставе бягучага часу

Каб праверка даных на аснове бягучага часу, выкарыстоўвайце прадвызначанае правіла часу з вашай уласнай формулай праверкі даных:

1. У полі Дазволіць выберыце Час .
2. У полі Даныя выберыце менш за , каб дазволіць толькі час перад бягучым часам, або больш за , каб дазволіць час пасля бягучага часу.
3. У полі Час заканчэння або Час пачатку (у залежнасці ад таго, які крытэр вы абралі на папярэднім кроку), увядзіце адну з наступных формул:
   • Для праверкі дат і часу на падставе бягучай даты і часу:

     =NOW()

   • Для праверкі раз на аснове бягучага часу:

     =TIME( HOUR(NOW()), MINUTE(NOW()), SECOND(NOW()))

На скрыншоце ніжэй паказана правіла, якое дазваляе толькі разы перавышаць бягучы час:

Карыстальніцкае правіла праверкі даных Excel не працуе

Калі ваша правіла праверкі даных на аснове формулы не працуе належным чынам, трэба праверыць 3 асноўныя моманты:

• Формула праверкі даных правільная
• Формула праверкі не адносіцца да пустой ячэйкі
• Выкарыстоўваюцца адпаведныя спасылкі на ячэйкі

Праверце правільнасць вашай формулы праверкі дадзеных Excel

Для пачатку, скапіруйце вашу формулу праверкі ў нейкую ячэйку, каб пераканацца, што яна не вяртае памылку, такую ​​як #N/A, #VALUE або #DIV/0!.

Калі вы ствараеце карыстальніцкае правіла , формула павінна вяртаць лагічныя значэнні TRUE і FALSE або значэнні 1 і 0, прыраўноўваючы іх адпаведна.

Калі вы выкарыстоўваеце заснаваныя на формуле крытэрыі ва убудаваным правіле (як мы рабілі для праверкі часу на асновебягучы час), ён таксама можа вяртаць іншае лікавае значэнне.

Формула праверкі даных Excel не павінна спасылацца на пустую ячэйку

У многіх сітуацыях, калі вы выбіраеце Ігнараваць пустое поле, калі вызначаецца правіла (звычайна выбіраецца па змаўчанні) і адна ці некалькі ячэек, на якія спасылаецца ваша формула, пустыя, у праверанай ячэйцы будзе дазволена любое значэнне.

Вось прыклад у самай простай форме:

Абсалютныя і адносныя спасылкі на ячэйкі ў формулах праверкі даных

Пры наладжванні правіла праверкі Excel на аснове формулы майце на ўвазе, што ўсе спасылкі на ячэйкі ў вашым формула адносна верхняй левай ячэйкі ў абраным дыяпазоне.

Калі вы ствараеце правіла для больш чым адной ячэйкі і вашы крытэры праверкі залежаць ад канкрэтных ячэек , абавязкова выкарыстоўвайце абсалютныя спасылкі на ячэйкі (са знакам $, напрыклад, $A$1), інакш вашае правіла будзе правільна працаваць толькі для першай ячэйкі. Каб лепш праілюстраваць гэты момант, разгледзім наступны прыклад.

Выкажам здагадку, што вы жадаеце абмежаваць увод даных у ячэйкі ад D2 да D5 цэлымі лікамі ад 1 (мінімальнае значэнне) да выніку дзялення A2 на B2. Такім чынам, вы разлічваеце максімальнае значэнне з дапамогай гэтай простай формулы =A2/B2 , як паказана на скрыншоце ніжэй:

Праблема ў тым, што гэтая, здавалася б, правільная формула не будзе працаваць для клетак D3 да D5, таму што адносныя спасылкі змяняюцца ў залежнасці ад сваяка