Mục lục
Hướng dẫn trình bày 3 kỹ thuật khác nhau để vẽ biểu đồ biểu đồ trong Excel - sử dụng công cụ Biểu đồ đặc biệt của Analysis ToolPak, hàm FREQUENCY hoặc COUNTIFS và PivotChart.
Mặc dù mọi người đều biết cách dễ dàng đó là tạo biểu đồ trong Excel, việc tạo biểu đồ thường đặt ra rất nhiều câu hỏi. Trên thực tế, trong các phiên bản Excel gần đây, việc tạo biểu đồ chỉ mất vài phút và có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau - bằng cách sử dụng công cụ Biểu đồ đặc biệt của Analysis ToolPak, công thức hoặc PivotTable cũ tốt. Trong phần tiếp theo của hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy giải thích chi tiết về từng phương pháp.
Biểu đồ trong Excel là gì?
Wikipedia định nghĩa biểu đồ theo cách sau: " Biểu đồ là biểu diễn đồ họa của phân phối dữ liệu số. " Hoàn toàn đúng và… hoàn toàn không rõ ràng :) Chà, hãy nghĩ về biểu đồ theo một cách khác.
Bạn đã bao giờ tạo biểu đồ biểu đồ thanh hoặc cột để biểu thị một số dữ liệu số? Tôi cá là mọi người đều có. Biểu đồ tần suất là cách sử dụng cụ thể của biểu đồ cột trong đó mỗi cột biểu thị tần suất của các phần tử trong một phạm vi nhất định. Nói cách khác, một biểu đồ biểu đồ hiển thị bằng đồ họa số lượng phần tử trong các khoảng thời gian không chồng chéo liên tiếp hoặc bins .
Ví dụ: bạn có thể tạo một biểu đồ để hiển thị số ngày với nhiệt độ trong khoảng 61-65, 66-70, 71-75, v.v. độ, sốvới dấu nháy đơn đứng trước (') như '1-5 . Nếu bạn muốn các nhãn của biểu đồ Excel của mình hiển thị số bin , hãy nhập chúng cùng với dấu nháy đơn trước đó, ví dụ: '5 , '10 , v.v. Dấu nháy đơn chỉ chuyển đổi số thành văn bản và ẩn trong các ô cũng như trên biểu đồ tần suất.
Nếu không có cách nào để bạn có thể nhập các nhãn biểu đồ mong muốn trên trang tính của mình thì bạn có thể nhập chúng trực tiếp vào biểu đồ, độc lập với dữ liệu trang tính. Phần cuối cùng của hướng dẫn này giải thích cách thực hiện và hiển thị một số cải tiến khác có thể được thực hiện đối với biểu đồ Excel của bạn.
Cách tạo biểu đồ bằng PivotChart
Khi bạn có thể đã nhận thấy trong hai ví dụ trước, phần tốn thời gian nhất khi tạo biểu đồ tần suất trong Excel là tính toán số mục trong mỗi ngăn. Sau khi dữ liệu nguồn đã được nhóm, biểu đồ tần suất Excel khá dễ vẽ.
Có thể bạn đã biết, một trong những cách nhanh nhất để tự động tóm tắt dữ liệu trong Excel là PivotTable. Vì vậy, hãy bắt đầu và vẽ biểu đồ tần suất cho dữ liệu Phân phối (cột B):
1. Tạo bảng tổng hợp
Để tạo bảng tổng hợp, hãy chuyển đến nhóm Chèn tab > Bảng và nhấp vào PivotTable . Và sau đó, di chuyển trường Giao hàng sang khu vực ROWS và trường khác ( Số đơn hàng trong ví dụ này) sang khu vực GIÁ TRỊ, như minh họa trongảnh chụp màn hình bên dưới.
Nếu chưa xử lý bảng tổng hợp Excel, bạn có thể thấy hướng dẫn này hữu ích: Hướng dẫn PivotTable Excel cho người mới bắt đầu.
2. Tóm tắt các giá trị theo Đếm
Theo mặc định, các trường số trong PivotTable được tính tổng và cột Số thứ tự của chúng tôi cũng vậy, điều này hoàn toàn vô nghĩa :) Dù sao đi nữa, vì chúng tôi cần một biểu đồ một số thay vì tính tổng, nhấp chuột phải vào bất kỳ ô số thứ tự nào và chọn Tóm tắt giá trị theo > Đếm .
Bây giờ, PivotTable được cập nhật của bạn sẽ trông như thế này:
3. Tạo khoảng (ngăn)
Bước tiếp theo là tạo khoảng hoặc ngăn. Đối với điều này, chúng tôi sẽ sử dụng tùy chọn Nhóm . Nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào bên dưới Nhãn hàng trong bảng tổng hợp của bạn và chọn Nhóm …
Trong hộp thoại Nhóm , chỉ định ô bắt đầu và giá trị kết thúc (thông thường Excel sẽ tự động nhập giá trị tối thiểu và tối đa dựa trên dữ liệu của bạn) và nhập mức tăng mong muốn (độ dài khoảng) vào hộp By .
Trong ví dụ này, thời gian giao hàng tối thiểu là 1 ngày, tối đa - 40 ngày và khoảng thời gian được đặt thành 5 ngày:
Nhấp vào OK và bảng tổng hợp của bạn sẽ hiển thị các khoảng thời gian như đã chỉ định:
4. Vẽ biểu đồ
Còn một bước cuối cùng - vẽ biểu đồ. Để làm điều này, chỉ cần tạo một biểu đồ trục cột bằng cách nhấp vào PivotChart trên tab Analyze trong nhóm PivotTable Tools :
Và PivotChart cột mặc định sẽ xuất hiện trong trang tính của bạn ngay lập tức:
Và bây giờ, hãy hoàn thiện biểu đồ của bạn bằng một vài thao tác hoàn thiện:
- Xóa chú giải bằng cách nhấp vào biểu tượng Thành phần biểu đồ nút
và xóa dấu chọn khỏi Chú giải Hoặc, chọn chú giải trên biểu đồ và nhấn phím Xóa trên bàn phím của bạn. - Thay thế tiêu đề Total mặc định bằng một cái gì đó có ý nghĩa hơn.
- Tùy chọn, chọn một kiểu biểu đồ khác trong nhóm Kiểu biểu đồ trên Công cụ PivotChart tab > Thiết kế .
- Xóa các nút biểu đồ bằng cách nhấp vào Nút trường trên Công cụ PivotChart > Phân tích , trong nhóm Hiển thị/Ẩn :
Ngoài ra, bạn có thể muốn có giao diện biểu đồ thông thường trong đó các thanh chạm vào nhau . Và bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện việc này trong phần tiếp theo và phần cuối cùng của hướng dẫn này.
Tùy chỉnh và cải thiện biểu đồ Excel của bạn
Cho dù bạn tạo biểu đồ bằng cách sử dụng ToolPak phân tích, Excel hoặc PivotChart, bạn có thể thường xuyên muốn tùy chỉnh biểu đồ mặc định theo ý thích của mình. Chúng tôi có một hướng dẫn đặc biệt về biểu đồ Excel giải thích cách sửa đổi tiêu đề biểu đồ, chú giải, tiêu đề trục, thay đổi màu biểu đồ, bố cụcvà phong cách. Và tại đây, chúng ta sẽ thảo luận về một số tùy chỉnh chính dành riêng cho biểu đồ Excel.
Thay đổi nhãn trục trên biểu đồ biểu đồ Excel
Khi tạo biểu đồ trong Excel bằng Analysis ToolPak, Excel thêm nhãn trục ngang dựa trên số thùng mà bạn chỉ định. Nhưng nếu trên biểu đồ biểu đồ Excel của bạn, bạn muốn hiển thị phạm vi thay vì số bin thì sao? Đối với điều này, bạn cần thay đổi nhãn trục ngang bằng cách thực hiện các bước sau:
- Nhấp chuột phải vào nhãn danh mục trong trục X và nhấp vào Chọn dữ liệu…
Xóa khoảng cách giữa các thanh
Khi tạo biểu đồ tần suất trong Excel, mọi người thường muốn các cột liền kề chạm vào nhau mà không có bất kỳ khoảng trống nào. Đây là một điều dễ dàng để sửa chữa. Để loại bỏ khoảng trống giữa các thanh, chỉ cần làm theo các bước sau:
- Chọn các thanh, nhấp chuột phải và chọn Định dạng chuỗi dữ liệu…
Vàthì đấy, bạn đã vẽ một biểu đồ Excel với các thanh chạm vào nhau:
Và sau đó, bạn có thể tô điểm thêm cho biểu đồ Excel của mình bằng cách sửa đổi tiêu đề biểu đồ, tiêu đề trục và thay đổi kiểu biểu đồ hoặc màu sắc. Ví dụ: biểu đồ cuối cùng của bạn có thể trông giống như sau:
Đây là cách bạn vẽ biểu đồ trong Excel. Để hiểu rõ hơn về các ví dụ được thảo luận trong hướng dẫn này, bạn có thể tải xuống bảng Biểu đồ Excel mẫu với dữ liệu nguồn và biểu đồ biểu đồ. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng được gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới.
doanh số bán hàng với số tiền từ $100-$199, $200-$299, $300-$399, số học sinh có điểm kiểm tra từ 41-60, 61-80, 81-100, v.v.Ảnh chụp màn hình sau đưa ra ý tưởng về cách một biểu đồ Excel có thể trông như thế nào:
Cách tạo biểu đồ trong Excel bằng Analysis ToolPak
Analysis ToolPak là một Microsoft Excel phần bổ trợ phân tích dữ liệu, có sẵn trong tất cả các phiên bản Excel hiện đại, bắt đầu từ Excel 2007. Tuy nhiên, phần bổ trợ này không được tải tự động khi bắt đầu Excel, vì vậy bạn sẽ cần tải phần bổ trợ đó trước.
Tải phần bổ trợ Phân tích Phần bổ trợ ToolPak
Để thêm phần bổ trợ Phân tích dữ liệu vào Excel của bạn, hãy thực hiện các bước sau:
- Trong Excel 2010 - 365, nhấp vào Tệp > Tùy chọn . Trong Excel 2007, nhấp vào nút Microsoft Office, sau đó nhấp vào Tùy chọn Excel .
- Trong hộp thoại Tùy chọn Excel , nhấp vào Phần bổ trợ trên thanh bên trái, chọn Phần bổ trợ Excel trong hộp Quản lý và nhấp vào nút Đi .
- Trong hộp thoại Add-Ins , hãy chọn hộp Analysis ToolPak và nhấp vào OK để đóng hộp thoại.
Nếu Excel hiển thị thông báo rằng ToolPak phân tích hiện chưa được cài đặt trên máy tính của bạn, hãy nhấp vào Có để cài đặt.
Bây giờ, ToolPak Phân tích đã được tải trong Excel của bạn và lệnh của nó có sẵn trong nhóm Analysis trên Data tab.
Chỉ định phạm vi ngăn biểu đồ tần suất Excel
Trước khi tạo biểu đồ tần suất, cần chuẩn bị thêm một bước - thêm các ngăn vào một cột riêng.
Bins là các số đại diện cho khoảng thời gian mà bạn muốn nhóm dữ liệu nguồn (dữ liệu đầu vào). Các khoảng thời gian phải liên tiếp, không chồng chéo và thường có kích thước bằng nhau.
Công cụ Histogram của Excel bao gồm các giá trị dữ liệu đầu vào trong các ngăn dựa trên logic sau:
- Một giá trị được bao gồm trong một ngăn nhất định nếu giá trị đó lớn hơn giới hạn thấp nhất và bằng hoặc nhỏ hơn giới hạn lớn nhất cho ngăn đó.
- Nếu dữ liệu đầu vào của bạn chứa bất kỳ giá trị nào lớn hơn ngăn cao nhất, thì tất cả những số như vậy sẽ được bao gồm trong Danh mục khác .
- Nếu bạn không chỉ định phạm vi ngăn, Excel sẽ tạo một tập hợp các ngăn được phân bổ đồng đều giữa các giá trị tối thiểu và tối đa của dữ liệu đầu vào của bạn phạm vi.
Xem xét những điều trên, hãy nhập số bin mà bạn muốn sử dụng vào một cột riêng biệt. Các thùng phải được nhập theo thứ tự tăng dần và phạm vi thùng biểu đồ Excel của bạn phải được giới hạn trong phạm vi dữ liệu đầu vào.
Trong ví dụ này, chúng tôi có số thứ tự trong cột A và phân phối ước tính trong cột B. Trong biểu đồ Excel của chúng tôi, chúng tôi muốn hiển thị số lượng mặt hàng được giao trong 1-5 ngày, 6-10 ngày, 11-15 ngày, 16-20 ngày và hơn 20 ngày. Vì vậy, trong cột D, chúng tôi nhập phạm vi bintừ 5 đến 20 với số gia tăng 5 như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới:
Tạo biểu đồ bằng cách sử dụng Công cụ phân tích của Excel
Với Công cụ phân tích được bật và thùng được chỉ định, hãy thực hiện các bước sau để tạo biểu đồ trong trang tính Excel của bạn:
- Trên tab Dữ liệu , trong nhóm Phân tích , hãy nhấp vào Nút Phân tích dữ liệu .
- Trong hộp thoại Phân tích dữ liệu , chọn Biểu đồ và nhấp vào OK .
- Trong cửa sổ hộp thoại Histogram , hãy làm như sau:
- Chỉ định Phạm vi đầu vào và Dải ngăn .
Để thực hiện việc này, bạn có thể đặt con trỏ vào hộp, sau đó chỉ cần chọn phạm vi tương ứng trên trang tính của mình bằng chuột. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào nút Hộp thoại Thu gọn
, chọn phạm vi trên trang tính, sau đó nhấp lại vào nút Hộp thoại Thu gọn để quay lại Biểu đồ hộp thoại. Mẹo. Nếu bạn đã bao gồm các tiêu đề cột khi chọn dữ liệu đầu vào và phạm vi ngăn, hãy chọn hộp kiểm Nhãn .
- Chọn Tùy chọn đầu ra .
Để đặt biểu đồ trên cùng một trang tính, hãy nhấp vào Phạm vi đầu ra , sau đó nhập ô phía trên bên trái của bảng đầu ra.
Để dán bảng đầu ra và biểu đồ vào một trang tính mới hoặc sổ làm việc mới, chọn Lớp trang tính mới hoặc Sổ làm việc mới , tương ứng.
Cuối cùng,chọn bất kỳ tùy chọn bổ sung nào:
- Để trình bày dữ liệu trong bảng đầu ra theo thứ tự tần suất giảm dần, hãy chọn hộp Pareto (biểu đồ được sắp xếp).
- Để bao gồm một dòng phần trăm tích lũy trong biểu đồ biểu đồ Excel của bạn, hãy chọn hộp Phần trăm tích lũy .
- Để tạo biểu đồ biểu đồ được nhúng, hãy chọn hộp Kết xuất biểu đồ .
Đối với ví dụ này, tôi đã định cấu hình các tùy chọn sau:
- Chỉ định Phạm vi đầu vào và Dải ngăn .
- Và bây giờ, hãy nhấp vào OK và xem lại bảng đầu ra và biểu đồ tần suất:
Mẹo. Để cải thiện biểu đồ, bạn có thể thay thế Bins và Frequency mặc định bằng các tiêu đề trục có ý nghĩa hơn, tùy chỉnh chú giải biểu đồ, v.v. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng thiết kế, bố cục và định dạng các tùy chọn của Công cụ biểu đồ để thay đổi cách hiển thị của biểu đồ, ví dụ: xóa khoảng cách giữa các cột. Để biết thêm chi tiết, vui lòng xem Cách tùy chỉnh và cải thiện biểu đồ Excel.
Như bạn vừa thấy, thật dễ dàng để tạo một biểu đồ tần suất trong Excel bằng cách sử dụng Công cụ Phân tích. Tuy nhiên, phương pháp này có một hạn chế đáng kể - biểu đồ biểu đồ nhúng là tĩnh , nghĩa là bạn sẽ cần tạo biểu đồ biểu đồ mới mỗi khi dữ liệu đầu vào thay đổi.
Để tạo có thể tự động cập nhật biểu đồ , bạn có thể sử dụng các hàm Excel hoặc tạo PivotTable như minh họa bên dưới.
Cách thực hiệnđể tạo biểu đồ trong Excel bằng công thức
Một cách khác để tạo biểu đồ trong Excel là sử dụng hàm FREQUENCY hoặc COUNTIFS. Ưu điểm lớn nhất của phương pháp này là bạn sẽ không phải thực hiện lại biểu đồ của mình với mỗi thay đổi trong dữ liệu đầu vào. Giống như một biểu đồ Excel bình thường, biểu đồ của bạn sẽ tự động cập nhật ngay sau khi bạn chỉnh sửa, thêm mới hoặc xóa các giá trị đầu vào hiện có.
Để bắt đầu, hãy sắp xếp dữ liệu nguồn của bạn trong một cột (cột B trong ví dụ này) và nhập số bin vào một cột khác (cột D), như trong ảnh chụp màn hình bên dưới:
Bây giờ, chúng ta sẽ sử dụng công thức Tần suất hoặc Countifs để tính xem có bao nhiêu giá trị nằm trong phạm vi (ngăn) đã chỉ định, sau đó, chúng ta sẽ vẽ biểu đồ dựa trên dữ liệu tóm tắt đó.
Tạo biểu đồ bằng hàm FREQUENCY của Excel
Rõ ràng nhất Hàm FREQUENCY để tạo biểu đồ trong Excel là hàm FREQUENCY trả về số lượng giá trị nằm trong phạm vi cụ thể, bỏ qua giá trị văn bản và ô trống.
Hàm FREQUENCY có cú pháp như sau:
FREQUENCY(data_array , bins_array)- Data_array - một tập hợp các giá trị mà bạn muốn đếm tần suất.
- Bins_array - một mảng các thùng để nhóm các giá trị.
Trong ví dụ này, data_array là B2:B40, mảng bin là D2:D8, vì vậy chúng tôi nhận được công thức sau:
=FREQUENCY(B2:B40,D2:D8)
Xin lưu ý rằngFREQUENCY là một hàm rất cụ thể, vì vậy hãy làm theo các quy tắc sau để làm cho nó hoạt động chính xác:
- Công thức tần số trong Excel phải được nhập dưới dạng công thức mảng nhiều ô . Trước tiên, hãy chọn một dải ô liền kề nơi bạn muốn xuất tần số, sau đó nhập công thức vào thanh công thức rồi nhấn Ctrl + Shift + Enter để hoàn tất.
- Bạn nên nhập thêm một công thức Tần suất hơn số thùng. Cần có ô bổ sung để hiển thị số lượng giá trị trên ngăn cao nhất. Để rõ ràng, bạn có thể gắn nhãn " More " như trong ảnh chụp màn hình sau (nhưng không bao gồm ô " More " trong bins_array của bạn!):
Giống như tùy chọn Histogram của Analysis ToolPak, hàm FREQUENCY của Excel trả về các giá trị lớn hơn một ngăn trước đó và nhỏ hơn hoặc bằng một thùng đã cho. Công thức Tần suất cuối cùng (trong ô E9) trả về số lượng giá trị lớn hơn ngăn cao nhất (tức là số ngày giao hàng trên 35).
Để dễ hiểu hơn, ảnh chụp màn hình sau đây hiển thị các ngăn ( cột D), khoảng thời gian tương ứng (cột C) và tần suất tính toán (cột E):
Lưu ý. Vì Excel FREQUENCY là một hàm mảng nên bạn không thể chỉnh sửa, di chuyển, thêm hoặc xóa các ô riêng lẻ chứa công thức. Nếu bạn quyết định thay đổi số lượng ngăn, bạn sẽ phải xóacông thức hiện có trước, sau đó thêm hoặc xóa các ngăn, chọn một dải ô mới và nhập lại công thức.
Tạo biểu đồ tần suất bằng hàm COUNTIFS
Một hàm khác có thể giúp bạn tính toán phân bố tần suất để vẽ biểu đồ tần số trong Excel là COUNTIFS. Và trong trường hợp này, bạn sẽ cần sử dụng 3 công thức khác nhau:
- Công thức cho ô đầu tiên - ngăn trên cùng (F2 trong ảnh chụp màn hình bên dưới):
=COUNTIFS($B$2:$B$40,"<="&$D2)
Công thức đếm xem có bao nhiêu giá trị trong cột B nhỏ hơn ngăn nhỏ nhất trong ô D2, tức là trả về số lượng mặt hàng được giao trong vòng 1-5 ngày.
=COUNTIFS($B$2:$B$100,">"&$D8)
Công thức đếm có bao nhiêu giá trị trong cột B lớn hơn ngăn cao nhất trong D8.
=COUNTIFS($B$2:$B$40,">"&$D2,$B$2:$B$40,"<="&$D3)
Công thức đếm số lượng giá trị trong cột B lớn hơn ngăn trong hàng trên và nhỏ hơn hoặc bằng thùng trong cùng một hàng.
Như bạn thấy, hàm FREQUENCY và COUNTIFS trả về kết quả giống hệt nhau:
" Lý do sử dụng ba công thức khác nhau thay vì một là gì?" bạn có thể hỏi tôi. Về cơ bản, bạn loại bỏ công thức mảng nhiều ô và có thể thêm và xóa các ngăn một cách dễ dàng.
Mẹo. Nếu bạn dự định thêm nhiều hàng dữ liệu đầu vào hơn trong tương lai, bạn có thể cung cấpphạm vi trong công thức FREQUENCY hoặc COUNTIFS của bạn và bạn sẽ không phải thay đổi công thức của mình khi thêm nhiều hàng hơn. Trong ví dụ này, dữ liệu nguồn nằm trong các ô B2:B40. Nhưng bạn có thể cung cấp phạm vi B2:B100 hoặc thậm chí B2:B1000, đề phòng :) Ví dụ:
=FREQUENCY(B2:B1000,D2:D8)
Tạo biểu đồ dựa trên dữ liệu tóm tắt
Bây giờ bạn có một danh sách các phân phối tần suất được tính toán bằng hàm FREQUENCY hoặc COUNTIFS, tạo biểu đồ thanh thông thường - chọn tần số, chuyển sang tab Chèn và nhấp vào biểu đồ Cột 2-D trong Biểu đồ nhóm:
Biểu đồ thanh sẽ được chèn ngay vào trang tính của bạn:
Nói chung, bạn đã có biểu đồ cho dữ liệu đầu vào của bạn, mặc dù nó chắc chắn cần một số cải tiến. Quan trọng nhất, để làm cho biểu đồ Excel của bạn trở nên dễ hiểu, bạn cần thay thế các nhãn mặc định của trục ngang được biểu thị bằng số sê-ri bằng số thùng hoặc phạm vi của bạn.
Cách dễ nhất là nhập phạm vi trong cột bên trái cột có công thức Tần suất, hãy chọn cả hai cột - Phạm vi và Tần số - rồi tạo biểu đồ thanh. Phạm vi sẽ được sử dụng tự động cho nhãn trục X, như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới:
Mẹo. Nếu Excel chuyển đổi khoảng thời gian của bạn thành ngày (ví dụ: 1-5 có thể được tự động chuyển đổi thành 05-Jan ), thì hãy nhập khoảng thời gian
