У падручніку тлумачацца асновы функцыянальнасці Flash Fill і даюцца прыклады выкарыстання Flash Fill у Excel.

Flash Fill - адна з самых дзіўных функцый Excel. Ён захоплівае стомную задачу, на выкананне якой уручную спатрэбяцца гадзіны, і выконвае яе аўтаматычна ў адно імгненне (адсюль і назва). І гэта робіцца хутка і проста, вам не трэба нічога рабіць, а толькі паказвае прыклад таго, што вы хочаце.

Што такое Flash Fill у Excel?

Excel Flash Fill - гэта спецыяльны інструмент, які аналізуе інфармацыю, якую вы ўводзіце, і аўтаматычна запаўняе даныя, калі ён ідэнтыфікуе шаблон.

Функцыя Flash Fill была прадстаўлена ў Excel 2013 і даступная ва ўсіх пазнейшых версіях Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 і Excel для Microsoft 365.

Распачаты ў снежні 2009 года як спроба Суміта Гулвані, старэйшага навуковага супрацоўніка Microsoft, дапамагчы бізнес-лэдзі, якую ён выпадкова сустрэў у аэрапорце, з яе задачай аб'яднання, праз некалькі гадоў ён ператварыўся ў магутную здольнасць аўтаматызаваць многія хатнія справы Excel.

Flash Fill лёгка спраўляецца з дзесяткамі розных задач, якія ў адваротным выпадку патрабавалі б складаных формул або нават кода VBA, такіх як раздзяленне і аб'яднанне тэкставых радкоў, ачыстка дадзеных і выпраўленне неадпаведнасцяў, фарматаванне тэксту і лічбаў, пераўтварэнне дат у t жаданы фармат і многае іншае.

Кожны раз Flash Fill аб'ядноўвае мільёныневялікія праграмы, якія могуць выканаць задачу, затым сартуе гэтыя фрагменты кода з дапамогай метадаў машыннага навучання і знаходзіць той, які лепш за ўсё падыходзіць для гэтай працы. Усё гэта робіцца за мілісекунды ў фонавым рэжыме, і карыстальнік бачыць вынікі амаль адразу!

Дзе Flash Fill у Excel?

У Excel 2013 і пазнейшых версіях інструмент Flash Fill знаходзіцца на Укладка «Дадзеныя» , у групе Інструменты для даных :

Ярлык Excel Flash Fill

Тыя з вас хто аддае перавагу працаваць з клавіятуры большую частку часу, можа запусціць Flash Fill з дапамогай гэтай камбінацыі клавіш: Ctrl + E

Як выкарыстоўваць Flash Fill у Excel

Звычайна Flash Fill запускаецца аўтаматычна, і вы трэба толькі даць выкрайку. Вось як:

1. Устаўце новы слупок побач са слупком з зыходнымі дадзенымі.
2. У першай ячэйцы толькі што дададзенага слупка ўвядзіце патрэбнае значэнне.
3. Пачніце ўводзіць у наступнай ячэйцы, і калі Excel выявіць шаблон, ён пакажа папярэдні прагляд дадзеных, якія будуць аўтаматычна запаўняцца ў ніжэйпаказаных ячэйках.
4. Націсніце клавішу Enter, каб прыняць папярэдні прагляд. Гатова!

Парады:

• Калі вы незадаволеныя вынікамі Flash Fill, вы можаце адмяніць іх, націснуўшы Ctrl + Z або праз меню опцый Flash Fill.
• Калі Flash Fill не запускаецца аўтаматычна, паспрабуйце гэтыя простыя метады ліквідацыі непаладак.

Як Flash Fill у Excel з дапамогай націску кнопкі або цэтліка

У большасцісітуацыях Flash Fill запускаецца аўтаматычна, як толькі Excel устанаўлівае шаблон у даных, якія вы ўводзіце. Калі папярэдні прагляд не адлюстроўваецца, вы можаце актываваць Flash Fill уручную такім чынам:

1. Запоўніце першую ячэйку і націсніце Enter.
2. Націсніце Flash Fill на ўкладцы Дадзеныя або націсніце спалучэнне клавіш Ctrl + E.

Параметры флэш-запаўнення Excel

Калі з выкарыстаннем флэш-запаўнення ў Excel для аўтаматызацыі ўводу даных, кнопка Параметры флэш-запаўнення з'яўляецца каля аўтаматычна запоўненых вочак. Націсканне гэтай кнопкі адкрывае меню, якое дазваляе рабіць наступнае:

• Адмяніць вынікі флэш-запаўнення.
• Вылучыць пустыя вочкі, якія Excel не здолеў запоўніць.
• Выберыце змененыя ячэйкі, напрыклад, каб адфарматаваць іх усе адначасова.

Прыклады флэш-запаўнення Excel

Як ужо згадвалася, флэш-запаўненне вельмі універсальны інструмент. Прыведзеныя ніжэй прыклады дэманструюць некаторыя яго магчымасці, але гэта значна больш!

Выманне тэксту з ячэйкі (раздзяленне слупкоў)

Да таго, як з'явілася Flash Fill, якая падзяляла змесціва адной ячэйкі у некалькі вочак патрабавалася выкарыстанне функцыі "Тэкст у слупкі" або функцыі "Тэкст Excel". З дапамогай Flash Fill вы можаце імгненна атрымаць вынікі без складаных маніпуляцый з тэкстам.

Выкажам здагадку, што ў вас ёсць слупок адрасоў і вы хочаце атрымаць паштовыя індэксы ў асобны слупок. Пакажыце сваю мэту, увёўшыпаштовы індэкс у першай ячэйцы. Як толькі Excel разумее, што вы спрабуеце зрабіць, ён запаўняе ўсе радкі ніжэй прыкладу вынятымі паштовымі індэксамі. Вам трэба толькі націснуць Enter, каб прыняць іх усе.

Формулы для падзелу вочак і вылучэння тэксту:

• Выняць падрадок - формулы для вылучэння тэксту пэўнай даўжыні або атрымання падрадка да або пасля зададзенага сімвала.
• Выманне ліку з радка - формулы для вылучэння лікаў з літарна-лічбавых радкоў.
• Раздзяленне імёнаў у Excel - формулы для вымання імя, прозвішча і імёнаў па бацьку.

Інструменты для вымання і падзелу:

• Набор тэкставых інструментаў для Excel - 25 інструментаў для выканання розных маніпуляцыі з тэкстам, уключаючы раздзяленне ячэйкі любым сімвалам, такім як коска, прабел, разрыў радка; выманне тэксту і лічбаў.
• Інструмент "Раздзяліць імёны" - хуткі і просты спосаб падзяліць імёны ў Excel.

Аб'яднаць даныя з некалькіх ячэек (аб'яднаць слупкі)

Калі у вас ёсць супрацьлеглая задача, не праблема, Flash Fill таксама можа аб'ядноўваць ячэйкі. Больш за тое, ён можа аддзяляць аб'яднаныя значэнні прабелам, коскай, кропкай з коскай або любым іншым сімвалам - вам проста трэба паказаць Excel неабходную пунктуацыю ў першай ячэйцы:

Гэта метад асабліва карысны для аб'яднання розных частак імя ў адну ячэйку, як паказана ў раздзеле Як аб'яднаць імя і прозвішча з дапамогай Flash Fill.

Формулы для аб'яднання ячэйкізначэнні:

• Функцыя CONCATENATE ў Excel - формулы для аб'яднання тэкставых радкоў, вочак і слупкоў.

Інструменты аб'яднання:

• Майстар аб'яднання табліц - хуткі спосаб аб'яднання дзвюх табліц па агульных слупках.
• Майстар аб'яднання дублікатаў - аб'яднанне падобных радкоў у адзін па ключавых слупках.

Ачыстка даных

Калі некаторыя запісы дадзеных у вашым аркушы пачынаюцца з прабелу ў пачатку, Flash Fill можа пазбавіцца ад іх імгненна. Увядзіце першае значэнне без папярэдняга прабелу, і ўсе лішнія прабелы ў іншых ячэйках таксама знікнуць:

Формулы для ачысткі даных:

• Функцыя Excel TRIM - формулы для выдалення лішніх прабелаў у Excel.

Інструменты ачысткі даных:

• Набор тэкставых інструментаў для Excel - абрэзаць усе прабелы ў пачатку, у канцы і паміж словамі, але адзін прабел паміж словамі.

Фарматаваць тэкст, лічбы і даты

Даволі часта даныя ў вашых электронных табліцах фарматуюцца ў адзін у той час як вы хочаце гэтага ў іншым. Проста пачніце ўводзіць значэнні менавіта так, як вы хочаце, і Flash Fill зробіць усё астатняе.

Магчыма, у вас ёсць слупок імёнаў і прозвішчаў у малым рэгістры. Вы жадаеце, каб прозвішча і імя былі ў правільным рэгістры праз коску. Кавалак пірага для Flash Fill :)

Магчыма, вы працуеце са слупком лічбаў, якія трэба адфарматаваць як нумары тэлефонаў. Задача можа быць выканана з дапамогай загадзя вызначанагаСпецыяльны фармат або стварэнне ўласнага фармату лікаў. Або вы можаце зрабіць гэта простым спосабам з дапамогай Flash Fill:

Каб перафарматаваць даты на ваш густ, вы можаце ўжыць адпаведны фармат даты або ўвесці дату ў правільным фармаце у першую клетку. На жаль, ніякіх прапаноў не з'явілася... Што, калі мы націснем ярлык Flash Fill ( Ctrl + E ) або пстрыкнем яго кнопку на стужцы? Так, гэта цудоўна працуе!

Замяніць частку змесціва ячэйкі

Замена часткі радка іншым тэкстам з'яўляецца вельмі звычайнай аперацыяй у Excel, якая Flash Fill таксама можа аўтаматызавацца.

Дапусцім, у вас ёсць слупок нумароў сацыяльнага страхавання, і вы хочаце цэнзураваць гэтую канфідэнцыяльную інфармацыю, замяніўшы апошнія 4 лічбы на XXXX.

Каб зрабіць гэта , скарыстайцеся функцыяй REPLACE або ўвядзіце патрэбнае значэнне ў першую ячэйку і дазвольце Flash Fill аўтаматычна запоўніць астатнія вочкі:

Пашыраныя камбінацыі

Flash Fill у Excel можа выконваць не толькі простыя задачы, як прадэманстравана ў прыведзеных вышэй прыкладах, але і выконваць больш дасканалую рэарганізацыю даных.

У якасці прыкладу, давайце аб'яднаем розныя фрагменты інфармацыі з 3 слупкоў і дадамо некалькі спецыяльных сімвалаў у вын SS у гэтым фармаце: ініцыял.прозвішча@дамен.com .

Для дасведчаных карыстальнікаў Excel няма ніякіх праблем, каб атрымаць ініцыял з дапамогай функцыі LEFT, пераўтварыць усе сімвалы ў малы рэгістр з дапамогай функцыі LOWER і аб'яднаць усе часткі з дапамогай аператара канкатэнацыі:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Але ці можа Excel Flash Fill ствараць гэтыя адрасы электроннай пошты для нас аўтаматычна? Канечне!

Абмежаванні і засцярогі для Excel Flash Fill

Flash Fill - выдатны інструмент, але ў яго ёсць некалькі абмежаванняў, пра якія вы павінны ведаць да таго, як вы пачнеце выкарыстоўваць гэту функцыю на сваіх рэальных наборах даных.

1. Вынікі флэш-запаўнення не абнаўляюцца аўтаматычна

У адрозненне ад формул, вынікі флэш-запаўнення статычныя. Калі вы ўнясеце змены ў зыходныя дадзеныя, яны не будуць адлюстраваны ў выніках Flash Fill.

2. Можа не вызначыць шаблон

У некаторых сітуацыях, асабліва калі вашы зыходныя даныя ўпарадкаваны або адфарматаваны па-рознаму, Flash Fill можа спатыкнуцца і даць няправільныя вынікі.

Напрыклад, калі вы выкарыстоўваеце Flash Fill каб атрымаць імёны па бацьку са спісу, дзе некаторыя запісы ўтрымліваюць толькі імя і прозвішча, вынікі для гэтых вочак будуць няправільнымі. Такім чынам, разумна заўсёды праглядаць выхад Flash Fill.

3. Ігнаруе вочкі з недрукаванымі сімваламі

Калі некаторыя з ячэек, якія будуць аўтаматычна запаўняцца, утрымліваюць прабелы або іншыя недрукаваныя сімвалы,Flash Fill прапусціць такія ячэйкі.

Такім чынам, калі якая-небудзь з выніковых ячэек пустая, ачысціце гэтыя ячэйкі (укладка Галоўная > Група Formats > Clear > Clear All ) і зноў запусціце Flash Fill.

4. Можа пераўтвараць лічбы ў радкі

Пры выкарыстанні Flash Fill для перафарматавання лікаў майце на ўвазе, што гэта можа пераўтварыць вашы лічбы ў літарна-лічбавыя радкі. Калі вы аддаеце перавагу захаваць лічбы, выкарыстоўвайце магчымасці фармату Excel, які змяняе толькі візуальнае прадстаўленне, але не асноўныя значэнні.

Як уключыць і выключыць Flash Fill

Флэш-запаўненне ў Excel уключана па змаўчанні. Калі вы не жадаеце прапаноў або аўтаматычных змяненняў у вашых лістах, вы можаце адключыць Flash Fill такім чынам:

1. У вашым Excel перайдзіце да Файл > Параметры .
2. На левай панэлі націсніце Дадаткова .
3. У раздзеле Параметры рэдагавання зніміце поле Поле «Аўтаматычная флэш-заліўка .
4. Націсніце «ОК», каб захаваць змены.

Каб паўторна ўключыць Flash Fill, проста ўсталюйце гэта поле яшчэ раз.

Excel Flash Fill не працуе

У большасці выпадкаў Flash Fill працуе без задзірынкі. Калі ён не працуе, можа з'явіцца прыведзеная ніжэй памылка, і наступныя парады дапамогуць вам яе выправіць.

1. Дайце больш прыкладаў

Flash Fill вучыцца на прыкладзе. Калі ён не можа распазнаць шаблон у вашых дадзеных, запоўніце яшчэ паруячэйкі ўручную, каб Excel мог апрабаваць розныя шаблоны і знайсці найбольш прыдатны для вашых патрэб.

2. Прымусова запусціце

Калі прапановы Flash Fill не з'яўляюцца аўтаматычна падчас уводу, паспрабуйце запусціць яго ўручную.

3. Пераканайцеся, што флэш-запаўненне ўключана

Калі яно не запускаецца ні аўтаматычна, ні ўручную, праверце, ці ўключана функцыя флэш-запаўнення ў вашым Excel.

4. Памылка флэш-запаўнення не знікае

Калі ніводная з вышэйпералічаных прапановаў не спрацавала і Excel Flash Fill па-ранейшаму выдае памылку, нічога іншага вы не можаце зрабіць, акрамя ўводу даных уручную або з дапамогай формул.

Гэта як вы выкарыстоўваеце Flash Fill у Excel. Я дзякую вам за чытанне і спадзяюся ўбачыць вас у нашым блогу на наступным тыдні!